XX单位合同管理制度

XX单位合同管理制度一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，根据国家相关法律法规及政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本单位在对外经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。

（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规及政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，不得显失公平，确保双方权利义务对等。4.诚实守信原则合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。

二、合同管理部门及职责（一）合同管理领导小组成立合同管理领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。合同管理领导小组负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题。

（二）合同承办部门1.负责合同的谈判、起草、签订、履行、变更、终止等具体工作。2.对合同相对方的主体资格、资质信誉、履约能力等进行调查核实。3.收集、整理、保管与合同有关的文件资料，并及时归档。4.向合同管理部门报告合同履行情况及存在的问题。

（三）合同管理部门1.负责制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.对合同承办部门提交的合同文本进行合法性审查。3.参与重大合同的谈判、起草、签订等工作，提出法律意见和建议。4.监督合同的履行情况，协调解决合同履行中的纠纷。5.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行登记和统计分析。

（四）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式、结算办法等符合财务规定。2.根据合同约定和财务制度办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。3.配合合同管理部门对合同纠纷进行处理，提供相关财务资料。

（五）审计部门1.对合同签订、履行情况进行审计监督，检查合同的合法性、合规性和效益性。2.对合同纠纷处理情况进行审计，提出审计意见和建议。

三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.合同承办部门应通过多种渠道对合同相对方的主体资格、资质信誉、履约能力等进行调查核实，选择具有良好信誉和履约能力的相对方签订合同。2.对于涉及重大项目或金额较大的合同，应进行实地考察或委托专业机构进行尽职调查。3.禁止与无合法经营资格、信誉不佳、履约能力差的单位或个人签订合同。

（二）合同文本起草1.合同承办部门负责合同文本的起草工作，合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规及政策规定。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、易引起争议的表述。3.对于格式合同文本，应仔细审查其条款，对不合理的条款应及时提出修改意见。

（三）合同审批1.合同承办部门完成合同起草后，应将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行合法性审查。2.合同管理部门应在收到合同文本及相关资料后的[X]个工作日内完成合法性审查，并出具审查意见。3.经合法性审查通过的合同，由合同承办部门填写合同审批表，按照单位内部审批流程报相关领导审批。4.合同审批应严格按照审批权限进行，重大合同事项应提交合同管理领导小组审议。

（四）合同签订1.合同经审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。2.签订合同应使用单位统一印制的合同文本，不得使用未经审批的自制合同文本。3.合同签订过程中应严格遵守法律法规及政策规定，确保合同签订程序合法、有效。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。

四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定及时、全面地履行合同义务。2.合同承办部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。3.合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现并解决合同履行中存在的问题。

（二）合同变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更事项涉及合同审批的，应按照合同审批程序重新进行审批。

（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应清理与合同有关的文件资料，并按照档案管理规定进行归档保存。3.合同终止后，合同双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利义务履行完毕。

（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷时，合同承办部门应及时与合同相对方协商解决。2.协商不成的，应及时报告合同管理部门，并根据合同约定或相关法律法规选择合适的争议解决方式，如仲裁、诉讼等。3.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极收集、整理相关证据资料，配合合同管理部门做好纠纷处理工作。4.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应将纠纷处理情况书面报告合同管理部门备案。

五、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门应在合同签订、履行、变更、终止等过程中及时收集与合同有关的文件资料，包括合同文本、谈判记录、审批文件、往来信函、补充协议、验收报告、结算凭证等。2.合同承办部门应确保收集的文件资料真实、完整、有效，并按照档案管理要求进行整理和分类。

（二）档案整理1.合同管理部门负责对合同承办部门提交的合同档案进行整理和归档。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行排列，并编制档案目录。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理规定进行存储和备份。

（三）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止合同档案损坏、丢失。3.合同档案保管期限应按照国家档案管理规定和本单位实际情况确定，一般为[X]年。

（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，不得擅自将合同档案带出保管场所。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换合同档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还保管人员，并办理归还手续。

六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，及时发现并纠正存在的问题。2.审计部门应按照审计计划对合同进行审计监督，检查合同的合法性、合规性和效益性。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。

（二）责任追究1.对于违反本制度规定签订、履行合同，给单位造成损失的，应依法追究相关责任人的责任。2.责任追究方式包括批评教育、责令改正、经济赔偿、行政处分等；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.合同承办部