公司采购制度及流程

公司采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司物资供应，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于公司各部门涉及的所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等。3.采购原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和积压物资。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准。成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。

二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行公司采购计划。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。分析采购数据，优化采购流程，降低采购成本。2.需求部门职责提出物资采购需求，填写采购申请单，并详细说明物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术交流、评标等工作。负责对采购物资进行验收，确保物资符合要求。3.财务部门职责审核采购合同，确保合同条款符合财务规定。负责采购资金的预算安排和支付管理。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.质量部门职责参与重要物资采购的质量标准制定和供应商质量评估。对采购物资进行质量检验和监督，确保物资质量合格。

三、采购流程

（一）采购申请1.需求部门根据工作需要和库存情况，填写《采购申请单》。《采购申请单》应包括物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途、预算金额等详细信息。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。

（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请单》后，对申请内容进行初步审核，重点审核采购需求是否明确、预算是否合理等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司管理层审批。3.审批通过后的《采购申请单》作为采购部门开展采购工作的依据。

（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、生产许可证等相关资质文件。3.采购部门组织对供应商进行实地考察（必要时），了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等情况。4.建立供应商评估体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面对供应商进行综合评估。定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。

（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购申请和供应商评估情况，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，争取有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。3.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同初稿提交至财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门重点审核付款方式和财务条款；法务部门重点审核合同的合法性和合规性。5.根据审核意见对采购合同进行修改和完善，经采购部门负责人、公司管理层签字批准后，与供应商签订正式采购合同。

（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作《采购订单》。《采购订单》应包含采购合同的主要条款，并明确订单编号、订单日期、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、交货地点、交货日期等信息。2.《采购订单》经采购部门负责人审核后，发送给供应商。同时，采购部门应将采购订单副本抄送至需求部门、财务部门等相关部门，以便跟踪订单执行情况。

（六）采购跟踪与催货1.采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解物资生产进度、发货情况等。2.如发现供应商未能按时交货或出现其他问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施解决问题，并跟踪解决进度。3.根据合同约定，对逾期交货的供应商进行催货，并按照合同条款追究其违约责任。

（七）物资验收1.物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括确定验收标准、安排验收人员等。2.物资到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员按照验收标准对物资的数量、规格型号、质量等进行检验。3.对于重要物资或金额较大的采购项目，质量部门应参与验收工作，确保物资质量符合要求。4.验收合格的物资，验收人员在《验收单》上签字确认；验收不合格的物资，验收人员应出具《不合格报告》，注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。

（八）付款结算1.物资验收合格后，采购部门应及时整理相关发票、验收单、采购合同等资料，提交至财务部门办理付款手续。2.财务部门审核付款资料，确认无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。3.对于预付款项，财务部门应在付款前对供应商的信用状况进行再次评估，确保预付款安全。

四、采购风险管理1.供应商风险建立供应商风险预警机制，定期对供应商的经营状况、财务状况、市场口碑等进行监测和评估。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的供应中断风险。在采购合同中约定违约责任条款，明确供应商违约时应承担的责任，以降低供应商违约风险。2.质量风险加强对采购物资质量的控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、产品合格证等。定期对采购物资进行抽检，确保物资质量符合要求。对于出现质量问题的物资，及时与供应商协商处理，要求供应商承担相应的责任。3.价格风险关注市场价格动态，定期收集同类物资的价格信息，建立价格数据库。在采购谈判中，通过与供应商协商、招标等方式争取有利的价格条件。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式锁定采购价格，降低价格风险。4.合同风险加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订采购合同。合同签订前，应进行法律审核，确保合同条款合法合规。定期对采购合同的执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续。

五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：考核采购物资的实际采购价格与预算价格的差异率，评估采购成本控制效果。采购质量：通过物资验收合格率、质量问题发生率等指标，评估采购物资的质量状况。交货期：考核供应商实际交货时间与合同约定交货期的符合率，评估采购订单的按时交付情况。供应商满意度：通过对供应商的调查和评价，了解供应商对公司采购工作的满意度。采购效率：考核采购订单从下达至完成的周期时间，评估采购工作的效率。2.评估方法定期收集采购数据，按照评估指标进行计算和分析。采用定量与定性相结合的方法，对采购绩效进行综合评估。定量分析主要依据各项评估指标的数据进行计算；定性分析主要通过问卷调查、供应商反馈、内部客户评价等方式收集意见和建议。3.评估周期采购绩效评估周期为每季度一次，于季度末进行。4.结果应用将采购绩效评估结果反馈给采购部门及相关人员，作为绩效奖金发放、岗位晋升、培训发展等的依据。根据评估结果，总结采购工