财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动的合法、合规、有序进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映经济业务的实际发生情况。合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，严禁铺张浪费。时效性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，超过规定期限的报销申请，财务部门有权不予受理。

二、费用报销分类及标准

（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、伙食及市内交通等费用。2.报销标准交通费用飞机票：根据出差任务的紧急程度和实际情况，经部门负责人批准后，可以乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱的，需提前报公司领导审批。火车：原则上乘坐火车硬座、硬卧或动车二等座。因工作需要乘坐软卧的，需经公司领导批准。长途汽车：乘坐长途汽车的，应选择正规客运公司的车辆，确保出行安全。市内交通：在出差地市内乘坐公共交通的费用实报实销，如需乘坐出租车，应注明事由并经部门负责人批准。住宿费用根据不同地区和职级设定住宿标准，具体如下：|地区|职级|住宿标准（元/天）||||||一线城市|高层管理人员|500||一线城市|中层管理人员|400||一线城市|普通员工|300||二线城市|高层管理人员|400||二线城市|中层管理人员|300||二线城市|普通员工|250||三线及以下城市|高层管理人员|300||三线及以下城市|中层管理人员|250||三线及以下城市|普通员工|200|伙食补贴按照出差自然（日历）天数计算，不分途中和住勤，每人每天补贴标准如下：|地区|补贴标准（元/天）|||||一线城市|100||二线城市|80||三线及以下城市|60|

（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等方面的支出。2.报销标准业务招待应严格控制，遵循必要性、合理性和适度性原则。单次业务招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；超过[X]元的，需报公司分管领导审批。招待费用应明确招待对象、事由、时间、地点等信息，报销时需提供相应的发票及消费清单。

（三）办公用品及低值易耗品1.定义办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、文件夹、计算器等物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的物品，如办公桌椅、文件柜、饮水机等。2.报销标准办公用品由行政部门统一采购、保管和发放，各部门根据实际需求填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。低值易耗品的购置应根据公司实际需求和预算进行，填写购置申请表，经部门负责人、行政部门审核、公司领导批准后，由行政部门负责采购。办公用品及低值易耗品的报销应提供正规发票，发票上应注明物品名称、规格、数量、单价等详细信息。

（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.报销标准公司根据员工职级设定通讯费补贴标准，具体如下：|职级|补贴标准（元/月）|||||高层管理人员|[X]||中层管理人员|[X]||普通员工|[X]|员工凭通讯费发票在补贴标准内实报实销，发票抬头应为公司名称。

（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司车辆因公务发生的燃油费、过路费、停车费、保养费、修理费等支出。2.报销标准车辆燃油费、过路费、停车费等实报实销，报销时应提供正规发票，并注明日期、事由、车牌号等信息。车辆保养费、修理费应根据车辆使用情况和实际需要进行，由行政部门统一安排维修保养，报销时需提供维修清单、发票等凭证。

三、报销流程

（一）一般费用报销流程1.填写报销单员工应根据费用发生的实际情况，如实填写《费用报销单》，详细注明费用明细、金额、事由、报销日期等信息，并在报销单上签字确认。2.部门负责人审核部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、必要性，确保报销费用符合公司规定和部门实际工作需要。审核通过后，部门负责人在报销单上签字。3.财务部门审核财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，包括发票的真伪、内容是否完整、金额计算是否正确等。如发现问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关信息。审核通过后，财务人员在报销单上签字。4.领导审批根据公司审批权限规定，超过一定金额的报销申请需报公司领导审批。领导审批通过后，在报销单上签字。5.报销支付财务部门根据审批后的报销单，按照公司财务制度和资金支付流程进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人个人银行账户，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。

（二）差旅费报销流程1.出差申请员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差地点、时间、事由、预计费用等信息，经部门负责人批准后报行政部门备案。2.出差归来报销出差结束后，员工应在[X]个工作日内整理好出差期间的所有费用发票，按照一般费用报销流程填写《费用报销单》，并将《出差申请表》作为附件一并提交报销。3.审核审批按照一般费用报销流程进行部门负责人审核、财务部门审核和领导审批。4.报销支付同一般费用报销流程。

（三）借款流程1.借款申请员工因公务需要借款的，应填写《借款申请表》，注明借款金额、事由、预计还款日期等信息，经部门负责人审核、公司领导批准后，到财务部门办理借款手续。2.借款支付财务部门根据审批后的借款申请表，将借款金额支付到借款人指定的银行账户或支付现金。3.借款归还借款人应按照借款申请时注明的还款日期及时归还借款。如需延期还款，应提前向财务部门提出申请，经批准后方可延期。还款时，借款人应填写《还款单》，注明还款金额、借款日期等信息，经财务部门审核后办理还款手续。

四、报销凭证要求1.发票要求报销必须取得合法有效的发票，发票应加盖发票专用章，发票内容应与实际业务相符，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票方重新开具或在发票上注明更正信息并加盖发票专用章。对于不符合规定的发票，如发票开具不规范、虚假发票等，财务部门有权不予报销。2.其他凭证要求除发票外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如车票、机票、住宿清单、合同协议、审批文件等。这些凭证应真实、有效，能够证明经济业务的发生情况。所有报销凭证应整齐粘贴在《费用报销单》后面，按照从左到右、从上到下的顺序排列，便于审核和查阅。

五、报销时间规定1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。对于跨月的费用报销，应在次月的[X]个工作日内提交。2.财务部门在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销申请，应在[X]个工作日内完成报销支付。如遇特殊情况，报销时间可适当延长，但财务部门应及时通知报销人。

六、监督与检查1.公司财务部门定期对报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，及时要求相关责任人进行整改。2.公司审计部门不定期对报销业务进行审计，对违反报销制度的行为进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.员工应自觉遵守财务报销制度，如发现有违规报销行为，