法人证书管理使用制度

法人证书管理使用制度一、总则1.目的为加强法人证书的管理，规范法人证书的使用行为，保障单位合法权益，根据国家有关法律法规及相关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位法人证书的申领、保管、使用、年检、变更、注销等全过程管理。3.管理原则法人证书管理遵循依法依规、专人负责、安全保密、规范使用的原则。

二、管理职责1.证书管理部门及职责指定专门的部门（以下简称"证书管理部门"）负责法人证书的统一管理工作。其主要职责包括：负责法人证书的申领、换领、补领等工作。建立法人证书管理台账，详细记录证书的领取、使用、归还等情况。定期检查法人证书的保管情况，确保证书安全。指导和监督各部门正确使用法人证书。2.使用部门及职责各部门负责在其业务范围内按照规定使用法人证书，并指定专人负责与证书管理部门的对接。其主要职责包括：严格按照规定的用途使用法人证书，不得擅自扩大使用范围。妥善保管法人证书，不得转借、涂改、伪造法人证书。使用完毕后及时将法人证书归还证书管理部门。3.单位负责人职责单位负责人对法人证书的管理使用工作负总责，负责审批法人证书的重要使用事项，确保法人证书的使用符合法律法规及单位利益。

三、法人证书的申领1.申领条件本单位在依法设立并取得相关审批文件后，方可按照规定程序申领法人证书。2.申领材料申领法人证书需提交以下材料：单位设立的批准文件。法定代表人身份证明书。单位章程。其他相关证明材料（根据具体情况要求）。3.申领流程证书管理部门负责收集、整理申领材料，并进行初步审核。将审核通过的材料报送至登记管理机关。按照登记管理机关的要求，办理相关手续，领取法人证书。证书管理部门对领取的法人证书进行登记，并妥善保管。

四、法人证书的保管1.保管方式法人证书应存放在专门的保险柜或文件柜中，实行专人专柜保管。保险柜或文件柜应具备必要的安全防护措施，如防盗、防火、防潮等。2.保管环境要求存放法人证书的环境应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止证书因受潮、霉变、损坏等影响使用。3.保管人员职责保管人员负责法人证书的日常保管工作，严格遵守保密制度，不得擅自将法人证书带出保管场所。如遇特殊情况需要带出，须经单位负责人批准，并办理相关登记手续。保管人员应定期对法人证书进行检查，如发现证书有损坏、遗失等情况，应及时报告证书管理部门，并采取相应措施。

五、法人证书的使用1.使用范围法人证书的使用范围包括：办理本单位的相关业务，如签订合同、开展项目合作、参加招投标等。向有关部门提交法人资格证明材料。法律法规规定的其他需要使用法人证书的情形。2.使用流程使用部门填写《法人证书使用申请表》，详细说明使用事由、使用期限、使用范围等内容，并经部门负责人签字确认。将申请表提交至证书管理部门审核。证书管理部门对申请表进行审核，审核通过后报单位负责人审批。单位负责人审批同意后，证书管理部门按照申请表的要求，将法人证书提供给使用部门，并做好登记记录。使用部门在规定的使用期限内使用法人证书，并确保使用过程符合法律法规及单位规定。使用完毕后，及时将法人证书归还证书管理部门。3.使用要求使用法人证书时，应严格按照批准的使用范围和用途使用，不得擅自更改使用内容。法人证书不得外借、出租给其他单位或个人使用。在使用法人证书过程中，如发现证书存在问题或与实际情况不符，应及时停止使用，并报告证书管理部门。

六、法人证书的年检1.年检要求本单位应按照登记管理机关的要求，按时参加法人证书的年检工作。年检内容包括单位基本情况、业务活动开展情况、财务状况等。2.年检材料准备证书管理部门负责组织各部门准备年检所需材料，包括：年度工作总结。财务审计报告。业务活动相关证明材料。其他需要提交的材料。3.年检流程证书管理部门对年检材料进行初步审核，确保材料齐全、真实、有效。将审核通过的年检材料报送至登记管理机关。按照登记管理机关的要求，配合做好年检工作，如接受实地检查、提供相关说明等。登记管理机关对年检结果进行审查，如年检合格，本单位继续持有法人证书；如年检不合格，应按照登记管理机关的要求进行整改，整改后重新参加年检。

七、法人证书的变更1.变更情形当本单位的名称、法定代表人、住所、宗旨和业务范围、注册资金、经费来源、举办单位等登记事项发生变更时，应及时办理法人证书的变更手续。2.变更程序证书管理部门根据变更事项的相关文件，填写《法人证书变更申请表》，并附上变更的证明材料。将申请表及证明材料报送至登记管理机关。按照登记管理机关的要求，办理相关变更手续，领取新的法人证书。证书管理部门对变更后的法人证书进行登记，并收回原法人证书，做好销毁或存档处理。

八、法人证书的注销1.注销情形本单位出现以下情形之一时，应办理法人证书的注销手续：依法终止。因合并、分立等原因需要注销法人资格。登记管理机关依法决定注销。2.注销程序证书管理部门根据注销的相关文件，填写《法人证书注销申请表》，并附上注销的证明材料。将申请表及证明材料报送至登记管理机关。按照登记管理机关的要求，办理相关注销手续，交回法人证书。证书管理部门对注销情况进行记录，并将相关资料存档。

九、监督检查与责任追究1.监督检查证书管理部门定期对法人证书的管理使用情况进行监督检查，检查内容包括证书的保管情况、使用记录、年检及变更情况等。如发现问题，应及时督促整改。同时，单位内部审计部门也应不定期对法人证书的管理使用情况进行审计监督，确保法人证书的管理使用规范合法。2.责任追究对违反本制度规定，擅自使用、转借、涂改、伪造法人证书，或因保管不善导致法人证书遗失、损坏等情况的部门和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分；造成单位经济损失或其他不良后果的，依法追究相关人员的法律责任。

十、附则1.本制度自发布之日起施行。2.