员工证件管理制度

员工证件管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工证件的规范化管理，确保员工证件的正确使用、妥善保管和安全回收，维护公司正常的办公秩序和形象，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工及实习人员等。

（三）管理原则1.统一管理原则：公司员工证件的制作、发放、使用、回收等工作由行政部门统一负责管理。2.规范使用原则：员工应按照规定正确使用证件，不得擅自转借、涂改、伪造证件。3.安全保管原则：员工应妥善保管个人证件，防止丢失、损坏或被盗用。

二、证件种类及用途（一）工作证1.工作证是员工在公司内部工作的身份标识，用于证明员工的身份和工作权限。2.员工在进入公司办公区域、参加公司内部会议、使用公司内部设施等场合时，应佩戴工作证。

（二）门禁卡1.门禁卡是员工进出公司办公区域的重要凭证，与公司门禁系统配套使用。2.员工凭门禁卡开启公司大门、楼层通道门及办公室门等。门禁卡仅限本人使用，不得转借他人。

（三）停车证1.停车证是员工在公司指定停车场停车的凭证。2.员工凭停车证进入公司停车场，并按照规定停放车辆。停车证不得转让、冒用，如有遗失应及时挂失补办。

（四）其他专项证件根据公司业务需要，可能会为员工办理一些专项证件，如特定项目的出入证、会议嘉宾证等。这些证件的使用范围和管理要求将根据具体情况另行规定。

三、证件制作与发放（一）证件制作1.行政部门根据公司员工信息，统一制作各类证件。证件内容应包括员工姓名、照片、部门、职位、证件编号、有效期等。2.证件制作应符合公司形象要求，采用统一的格式、材质和颜色。如有特殊需求，需经相关领导审批后制作。

（二）证件发放1.新员工入职时，行政部门应在员工报到后及时为其办理并发放工作证、门禁卡等相关证件。2.对于因工作调动、职位晋升等原因需要更换证件的员工，行政部门应在办理相关手续后，及时收回旧证件，并发放新证件。3.员工领取证件时，应在《员工证件领取登记表》上签字确认。登记表应详细记录证件编号、领取日期、领取人姓名等信息，以便日后查询和管理。

四、证件使用（一）佩戴要求1.员工在公司办公区域内必须佩戴工作证，且应将工作证佩戴在胸前明显位置，便于识别。2.门禁卡应妥善保管，不得随意拆卸或损坏。使用门禁卡时，应将卡贴近门禁读卡器，听到"嘟"声且指示灯变绿后方可通过。如门禁卡无法正常使用，应及时联系行政部门处理。

（二）使用范围1.工作证用于证明员工在公司内部的身份，员工在公司内部办公、参加会议、使用公司设施等场合均需佩戴工作证。2.门禁卡用于员工进出公司办公区域及相关场所。员工应凭本人门禁卡进入相应区域，不得尾随他人或使用他人门禁卡进入。3.停车证用于员工在公司指定停车场停车。员工应将停车证放置在车辆前挡风玻璃明显位置，以便停车场管理人员查验。

（三）转借规定1.员工证件不得转借他人使用。如有特殊情况需要他人代班或临时使用相关设施，必须提前向行政部门申请，并说明原因。经行政部门批准后，由行政部门安排相关事宜。2.严禁将证件借给非公司员工使用，一经发现，将对转借人和借用人进行严肃处理。

（四）遗失补办1.如员工发现证件遗失，应立即向行政部门挂失。挂失时需提供本人姓名、部门、证件类型及编号等信息。2.行政部门在核实挂失信息后，为员工办理补办手续。补办证件时，员工需缴纳相应的补办费用，费用标准按照公司规定执行。3.补办后的证件编号不变，但有效期从补办之日起重新计算。

五、证件保管（一）个人保管责任1.员工对本人持有的证件负有保管责任，应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗用。2.工作证、门禁卡等证件应随身携带，避免遗落。停车证应妥善放置在车内安全位置，防止丢失。

（二）禁止行为1.员工不得擅自涂改、伪造证件，不得在证件上添加、删除或更改任何信息。如有违反，将视情节轻重给予相应处罚，直至解除劳动合同。2.严禁故意损坏证件或使用不正当手段致使证件失效。如因个人原因导致证件损坏或失效，员工应自行承担补办费用。

（三）离职交接1.员工离职时，应将工作证、门禁卡、停车证等所有公司发放的证件交回行政部门。行政部门在确认收回所有证件后，方可为员工办理离职手续。2.如员工离职时未交回证件，行政部门应及时通知员工限期交回。如员工逾期未交，行政部门将从员工工资中扣除相应的证件成本费用，并根据情节轻重给予相应处罚。

六、监督与检查（一）日常巡查1.行政部门负责对公司员工证件的使用情况进行日常巡查。巡查内容包括员工是否佩戴工作证、门禁卡使用是否规范、停车证是否按规定放置等。2.巡查人员应做好巡查记录，记录巡查时间、地点、发现的问题及处理情况等。对于发现的问题，应及时督促相关员工进行整改。

（二）定期检查1.行政部门定期对员工证件进行检查，检查内容包括证件的有效期、完整性、信息准确性等。2.对于检查中发现的问题，行政部门应及时通知相关员工进行整改或补办手续。如发现证件存在伪造、冒用等严重违规行为，应立即进行调查处理。

（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管证件的员工，行政部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.对于因证件管理不善给公司造成损失的员工，公司将追究其相应的赔偿责任。情节严重的，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。

七、附则（一）解