文书管理岗位职责

文书管理岗位职责一、岗位职责概述文书管理岗位主要负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档、保管等工作，确保公司文件资料的安全、完整和有序流转，为公司各项工作的正常开展提供有力的支持和保障。同时，协助处理公司的行政事务，参与公司会议组织、活动安排等相关工作，维护公司的正常办公秩序。

二、具体岗位职责（一）文件收发与登记1.接收外部文件负责接收来自政府部门、合作伙伴、客户等外部单位发送的各类文件、信函、传真等资料。对接收的文件进行认真核对，确保文件的完整性和准确性，检查文件的名称、编号、页数、附件等信息是否齐全。在规定时间内将接收的文件进行登记，详细记录文件的来源、日期、文号、主题、份数等内容，建立文件接收台账。2.内部文件收集督促各部门及时将本部门形成的文件、资料提交至文书管理岗位，确保公司内部文件的及时收集。定期对各部门提交的文件进行检查，对不符合要求的文件，如格式不规范、内容不完整等，及时与相关部门沟通，要求其进行修改完善。3.文件登记按照公司规定的文件分类标准，对接收和收集的文件进行准确分类登记。将文件的相关信息录入公司的文件管理系统，确保电子文件与纸质文件信息一致，便于文件的查询和管理。

（二）文件传阅与跟踪1.文件传阅根据文件的性质、内容和传阅范围，及时将文件分发给相关领导和部门进行传阅。对于重要文件，采用专人传递的方式，确保文件能够迅速、准确地送达传阅对象手中；对于一般性文件，可以通过内部办公系统进行传阅，并及时提醒传阅对象查看。在文件传阅过程中，对传阅情况进行记录，包括传阅时间、传阅人、意见反馈等信息，确保文件传阅的全程可追溯。2.跟踪催办对传阅中的文件进行跟踪催办，及时了解文件的传阅进度，对于超过规定传阅时间仍未反馈意见的传阅对象，及时进行提醒和催促。对需要多个部门或人员会签的文件，协调各部门之间的工作进度，确保文件能够按时完成会签流程。收集传阅对象对文件的意见和建议，及时反馈给文件起草部门或相关领导，为文件的后续处理提供参考依据。

（三）文件归档与保管1.文件整理在文件传阅完毕后，及时对文件进行整理，将文件按照类别、年度、保管期限等进行分类装订。对文件的附件进行整理，确保附件齐全、完整，并与正文进行匹配，一同归档。检查文件的格式是否符合归档要求，对不符合要求的文件进行格式转换或重新排版，保证归档文件的规范性。2.文件归档根据公司的档案管理制度，将整理好的文件及时归档到相应的档案柜或电子档案系统中。在纸质档案上加盖归档章，注明归档日期、保管期限等信息，并按照档案编号顺序进行排列存放，便于查找和利用。将电子文件按照规定的命名规则和存储路径进行存储，建立电子文件索引目录，确保电子档案的安全性和可检索性。3.档案保管负责公司档案库房的日常管理，保持档案库房的清洁、通风、防潮、防虫等环境条件，确保档案的安全保存。定期对档案进行盘点和清查，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。严格遵守档案查阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，确保档案的使用符合规定，防止档案丢失、损坏或泄密。

（四）文件销毁与保密1.文件销毁按照公司的文件销毁制度，对已过保管期限或无需留存的文件进行定期清理和销毁。编制文件销毁清单，详细记录文件的名称、文号、数量、销毁日期等信息，并经相关部门负责人和领导审批后进行销毁。采用安全可靠的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复，防止文件内容泄露。对文件销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等情况，留存相关证明材料。2.文件保密严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的文件资料进行妥善保管，防止泄露。在文件处理过程中，如收发、传阅、归档等环节，采取必要的保密措施，确保文件信息不被无关人员获取。对接触机密文件的人员进行保密教育，要求其签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对办公区域的安全管理，防止未经授权的人员进入文件保管场所，确保文件的保密性。

（五）行政事务协助1.会议组织根据公司会议安排，协助会议组织者做好会议的筹备工作，包括会议通知的起草、发送，会议室的预订、布置，会议资料的准备、分发等。在会议召开期间，负责会议的记录工作，准确记录会议的主要内容、讨论事项、决议结果等信息，并及时整理形成会议纪要。对会议纪要进行审核，确保内容准确、完整，经相关领导审批后及时分发给参会人员和相关部门，并跟踪会议决议的执行情况。2.活动安排参与公司各类活动的策划和组织工作，如公司年会、团建活动、培训活动等。协助活动组织者做好活动场地的预订、物资采购、人员安排等工作，确保活动的顺利进行。在活动现场负责协调各项工作，处理突发情况，保障活动的安全和秩序。对活动进行总结和评估，收集活动参与者的反馈意见，为今后活动的改进提供参考依据。3.办公用品管理负责公司办公用品的采购、入库、发放和库存管理工作。根据公司各部门的需求，定期编制办公用品采购计划，选择合适的供应商进行采购，确保办公用品的质量和供应及时性。对采购的办公用品进行验收，核对数量、规格、质量等信息，无误后办理入库手续，并登记入账。按照公司规定的办公用品发放标准，定期向各部门发放办公用品，并做好发放记录。定期对办公用品库存进行盘点，掌握库存数量和使用情况，及时补充库存，避免办公用品的积压或短缺。4.印章管理负责公司印章的保管和使用登记工作，严格按照公司印章管理制度进行印章的使用审批和操作。设立印章使用台账，详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息，确保印章使用的全程可追溯。在印章使用过程中，监督印章的使用情况，确保印章使用符合规定用途，防止印章滥用或违规使用。定期对印章进行检查和维护，确保印章的安全和正常使用。

（六）信息沟通与协调1.内部沟通作为公司文书管理的枢纽，与各部门保持密切的沟通与联系，及时了解各部门的工作动态和文件需求，为其提供准确、高效的文件管理服务。定期组织召开文书工作沟通会议，传达公司文件管理的相关政策和要求，听取各部门对文件管理工作的意见和建议，共同探讨改进措施，提高文件管理工作的质量和效率。协助解决各部门在文件处理过程中遇到的问题，如文件格式转换、文件审批流程优化等，促进公司内部工作的顺畅衔接。2.外部沟通与政府部门、合作伙伴、客户等外部单位保持良好的沟通与合作关系，及时传达公司的相关文件和信息，确保公司与外部单位之间的信息传递准确、及时。负责接待外部单位来访人员，协助安排会议、参观等活动，展示公司的良好形象。处理外部单位发送的文件、信函、传真等资料，及时反馈处理结果，维护公司与外部单位之间的正常业务往来。

（七）其他工作1.完成领导交办的其他临时性任务认真完成上级领导交办的各项临时性工作任务，按照要求及时、高质量地提交工作成果。在接到临时性任务后，主动与领导沟通，明确任务的目标、要求和时间节点，制定合理的工作计划，并积极组织实施。在工作过程中，及时向领导汇报工作进展情况，遇到问题及时寻求领导的指导和支持，确保临时性任务能够顺利完成。2.参与公司制度建设与完善根据公司文件管理工作的实际情况，参与公司相关制度的修订和完善工作，提出合理化建议，确保公司制度的科学性、合理性和有效性。关注行业内文件管理的最新动态和先进经验，结合公司实际情况，为公司制度建设提供参考依据，促进公司文件管理工作的规范化、标准化发展。

三、任职要求（一）学历与专业本科及以上学历，行政管理、文秘、档案管理等相关专业优先。

（二）工作经验具有[X]年以上文书管理或行政工作经验，熟悉文件管理流程和相关法律法规。

（三）技能要求1.具备良好的文字处理能力，能够熟练撰写各类公文、报告、会议纪要等文件。2.熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，掌握档案管理软件的操作技能。3.具备较强的沟通协调能力和组织能力，能够有效地与各部门进行沟通协作，组织各类会议和活动。4.具有较强的责任心和保密意识，能够认真负责地做好文件管理和保密工作。5.具备良好的团队合作精神和服务意识，能够积极主动地为公司各部门提供优质的服务。

（四）素质要求1.工作认真细致，严谨负责，注重细节，能够保证文件管理工作的准确性和高效性。2.具有较强的学习能力和适应能力，能够快速掌握新知识、新技能，适应公司发展的需要。3.具备良好的时间管理能力，能够合理安排工作时间，确保各项工作任务按时完成。4.具有较强的抗压能力，能够在工作压力下保持良好的工作状态，积极应对各种挑战。

四、考核指标（一）文件管理工作质量1.文件收发登记的准确性和及时性，文件接收台账和电子文件索引目录的完整性和准确性。2.文件传阅的效率和效果，传阅文件的跟踪催办情况，文件传阅意见的收集和反馈情况。3.文件归档的规范性和完整性，档案库房的管理情况，档案查阅登记的准确性和合规性。4.文件销毁的合规性和彻底性，文件保密措施的落实情况，是否发生文件泄密事件。

（二）行政事务协助工作效果1.会议组织的质量和效率，会议通知的发送情况，会议室的预订和布置情况，会议纪要的撰写和分发情况。2.活动安排的策划和组织能力，活动场地的预订和物资采购情况，活动现场的协调和保障情况，活动总结和评估报告的质量。3.办公用品管理的规范性和合理性，办公用品采购计划的编制情况，库存管理情况，办公用品发放的准确性和及时性。4.印章管理的安全性和合规性，印章使用台账的记录情况，印章使用审批流程的执行情况。

（三）沟通协调能力1.与各部门之间的沟通协作情况，是否能够及时了解各部门的文件需求和工作动态，为其提供优质的文件管理服务。2.内部沟通会议的组织和效果，是否能够有效地传达公司文件管理的相关政策和要求，听取各部门的意见和建议，共同解决文件管理工作中存在的问题。3.与外部单位的沟通合作情况，是否能够及时、准确地传达公司的相关文件和信息，维护公司与外部单位之间的良好关系。

（四）工作任务完成情况1.按时完成各项工作任务的情况，是否能够按照规定的时间节点提交工作成果，工作质量是否符合要求。2.领导交办的临时性任务的完成情况，是否能够积极主动地承担临时性任务，并高质量地完成任务，得到领导的认可。

（五）职业素养1.工作态度和责任心，是否认真负责、积极主动地对待工作，是否能够严格遵守公司的各项规章制度。2.保密意识和团队合作精神，是否能够严格保守公司机密，是否能够与同事密切配合，共同完成工作任务。

五、职业发展路径（一）晋升方向1.行政主管：负责公司行政事务的全面管理工作，包括文件管理、会议组织、活动策划、办公用品管理、印章管理等，同时承担部分行政管理职责，如制度建设、流程优化、人员协调等。2.办公室主任：全面负责公司办公室的日常管理工作，统筹协调公司的各项行政事务，参与公司的决策支持和沟通协调工作，为公司领导提供有力的行政支持和服务保障。

（二）横向发展1.人力资源专员：可以通过内部转岗，从事人力资源管理工作，如招聘、培训、绩效考核等，利用在文书管理工作中积累的沟通协调能力和组织能力