电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，便于电子档案的有效利用，根据国家有关法律法规和标准规范，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子文件的归档与电子档案的管理。

（三）基本原则1.统一管理原则对电子文件的形成、积累、整理、归档和电子档案的保管、利用等实行集中统一管理，确保管理工作的规范性和系统性。2.全程管理原则对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程跟踪管理，确保电子文件在各个阶段的真实性、完整性和有效性。3.规范标准原则遵循国家和行业相关的电子文件归档与电子档案管理标准规范，确保电子文件和电子档案的质量符合要求。4.便于利用原则电子文件归档与电子档案管理应充分考虑利用需求，便于检索、查询和利用，提高工作效率和服务质量。

二、电子文件管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电子文件归档与电子档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子文件的形成、积累、整理和归档工作。3.负责接收、保管和维护电子档案，确保电子档案的安全和完整。4.组织开展电子档案的鉴定、销毁等工作。5.提供电子档案的查询、借阅等利用服务。

（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的电子文件向档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好电子档案的管理和利用工作。

（三）信息技术部门职责1.负责提供电子文件归档与电子档案管理所需的技术支持和保障，包括网络、存储、软件等方面。2.协助档案管理部门制定电子文件归档与电子档案管理的技术方案和标准规范。3.负责维护电子文件归档与电子档案管理系统的正常运行，确保系统的安全性和稳定性。

三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的来源电子文件主要来源于本单位各部门在日常工作中通过计算机系统生成、接收和处理的各类文件，包括但不限于办公文件、业务文件、合同协议、报表数据、技术文档、图像音频视频等。

（二）电子文件的形成要求1.电子文件应使用符合国家标准和行业规范的办公软件、业务系统等进行生成和处理，确保文件格式的通用性和兼容性。2.电子文件的内容应真实、准确、完整，表述清晰，逻辑严谨，符合法律法规和政策要求。3.电子文件应标注明确的文件名称、日期、作者、来源等元数据信息，以便于识别和管理。4.电子文件的生成和处理过程应进行记录，包括文件的创建时间、修改时间、操作人等信息，以便于追溯和审计。

（三）电子文件的积累1.各部门应指定专人负责电子文件的积累工作，定期对本部门形成的电子文件进行收集、整理和分类。2.电子文件的积累应遵循文件的形成规律和内在联系，按照年度、机构、问题等进行分类，确保电子文件的系统性和完整性。3.对于重要的电子文件，应及时进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别保存于不同的地点。

四、电子文件的整理（一）整理原则电子文件的整理应遵循纸质文件整理的基本原则，同时结合电子文件的特点，保持文件之间的有机联系，便于检索和利用。

（二）整理方法1.分类按照电子文件的来源、内容、时间等因素进行分类，可采用年度分类法、机构分类法、问题分类法等。分类应保持相对稳定，避免频繁变动。2.编号为每份电子文件赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用顺序号、分类号加顺序号等形式。3.著录对电子文件的元数据信息进行详细著录，包括文件名称、日期、作者、来源、保管期限等。著录应准确、完整，符合相关标准规范的要求。4.装订对于一些需要装订的电子文件，可采用电子文档合并、转换等方式，将相关电子文件合并为一个文件进行保存，并进行必要的格式调整和标注。

（三）整理要求1.电子文件的整理应在电子文件形成后及时进行，确保整理工作的及时性和准确性。2.整理过程中应注意保护电子文件的原始信息，不得随意更改文件内容和格式。3.整理后的电子文件应建立清晰的目录结构，便于检索和查询。

五、电子文件的归档（一）归档范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于重要的会议文件、决策文件、业务文件、合同协议、财务报表、审计报告、技术文档、人事档案等。2.电子文件的定稿、正本、草稿等不同版本均应归档保存，以反映文件的形成过程和历史原貌。3.与电子文件相关的元数据信息、背景信息、操作记录等应一并归档保存，确保电子档案的完整性和可用性。

（二）归档时间1.一般情况下，电子文件应在其形成后的次年上半年向档案管理部门归档。2.对于重要的紧急电子文件，应在文件办理完毕后及时归档。

（三）归档方式1.在线归档通过电子文件归档与电子档案管理系统，将整理好的电子文件直接上传至档案管理部门的服务器进行归档保存。在线归档应确保电子文件传输的准确性和完整性，同时应进行必要的身份认证和加密处理，防止文件被篡改或泄露。2.离线归档对于一些不便于通过网络传输的电子文件，可采用离线存储介质进行归档，如光盘、磁带等。离线归档的电子文件应按照档案管理部门的要求进行整理、编号、著录等，并填写《电子文件离线归档移交清单》，与存储介质一并移交档案管理部门。

（四）归档要求1.归档的电子文件应符合档案管理部门规定的格式和质量要求，确保文件能够正常读取和利用。2.归档的电子文件应与纸质文件的内容保持一致，如有差异应进行说明和标注。3.档案管理部门在接收电子文件归档时，应进行认真核对和检查，确保电子文件的真实性、完整性和准确性。如发现问题，应及时通知文件形成部门进行整改。

六、电子档案的保管（一）保管环境1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.电子档案的保管环境应保持适宜的温度、湿度和通风条件，避免电子档案因环境因素受损。3.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等安全防护措施，确保电子档案的安全。

（二）存储介质管理1.定期对电子档案的存储介质进行检查和维护，确保存储介质的正常使用。如发现存储介质出现故障或损坏，应及时进行更换和修复。2.对重要的电子档案存储介质应进行备份，备份存储介质应分别保存于不同的地点，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。3.存储介质的使用和管理应建立详细的记录，包括存储介质的编号、使用时间、存储内容、维护情况等，便于追溯和管理。

（三）电子档案的备份1.定期对电子档案进行备份，备份周期可根据电子档案的重要程度和变动情况确定，一般可分为每日备份、每周备份、每月备份等。2.备份数据应采用多种存储介质进行存储，并分别保存于不同的地点。备份存储介质应定期进行异地存储，以防止因自然灾害等原因导致数据丢失。3.备份数据应进行完整性检查，确保备份数据的准确性和可用性。如发现备份数据出现问题，应及时进行恢复和处理。

（四）电子档案的检索与利用1.建立完善的电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按文件名称、日期、作者、关键词等进行检索，便于快速准确地查找所需电子档案。2.电子档案的检索系统应具备权限管理功能，根据用户的身份和权限，限制对电子档案的访问和利用范围。3.提供电子档案的在线查询、借阅、打印等利用服务，满足用户的工作需要。用户在利用电子档案时，应遵守相关的规定和要求，不得擅自更改、删除或传播电子档案内容。

（五）电子档案的鉴定与销毁1.定期对电子档案进行鉴定，根据电子档案的保管期限和实际利用价值，确定电子档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门组织，相关业务部门参与，共同进行评估和判断。2.对已超过保管期限且确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁电子档案应采用安全可靠的方式，确保电子档案的内容无法恢复。3.销毁电子档案应填写《电子档案销毁清单》，详细记录销毁电子档案的名称、数量、存储介质编号等信息，并由档案管理部门负责人、监销人等签字确认。销毁清单应永久保存，以备查考。

七、电子文件归档与电子档案管理的安全保密措施（一）安全保密制度1.建立健全电子文件归档与电子档案管理的安全保密制度，明确安全保密责任，规范安全保密行为。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子文件和电子档案，应严格按照国家有关法律法规和单位的保密规定进行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。

（二）人员管理1.加强对电子文件归档与电子档案管理人员的安全保密教育，提高其安全保密意识和业务水平。2.对电子文件归档与电子档案管理人员进行严格的背景审查和权限管理，限制其对电子文件和电子档案的访问和操作权限，防止内部人员违规操作导致信息泄露。

（三）技术措施1.采用先进的信息技术手段，对电子文件和电子档案进行加密存储、传输和访问控制，防止信息被窃取、篡改或泄露。2.建立电子文件归档与电子档案管理系统的安全审计机制，对系统的操作日志进行详细记录和分析，及时发现和处理安全隐患。3.定期对电子文件归档与电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性和稳定性。

（四）应急处置1.制定电子文件归档与电子档案管理的应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处置。2.定期对应急预案进行演练，提高应急处置能力和协同配合水平。3.建立安全事故报告制度，一旦发生安全事故，应立即报告档案管理部门负责人，并采取相应的措施进行处理，防止事故扩大。

八、监督与检查（一）监督检查机制1.建立电子文件归档与电子档案管理的监督检查机制，定期对各部门电子文件的形成、积累、整理、归档和电子档案的保管、利用等情况进行监督检查。2.监督检查工作可采取日常检查、专项检查、定期考核等方式进行，确保电子文件归档与电子档案管理工作符合相关标准规范和制度要求。

（二）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改责任人等。2.相关部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门，应进行通报批评，并追究相关责任人的责任。