征服2025年的尾端支出：成功的新AI工具和策略

征服尾部支出在2025年新型人工智能驱动工具及成功策略2025年2月从混乱到控制：费用管理此文件已授权给GEP。内容简介尾部支出管理的重要性07现代采购设计原则有效尾支管理09通过技术解锁尾品管理中的价值。15关键因素，成功实施尾端支出计划。16 结论引言采购已经从是一种被动的响应式活动，转变为一种积极的战略活动。将单纯的成本中心转变为推动显著价值的战略职能。尽管组织传统上专注于与战略供应商管理支出，但它们通常忽略了尾部支出——通常是由无采购专业知识的员工进行的低价值、高量交易。然而，有效管理尾部支出为businesses提供了利用的机会，以优化成本和提升运营效率。

在本报告中，我们探讨了持续的在管理尾端支出方面的挑战，并识别创新策略和技术干预措施，以帮助组织释放未开发的价值。通过解决当前差距并利用新兴解决方案，组织可以推动成本节约、提高合规性并增加运营效率。历史上，采购团队专注于战略支出，这代表了整体采购的大部分份额，但只占交易的一小部分。在当今的挑战性环境中商业环境，特征为供应链中断、通货膨胀和持续的经济不确定性，成本优化已成为首要任务。组织正在重新思考其对尾端支出管理的策略，意识到更好地管理这一分散的支出可以释放大量节省，降低风险并提高合规性。

该报告将回答关于尾部支出管理的核心问题，包括：或挑战？优化尾端支出管理？如何利用先进的人工智能和分析转变尾部支出管理？管理推动价值？尾随支出管理的重要性尽管尾端支出管理经常在采购领域被讨论，但它很少被付诸实践。总量的80%以上。主要是由低价值、一次性或频繁性较低的采购组成，这些采购分散在广泛的供应商之间。尾支出的定义因组织而异。图1展示了采购支出的典型细分。展示1：理解采购支出来源：EverestGroup(2025)隐藏的尾巴战略花费隐藏的尾巴战略花费战术花费尾部负责人尾巴中部尾部中的尾部支出支出尾端可以分为四个部分：隐藏的尾端、尾端的头部、尾端的中间以及尾端的尾部。隐藏的尾端支出来自现有供应商外的谈判合同之外的采购。通常，员工在不知情的情况下进行这些非合同采购，不了解预先设定的定价。尾端的头部指的是支出尾端的较高价值部分，包括虽然被归类为支出尾端但代表相对较高价值的采购。尾端的中间部分涉及众多现货购买，通常每年导致数千笔交易，从而导致显著的不必要的成本。尾部包括低价值、高交易量的采购，这些采购的谈判空间极小或没有。处理这些采购，造成了以下几项组织挑战，包括：□不合规：存在相关策略，它们通常也存储在共享驱动器中。在预期用户在购买前会咨询它们的情形下。因此，用户通常会绕过流程，与非首选供应商进行交易，从而导致普遍的不遵守规定价值侵蚀：隔离的采购实践导致类似产品类别使用多个供应商，从而碎片化需求。，进一步侵蚀价值并浪费资源。糟糕的数据质量和可见性：尾端支出采购通过各种手动和数字媒介在多个系统中进行。整合企业资源规划（ERP）平台、采购到支付（S2P）数据孤岛，限制了尾端支出的可见性，并导致分类不准确。低内部利益相关者满意度：有限的技术支持帮助用户完成购买流程，加上复杂的政对生产力产生负面影响。除了这些挑战，管理直接的尾端支出增加了额外的复杂性。直接的尾端采购必须满足与直接的策略性采购相同的严格标准，需要制造、库存和质量保证团队之间的协作。供应商必须经历严格的资格认证流程，包括质量认证并且政策遵守，并且订单必须与供应商的生产能力相匹配。一旦选定，供应商必须集成到ERP系统中，需要为长尾项目设置项目主记录和采购记录。这些额外的复杂性导致直接尾端支出被管理与直接战略支出类似，这使得制造地点的员工在采购上花费大量时间，从而将他们从核心运营责任中拉离。展示2总结了管理尾部支出的挑战，包括额外的直接尾部支出复杂性。展示2：来源：EverestGroup(2025)管理尾端支出所面临的挑战

无效输入需要翻译的英文文本。缺乏适当的知识管理，工作流程中没有嵌入式合规性。价值侵蚀孤立的采购限制性的价格谈判数据质量差和可见性不足不同的采购系统系统集成挑战数据孤岛低内部利益相关者满意度繁琐的合规流程，依赖共享驱动器访问政策。直接尾端支出中的额外复杂性

严格的准则直接战略采购标准复杂的订单分配基于供应商生产能力的订单分配严格的资格要求供应商必须满足质量认证要求严格的资格审核流程主要是由于税收、海关和关税造成的。尽管尾端支出管理复杂且具有挑战性，但有效管理的组织可以实现显著的好处，例如成本节约： 通过在组织中整合需求并与各相关方协商优选供应商，公司可以获取更优惠的折扣。增加流动资金： 谈判结果实现标准化和扩付款条款有助于释放营运资金。提高生产力：缩短周期时间： 标准化的政策，更快的审批，以及简化支付减少交易时间全职等效力每单位产出增加： 利用正确的采购渠并且技术使员工能够专注于战略任务□提高数据质量和报告：实施正确的渠道和技术可以增强对支出的可见性和控制力。风险降低： 巩固供应商基础和消除不合供应商减轻了财务、声誉和法律风险。现代采购设计原则，以实现有效的尾端支出管理。许多组织已经推出了应对尾端支出挑战的举措，例如制定明确政策，提供多种购买渠道，如采购卡和目录，并创建购买台面以提供用户多种选择。尽管这些努力……提供有效的尾端支出管理坚实基础，他们往往不够。企业用户常常由于咨询政策的不便而忘记或绕过政策。在每次购买前审查他们，导致违规采购。在许多情况下，情况的紧迫性和对正确购买渠道的不明确导致购买者使用不适当的渠道，进一步损害了数据可见性。为了解决这些差距，领先的机构正在采用基于传统方法并利用创新设计原则的现代尾端支出管理策略，以简化流程、提高合规性和推动成本效率。一些常见的现代干预措施包括：将合规性嵌入工作流程：组织将政策内嵌并整合合规性到工作流程的每一步，在需要时重新设计流程。例如，他们为超过设定阈值的采购建立审批工作流程，并为各种类别维护一个首选的合规供应商名单。通过利用生成式人工智能和智能虚拟助手VAs），企业可以引导用户做出合规的采购决策。分析支出：这使得他们能够根据频率、采购复杂性和业务关键性等因素对支出进行分析。利用适当的购买渠道：现货购买和P卡都做得很好。适用于办公用品、零食、食品和IT周边消费品的消费产品。目录对于维护、修理和运营（MRO）则是获取专业服务，如咨询、法律和合规服务的理想选择。验的现代采购渠道。最常采用的两种现代采购渠道是B2B市场和B2B支出聚合模型，它们提供了对尾端支出的更多灵活性和控制力。B2B市场平台B2B电商平台是一种旨在通过为商业用户提供类似亚马逊的体验来简化采购的电子商务观的搜索、选择和订购功能，用户可以轻松地浏览平台。B2B电商平台管理整个采购过理并实现数据传输。此外，它们通过执行通过预先建立的合同来确保合规性。花费聚合模型一个支出聚合器将采购活动集中在一个被称为聚合器的单个供应商处，该聚合器负责管理多个供应商的整个采购流程，并作为企业买家的单一联络点，如图3所示。展示3：支出聚合模型来源：EverestGroup(2025)买方明确要求支付处理

聚合器

识别选择

选择选择选择选择选择选择N订单 类别1安置 类别2通过采用此模式，企业可以将管理庞大的供应商基础和交易处理的任务转交给集成商，使用户能够专注于核心运营。组织还可以从成本节约中获益，因为集成商通过利用规模经济和跨多个企业的需求聚合与供应商协商更有利的条款。通过解锁价值技术在尾部支出管理中的应用简化采购操作、提高数据可见性和提供价值方面发挥着至关重要的作用。ERP和S2P平细合规检查。由于这些限制，企业用户通常会求助于离线方法或替代软件解决方案来采购尾端商品。管理数千笔涉及多个业务单元、地区和供应商的交易变得耗时且劳动密集，涉及多个人工环节。这降低了效率，并导致用户体验不佳。认识到ERP/S2P平台在处理尾端支出交易中的局限性，领先的组织正在越来越多地采用先进的解决方案。如展示4，以及利用技术和新兴解决方案更好地处理尾端支出。图4：有效尾端支出管理的技术干预措施来源：EverestGroup(2025)创新方案自主采购 B2B市场平台 基于生成式AI的智能虚拟助手数字杠杆高级分析 传统人工智能/机器学习 生成式人工智能数据供应商数据

消费数据

合约元数据遗留解决方案源至合同（S2C） 费用分析 电子采购 合同生命周期管理（Co采购到支付（P2P） 电子采购 发票自动化 支付核心的S2C和P2P解决方案，ERP/S2P套件。核心的S2C和P2P解决方案，ERP/S2P套件。这些创新补充了现有的企业采购数字化生态系统，并解决了具体差距，使企业能够更有效地管理尾端支出。数据管理在尾端支出管理中，最大的挑战之一是缺乏透明度，因为这些采购通常分散在各个部门和系统中，从而复杂了数据整合。实施一个健全的数据管理系统和策略对于有效的尾端支出管理至关重要。数字化手动采购并使用适当的购买渠道确保采购数据的准确性捕获。通过有效地整合系统，组织可以从不同的平台包括ERP和S2P/P2P系统中整合所有采购信息。协调数据和实施稳健的治理确保高质量数据，解决不一致性的根本原因，并提高可用性。维护良好、高质量的数据允许组织利用先进分析、人工智能和机器学习等新兴技术，提供更深入的见解，并在整个组织中推动优化。企业高级分析高级分析可以通过分析大量的尾部支出数据，并提供关于各种组件（例如）的见解，从而显著提升尾部支出管理。供应商、类别、支出性质、贡献支出的业务单元以及合规违规。此分析使组织能够对分散的供应商进行分类和管理，从而改进供应商管理和对采购活动的可见性。通过促进系统间数据流畅流动，组织可以更深入地了解支出模式和趋势。这有助于揭示通过价格比较、谈判和供应商整合来整合和优化成本的机会。此外，分析支出可以揭示潜在的采购风险，如不合规的供应商、欺诈交易和其他差异，使采购职能能够更有效地降低风险。利用这些分析能力推动数据驱动的决策制定，从而实现成本节省和更高的运营效率。传统人工智能/机器学习传统的人工智能/机器学习技术通过提供对支出模式的更深入洞察、增强决策能力和改进预测，为尾端支出管理带来更多价值。AI/ML模型分析历史支出数据以预测未来的预算需求，使决策者能够优先考虑关键支出项目，而不是将资源分散到所有支出中。此外，供应商推荐引擎利用历史数据和合同信息，根据预定义的标准，如质量、交货时间表、付款条款和财务收益，来建议最佳供应商。这简化了供应商选择流程。在选聘过程的同时降低风险。机器学习算法还可以识别出瓶颈。采购工作流程，提供针对性的改进见解。多模态人工智能可以分析采购交易、合同和请求，以检测异常情况，如支出异常波动或合同差异。通过利用这些技术，组织可以提升规划能力、优化供应商管理、简化工作流程以及降低风险，最终改善尾支管理。生成式人工智能生成式AI通过各种用例为增强尾端支出管理提供新的机会，包括自动化文档创建、虚拟协助和决策支持。它能够生成支出报告、定制仪表板和针对不同利益相关者的绩效更新，报告关键指标。此外，生成式AI通过生成用于发送订单、谈判条款和价格、请求状态更新等内容，帮助商业用户与供应商沟通，确保及时且一致地与供应商互动。它还创建了定制的培训材料和操作手册，提高了利益相关者在管理尾端开支方面的理解和生产力。此外，生成式AI可以分析模式和趋势，以建议策略调整，并识别替代供应商，并推荐节省成本的措施，赋予采购部门权力。团队做出更明智的决策并推动更大的商业价值。展示5展示了如何利用新兴技术进行尾端支出管理，从而推动成本降低、合规性改善和流程效率提升的结果。生成式AI赋予商务用户提升供应商沟通、开发定制，从而在尾支管理方面推动显著的改进。展示5：利用数字杠杆驱动结果来源：EverestGroup(2025)

[NOTEXHAUSTIVE]利用的技术： 高级分析 传统人工智能/机器学生成式人工智能结果 技术应用案例以驱动结果成本 揭示隐藏的减少 保存机会合规性并且风险管理监控尾部组织政策和程序合规性并且风险管理监控尾部组织政策和程序合理化供应基于识别和确保参与与合规的供应商利用生成式AI来协助监控内部识别潜在风险流程 简化采购流程效率 通过数字化进行的运流程和减少增强用户体验使用人工智能进行分析用户行为和增强用户体验使用人工智能进行分析用户行为和个性化购买建议利用生成式基于AI的交互式用户意识到的采购政策供应商沟通摆置与谈判

优化供应商选择与协助协商更优的条款和条件。通过优化工作流程识别瓶颈并建议过程改善

通过检测来预防泄漏模式指示欺诈活动，此类作为重复发票引导式购买解决方案通过协助用户进行购买过程 此外，一流的组织正在采用创新解决方案，如由生成式人工智能驱动的智能虚拟助手（IVAs）和自主采购工具。这些解决方案通过自动化流程并在整个采购过程中协助用户，补充了现有的采购技术。基于生成式AI的智能虚拟助手由生成式AI驱动的IVAs提供了简化并支持采购过程复杂性的对话功能。它们让用户随时了解最新的政策和程序，从而消除了搜索共享驱动器的需求。凭借直观的界面，IVAs引导用户选择首选供应商和现有合同，从而最大限度地减少超出合同支出的费用。此外，IVA通过管理围绕订单确认、交货更新和付款的对话来简化供应商沟通。它们还收集用户对供应商表现的反馈，帮助采购团队理性化并整合供应商基地。IVA的分析功能会将异常或不合规购买警告告知采购经理和用户，使其能够迅速采取纠正措施，如改道至正确的采购渠道或联系首选供应商。此外，IVAs通过提供实时支出更新并标记任何预算偏差，有助于成本预算和控制，从而确保更有效的财务管理。自主采购企业用户通常缺乏识别和选择大量小额支出交易最佳供应商所必需的采购专业知识和时间，这增加了与次优供应商合作的风险。这可能导致合规问题、过度支付以及组织资源的浪费。AI驱动的采购解决方案通过帮助组织持续与最佳匹配的供应商合作，提供了一种变革性的方法。顶级供应商解决方案作为全面工具，赋予组织权力。户能够专注于战略任务，从而提高生产力。展示6说明了利用自主采购工具如何有助于提升尾部支出管理。展示6：自主采购工具在尾端支出管理中的作用来源：EverestGroup(2025)需求分组识别并捆绑类似类型的请求

供应商建议根据数据分析与算法推荐潜在供应商。

无缝过渡在完成购买后，允许用户平稳过渡到P2P/CLM工具供应商沟通 供应商活动监控 自主谈判建立适当的沟通渠道；在供应商门户上提供一个直观的仪表盘。

促进多轮竞价，提供对供应商行为的宝贵见解。

完全自动化机器人之间的谈判以及机器人与人类之间的谈判。根据EverestGroup的调查，61%采购尾端支出。 1关键因素，成功实施尾端支出计划。大量选项通过组织变革和技术来增强尾支管理可以为组织创造选择困境。在面对众多选择时，组织必须投入大量努力以确定最合适的解决方案。更广泛的企业目标与精心设计的采用计划。此过程需要相关职能领域的利益相关者的输入和协调。任何失误在规划和实施所选方案的过程中，可能会增加尾随支出项目未能实现预期效益的风险。明确界定范围、在各团队如采购、法律和IT之间建立明确的角色和责任、简化流程以及缩短审批流程对于尾端支出项目的成功至关重要。与相邻职能如财务和IT的协调与合作有利于采购特定工具的顺利实施和整合。此外，实施有针对性的变更管理和用户参与策略，有助于增强用户采用度，帮助组织实现项目的全部潜力并持续其带来的益处。图7展示了领先组织为确保尾端支出管理成功所采取的措施。通过自主采购工具优化采购操作 展示7：成功实施尾端支出管理计划来源：EverestGroup(2025)支出分类明确界定支出类别以及尾端内外的采购支出分类花费的范畴政策与流程合规政策与流程合规定期审查尾支票政策并简化流程，例如为低风险和低支出的类别获取例外，将提案邀请（RFP）减少为报价请求（RFQ），以及用三价竞标和购买或电子拍卖替换漫长的谈判。将政策作为流程和工作流程的一部分，以推动合规性。购买渠道策略采用多种购买渠道，如市场平台和支出聚合器模型。根据支出性质的不同，优化使用不同的购买渠道。数字成熟度采用新兴技术和解决方案以确保完全数字化的采购流程，有助于数据管理和透明度。合作设计与实施涉及IT、法律、财务和其他相关利益相关者的尾端支出管理策略。与利益相关者定期协作和沟通，以处理日常运营事务。结论\尾支管理因其碎片化和分散化决策的特性，一直对组织构成挑战，此时具有不同优先级业务用户往往会导致次优结果。尽管不断努力优化尾支管理，但对这些产品和服务立即的商业需求常常超过长期优化的目标。然而，现代组织策略和新兴技术为转型尾端支出管理提供了重大机遇，带来了超越【原文】的利益。成本节约，例如流程改进、合规性提升和用户体验增强。经验。采购技术的快速进步，包括对等软件（P2P）和最佳解决方案（如CLM、SRM、采购和支出分析），以及如自主采购和采购编排等创新解决方案，解决了许多尾随支出挑战并提升了运营效率。这些解决方案提供了一系列选项，以增强和补充现有的采购系统。随着技术的持续发展，组织将会有获取更先进工具以有效管理其尾支费用。为了充分利用这些创新，组织必须审慎选择和整合基于其成熟水平和运营准备情况的解决方案。通过采用针对其特定需求量身定制的技术组合，组织可以最大化其尾支费用管理工作的价值并实现预期目标。EverestGroup是一家领先的调研公司，协助商业领袖做出自信的决定。我们引导客户应对当今市场的挑战，通过针对其独特情况的情境化问题解决方法，强化他们的策略。这推动最大化的运营和财务表现以及变革性的体验。我们深厚的专业知识和不懈的研究，聚焦于技术、业务流程和工程，透过人才、可持续性等视角。并且采购提供精确且面向行动的指导。更多详情和深入内容请查阅.这项研究的部分资金来源如下。GEP关于EverestGroup息，请联系：+1-214-451-3000info@关于此主题的更多信息，请联系作者：ShirleyHung，合伙人shirley.hung@everestgrp.com阿米尔·汗，实践总监amir.khan@everestgrp.comPrateekSingh，实践总监prateek.singh@everestgrp.com曼恩·辛哈尔，高级分析师manan.singhal@everestgrp.comAnirudhNKopparam，分析师anirudh.kopparam@everestgrp