涉密文件管理办法

涉密文件管理办法一、总则（一）目的为加强公司涉密文件管理，确保国家秘密和公司商业秘密的安全，防止泄密事件发生，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及国家秘密、商业秘密的文件、资料、图表、数据等信息载体（以下统称涉密文件）的管理。

（三）基本原则1.严格保密原则：涉密文件的管理必须遵循严格保密的原则，采取有效措施确保其在产生、传递、使用、存储、销毁等各个环节不被泄露。2.全程管控原则：对涉密文件的整个生命周期进行全程管控，明确各个环节的责任人和操作要求，确保管理的连续性和有效性。3.适度公开原则：在确保安全保密的前提下，根据工作需要，按照规定的程序和范围，适度公开涉密文件，以促进公司业务的正常开展。

二、涉密文件的定密与标识（一）定密依据1.依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例、《国家秘密定密管理暂行规定》等法律法规，结合公司实际情况，确定公司涉密文件的密级。2.涉及公司商业秘密的文件，根据公司制定的商业秘密保护制度，确定相应的密级或保密期限。

（二）定密权限1.公司董事长为本公司定密责任人，负责公司涉密文件的定密工作。2.对于一般性涉密文件，由相关部门负责人提出定密建议，报公司定密责任人审批。3.对于重要或涉及多个部门的涉密文件，由公司保密委员会组织研究，提出定密意见，报公司定密责任人审批。

（三）密级划分公司涉密文件分为绝密、机密、秘密三个等级：1.绝密级：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。2.机密级：是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。3.秘密级：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

（四）保密期限1.涉密文件的保密期限根据其性质、重要程度和影响范围确定，一般绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。2.对于特殊情况需要长期保密的涉密文件，应在定密时明确标注，并报公司保密委员会备案。

（五）标识方法1.涉密文件应在文件首页左上角显著位置标明密级和保密期限，如"绝密★30年"、"机密★20年"、"秘密★10年"等。2.对于电子文档形式的涉密文件，应在文件名前或文档首页显著位置标明密级和保密期限。3.密级和保密期限之间用"★"隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

三、涉密文件的产生与制作（一）起草与审核1.起草涉密文件时，起草人应严格按照保密规定进行，确保文件内容准确、完整，避免出现泄密隐患。2.起草完毕后，应将文件交部门负责人审核，部门负责人应对文件的密级、内容等进行审核，确保符合保密要求。

（二）制作要求1.涉密文件应使用符合保密要求的纸张和设备进行制作，严禁在普通办公设备上制作涉密文件。2.制作过程中产生的废页、废料等应及时销毁，不得随意丢弃。3.涉密文件制作完成后，应在文件上加盖"秘密"、"机密"、"绝密"印章。

四、涉密文件的传递与分发（一）传递方式1.涉密文件应通过机要交通、专人递送等安全可靠的方式传递，严禁通过普通邮政、快递、电子邮件等方式传递。2.传递涉密文件时，应由专人负责，确保文件在传递过程中的安全。

（二）分发范围1.涉密文件的分发应严格按照批准的范围进行，不得擅自扩大分发范围。2.对于需要多部门协同处理的涉密文件，应明确主办部门和协办部门，确保文件分发准确无误。

（三）登记与签收1.涉密文件分发时，应进行详细登记，记录文件名称、密级、份数、分发对象、分发时间等信息。2.接收涉密文件的部门或人员应在登记表上签字确认，确保文件接收的准确性和安全性。

五、涉密文件的使用与保管（一）使用规定1.涉密文件只能在规定的范围内使用，未经批准，不得擅自扩大使用范围。2.使用涉密文件时，应在符合保密要求的场所进行，严禁在公共场所或未采取保密措施的场所使用涉密文件。3.阅读和使用涉密文件后，应及时归还，不得擅自留存、复制、转借他人。

（二）保管要求1.涉密文件应存放在专门的保密柜中，保密柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能。2.保密柜应放置在安全可靠的位置，并有专人负责管理。3.对于电子涉密文件，应存储在加密的存储设备中，并设置访问密码，确保文件的安全。

（三）定期清查1.公司应定期对涉密文件进行清查，确保文件的数量、去向等与登记记录一致。2.清查工作由公司保密委员会组织，相关部门配合进行，每年至少进行一次全面清查。

六、涉密文件的存储与备份（一）存储介质1.涉密文件应存储在符合保密要求的存储介质上，如光盘、硬盘等。2.存储介质应标明密级、编号、存储内容等信息，并妥善保管。

（二）存储场所1.涉密文件存储场所应具备安全保密条件，如安装监控设备、门禁系统等。2.存储场所应进行定期检查，确保环境安全，防止文件受损或被盗。

（三）备份要求1.对重要的涉密文件应进行备份，备份介质应与原文件存储介质分开存放，并异地保存。2.备份文件应定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。

七、涉密文件的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅涉密文件的，应填写《涉密文件查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人审批后，报公司保密委员会办公室备案。2.查阅涉密文件应在指定的场所进行，由专人负责陪同，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员不得擅自摘抄、复印、拍照涉密文件内容，如需摘抄、复印、拍照，应另行办理审批手续。

（二）借阅规定1.因工作需要借阅涉密文件的，应填写《涉密文件借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经部门负责人审批后，报公司保密委员会办公室审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管涉密文件，不得擅自转借他人，借阅期满后应及时归还。

八、涉密文件的复制与销毁（一）复制规定1.因工作需要复制涉密文件的，应填写《涉密文件复制申请表》，注明复制目的、内容、范围、份数等，经部门负责人审批后，报公司保密委员会办公室审批。2.复制涉密文件应使用符合保密要求的设备，并在指定的场所进行，由专人负责监督。3.复制后的涉密文件应按照原文件的密级和管理要求进行管理。

（二）销毁规定1.涉密文件不再使用或超过保密期限的，应及时进行销毁。2.销毁涉密文件应填写《涉密文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、密级、份数等，经部门负责人审批后，报公司保密委员会办公室审批。3.销毁涉密文件应采用粉碎、焚烧等符合保密要求的方式进行，确保文件信息无法恢复。4.销毁过程应进行详细记录，记录销毁时间、地点、方式、数量等信息，并由监销人员签字确认。

九、保密监督与检查（一）监督机构公司保密委员会负责对公司涉密文件管理工作进行监督检查，确保各项保密制度的有效执行。

（二）检查内容1.涉密文件的定密、标识是否准确规范。2.涉密文件的产生、传递、使用、存储、销毁等环节是否符合保密要求。3.保密制度的执行情况，包括人员的保密意识、保密措施的落实等。

（三）检查方式1.定期检查：公司保密委员会每年至少组织一次全面的保密检查，对各部门的涉密文件管理情况进行检查。2.不定期抽查：公司保密委员会办公室可根据工作需要，不定期对各部门的涉密文件管理情况进行抽查。

（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，公司保密委员会应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.相关部门应针对存在的问题，制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到彻底解决。3.整改完成后，相关部门应将整改情况报公司保密委员会办公室，公司保密委员会办公室应进行复查，确保整改效果。

十、责任追究（一）违规行为界定1.违反本办法规定，擅自扩大涉密文件知悉范围的。2.未按照规定程序进行涉密文件的定密、标识、传递、使用、存储、销毁等操作的。3.因保管不善，导致涉密文件丢失、被盗、损坏的。4.擅自复制、转借、摘抄、复印、拍照涉密文件内容的。5.其他违反保密规定，导致涉密文件泄露的行为。

（二）责任追究措施1.对于违反本办法规定的部