公章保管使用制度

公章保管使用制度一、总则1.目的为了加强公司公章的保管和使用管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的公章保管、使用和监督管理。3.定义本制度所称公章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

二、公章的刻制与启用1.公章的刻制公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等公章的刻制，必须严格按照国家有关规定办理审批手续。由公司行政管理部门统一负责向公安机关提出刻章申请，提供相关证明材料，经公安机关审核批准后，指定具有资质的刻章单位刻制。刻制的公章必须符合国家规定的规格和样式，由刻章单位在公章上注明公章的名称、编号、刻制日期等信息。2.公章的启用新刻制的公章在启用前，必须进行登记备案。行政管理部门负责填写《公章启用登记表》，详细记录公章的名称、编号、启用日期、保管人等信息。公章启用时，行政管理部门应将《公章启用登记表》复印件分发给相关部门和人员，告知公章启用的时间和相关注意事项。原公章停用或作废时，行政管理部门应及时办理注销手续，并将注销后的公章妥善保管，按规定上缴或销毁。

三、公章的保管1.保管原则公章保管实行专人负责制，确保公章安全存放，防止遗失、被盗或滥用。公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章保管和使用制度。2.保管地点公司公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置在有安全防护措施的办公室内。法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要公章，应根据工作需要，由指定的专人分别保管，不得由同一人保管所有公章。3.保管人员职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全，随时检查保险柜或保管箱的安全状况，发现问题及时报告并采取措施。严格按照公章使用审批程序，审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝，并及时向相关领导汇报。认真登记公章使用情况，填写《公章使用登记表》，详细记录用章日期、用章内容、用章部门、用章人等信息，确保用章记录真实、准确、完整。不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时委托他人代管公章，必须经公司领导批准，并办理交接手续。公章保管人员因工作变动或离职时，必须办理公章交接手续，由行政管理部门负责监交，确保公章交接清楚、手续完备。

四、公章的使用1.使用范围公司公章的使用范围主要包括：公司对外签订的各类合同、协议；公司出具的各类证明文件、信函；公司向上级主管部门、政府部门报送的各类文件、报表等。法定代表人章的使用范围主要包括：公司法定代表人在相关文件、合同、协议上的签字；公司财务报销、支付款项等涉及法定代表人授权的业务。合同专用章的使用范围主要包括：公司对外签订的各类合同、协议。财务专用章的使用范围主要包括：公司财务核算、资金收付、税务申报等涉及财务业务的相关文件、票据上的盖章。2.使用审批程序用章部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围、用章时间等信息，并加盖部门公章或个人签字。将《公章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对用章申请进行认真审核，签署审核意见。经部门负责人审核同意后，将《公章使用申请表》提交给公司分管领导审批。公司分管领导应根据公司的相关规定和实际情况，对用章申请进行审批，签署审批意见。对于涉及重大事项或金额较大的用章申请，需经公司法定代表人审批。公司法定代表人应全面了解用章事项的情况，对用章申请进行严格把关，签署审批意见。公章保管人员根据审批通过的《公章使用申请表》，在规定的时间和范围内使用公章，并在《公章使用登记表》上进行详细登记。3.使用注意事项公章使用必须严格按照审批程序进行，未经审批不得擅自使用公章。用章时，公章保管人员应认真核对用章内容与《公章使用申请表》上的内容是否一致，确保用章内容真实、准确、合法。公章应在公司内指定的地点使用，不得携带公章外出使用。如因工作需要必须携带公章外出，需经公司领导批准，并由专人负责携带和保管公章。用章完毕后，公章保管人员应及时将公章放回保险柜或保管箱内，并妥善保管好《公章使用申请表》和《公章使用登记表》。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要确需在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章，必须在空白处注明用途，并严格控制使用范围。

五、公章的监督与检查1.监督部门公司行政管理部门负责对公章的保管和使用情况进行日常监督检查，确保公章使用符合规定。2.检查内容公章保管是否安全，保管人员是否严格遵守公章保管制度。公章使用是否按照审批程序进行，用章申请是否真实、准确、合法。《公章使用登记表》的填写是否完整、准确，用章记录是否与实际用章情况相符。公章使用过程中是否存在违规行为，如擅自使用公章、在空白纸张等上加盖公章等。3.检查方式行政管理部门定期对公章保管和使用情况进行检查，检查频率为每季度至少一次。行政管理部门可采取查阅《公章使用申请表》、《公章使用登记表》、用章文件等资料，实地查看公章保管情况，询问公章保管人员和用章人员等方式进行检查。4.问题处理对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时提出整改意见，要求相关部门或人员限期整改。对于违反公章保管和使用制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关责任人的法律责任。

六、公章的挂失与补办1.公章挂失发现公章遗失或被盗后，公章保管人员应立即向公司行政管理部门报告，并采取相应的防范措施，如及时通知相关部门和人员停止使用该公章等。行政管理部门接到报告后，应及时向公安机关报案，并在公司内部发布公章挂失公告，告知公司全体员工公章挂失的情况。2.公章补办公章挂失后，如需补办公章，由公司行政管理部门按照公章刻制的相关规定，向公安机关提出补办申请，并提供相关证明材料。经公安机关审核批准后，指定具有资质的刻章单位刻制新的公章，并按照公章启用的相关规定进行启用登记。

七、附则1.本