办公室物品使用制度

办公室物品使用制度一、总则1.目的为了加强办公室物品的管理，规范物品的使用行为，提高物品的使用效率，降低办公成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内各部门办公室的所有物品，包括但不限于办公家具、办公设备、文具、耗材等。

二、物品采购1.需求申请各部门根据工作需要，提前填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至行政部门。2.审批流程《物品采购申请表》由部门负责人签字审核后，交行政部门负责人审批。行政部门负责人根据公司预算及实际需求进行审批，对于金额较大的采购申请，需报公司领导批准。3.采购执行经审批通过的采购申请，由行政部门负责统一采购。行政部门应选择信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，确保采购物品的质量、规格、数量等符合要求。4.验收入库采购物品到货后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等。验收合格的物品，办理入库手续，填写《物品入库单》，并将物品存放至指定仓库或储物区域。验收不合格的物品，及时与供应商联系退换货事宜。

三、物品领用1.领用原则按需领用原则。各部门应根据实际工作需要，合理领用物品，避免浪费。以旧换新原则。对于可重复使用的物品，如文具、耗材等，实行以旧换新制度。2.领用流程各部门员工如需领用物品，应填写《物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量等信息，并提交至部门负责人签字审批。部门负责人审批通过后，员工持《物品领用申请表》到行政部门仓库领取物品。行政部门仓库管理人员根据申请表发放物品，并在《物品领用申请表》上签字确认。对于贵重物品或限量领用的物品，如办公设备、重要文具等，领用人员需在领用后进行登记备案，注明使用情况和归还时间。

四、物品使用1.使用规范员工应按照物品的使用说明和操作规程正确使用物品，不得擅自更改或拆卸物品。办公家具和设备应保持清洁、整齐，定期进行维护保养，延长使用寿命。文具和耗材应节约使用，避免浪费。对于可双面使用的纸张，应尽量双面打印或书写。2.公共物品使用办公室内的公共物品，如复印机、打印机、传真机、饮水机等，供全体员工共同使用。使用人员应爱护公共物品，遵守使用规定，如有损坏应及时报告行政部门。使用公共物品时，应按照操作流程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。使用完毕后，应及时清理设备，保持设备整洁。3.特殊物品使用对于一些特殊物品，如机密文件、贵重仪器设备等，应严格按照相关规定进行使用和管理。使用人员应经过授权，并签订保密协议或使用责任书。机密文件应妥善保管，严格控制传阅范围，不得随意复印、传播或泄露。贵重仪器设备应专人专用，使用后及时归还并做好使用记录。

五、物品保管1.仓库管理行政部门应设立专门的仓库或储物区域，用于存放各类办公物品。仓库应保持通风、干燥、整洁，确保物品的安全存放。仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，核对物品的数量、规格、质量等信息，确保账物相符。如发现账物不符或物品损坏、变质等情况，应及时查明原因并报告行政部门负责人。2.物品存放不同类型的物品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。易受潮、易变质的物品，应存放在干燥、通风的地方，并做好防潮、防虫、防鼠等措施。贵重物品和重要文件应专柜存放，实行专人保管。3.库存盘点行政部门应定期组织库存盘点工作，盘点周期为[具体周期，如每月、每季度或每年]。盘点工作由仓库管理人员负责实施，各部门应配合提供相关物品使用和库存情况。盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点结果。如发现账物不符，应查明原因，提出处理意见，并报行政部门负责人审批。

六、物品维修与报废1.维修申请办公物品出现故障或损坏时，使用人员应及时填写《物品维修申请表》，注明物品名称、规格、故障现象、维修要求等信息，并提交至行政部门。行政部门收到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。对于一些复杂的维修工作，行政部门可联系专业的维修服务机构进行维修。2.维修费用办公物品的维修费用由行政部门根据实际情况进行核算。属于正常损耗或质量问题的维修费用，由公司承担；因使用人员操作不当或人为损坏造成的维修费用，由责任人承担。维修费用报销时，应提供维修发票、维修清单等相关凭证，并按照公司财务制度进行审批报销。3.报废鉴定对于无法修复或已无使用价值的办公物品，由使用部门或行政部门填写《物品报废申请表》，注明物品名称、规格、购置时间、报废原因等信息，并提交至行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的物品，需报公司领导批准后进行报废处理。4.报废处理经批准报废的物品，由行政部门负责统一处理。对于有回收价值的物品，可进行回收变卖；对于无回收价值的物品，可按照环保要求进行妥善处理，如报废电子设备应按照相关规定进行拆解、销毁等处理，避免对环境造成污染。

七、监督与检查1.监督职责行政部门负责对办公室物品的采购、领用、使用、保管、维修与报废等环节进行监督检查，确保制度的有效执行。各部门负责人应负责本部门物品使用情况的监督管理，教育引导员工遵守物品使用制度，合理使用办公物品。2.检查方式行政部门定期对各部门的物品使用情况进行检查，检查内容包括物品领用记录、使用情况、保管情况等。不定期对办公室进行抽查，发现问题及时督促整改。对于违反物品使用制度的行为，行政部门将进行记录，并按照公司相关规定进行处理。3.违规处理对于违反本制度的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教育、责令改正、经济处罚等。对于因个人原因造成办公物品丢失、损坏或浪费的，责任人应照价赔偿；对于情节严重的，公司将给予纪律处分。

八、附则