公司公文管理制度

公司公文管理制度一、总则1.目的为了规范公司公文管理，提高公文处理效率和质量，确保公司政令畅通，促进公司各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在公文处理过程中涉及的公文起草、审核、签发、印发、归档、保管、利用等工作。3.基本原则-准确规范：公文的格式、内容、语言表达等应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保准确无误、规范统一。-及时高效：公文处理应遵循时效性原则，及时传递、办理，避免积压延误，提高工作效率。-安全保密：严格遵守国家保密法律法规，加强公文的安全保密管理，防止公文泄露、丢失或被篡改。-精简实用：公文应内容简洁、重点突出、务实管用，避免冗长繁琐，切实提高公文质量和工作效能。

二、公文种类1.决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复适用于答复下级机关请示事项。13.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文格式1.一般要求公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.格式要素说明-份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。-密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注"绝密""机密""秘密"和保密期限。-紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注"特急""加急"，电报应当分别标注"特提""特急""加急""平急"。-发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。-发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。-签发人：上行文应当标注签发人姓名。-由发文机关名称、事由和文种组成。-主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。-正文：公文的主体，用来表述公文的内容。-附件说明：公文附件的顺序号和名称。-发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。-成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。-印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。-附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。-附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。-抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。-印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。-页码：公文页数顺序号。

四、公文起草1.基本要求-内容要求：公文起草应符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现公司意图，全面客观反映实际情况，提出的政策、措施和办法切实可行。-语言要求：公文语言应准确、简洁、规范、平实，避免使用生僻字、模糊不清的词语和过于口语化的表述。-格式要求：公文起草应严格按照本制度规定的格式进行，确保格式规范、统一。2.起草流程-明确主题：起草公文前，应明确公文的主题、目的、要求和受众，确定公文的核心内容和重点事项。-收集资料：围绕公文主题，收集相关的政策法规、文件资料、工作数据等，为公文起草提供充分的依据。-拟定提纲：根据公文的主题和内容要求，拟定公文的提纲，明确公文的结构框架和各部分的主要内容。-撰写初稿：按照提纲要求，撰写公文的初稿。初稿应尽量做到内容完整、逻辑清晰、语言通顺。-审核修改：初稿完成后，起草人员应认真进行自我审核，检查公文的内容、格式、语言等是否符合要求。对于重要公文，还应组织相关人员进行讨论修改，广泛征求意见。

五、公文审核1.审核原则-全面审核：对公文的内容、格式、语言表达、逻辑结构等进行全面审核，确保公文质量。-重点审核：重点审核公文的政策依据、事实依据、措施可行性、语言准确性等关键内容。-分级审核：根据公文的重要程度和涉及范围，实行分级审核制度，确保审核责任落实到位。2.审核内容-内容审核：审核公文内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确体现公司意图，是否与公司其他相关文件精神一致，提出的政策、措施和办法是否切实可行。-格式审核：审核公文格式是否符合本制度规定，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素是否齐全、规范。-语言审核：审核公文语言是否准确、简洁、规范、平实，是否存在错别字、语病、歧义等问题，标点符号使用是否正确。-逻辑审核：审核公文逻辑结构是否清晰，层次是否分明，前后是否连贯，是否存在逻辑矛盾。3.审核流程-初审：公文起草完成后，先由起草部门负责人进行初审。初审主要对公文的内容、格式、语言等进行初步审核，提出修改意见。-复审：初审通过后，将公文送公司综合管理部门进行复审。复审由综合管理部门负责人组织相关人员进行，重点对公文的政策依据、格式规范、语言表达等进行审核，提出复审意见。-终审：复审通过后，将公文送公司领导进行终审。终审由公司主要领导或分管领导进行，对公文的内容、格式、语言等进行全面审核，作出终审决定。对于重要公文，终审前还应提交公司办公会议或专题会议审议。

六、公文签发1.签发权限-以公司名义制发的公文：由公司主要领导签发；涉及公司重要事项、重大决策等的公文，由公司主要领导审核后，提交公司办公会议或专题会议审议通过后，再由公司主要领导签发。-以公司部门名义制发的公文：由部门负责人签发；涉及公司多个部门或重要业务的公文，由部门负责人审核后，报公司分管领导签发。-联合行文：联合行文的公文，由主办机关负责人签发；联合行文涉及公司重要事项、重大决策等的，由公司主要领导签发。2.签发程序公文起草、审核完成后，由公文起草部门将公文送签批人签批。签批人应认真阅读公文内容，对公文的准确性、规范性、可行性等进行全面审查，签署明确的意见和姓名，并注明签批日期。对于不符合要求的公文，签批人应退回起草部门重新修改完善后再行签批。

七、公文印发1.印发流程-登记：公文签发后，由公司综合管理部门对公文进行登记，记录公文的发文字号、标题、主送机关、发文机关署名、成文日期、印发份数、印发日期等信息。-排版：根据公文格式要求，对公文进行排版，确保公文格式规范、美观。-校对：排版完成后，对公文进行校对，重点检查公文内容、格式、语言等是否存在错误。校对工作一般应进行两次，一次由排版人员校对，一次由综合管理部门专人校对。-印制：校对无误后，按照登记的印发份数进行印制。印制应保证公文质量，字迹清晰、墨色均匀、装订牢固。-分发：公文印制完成后，由公司综合管理部门按照主送机关、抄送机关的顺序进行分发。分发应及时、准确，确保公文送达相关单位和人员手中。2.印发要求-格式统一：印发的公文应严格按照本制度规定的格式进行，确保格式规范、统一。-内容准确：印发的公文应内容准确无误，不得擅自修改公文内容。如发现公文存在错误，应及时与起草部门或签批人联系，进行修改后再行印发。-保密安全：印发涉密公文时，应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度的要求进行，确保公文安全保密。

八、公文归档1.归档范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的公文，包括收文、发文、内部文件、会议文件等，均应进行归档。2.归档要求-齐全完整：归档的公文应齐全完整，包括公文的正本、副本、附件、定稿等。-分类准确：按照公文的种类、年度、保管期限等进行分类，确保归档文件分类准确、便于查找。-装订规范：归档的公文应进行规范装订，确保公文整齐、牢固。-编目清晰：编制归档文件目录，详细记录归档文件的编号、文号、标题、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。3.归档流程-收集整理：公文办理完毕后，由承办部门或承办人员及时将公文收集整理，按照归档要求进行分类、装订、编目等工作。-移交归档：承办部门或承办人员将整理好的归档文件移交公司档案管理部门。档案管理部门对移交的归档文件进行检查验收，符合要求的予以接收，并办理移交手续。-上架存储：档案管理部门将接收的归档文件按照档案管理要求进行上架存储，建立档案检索系统，便于查询和利用。

九、公文保管1.保管期限公文的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。-永久保管：具有重要凭证价值和历史查考价值的公文，如公司的重要决议、决定、规章制度、年度总结等，应永久保管。-30年保管：反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的公文，如一般性的通知、通报、报告等，应保管30年。-10年保管：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的公文，如临时性的通知、便函等，应保管10年。2.保管要求-安全保密：档案管理部门应采取必要的安全保密措施，确保公文的安全保管，防止公文泄露、丢失或被篡改。-环境适宜：档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜，防止公文受潮、发霉、虫蛀等。-定期检查：档案管理部门应定期对保管的公文进行检查，发现问题及时处理。对于超过保管期限的公文，应按照规定进行鉴定和销毁。

十、公文利用1.利用原则-合法合规：公文利用应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保利用行为合法合规。-服务工作：公文利用应紧密围绕公司工作需要，为公司各项工作提供有力支持和服务。-保密安全：在公文利用过程中，应严格遵守保密制度，确保公文安全保密，防止公文泄露。2.利用方式-查阅：公司内部人员因工作需要查阅公文时，应填写《公文查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉密公文时，应按照公司保密制度的规定办理相关手续。-借阅：因工作需要借阅公文时，应填写《公文借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅涉密公文时，应按照公司保密制度的规定办理相关手续。-复制：因工作需要复制公文时，应填写《公文复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。复制涉密公文时，应按照公司保密制度的规定办理相关手续。3.利用记录档案管理部门应建立公文利用记录台账，详细记录公文利用的时间、利用人、利用方式、利用内容等信息，以便对公文利用情况进行跟踪和管理。

十一、公文保密1.保密措施-制度建设：建立健全公文保密制度，明确公文保密工作的职责、流程和要求，确保公文保密工作有章可循。-人员管理：加强对公文处理人员的保密教育和培训，提高保密意识和技能。对涉及公文处理的人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任。-载体管理：对公文载体（包括纸质公文、电子公文等）进行严格管理，确保载体的制作、传递、存储、使用、销毁等环节安全保密。涉密公文应在符合保密要求的场所制作、处理和存储，不得在非保密场所随意放置。-网络安全：加强公文处理信息化系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止公文信息在网络传输过程中被窃取或篡改。2.保密责任-起草人员责任：公文起草人员应严格遵守保密制度，对公文内容的保密性负责。在起草过程中，应采取必要的保密措施，防止公文内容泄露。-审核人员责任：公文审核人员在审核过程中，应严格遵守保密制度，对公文的保密性进行把关。如发现公文存在保密问题，应及时提出修改意见，确保公文安全保密。-签发人员责任：公文签发人员应严格遵守保密制度，对公文的保密性负责。在签发公文时，应认真审查公文的保密情况，确保公文符合保密要求。-处理人员责任：公文处理人员在公文处理过程中，应严格遵守保密制度，对公文的传递、存储、使用、销毁等环节的保密性负责。如发现公文存在保密问题，应及时采取措施进行处理，防止公文泄露。

十二、监督与考核1.监督检查公司综合管理部门负责对公司公文管理工作进行监督检查，定期或不定期对公文处理情况进行抽查，检查内容包括公文起草、审核、签发、印发、归档、保管、利用等环节的工作质量和效率，以及公文保密制度的执行情况等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。2.考核评价建立公文管理工作考核评价机制，将公文管理