公司档案管理制度及流程

公司档案管理制度及流程一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责1.综合管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施和监督检查。集中统一管理公司各类档案，包括但不限于行政、人事、财务、业务等档案。指导各部门的档案管理工作，对档案管理人员进行培训。定期对档案进行整理、鉴定、统计和销毁，确保档案质量。提供档案查阅、借阅等服务，满足公司内部和外部的档案利用需求。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。明确本部门档案管理人员，制定相应的档案管理细则，并报综合管理部门备案。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门档案移交至综合管理部门统一保管。配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。

三、档案分类及编号1.档案分类行政档案：包括公司证照、印章管理文件、行政公文、会议纪要、工作计划与总结、行政事务文件等。人事档案：员工个人基本信息、招聘录用资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利文件、劳动合同等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。业务档案：根据公司业务类型进行分类，如销售业务档案、采购业务档案、项目档案等。具体业务档案分类可根据公司实际情况进一步细化，例如销售业务档案可分为客户资料、销售合同、销售订单、市场调研报告等。2.档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行编号。编号规则如下：一级编号：代表档案类别，采用大写英文字母表示，如"A"代表行政档案，"B"代表人事档案，"C"代表财务档案，"D"代表业务档案等。二级编号：根据档案类别下的不同子类别进行编号，采用两位数字表示。例如，行政档案中的行政公文编号为"A01"，会议纪要编号为"A02"等；人事档案中的员工基本信息编号为"B01"，招聘录用资料编号为"B02"等；财务档案中的会计凭证编号为"C01"，账簿编号为"C02"等；业务档案中销售业务的客户资料编号为"D0101"，销售合同编号为"D0102"等。三级编号：按照档案形成的时间顺序或其他逻辑顺序进行编号，采用三位数字表示。例如，行政公文"A01001"表示该类别下的第一份行政公文；员工基本信息"B01001"表示该类别下的第一位员工的基本信息资料。

四、档案收集与整理1.档案收集各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门在各项工作活动中形成的档案资料及时、完整地收集起来。收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种形式。对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行有效的备份。在业务活动结束后，相关部门应及时将形成的档案资料移交至本部门档案管理人员处进行初步整理。2.档案整理档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作。对于纸质档案，应按照档案编号顺序进行排列，去除不必要的附件和空白页，确保纸张整齐、无破损，并使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订存放。对于电子档案，应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。同时，对电子档案的元数据（如文件创建时间、修改时间、作者等）进行详细记录，确保电子档案的完整性和可追溯性。在整理过程中，应对档案资料进行完整性和准确性检查，发现问题及时与相关部门或人员沟通核实，补充完善缺失或不准确的信息。

五、档案归档1.归档时间各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料移交至综合管理部门进行归档。对于一些特殊业务档案，如重大项目档案、重要合同档案等，应在业务结束后的[规定时间]内及时归档。2.归档流程各部门档案管理人员按照档案整理要求，将整理好的档案资料编制档案移交清单，清单应详细列出档案的名称、编号、数量、形成时间等信息。档案管理人员将档案资料连同档案移交清单一并提交至综合管理部门。综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对验收，确认无误后在档案移交清单上签字，并将档案资料存放至指定的档案库房。综合管理部门建立档案接收台账，记录档案的接收时间、部门、档案名称及数量等信息，以便对档案的流转情况进行跟踪和管理。

六、档案保管1.档案库房管理综合管理部门应设立专门的档案库房，确保档案库房具备安全、防潮、防火、防虫、防盗等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、防盗报警装置等，以保证档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[适宜温度范围]，湿度应保持在[适宜湿度范围]。如温湿度不符合要求，应及时采取相应的调节措施。2.档案存储方式纸质档案应存放在档案密集架上，按照档案编号顺序排列存放，便于查找和调阅。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。对于重要的声像档案，如照片、录像带、录音带等，应采用防磁、防潮、防火的存储介质进行保存，并建立相应的目录索引，便于查询和利用。3.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程，重大合同协议，年度财务决算报告等。长期保管的档案包括一般业务合同、重要会议记录、人事档案等，保管期限根据不同档案类型确定为[具体年限]年。短期保管的档案包括一般性文件、临时性资料等，保管期限为[具体年限]年。档案保管期限届满后，由综合管理部门提出鉴定意见，经公司领导批准后进行相应的处理。

七、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅档案的，可根据档案类别和查阅内容，向综合管理部门提出查阅申请。查阅行政档案、人事档案、财务档案等一般性档案，经所在部门负责人审批后，可到综合管理部门查阅。查阅涉及公司核心机密、重要业务信息等特殊档案的，需经公司分管领导审批后方可查阅。外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准。查阅过程中，应有公司相关人员陪同。2.查阅流程查阅人填写档案查阅申请表，详细注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。将申请表提交至相应的审批部门进行审批。审批通过后，查阅人持申请表到综合管理部门办理查阅手续。综合管理部门档案管理人员根据查阅申请表，在档案库房中查找所需档案，并将档案提供给查阅人在指定地点查阅。查阅人不得擅自将档案带出指定查阅地点。查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印部分档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印操作。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对档案无误后，在档案查阅申请表上注明归还时间，并将申请表存档。3.借阅权限公司内部员工因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向综合管理部门说明原因，并办理续借手续。涉及公司核心机密、重要业务信息等特殊档案原则上不得借阅，如确因工作需要必须借阅的，需经公司领导批准，并严格按照保密要求进行管理。4.借阅流程借阅人填写档案借阅申请表，经审批通过后，到综合管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据借阅申请表，从档案库房中取出所需档案，与借阅人当面清点档案数量和内容，并在档案借阅登记簿上登记借阅日期、档案名称、编号、借阅人姓名、部门、预计归还日期等信息。借阅人在借阅期限内妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围。如需对档案进行摘录、复制等操作，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记备案。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。档案管理人员在档案借阅登记簿上注明归还日期，并将档案归还至档案库房原存放位置。

八、档案鉴定与销毁1.档案鉴定综合管理部门定期对保管期限届满的档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。鉴定工作应由公司档案鉴定小组负责，小组成员包括综合管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等。档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保存或延长保管期限。对于涉及公司重要权益、法律纠纷等可能仍有利用价值的档案，即使保管期限届满，也应谨慎处理，不得随意销毁。2.档案销毁经鉴定确需销毁的档案，由综合管理部门编制档案销毁清单，清单应详细列出档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。档案销毁清单经公司领导批准后，由综合管理部门组织实施档案销毁工作。档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复，如采用粉碎、焚烧等方式。在档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完成后，监督人员和执行人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。

九、档案信息化管理1.档案数字化建设逐步推进公司档案的数字化建设，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。数字化扫描的档案应保证图像清晰、完整，与纸质档案内容一致。扫描后的电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立相应的索引目录，便于查询和管理。定期对电子档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。同时，做好电子档案的备份工作，防止数据丢失。2.档案管理系统应用引入先进的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、归档、查阅、借阅、统计等功能，提高档案管理工作的效率和信息化水平。公司员工可通过档案管理系统查询和利用授权范围内的档案信息，实现档案信息的快速流转和共享。档案管理人员应及时在系统中更新档案信息，确保系统数据与实际档案情况一致。利用档案管理系统对档案的借阅、查阅等操作