礼品管理制度

礼品管理制度一、总则1.目的为了规范公司礼品管理工作，加强礼品使用的计划性和合理性，确保礼品能够准确传达公司意图，维护公司形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构在业务往来、商务活动、员工福利等方面涉及的礼品管理。3.礼品定义本制度所指礼品包括但不限于实物礼品（如电子产品、办公用品、食品、工艺品等）、礼券、礼品卡以及具有纪念意义的物品等。

二、礼品管理职责分工1.采购部门根据礼品需求计划，负责礼品的采购工作，包括寻找供应商、询价、比价、签订采购合同等。确保所采购礼品的质量符合要求，按时交付，并负责与供应商沟通解决礼品质量、交付等方面的问题。2.行政部门制定礼品管理的相关流程和规范，并监督执行。负责礼品的验收、入库、保管、发放等日常管理工作。定期对库存礼品进行盘点，确保账实相符。配合采购部门进行礼品供应商的管理和评估。3.使用部门根据业务需要，提前提出礼品需求计划，明确礼品的种类、数量、用途、预算等信息。负责礼品的具体使用，并对礼品使用效果进行跟踪和反馈。协助行政部门进行礼品的盘点工作。4.财务部门负责礼品费用的预算审核、报销审批等财务管理工作。定期对礼品费用进行统计和分析，为公司决策提供财务数据支持。

三、礼品采购管理1.采购申请使用部门如需采购礼品，应提前填写《礼品采购申请表》，详细说明采购礼品的原因、用途、预计发放时间、礼品类型、数量、预算等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人根据业务实际情况对采购申请进行审核，审核通过后提交至行政部门。2.采购流程行政部门收到经审批的《礼品采购申请表》后，与采购部门沟通协调，确定采购方式（集中采购、分散采购等）。采购部门根据礼品需求，通过多种渠道寻找合适的供应商，进行询价、比价。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。采购部门按照合同要求跟进礼品的生产、运输等环节，确保礼品按时、按质交付。3.采购预算财务部门负责审核礼品采购预算，确保采购费用在公司规定的预算范围内。如因特殊情况需要超出预算采购礼品，使用部门应提前向财务部门提出申请，说明超预算原因及必要性，经财务部门审核、公司领导审批后方可执行。4.采购验收礼品到货后，行政部门会同使用部门按照采购合同及相关标准进行验收。验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等。对于验收合格的礼品，行政部门办理入库手续；对于验收不合格的礼品，行政部门应及时与供应商沟通，要求其更换或处理。

四、礼品库存管理1.入库管理行政部门对验收合格的礼品进行分类、编号、登记，建立礼品库存台账，详细记录礼品的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。礼品应存放在专门的仓库或储物区域，确保存放环境安全、整洁，便于管理和查找。2.保管要求行政部门应定期对库存礼品进行检查，确保礼品的质量不受损，数量准确无误。对于有保质期、有效期或特殊保管要求的礼品，应按照相关规定进行妥善保管，避免过期或损坏。库存礼品应实行分区存放，不同类型、用途的礼品应分开存放，并有明显标识。3.出库管理使用部门如需领用礼品，应填写《礼品领用申请表》，注明礼品名称、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。行政部门根据审批后的《礼品领用申请表》进行礼品发放，并在库存台账上记录礼品的出库时间、领用部门、领用人等信息。礼品发放应遵循先进先出的原则，确保库存礼品的新鲜度和质量。4.盘点管理行政部门应定期（至少每季度一次）对库存礼品进行盘点，编制礼品盘点表，核对账实是否相符。盘点过程中如发现礼品短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。盘点结束后，行政部门应将盘点结果上报公司领导，并根据盘点情况对库存管理工作进行总结和改进。

五、礼品使用管理1.使用范围礼品主要用于以下方面：业务往来：如拜访客户、供应商年会、商务宴请等场合赠送的礼品，以维护良好的合作关系。员工福利：如节日福利、生日福利、优秀员工奖励等，增强员工的归属感和忠诚度。市场推广：如参加展会、举办促销活动等，作为吸引客户、提升品牌知名度的手段。其他特殊场合：如公司庆典、开业典礼、慰问活动等。2.使用原则合理性原则：礼品的选择和使用应根据具体场合和对象的特点，遵循适度、得体的原则，避免过度浪费或不当赠送。针对性原则：礼品应与受赠对象的身份、兴趣、需求等相匹配，能够体现公司的诚意和关怀，增强礼品的效果。合规性原则：礼品的使用应符合国家法律法规和公司内部规定，不得用于不正当目的或违反廉洁纪律。3.使用审批使用部门在使用礼品前，应填写《礼品使用申请表》，详细说明礼品使用的场合、对象、数量、预计费用等信息，并提交部门负责人审批。对于涉及重要客户或较大金额的礼品使用申请，需经公司领导审批后方可执行。4.使用记录使用部门应建立礼品使用台账，记录礼品的使用情况，包括使用时间、场合、对象、礼品名称、规格、数量等信息。行政部门定期对礼品使用记录进行检查和统计分析，以便及时掌握礼品使用情况，为礼品管理决策提供依据。

六、礼品费用管理1.预算编制财务部门会同行政部门、使用部门根据公司年度业务计划和实际需求，编制年度礼品费用预算。礼品费用预算应明确各项礼品支出的明细和金额，并纳入公司年度预算管理体系。在预算执行过程中，如因业务发展需要调整礼品费用预算，使用部门应提前向财务部门提出申请，说明调整原因及调整金额，经财务部门审核、公司领导审批后进行预算调整。2.费用报销礼品采购及使用过程中发生的费用，由使用部门按照公司财务报销制度进行报销。报销时应提供合法有效的发票、采购合同、验收报告、领用申请表等相关凭证。财务部门对礼品费用报销进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出是否符合预算和相关规定。对于不符合要求的报销申请，财务部门有权拒绝报销。3.财务核算财务部门按照会计准则对礼品费用进行准确核算，将礼品费用计入相应的会计科目。定期对礼品费用进行统计和分析，与预算进行对比，及时发现费用控制中存在的问题，并提出改进措施。

七、礼品监督与审计1.内部监督行政部门负责对礼品管理工作进行日常监督，确保礼品采购、库存、使用等环节符合本制度规定。公司内部审计部门定期对礼品管理情况进行审计，检查礼品管理制度的执行情况、礼品费用的使用合理性、礼品采购及使用的合规性等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.供应商监督采购部门负责对礼品供应商进行监督管理，定期评估供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面的表现。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施；如供应商违约行为严重，应考虑终止合作关系。3.廉洁纪律监督公司全体员工应严格遵守廉洁纪律，在礼品使用过程中不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商或受赠对象的不正当利益。公司设立举报