企业员工差旅费用报销协议

企业员工差旅费用报销协议第一章费用报销范围和标准1.1报销范围1.1.1本协议所称差旅费用，包括但不限于员工因公出差、培训、考察等所产生的住宿费、交通费、餐饮费、通讯费、市内交通费、停车费、培训费、考察费等。1.1.2以下费用不在此报销范围内：a)未经批准的个人旅游、探亲访友等非公务活动产生的费用；b)报销标准之外的额外消费；c)与公务无关的个人费用；d)已由其他途径报销的费用。1.2报销标准1.2.1住宿费：按照公司规定的住宿标准执行，具体标准根据出差地点、住宿级别等确定。1.2.2交通费：根据出差地与公司所在地的距离和公共交通工具的费用标准报销，具体标准见附件一。1.2.3餐饮费：按照公司规定的餐费标准执行，具体标准根据出差天数和实际餐费确定。1.2.4通讯费：按照公司规定的通讯费标准报销，具体标准见附件二。1.2.5市内交通费：根据实际产生的交通费用报销，具体标准见附件三。1.2.6停车费：根据实际产生的停车费用报销，具体标准见附件四。1.2.7培训费：按照公司规定的培训费标准执行，具体标准根据培训类型和时长确定。1.2.8考察费：按照公司规定的考察费标准执行，具体标准根据考察类型和行程确定。第二章报销程序2.1出差前2.1.1员工出差前应向相关部门提出申请，并填写《差旅费用报销单》（以下简称《报销单》）。2.1.2部门负责人应审核出差申请的合理性，批准后签字同意。2.1.3员工应将《报销单》和相关票据准备好，以备报销之用。2.2出差中2.2.1员工在出差过程中应按照公司规定节约费用，不得超出报销标准。2.2.2员工应妥善保管好所有费用票据，不得遗失。2.3报销2.3.1员工出差结束后应及时提交《报销单》和相关票据。2.3.2财务部门应审核《报销单》及相关票据，无误后予以报销。第三章费用结算3.1报销时间3.1.1员工提交的《报销单》应在出差结束后的10个工作日内提交。3.1.2财务部门应在收到《报销单》后的5个工作日内完成报销工作。3.2报销方式3.2.1报销采用现金或银行转账的方式进行。3.2.2具体报销方式由员工选择，并在《报销单》上注明。第四章费用控制与监督4.1费用控制4.1.1公司将对差旅费用进行严格控制和监督，保证合理、合规。4.1.2员工应自觉遵守费用控制规定，不得违反报销标准。4.2监督4.2.1公司将设立专门监督部门，对差旅费用报销情况进行定期和不定期的监督检查。4.2.2发觉违规行为，将按规定进行处罚。第五章附则5.1本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为三年。5.2本协议的未尽事宜，由甲乙双方另行协商解决。5.3本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（单位）：____________乙方（员工）：____________合同编号：____________________签订日期：____________________附件一：交通费标准附件二：通讯费标准附件三：市内交通费标准附件四：停车费标准第六章费用报销审批流程6.1报销单填写要求6.1.1员工应按照规定的格式填写《报销单》，保证信息完整、准确。6.1.2《报销单》应包括出差时间、地点、目的、住宿信息、交通信息、费用明细、审批人签字等。6.2审批流程6.2.1初审：部门负责人对《报销单》进行初审，保证出差事由、费用报销的合理性和合规性。6.2.2复审：财务部门对初审通过的《报销单》进行复审，核实费用票据的真实性和报销金额的准确性。6.2.3核批：公司领导或指定负责人对复审通过的《报销单》进行最终批复。6.3审批时限6.3.1初审时限：部门负责人应在收到《报销单》后的3个工作日内完成初审。6.3.2复审时限：财务部门应在收到初审通过的《报销单》后的2个工作日内完成复审。6.3.3核批时限：公司领导或指定负责人应在收到复审通过的《报销单》后的1个工作日内完成核批。第七章费用报销档案管理7.1档案建立7.1.1财务部门应根据《报销单》和相关票据建立差旅费用报销档案。7.1.2档案应包括报销单、费用票据、审批记录等。7.2档案保管7.2.1档案保管期限为五年。7.2.2档案应按照规定的分类和编号方式进行保管，保证安全、完整。7.3档案查询7.3.1员工或相关部门因工作需要查询档案时，应填写《档案查询申请表》。7.3.2财务部门应在收到申请后的1个工作日内提供查询服务。第八章费用报销信息查询8.1查询途径8.1.1员工可通过公司内部网络平台查询个人差旅费用报销信息。8.1.2员工也可向财务部门提出查询请求，财务部门应在收到请求后的1个工作日内提供查询服务。8.2查询内容8.2.1查询内容包括报销日期、报销金额、报销明细等。8.2.2查询结果应以电子或纸质形式提供。第九章费用报销监督与审计9.1监督机构9.1.1公司设立审计部门，负责对差旅费用报销进行监督和审计。9.1.2审计部门可对报销过程进行随机抽查。9.2审计内容9.2.1审计内容包括报销的真实性、合理性、合规性等。9.2.2审计部门有权要求相关员工提供相关证明材料。9.3审计结果9.3.1审计部门应根据审计结果提出整改建议。9.3.2相关部门应根据审计建议及时进行整改。第十章费用报销其他事项10.1费用报销变更10.1.1若出差过程中出现费用增加或减少的情况，员工应及时调整《报销单》。10.1.2调整后的《报销单》需经过相应的审批流程。10.2费用报销退回10.2.1如有误报或多报的情况，财务部门应及时通知员工。10.2.2员工应在接到通知后的3个工作日内退还多余费用。10.3费用报销解释10.3.1如员工对费用报销有疑问，可向财务部门提出解释请求。10.3.2财务部门应在收到请求后的2个工作日内给予解释。第十一章费用报销培训与宣传11.1培训内容11.1.1公司应定期对员工进行差旅费用报销政策的培训。11.1.2培训内容应包括报销范围、标准、流程、注意事项等。11.2培训方式11.2.1培训可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式。11.2.2培训结束后，员工应通过考核，保证对报销政策有准确理解。11.3宣传途径11.3.1公司通过内部网站、公告栏、邮件等方式进行费用报销政策的宣传。11.3.2宣传内容应包括报销政策更新、常见问题解答等。第十二章费用报销监督与反馈12.1监督机制12.1.1公司设立监督小组，负责监督费用报销政策的执行情况。12.1.2监督小组定期对费用报销情况进行检查，并向公司领导汇报。12.2反馈渠道12.2.1员工可通过内部邮箱、意见箱等渠道对费用报销政策提出建议或反馈。12.2.2公司应及时处理员工的反馈，并对合理建议进行采纳。12.3监督结果12.3.1监督小组应根据监督结果，提出改进措施，完善费用报销政策。第十三章协议的终止与解除13.1协议终止13.1.1本协议有效期内，如遇国家法律法规或政策调整，本协议自动终止。13.1.2协议终止后，双方应按照国家相关法律法规和政