公司费用管理制度

公司费用管理制度一、总则1.目的为加强公司费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因业务需要与公司发生费用往来的外部单位和个人。3.基本原则预算控制原则：各项费用支出应纳入公司年度预算管理，严格按照预算额度控制支出。真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如实反映经济业务的实际情况。审批合规原则：费用报销需按照规定的审批流程进行，未经审批或审批不全的费用不予报销。效益优先原则：费用支出应注重效益，合理安排资金，优先保障公司核心业务和重点项目的资金需求。

二、费用预算管理1.预算编制各部门应于每年末根据公司年度经营目标和本部门业务计划，编制下一年度的费用预算。费用预算应详细分类列出各项费用的名称、金额、预计发生时间等。预算编制应遵循"自上而下、自下而上、上下结合"的原则，先由公司管理层提出总体预算目标和要求，各部门根据公司目标结合自身业务实际进行初步编制，再由财务部门汇总审核，报公司管理层审批后确定。2.预算执行各部门必须严格按照批准的费用预算执行，不得擅自突破预算额度。如因特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及对其他预算项目的影响，经财务部门审核、公司管理层批准后方可调整。财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。对于预算执行偏差较大的部门，应要求其说明原因并提出改进措施。3.预算考核公司建立预算考核机制，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核指标主要包括预算执行率、费用控制率等。预算执行率=实际发生费用/预算费用×100%费用控制率=（实际发生费用预算费用）/预算费用×100%根据考核结果，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行相应处罚。处罚措施可包括扣减部门绩效奖金、限制费用报销额度等。

三、费用报销流程1.费用申请员工因业务需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等，并按照审批权限提交相关负责人审批。对于涉及采购、出差等需要预先借款的业务，员工应在申请费用时同时提交《借款申请表》，注明借款金额、借款用途、还款计划等，经审批后到财务部门办理借款手续。2.审批流程一般费用审批：金额在[X]元以下的费用报销，由部门负责人审批；金额在[X]元至[X]元之间的费用报销，由部门负责人审核后报分管领导审批；金额在[X]元以上的费用报销，由部门负责人、分管领导审核后报公司总经理审批。重大费用审批：对于重大项目投资、大额资产购置等费用支出，需经公司董事会或股东会审议通过后执行。借款审批：借款审批流程与费用报销审批流程相同，借款金额较大的需经公司总经理特别批准。3.费用报销员工在费用发生后，应及时整理相关原始凭证，并按照公司财务规定粘贴整齐，在《费用申请表》上签字确认后，提交给财务部门审核。财务部门收到报销凭证后，应按照本制度的规定对凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括：发票是否真实有效、发票内容与费用申请是否一致、审批手续是否齐全等。对于不符合要求的报销凭证，财务部门应退回给报销人，并说明原因。经财务部门审核无误的报销凭证，按照审批流程进行最终审批。审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排付款。对于报销金额较大的，可采用银行转账方式支付；对于金额较小的，可采用现金支付。4.报销期限员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，特殊情况需提前向财务部门说明原因并得到批准。对于已借款的业务，员工应在业务结束后的[X]个工作日内办理报销冲账手续，多退少补。逾期未办理的，财务部门将从员工工资中扣除借款本金及相应利息。

四、费用报销标准1.差旅费交通费用飞机票：根据公司业务需要和实际情况，员工可乘坐经济舱出行。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经分管领导批准。火车票：员工应根据工作需要选择合适的车次和座位类型，原则上应选择硬座或硬卧。如需乘坐软卧或高铁一等座及以上等级座位的，需提前经分管领导批准。长途汽车票：根据实际情况选择乘坐长途汽车，票价应合理。市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具发生的费用，按照以下标准报销：[具体标准，如市内出差每人每天不超过[X]元]。凭有效票据实报实销。住宿费用员工出差应根据职级和实际工作需要选择合适的住宿酒店。住宿标准如下：公司高层管理人员：[具体标准，如每晚不超过[X]元]部门经理：[具体标准，如每晚不超过[X]元]普通员工：[具体标准，如每晚不超过[X]元]两人及以上同行出差，原则上应合住标准间。如有特殊情况需要单独住宿的，需提前经分管领导批准。餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照以下标准执行：[具体标准，如每天[X]元]，不再报销出差期间的其他餐饮费用。餐饮补贴包含早餐、午餐和晚餐，如有特殊情况发生的额外餐饮费用，需单独说明原因并经批准后实报实销。2.业务招待费业务招待费应严格按照必要性、合理性原则支出，用于公司与客户、合作伙伴等进行商务洽谈、业务交流等活动。业务招待费报销时应注明招待对象、招待事由、招待时间等信息，并附上相应的招待清单（包括菜品、酒水、饮料等明细）。业务招待费的报销标准如下：招待一般客户或合作伙伴，单次招待费用不超过[X]元；全年累计招待费用不超过[X]元。招待重要客户或合作伙伴，单次招待费用不超过[X]元；全年累计招待费用不超过[X]元。特殊情况需要超出上述标准的，需提前经公司总经理批准。3.办公费办公费主要包括办公用品、办公设备、印刷品、邮寄费等费用。办公用品应按照公司规定的采购流程进行采购，原则上应选择性价比高、质量可靠的产品。办公用品采购应建立台账，记录采购日期、名称、数量、金额等信息。办公设备的购置应根据公司业务需要进行审批，纳入公司固定资产管理。办公设备的维修、保养费用应按照公司相关规定执行。印刷品的印刷应选择正规的印刷厂家，确保印刷质量和成本控制。印刷品的费用报销应提供印刷清单，注明印刷内容、数量、单价等信息。邮寄费应根据实际发生金额凭有效票据报销，邮寄物品应与业务相关，并注明邮寄内容和收件人信息。4.通讯费员工的通讯费用报销标准按照职级分为以下几类：公司高层管理人员：[具体标准，如每月不超过[X]元]部门经理：[具体标准，如每月不超过[X]元]普通员工：[具体标准，如每月不超过[X]元]员工应选择符合公司规定的通讯运营商，并按照公司要求办理相关通讯业务。通讯费用报销应提供正规的发票，发票上的姓名、号码应与员工本人一致。对于采用公司统一通讯套餐的员工，按照公司规定的套餐费用标准报销，不再另行报销其他通讯费用。5.差旅费员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，注明出差地点、出差时间、出差事由等信息，按照审批流程批准后执行。出差期间的交通、住宿、餐饮等费用按照上述差旅费报销标准执行。出差途中因工作需要发生的其他费用，如会议费、培训费、资料费等，应单独注明原因并按照相关规定报销。6.其他费用其他费用包括水电费、物业费、车辆使用费、差旅费等费用，应根据实际发生金额凭有效票据报销。水电费、物业费应按照公司与相关单位签订的合同或协议执行，由公司统一支付的部分，按照分摊原则在各部门之间进行核算。车辆使用费包括车辆购置、维修、保养、加油、保险等费用，应按照公司车辆管理制度执行。车辆费用应建立台账，记录每辆车的使用情况和费用支出。差旅费应按照公司差旅费管理制度执行，严格控制出差次数和天数，确保差旅费支出合理合规。

五、费用报销凭证要求1.发票要求费用报销必须提供真实、合法、有效的发票。发票应加盖发票专用章，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。对于增值税专用发票，报销时应提供发票联和抵扣联，并确保发票信息与报销内容一致。发票上的纳税人识别号应与公司税务登记号一致，否则不予报销。发票如有涂改、挖补、字迹不清等情况，应退回开票单位重新开具，不得作为报销凭证。2.其他凭证要求除发票外，费用报销还可能需要提供其他相关凭证，如收据、合同、协议、审批单等。这些凭证应真实、合法、有效，与费用报销内容相关。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，收据内容应填写完整，包括收款日期、收款金额、收款事由、收款单位名称等信息。合同、协议应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等内容，并由双方签字盖章确认。合同、协议的复印件应与原件核对一致，并注明"与原件核对一致"字样，由核对人签字确认。审批单应按照公司规定的格式和内容填写，注明费用项目、金额、用途、审批意见等信息，并由相关负责人签字批准。

六、费用监督与检查1.财务监督财务部门应加强对费用报销的审核监督，严格按照本制度的规定审核报销凭证的真实性、合法性、完整性。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。财务部门应定期对公司费用支出情况进行分析，及时发现和解决费用管理中存在的问题。如发现费用支出异常或存在违规行为，应及时向公司管理层报告，并采取相应措施进行处理。2.内部审计公司内部审计部门应定期对公司费用管理制度的执行情况进行审计监督，检查费用报销是否符合规定的审批流程和报销标准，费用支出是否真实、合理、有效。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。对于违反公司费用管理制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。3.违规处理对于违反本制度规定的费用报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括：退回违规报销的