关于加强公司外来人员出入管理的通知

关于加强公司外来人员出入管理的通知公司各部门：

为进一步加强公司安全管理，维护公司正常的工作秩序，保障公司财产和员工生命安全，规范外来人员出入公司的管理流程，现对公司外来人员出入管理相关事宜通知如下：

一、适用范围本通知适用于所有进入公司办公区域、生产区域及附属区域的外来人员，包括但不限于供应商、客户、合作伙伴、访客、临时工作人员等。

二、管理原则1.安全第一原则：确保公司安全，防止未经授权的人员进入公司区域，避免安全事故和公司机密信息泄露。2.规范管理原则：建立统一、规范的外来人员出入管理制度和流程，明确各部门职责，确保管理工作有序进行。3.便捷高效原则：在保障安全的前提下，尽量简化流程，为正常业务往来的外来人员提供便捷的服务，减少对公司正常工作的影响。

三、管理措施

（一）来访预约1.预约要求公司内部员工因工作需要接待外来人员时，应提前[X]个工作日填写《外来人员来访预约申请表》（以下简称《申请表》），详细注明来访人员姓名、单位、联系电话、来访时间、来访事由、接待部门及接待人等信息。接待部门负责人对预约信息进行审核，审核通过后提交至公司行政部门备案。对于涉及重要业务、敏感信息或可能对公司安全造成影响的来访，需经公司相关领导审批。2.预约方式《申请表》可通过公司内部办公系统提交，也可直接到行政部门领取纸质版填写后交回。行政部门应指定专人负责受理预约申请，对不符合预约要求的申请及时反馈给申请人并说明原因。

（二）门禁管理1.门禁系统使用规定公司各出入口均安装门禁系统，外来人员进入公司必须通过门禁系统验证身份。行政部门负责为经预约且审批通过的外来人员发放临时门禁卡或提供其他通行凭证，并告知其门禁系统使用方法和注意事项。外来人员应妥善保管临时门禁卡，不得转借他人，离开公司时须将临时门禁卡交回行政部门。如门禁卡丢失或损坏，应及时告知行政部门并按规定补办。2.门禁验证流程外来人员到达公司出入口时，应主动向保安人员出示有效身份证件和预约凭证（如临时门禁卡）。保安人员通过门禁系统核实外来人员身份信息和预约信息，确认无误后开启门禁放行。对于未提前预约或预约信息不符的外来人员，保安人员应拒绝其进入，并及时通知接待部门和行政部门处理。

（三）人员登记1.登记要求所有外来人员进入公司时，必须在公司出入口的《外来人员来访登记簿》上进行登记，详细填写姓名、单位、联系电话、来访时间、来访事由、接待部门及接待人等信息。保安人员应认真核对登记信息与预约信息是否一致，并对外来人员携带的物品进行检查，严禁携带违禁物品进入公司。2.特殊情况处理对于紧急来访且无法提前预约的外来人员，保安人员应立即联系接待部门确认情况。如接待部门同意接待，外来人员可先登记进入公司，但接待部门需在[X]个工作日内补办预约手续。对于临时进入公司的工作人员（如施工人员、维修人员等），接待部门应提前向行政部门报备，并提供人员名单、工作内容、工作时间等信息。行政部门统一为其办理临时出入证，外来人员凭临时出入证进出公司。

（四）陪同管理1.陪同要求外来人员在公司内活动期间，必须有公司内部员工陪同。陪同人员应全程负责外来人员的引导、介绍和安全监督，确保外来人员遵守公司各项规章制度。接待部门应根据来访人员的来访事由和活动范围，安排合适的陪同人员。对于重要客户或合作伙伴的来访，应安排级别相当的公司领导或部门负责人陪同。2.陪同人员职责陪同人员应提前了解来访人员的基本情况和来访目的，熟悉公司相关业务和流程，以便更好地为来访人员提供服务。在陪同过程中，陪同人员应主动与来访人员沟通交流，及时解答来访人员的疑问，协调解决来访过程中出现的问题。陪同人员应提醒来访人员遵守公司的安全规定和保密制度，不得带领来访人员进入未经授权的区域，不得向来访人员透露公司机密信息。

（五）区域限制1.限制区域划分根据公司安全管理需要，划分出限制区域，包括但不限于财务室、档案室、研发中心、生产车间核心区域等。未经公司相关部门批准，外来人员不得进入限制区域。2.审批流程如因工作需要，外来人员确需进入限制区域，接待部门应提前填写《外来人员进入限制区域申请表》，详细说明进入原因、进入时间、进入人员名单及陪同人员等信息，并提交至公司相关部门审批。审批部门应根据实际情况进行审核，对于涉及公司核心机密或安全敏感信息的进入申请，需经公司高层领导审批。审批通过后，接待部门应将审批结果及时通知行政部门和保安人员。

（六）离开管理1.离开时间确认外来人员离开公司时，保安人员应根据其进入公司时登记的时间和预约的离开时间进行核实。如外来人员需提前离开或延长停留时间，陪同人员应及时通知行政部门办理相关手续。2.物品检查保安人员应对外来人员携带的物品进行再次检查，确保其未携带公司财物或违禁物品离开公司。如发现异常情况，应立即通知相关部门进行处理。3.注销登记外来人员离开公司后，保安人员应在《外来人员来访登记簿》上注明离开时间，并将临时门禁卡收回注销。同时，接待部门应及时将外来人员的来访情况进行总结反馈，行政部门负责对来访记录进行整理归档。

四、各部门职责

（一）行政部门1.负责制定和完善公司外来人员出入管理制度，并监督执行。2.受理外来人员来访预约申请，对预约信息进行审核、备案和发放临时门禁卡等通行凭证。3.负责外来人员出入登记信息的整理归档工作，定期对来访情况进行统计分析。4.协调各部门之间的工作关系，处理外来人员出入管理过程中出现的问题和纠纷。

（二）保安部门1.负责公司出入口的门禁管理和安全保卫工作，严格按照规定对进出公司的外来人员进行身份验证和登记。2.对外来人员携带的物品进行检查，防止违禁物品进入公司。3.维护公司出入口的秩序，确保外来人员有序进出公司。如发现异常情况，及时通知相关部门处理。

（三）接待部门1.负责提前与外来人员沟通联系，了解来访信息，并按规定填写《申请表》进行预约。2.根据来访人员的身份和来访事由，安排合适的陪同人员，并向陪同人员明确陪同职责和注意事项。3.负责外来人员在公司内的接待工作，确保来访人员的活动符合公司规定和安全要求。4.及时处理来访过程中出现的问题，如外来人员需进入限制区域等，按流程办理相关审批手续。

（四）其他部门1.本部门员工因工作需要接待外来人员时，应按照公司规定办理预约手续，并配合行政部门和保安部门做好外来人员的出入管理工作。2.如发现外来人员在公司内有违规行为或安全隐患，应及时通知行政部门和保安部门处理。

五、监督与考核1.公司行政部门将定期对各部门外来人员出入管理工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.对于在外来人员出入管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对于违反规定或工作不力的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。

六、附则1.本通知自发布之