T-SIA 033-2022 单套制管理模式下电子档案运行体系指南

T/SI12-5发布2022-12-5实施中国软件行业协会团体标准1 2 3 4 4 43.1电子文件ELECTRONICRECORDS 43.2电子档案ELECTRONICARCHIVES 43.3电子档案管理ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENT 43.4电子档案单套制管理SINGLESETMANAGEMENTOFELECTRONICARCHIVES 43.5电子档案管理能力ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTABILITY 53.6电子档案管理系统ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTSYSTEM 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 中国软件行业协会团体标准2本文件起草单位：中国软件行业协会信息资源与档案大数据分会、北京联合大学、安徽宝葫芦信息科技集团股份有限公司、北京星震同源数字系统股份有限公司、北京汉王数字科技有限公司、申江万国数据信息股份有限公司、同方鼎欣科技股份有限公司、中国软件行业协会团体标准3受社会和技术等各种复杂因素的影响，进入信息社会以来，我国档案工作基本以纸质和电子双套管理模式为主。双套管理模式是档案管理对象由纸质文件过渡到电子文件抬高了社会运行成本，降低了工作效能。如何实现仅以电子形式进行归档和管理的档案单套制管理模式，是档案事业面临的重要课题。随着数字中国国家战略的全面实施，国月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》为电子档案单套制管理提供了充分的法律要素合规”等法律制度规定既为电子档案确立了法律地位，又为单套制管理创设了指导规则和法律支撑，相当一部分档案馆和立档单位已经开始全面实施电子档案的单套制管在不再保留纸质备份的管理模式下，如何有效维护电子档案的真实性、完整性、可其特殊难度和复杂性。单套制管理模式下，电子档案的管理者能不能建立一种行之有效的电子档案运行体系，持续维护电子档案的四性，已经成为一个亟待解决的重要社会问本文件的实施将指导和促进电子档案单套制管理工作，通过全面强化档案管理机构管理科学化水平、全面强化档案管理过程管控、全面强化档案管理能力的方式，为档案管理机构构建一个能够确保档案四性的电子档案运行体系。这个体系既是一个以电子档案运行为中心的管理体系，也是一个使人们确信经过全面科学管理的电子档案能满足四按照本文件建设，并通过第三方测评评估认证机构的标准符合性评估认定的档案管理机构，将形成一个确保电子档案运行的科学管理体系。该体系的存在和运行可以实现种保证：依法高效优质履行电子档案管理职责，有效维护电子档案四性，在该档案管理级各类领导者和工作人员提供一种警示：必须实现电子档案的科学管理要求，保持整体责的机构提供一种承诺：未来所移交的电子档案是具有四性保障的，是可以长期有效保中国软件行业协会团体标准4本文件是单套制管理模式下电子档案运行体系建立、实施和改进的基本指南，提供本文件适用于档案行政主管部门对机构在单套制管理模式下建设的电子档案运行体系进行考核评估和监督检查；适用于社会第三方测评评估认定机构对电子档案单套制管理水平和保障水平进行符合性评估认定；也适用于机构加强单套制管理模式下电子档案下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版GB/T26162—2021信息与文献文件（档案）管GB/T39362—2020党政机关电DA/T47—2009版式电子文件长期国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电3.3电子档案管理electron3.4电子档案单套制管理single中国软件行业协会团体标准53.5电子档案管理能力electronicarch3.6电子档案管理系统electronic单套制管理模式下电子档案运行体系（以下简称为电子档案运行体系）是确保电子——在主要用于机构内部管理的情况下，电子档案运行体系是以电子档案管理科学——在需要接受国家各级档案行政主管部门考核评估和监督检查，以及接受社会第三方测评评估认证机构评估认证的情况下，电子档案运行体系是电子档案科学管理的保——预防与控制。即以预防性的活动控制电子档案管理全过程，避免发生问题。为此，将电子档案运行体系各要素组织起来，有利于对影响管理科学化水平的全部运作过——反应和纠正。在管理过程中发生各种问题特别是失误时，具有可追溯、可改正——电子档案管理成果能满足特定服务对象的需要和期望，充分考虑了社会和环境——重点在于预防失误和问题的发生，而不是依靠事后的检查，同时，一旦发生事6电子档案运行体系的运行特点是：在电子档案管理完整过程中，依照体系文件规定的方式、方法和流程运行，电子档案管理过程、电子档案运行体系运作过程被各种形式电子档案管理系统的功能宜满足电子档案管理流程与管理质量需要，符合GB/T宜建立作为电子档案运行依据的文件体系。电子档案运行体系所有构成要素的相应要求和规定均宜以文件形式给出，电子档案运行体系运作的基本过程和主要结果均宜被真实记录，作为电子档案运行依据的文件体系。电子档案运行体系文件记录可以任何一电子档案运行方针中宜体现本单位电子档案管理在单套制环境下的指导思想，体现档案管理中服务职能的地位作用，以及本机构和社会各方面对电子档案管理服务及其发电子档案运行方针的主要内容包括：在电子档案管理方面的总的方向和机构需求及社会需求、在档案管理特别是服务方面欲树立的形象和声誉、开展档案管理工作的指导7电子档案运行体系宜具备一整套反映客观规律及其要求的合法、合理、简便、有效的工作程序规范和工作制度规范。一切需要规范并可以规范的工作过程均制定有程序，一切需要规范并可以规范的工作行为均制定有规章制度或标准。所有程序、方针，电子档案管理系统运行维护制度，电子文件归档范围，电子档案分类方案与保管备份策略、电子档案转换与迁移策略、电子档案数据恢复方案、电子档案管理应急处置——办公自动化系统、业务系统。办公自动化系统、业务管理系统建设宜符合DA/T8中国软件行业协会团体标准9（规范性）单套制管理模式下电子档案运行体系可行性评估指标针开放审核、利度范范求范范涵盖电子档案管理突发事件应急准备、应急响确保在电子文件形成和办理过程中随时捕获拟确保电子文件元数据与电子文件内容数据一起通过文件扫描并著录元数据、电子文件上传挂依据档案类别，按照国家相关规定，以卷/件为对完成组