档案管理制度38247

档案管理制度38247一、总则1.目的本档案管理制度旨在建立健全公司档案管理体系，规范档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为公司各项工作提供有效的信息支持和历史凭证。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。3.职责分工综合管理部为公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作，集中保管公司重要档案，并提供档案查阅、借阅等服务。各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，指定专人作为兼职档案员，定期将整理好的档案移交综合管理部。公司员工应积极配合档案管理工作，及时将工作中形成的各类文件材料交至本部门兼职档案员。

二、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，包括营业执照、公司章程、批复文件等。公司各项会议记录、纪要、决议等。公司内部管理制度、规定、办法等。公司与外部签订的合同、协议、意向书等。公司生产、经营、管理活动中形成的各类报表、统计数据、分析报告等。公司员工的人事档案、培训记录、考核材料等。公司固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告、使用说明书等。公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司产品研发、技术创新过程中形成的技术文件、图纸、专利等。公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等相关材料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确档案收集的责任人，确保各类文件材料及时、完整地收集。兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清查，发现有遗漏或缺失的，及时补充收集。对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并妥善保管。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持其有机整体性。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。便于保管和利用。4.整理方法按照档案的门类、年度、保管期限等进行分类。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性。将文件材料按照排列顺序依次装订，装订应牢固、整齐。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。

三、档案的保管1.保管场所综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括公司设立、变更、注销的重要文件，公司年度财务报告，公司重大合同、协议等。长期保管的档案期限为15年至50年，包括公司一般性的合同、协议，公司员工的人事档案等。短期保管的档案期限为5年以下，包括公司一般性的文件、报表等。3.档案上架档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限的档案应分开存放。4.档案清点与检查综合管理部应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、完整。同时，应检查档案的保管状况，发现问题及时处理，如对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复等。

四、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。严格按照规定的程序和权限办理档案查阅、借阅手续。2.查阅手续公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部档案管理人员办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。3.借阅手续因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、综合管理部负责人和公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏或丢失的，应追究借阅人员的责任。4.档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人、综合管理部负责人和公司分管领导签字批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖"复制件"印章，并注明复制日期、复制人等信息。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作综合管理部应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。2.销毁程序经鉴定小组鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经综合管理部负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，《档案销毁清册》应永久保存。

六、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。建立公司档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。2.档案数字化对重要的档案进行数字化处理，扫描成电子文件，建立电子档案数据库。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.信息系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，方便用户快速查找和利用档案信息。系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。

七、监督与考核1.监督检查综合管理部负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.考核评价将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的