酒店例会管理制度

酒店例会管理制度一、总则1.目的为了加强酒店内部沟通与协调，提高工作效率，确保酒店各项工作顺利进行，特制定本例会管理制度。通过例会，及时传达酒店决策，总结工作经验，发现问题并解决问题，促进各部门之间的协作与配合，提升酒店整体运营水平。2.适用范围本制度适用于酒店各部门，包括但不限于前厅部、客房部、餐饮部、财务部、人力资源部、工程部、保安部等。3.例会种类及召开频率总经理办公例会：每周[X]举行一次，由总经理主持，各部门负责人及相关管理人员参加。部门周例会：各部门每周[X]召开一次，由部门经理主持，部门全体员工参加。专项工作会议：根据工作需要不定期召开，针对特定的工作任务或问题进行讨论和决策，由相关部门负责人或指定人员主持，涉及的相关人员参加。

二、例会组织与安排

总经理办公例会1.会议时间：每周[X][具体时间]2.会议地点：酒店[会议室名称]3.参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人及其他指定参会人员4.会议组织行政部负责会议的通知、场地安排、会议记录以及会议纪要的整理和发布。会议通知应提前[X]天发送至参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程等。会议开始前，行政部应确保会议室设备正常运行，准备好会议所需的文件、资料、文具等。5.会议议程各部门负责人汇报上周工作进展、本周工作计划以及需要协调解决的问题。汇报应简洁明了，重点突出，时间控制在[X]分钟以内。总经理对各部门工作进行点评，提出工作要求和指导意见。讨论酒店重大事项，如经营策略调整、重要客户接待、项目推进等，形成决策意见并明确责任人和时间节点。其他需要在总经理办公例会上讨论的事项。

部门周例会1.会议时间：各部门自行确定每周[X]的[具体时间]，确保会议时间相对固定，避免与其他重要工作冲突。2.会议地点：各部门办公室或酒店内指定的会议室3.参会人员：部门全体员工4.会议组织部门文员负责会议的通知、记录以及会议纪要的整理和留存。会议通知应提前[X]天发送至部门员工，可通过酒店内部通讯软件或张贴通知等方式进行。会议开始前，部门文员应准备好会议所需的办公用品，并确保会议室环境整洁。5.会议议程部门经理总结上周部门工作完成情况，包括工作业绩、存在的问题及改进措施。传达酒店上周例会精神和重要工作部署，明确部门本周工作重点和目标任务。各岗位员工汇报本岗位工作进展、遇到的问题以及需要协调的事项。部门经理对本周工作进行具体安排，分配工作任务，明确责任人和完成时间。组织员工进行业务培训、案例分享或工作经验交流，提升员工业务能力和综合素质。其他需要在部门周例会上讨论的事项。

专项工作会议1.会议时间：根据专项工作的紧急程度和需要确定，一般应提前[X]天通知参会人员。2.会议地点：根据专项工作涉及的部门和内容，选择合适的会议室或办公地点。3.参会人员：根据专项工作的性质和需要，由相关部门负责人或指定人员确定参会人员名单，确保参会人员具备解决问题的专业知识和决策权力。4.会议组织专项工作负责人负责会议的组织和协调，包括通知参会人员、准备会议资料、安排会议场地等。会议通知应详细说明会议主题、时间、地点、议程以及需要参会人员提前准备的资料或文件。会议开始前，专项工作负责人应确保会议资料齐全，设备正常运行，为会议的顺利进行做好充分准备。5.会议议程专项工作负责人介绍专项工作的背景、目标、任务和进展情况，分析存在的问题及原因。参会人员围绕专项工作进行深入讨论，提出解决方案和建议，明确工作重点和难点。对讨论结果进行梳理和总结，形成共识，确定专项工作的下一步行动计划，明确责任人和时间节点。其他与专项工作相关的事项讨论。

三、会议要求1.参会人员要求所有参会人员应提前安排好工作，准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适的人员代为参会。参会人员应认真准备会议相关资料，提前梳理本部门或本岗位的工作情况，在会上积极发言，分享经验，提出问题和建议，不得敷衍了事或推诿责任。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场，如有紧急事务需要处理，应向会议主持人请假后离开。尊重他人发言，认真倾听，不得打断他人讲话或在会场内交头接耳、大声喧哗，保持良好的会议秩序。2.会议主持要求会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，明确会议目的和重点，合理掌控会议时间和节奏。引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，确保会议讨论有序进行，避免偏离主题或出现混乱局面。对参会人员提出的问题和建议进行及时回应和解答，对于重要问题或争议较大的事项，应组织参会人员进行深入讨论，充分听取各方意见，形成合理的决策或解决方案。会议结束时，主持人应对会议内容进行总结，明确会议达成的共识和下一步工作安排，确保参会人员清楚了解会议要求和任务。

四、会议记录与纪要1.会议记录行政部负责总经理办公例会的会议记录，部门文员负责本部门周例会和专项工作会议的记录。会议记录应准确、完整地记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等信息，尽量采用原话记录，确保记录的真实性和客观性。会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录过程中应注意字迹清晰、排版整齐，便于日后查阅和整理。2.会议纪要总经理办公例会的会议纪要由行政部负责整理，经总经理审核后发布至酒店各部门。部门周例会和专项工作会议的会议纪要由各部门自行整理留存，并根据需要报送相关领导或部门。会议纪要应突出会议重点，简明扼要地记录会议讨论的主要内容、决策事项、责任人和时间节点等关键信息，避免冗长和繁琐。会议纪要的语言应简洁明了、逻辑清晰，采用规范的格式和字体，确保内容易于理解和传达。会议纪要发布后，相关责任部门和人员应认真落实会议确定的工作任务，按照时间节点完成工作，并及时向会议主持人反馈工作进展情况。

五、会议跟进与反馈1.工作任务跟进各部门应根据会议确定的工作任务和责任分工，制定详细的工作计划和时间表，明确工作步骤和责任人，确保工作任务得到有效落实。部门负责人应定期检查本部门员工的工作进展情况，及时发现问题并协调解决，对于工作中遇到的困难和问题，应及时向上级领导汇报，寻求支持和帮助。行政部负责对总经理办公例会确定的重点工作任务进行跟踪和督办，定期收集各部门的工作进展情况，向总经理汇报工作任务的落实情况，并对未按时完成任务的部门进行督促和问责。2.问题反馈与解决在工作过程中，如发现会议决策事项在执行过程中存在问题或需要调整，相关部门或人员应及时向会议主持人反馈，说明问题的具体情况和影响，并提出合理的解决方案或建议。会议主持人应及时组织相关人员对反馈的问题进行研究和讨论，根据实际情况对原决策进行调整或完善，确保工作能够顺利推进。对于涉及多个部门的问题，相关部门应加强沟通与协作，共同协商解决问题的办法，避免出现推诿扯皮现象。3.工作效果评估定期对会议确定的工作任务完成情况进行评估，检查工作是否达到预期目标，评估工作效果和质量。工作效果评估可采用定量和定性相结合的方式，通过数据分析、客户反馈、员工自评和上级评价等多种途径收集评估信息，客观公正地评价工作成果。根据工作效果评估结果，总结经验教训，对工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力或未完成任务的部门和个人进行批评和问责，同时提出改进措施和建议，