公司比价采购管理制度

公司比价采购管理制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本比价采购管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资、服务采购活动。3.基本原则公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与比价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。公开透明原则：采购信息应公开透明，包括采购需求、供应商资格要求、比价程序、评审标准等，接受公司内部监督。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务的质量符合公司要求。成本效益原则：通过合理的比价采购，降低采购成本，提高采购资金的使用效益，实现公司利益最大化。

二、比价采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目的采购策略、供应商选择、采购价格等重要事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，组织实施比价采购活动，包括供应商开发与管理、采购订单下达、合同签订与执行、采购款项支付等工作。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，需求部门应配合采购部门进行供应商考察、样品检验、合同验收等工作。4.财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同的付款条款，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析，提供采购资金使用的财务建议。5.审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见和建议。

三、比价采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人签字审核后提交至采购部门。采购申请表应附上相关的技术文件、图纸、样品等资料，以便采购部门准确理解采购需求。2.采购计划制定采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。3.供应商选择与邀请采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门从供应商数据库中筛选出符合采购需求的潜在供应商，并向其发出《采购邀请书》，邀请其参与比价采购活动。采购邀请书应明确采购项目的基本情况、采购要求、比价文件获取方式、报价截止时间等内容。对于新的采购项目或重要采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式，拓展供应商资源，邀请更多的潜在供应商参与比价。4.比价文件编制与发放采购部门根据采购项目的需求和特点，编制比价文件。比价文件应包括采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、报价要求、评审标准等内容，确保供应商能够清楚了解采购要求，进行准确报价。比价文件编制完成后，采购部门将其发放给受邀供应商。供应商应在规定的时间内，按照比价文件的要求编制并提交报价文件。5.报价文件接收与整理采购部门在报价截止时间后，接收供应商提交的报价文件。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件等相关资料。采购部门对收到的报价文件进行整理和登记，检查报价文件的完整性和符合性。对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。6.比价评审采购部门组织成立比价评审小组，成员包括采购部门代表、需求部门代表、技术专家、财务人员等。比价评审小组负责对供应商的报价文件进行评审，评选出最优供应商。比价评审小组根据评审标准，对供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等方面进行综合评价。评审标准应根据采购项目的特点和要求制定，确保评审结果客观、公正。比价评审小组采用打分法或综合评估法对供应商进行评审。打分法是根据各项评审指标设定相应的分值，由评审小组成员对供应商的报价文件进行打分，根据总分高低评选出最优供应商；综合评估法是在打分法的基础上，结合供应商的信誉、业绩、市场口碑等因素，对供应商进行综合评估，评选出最优供应商。7.供应商确定与合同签订比价评审小组根据评审结果，确定最优供应商，并将评审结果报采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部门向最优供应商发出《中标通知书》。采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门进行跟踪和监督。8.采购订单下达与执行采购部门根据采购合同，向中标供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。供应商收到采购订单后，应按照订单要求组织生产和供应。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量交付。9.验收与付款采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》。财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照公司财务管理制度的规定，办理采购款项的支付手续。采购部门应对采购项目进行总结和评估，分析采购过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为今后的采购工作提供参考。

四、比价采购评审标准1.价格因素报价是比价采购评审的重要因素之一。评审小组应比较各供应商的报价，选择价格合理、具有竞争力的供应商。在比较价格时，应考虑采购物资或服务的质量、交货时间、售后服务等因素，确保采购成本最低的同时，能够满足公司的实际需求。2.质量因素供应商提供的物资或服务质量应符合采购合同要求。评审小组应审查供应商的质量保证体系、生产工艺、检测设备等情况，确保所采购物资或服务的质量可靠。对于关键物资或服务，评审小组可要求供应商提供样品进行检验，或实地考察供应商的生产现场，以评估其质量控制能力。3.交货期因素供应商应能够按照采购合同约定的交货时间按时交付物资或服务。评审小组应比较各供应商的交货期承诺，选择交货期短、可靠性高的供应商。在确定交货期时，应充分考虑采购项目的紧急程度和公司的生产经营计划，确保采购物资或服务能够及时满足公司的需求。4.售后服务因素供应商应提供良好的售后服务，包括产品维修、保养、技术支持等。评审小组应审查供应商的售后服务承诺和售后服务体系，选择售后服务优质的供应商。售后服务因素在评审中所占的比重可根据采购项目的特点和需求适当调整，对于一些对售后服务要求较高的采购项目，售后服务因素的权重可适当加大。5.信誉与业绩因素评审小组应考察供应商的信誉和业绩情况。信誉良好、业绩突出的供应商在同等条件下具有更大的优势。供应商的信誉和业绩可通过查询企业信用信息公示系统、行业评价、客户反馈等方式进行了解和评估。

五、监督与考核1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报属实的，公司将按照相关规定进行严肃处理。2.供应商监督采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。对于评价不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。采购部门应与供应商保持沟通，及时了解供应商的经营状况和市场动态，对于可能影响采购项目的情况，应提前采取应对措施。3.考核与奖惩公司建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作质量、廉洁自律等方面进行考核。考核结果与采