网络采购管理制度

网络采购管理制度一、总则1.目的为规范公司网络采购行为，加强网络采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门通过网络平台进行的采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、原材料等的采购。3.基本原则合法性原则：网络采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。

二、采购职责分工1.采购部门负责制定网络采购计划，明确采购需求、预算、时间节点等。选择合适的网络采购平台，并与平台供应商建立合作关系。组织实施网络采购活动，包括发布采购信息、筛选供应商、谈判议价、签订采购合同等。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期对网络采购工作进行总结和评估，持续改进采购流程。2.需求部门准确提出采购需求，详细描述所需物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购前期的需求调研、供应商筛选等工作，提供专业意见。协助采购部门与供应商进行沟通和协调，确保采购的物资或服务符合实际需求。负责对采购到货的物资或服务进行验收，反馈验收结果。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。按照采购合同和公司财务制度，及时办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.审计部门对网络采购活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、合法。审查采购合同的签订、执行情况，防范采购风险。对采购资金的使用情况进行审计，确保资金安全。

三、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写《网络采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审批，批准后交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到经审批的采购申请后，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定网络采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算、采购方式、供应商选择标准等内容。将采购计划报部门负责人审核，确保计划的科学性和可行性。3.供应商选择与管理采购部门通过网络采购平台、供应商数据库、行业推荐等渠道，收集潜在供应商信息。根据采购需求和供应商选择标准，对潜在供应商进行筛选和评估，确定入围供应商名单。与入围供应商进行沟通和洽谈，了解其产品质量、价格、交货期、售后服务等情况，建立合作关系。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略，淘汰不合格供应商。4.采购信息发布在选定的网络采购平台上发布采购信息，包括采购项目名称、规格要求、数量、交货时间、报价要求等。对采购信息进行审核，确保信息准确、完整，避免出现歧义或漏洞。设定采购信息的有效期限，在期限内接受供应商的报价。5.报价评审与谈判采购部门收集供应商的报价文件，对报价进行评审。评审内容包括报价金额、产品质量、交货期、售后服务等。根据评审结果，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。在谈判过程中，明确双方的权利和义务，就价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最优采购条件。6.采购合同签订谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确合同双方的基本信息、采购物资或服务的详细内容、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。将采购合同提交法律部门进行审核，确保合同合法合规。经法律部门审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以备查阅和执行。7.采购订单下达根据采购合同，采购部门在网络采购平台上下达采购订单，明确订单编号、采购项目、规格型号、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，及时通知供应商确认订单信息，确保双方对订单内容无异议。8.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解生产进度、发货情况等。对于临近交货期的订单，及时提醒供应商按时交货，如发现供应商可能出现交货延迟等问题，提前采取措施进行协调解决。如因不可抗力或其他原因导致供应商无法按时交货，采购部门应及时与供应商协商解决方案，并通知需求部门做好相应的应对准备。9.到货验收采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。物资到货后，需求部门按照验收方案对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于验收合格的物资，填写《网络采购验收单》，由验收人员签字确认；对于验收不合格的物资，及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，并在验收单上注明不合格情况及处理意见。10.采购付款采购部门将验收合格的采购发票、采购合同、验收单等相关资料提交财务部门。财务部门对提交的资料进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。财务部门在付款后，及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。

四、采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。通过网络采购平台发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标对于具有一定特殊性或有限竞争性的采购项目，采购部门选择若干家具备资格的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参与投标，经评审后确定中标供应商。3.竞争性谈判采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的情况下，采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对网络采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括供应商风险、质量风险、价格风险、交货风险、合同风险等。分析风险产生的原因和可能造成的影响，确定风险等级。2.风险应对措施供应商风险：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作；与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；定期对供应商进行监督和检查，及时发现和解决问题。质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收要求；加强到货验收环节，严格按照标准进行验收；对于质量不合格的物资，及时与供应商协商处理，确保采购物资符合质量要求。价格风险：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态；在采购谈判中争取有利的价格条款；通过招标、询价等多种采购方式，引入竞争，降低采购价格。交货风险：在采购合同中明确交货期和违约责任；加强采购跟踪与催货，及时掌握供应商的生产进度和发货情况；对于可能出现的交货延迟情况，提前制定应对预案，减少对公司生产经营的影响。合同风险：加强合同审核，确保合同条款合法合规、明确清晰；严格按照合同约定履行双方的权利和义务；定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。

六、监督与考核1.内部监督审计部门定期对网络采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。财务部门对采购付款进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。需求部门对采购物资或服务的质量和适用性进行监督，及时反馈问题。2.供应商监督采购部门建立供应商监督机制，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行监督和评价。要求供应商定期提交相关报告，如质量报告、生产进度报告等，以便及时掌握供应商的情况。对于违反合同约定或出现质量问题等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施进行处理。3.考核评价采购部门定期对自身网络采购工作进行总结和评价，分析采购效率、采购成本、采购质量等