食品药品案卷制作

食品药品案卷制作讲解

食品药品案卷制作三个方面内容：

一、省局案卷评查中存在的问题二、案卷存在的主要问题

三、行政处分主要文书制作标准案卷评查中存在的问题：1.当事人不陈述申辩或者不要求听证的，应当在行政处分审批表中予以记载说明。2.在案件调查取证过程中，如果当事人进行了陈述申辩，就应当在案件调查终结报告和案件合议记录中予以表达，并说明采纳或者不采纳的理由和依据。3.建议提高办案效率，争取在查封扣押期限内结案。否那么还要履行解除查封扣押的程序。查封扣押期限?行政强制法?第二十五条查封、扣押的期限不得超过三十日；情况复杂的，经行政机关负责人批准，可以延长，但是延长期限不得超过三十日。法律、行政法规另有规定的除外。延长查封、扣押的决定应当及时书面告知当事人，并说明理由。对物品需要进行检测、检验、检疫或者技术鉴定的，查封、扣押的期间不包括检测、检验、检疫或者技术鉴定的期间。检测、检验、检疫或者技术鉴定的期间应当明确，并书面告知当事人。检测、检验、检疫或者技术鉴定的费用由行政机关承担。案卷存在的问题：4.不得随意从轻或者减轻行政处分，行政机关执行不了就要申请法院强制执行，法院受理后我们就算结案。(关于向法院申请强制执行的程序：法定期限内当事人不申请救济，又不履行行政决定，行政机关申请法院强制执行前应催告当事人自觉履行，催告10日后当事人仍不履行的，方可申请法院执行。行政机关可以向所在地有管辖权的人民法院申请强制执行；执行对象是不动产的，向不动产所在地有管辖权的人民法院申请强制执行。〕关于从轻或者减轻处分的情形，吉林省食品药品监管系统行政处分裁量规那么进行了规定：〔一〕涉案产品风险性低，且积极采取改正、应急、召回等措施，主动消除或者减轻违法行为危害后果的；〔二〕违法行为人非主观成心，受他人胁迫有违法行为的；〔三〕配合行政机关查处违法行为有立功表现的；〔四〕违法行为性质轻微，且未造成不良社会影响的；〔五〕法律、法规规定的从轻或减轻处分情形。二、案卷存在的主要问题行政处分案卷主要在以下五个方面存在问题：〔一〕程序方面〔二〕证据方面〔三〕适用法律方面〔四〕行使裁量权方面〔五〕文书制作与装订方面

一、行政处分案卷在程序方面存在的主要问题：〔一〕关于立案的程序。1.存在立案不及时的问题。按照食品药品行政处分程序规定，只要有明确的违法嫌疑人、有违法事实、属于食品药品监督管理行政处分的范围、属于本部门管辖，应当在7个工作日内立案。案卷核审时发现，有很多的案子立案的时间超出7个工作日。〔不合格检验报告书、监督检查、举报等〕2.立案申请表中确定的执法人员与后期案件办理的执法人员不一致。承办案件的执法人员都是由部门领导批准同意的，只有具备了一定条件，才能对案件进行查办，不能未经批准随意变更执法人员。〔二〕关于责令改正程序。1.缺少责令改正通知书的问题。根据?行政处分法?的规定，只要查明当事人具有违法行为，不管其行为是否到达依法给予行政处分的程度，都应当指出违法行为并责令改正或限期改正〔责令改正也可以在处分决定书中表达〕，发现很多案卷都缺少责令改正通知书。有的下达责令改正通知书后，在第二次调查笔录中也没有问及责令改正情况，无法了解企业整改情况，不能为后续处分的裁量提供依据。2.责令改正时限填写错误的问题。检查案卷时发现，有的责令当事人改正的期限存在错误。如：未建立索证索票制度的行为，是可以立即改正的，却给了当事人一个月的改正期限。有的未办理健康证的行为，却让当事人立即改正。还有的责令改正通知书根本就未填写日期或责令改正的内容。〔三〕关于查封扣押的程序1.执行强制措施的人员不符合规定。根据?行政强制法?的规定，行政强制权不能委托，所以我们的各稽查分局、分所都不能实施行政强制措施〔就算稽查分局是参公管理的单位，也不行〕，只能由行政机关具有执法资格的行政执法人员完成，这一点大家一定要清楚，涉及查封扣押的，应当由行政机关的执法人员作出。2.查封扣押的期限计算不准确。强制法规定的查封扣押期限为30日，不是一个月，而且起始的日期应当从制作的当天就要开始计算，检查案卷时发现，不少采取行政强制措施的案卷，在查封扣押决定书中填写的日期都是一整月，如果这么填写，一定会超过30天，属于行政机关侵害了行政相对人的合法权益。3.查封扣押程序存在的其他问题。查封扣押有关文书主管领导未签字、有的未送达查封〔扣押〕延期通知书、有的延期查封扣押超过查封扣押期限，并无相关解除扣押文书文件。〔四〕执法程序方面存在的其他主要问题：1.有的案卷缺少案件来源登记表，多立案通知书。根据总局?食品药品行政处分程序规定?和?食品药品监管总局关于印发食品药品行政处分文书标准的通知?的相关要求，对省局制定的?吉林省食品药品监督行政执法文书标准〔试行〕?进行了修订，2021年7月份印发了关于修订?吉林省食品药品监督行政执法文书标准〔试行〕?的通知2.有的告知行政诉讼期限错误〔3个月变成了6个月〕。重新修订的?行政诉讼法?于2021年5月1日起正式施行，其中第四十六条将公民、法人或者其他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当自知道或者应当知道作出行政行为之日起三个月内提出，修改为六个月内提出。案卷陈述申辩时限未到即作出处分决定；有的符合重大案件集体讨论的案件，未经讨论通过，就制作了行政处分审批表。二、证据方面〔一〕证据收集不全。有的案卷搜集证据不全面、不充分，缺少对违法所得、违法货值金额认定的相关证明材料〔如果没有发票、台账记录等，也应该由当事人出具一份盖章的证明材料〕；有的不提取当事人身份证、营业执照和许可证等证据材料的复印件，主要证据严重缺失；有的现场检查笔录、调查笔录三言两语、过于简单，对违法的事实、情节调查不充分，不能形成完整的证据链；有的现场检查时缺少影像资料，不能很好的反映查封扣押的物品状况。〔二〕证据与事实不符。有的证据反映的事实与最后认定的事实有出入，前后自相矛盾。比方，有的调查笔录中表达的价格认定和当事人提供的票据显示不一致，有的调查笔录中当事人所述违法生产的产品数量与企业生产记录显示的不一致，有的认定行政相对人为食品生产企业，但是证据里却显示相对人为食品小作坊。〔三〕证据的法律效力受损。有的调查笔录中时常出现错别字和标点符号使用不正确的情况，容易引起调查笔录的失效；有的相关笔录修改处被调查人没有签字或按指纹进行确认〔如果不签字或者按指纹，就无法确定相关笔录是否为当事人进行的修改，笔录作为证据的法律效力就会大打折扣〕。〔四〕关于电子证据的应用。?食品药品行政处分程序规定?第二十二条新纳入了电子数据作为证据，电子数据主要包括三种：一是与现代通讯技术有关的电子数据，如资料、短信、IP记录等；二是与计算机技术或网络技术有关的电子数据，如电子邮件、电子资金划拨、电子聊天记录、电子公告牌记录、域名、网页以及电子痕迹等等；三是与播送技术、电视技术、电影技术、录音技术等有关的电子数据。以后执法人员办案时，也可以收集上述的三种电子数据作为证据。

三、适用法律方面引用法条错误。按照规定，行政执法文书引用的法律法规必须明确到条、款、项、目。执法人员由于没有分清楚法条中的款、项、目，所以填写时出现错误。款是条的组成局部，款的表现形式为条中的自然段；项是以列举的形式对前段文字的说明，各项前都冠以中文数字加括号；目那么隶属于项，是法律法规中最小的单位，目的前面冠以的是阿拉伯数字。三.行使裁量权方面〔一〕相关文书未说理。评查时发现，有的案卷未在案件合议记录和行政处分决定书中说明行政处分裁量的具体理由和依据，按照国家总局和省政府法制办的明确要求，除了案件调查终结报告、合议记录、重大案件集体讨论记录外，行政处分决定书中也必须写明裁量的依据。〔二〕说理不具体、不充分。调查笔录中认定当事人为主观成心，但作出裁量时却是从轻；有的处分建议是减轻处分，结果处分决定为从轻处分〔减轻和从轻的定义〕；有的违法事实、性质、情节、社会危害程度等因素相当，但是所适用的处分种类和幅度却不相同，存在同案不同罚的情况。有的对作出从重、从轻或减轻处分的案件，超出了?吉林省食品药品监督管理系统行政处分裁量规那么〔试行〕?和裁量基准规定的范围。〔食品类、药品类、医疗器械类、化装品类〕四.行使裁量权方面〔省局法规处〕〔三〕裁量权适用不准确。有的案件实施行政处分适用法律不完整、不到位，对依法应该没收违法生产的工具设备、物品和违法所得的，只单处分款而没有没收违法所得和相关设备、物品。按照?吉林省食品药品监督管理系统行政处分裁量规那么?第十二条规定：法律、法规或规章规定应当并处处分的，除减轻和不予处分的情形外，不得选择适用，也就是说只有减轻处分或者不予处分的，才可以实施单处处分。关于食品类的案子，如果确实不好没收违法生产的工具设备，应当找出适宜的理由在相关记录中予以说明。新的食品平安法已经对没收相关工具设备给了行政机关必要的裁量权。〔第一百二十三条违反本法规定，有以下情形之一，尚不构成犯罪的，由县级以上人民政府食品药品监督管理部门没收违法所得和违法生产经营的食品，并可以没收用于违法生产经营的工具、设备、原料等物品；〕五.文书制作与装订方面：〔一〕文书制作的问题。检查中发现，案件来源登记表、立案申请表、查封扣押审批表等填写不完整，缺少日期及负责人的处理意见。其中，案件来源登记表中案件来源选择错误是常见的问题〔明明是监督抽验的，写成了投诉举报，有的是上级交办的，却写成监督检查〕；相关文书中监督检查类别填写的不标准，应当填写：食品生产监督检查、食品流通监督检查、药品生产监督检查等，而不是简单的填药品或者食品；有的文书案由填写不标准，是个体工商户的，当事人应当填写业户的姓名；有的案由中涉嫌二字使用不准确，行政处分审批表之前的文书有案由的，都应当加涉嫌二字；有的现场检查笔录和调查笔录中执法证件名称未填写；有的两份调查笔录中相同人员的执法证件号码却不相同；有的相关文书中首部填的名字与尾部签字的人不符；有的案件合议记录中合议人员前后不符，文书中登记的参加合议人员与签字的人员对不上；有的案件合议记录的第二页没有使用专门的副页，而是用其他纸张替代；有的行政复议机关填写错误。〔二〕文书装订的问题。执法文书排序混乱，文书材料应当按照行政处分程序的客观进程及形成文书的时间自然顺序进行排列。有的归档案卷中有金属装订物，有的文书材料上下颠倒就进行了装订；有的文书没有按照规定标注页码。关于标注页码的规定，省局行政执法档案管理与案卷评查暂行方法进行了明确：档案文书材料经系统排列后，要逐页编号，案卷封皮、卷内目录、卷底等不编页码。页号统一使用阿拉伯数字，单面书写的文书材料在右上角；双面书写的文书材料正面在右上角，反面在左上角。〔三〕文书归档的问题。有的归档案卷未加盖归档章，保管期限也没有填写。按照?吉林省食品药品监督管理局行政执法档案管理与案卷评查暂行方法?第五条的规定：行政执法案卷，应在当事人履行完行政处分决定或行政机关作出行政许可决定后15日内立卷归档。很多案子都没有按照规定的时限进行归档。二、行政处分主要文书制作标准食品药品监督执法文书的分类〔三类〕〔一〕执行类文书。该类文书是监管部门在执法过程中，按照法律、法规、规章等相关规定的程序，履行职责、办理案件时操作的法律文书。如各类通知书、决定书等。〔二〕证据类文书。该类文书是监管部门在执法过程中，依法收集各种证据材料时形成的法律文书。如?现场检查笔录?、?调查笔录?等。〔三〕工作类文书。主要是指监管部门在执法过程中，为决定适用何种行政程序、研究讨论问题而形成的文书，如内部的请示、?案件合议记录?、?重大案件集体讨论记录?以及提请局长审批的各种意见书等。该类文书主要供内部研究工作，一般不对外使用。食品药品监督执法文书的制作原那么〔三大原那么〕〔一〕以事实为依据、法律为准绳的原那么：必须以案件的客观事实作为立论和适用法律的依据。案件的客观事实是以证据为根底的，制作执法文书必须在认真收集和研究证据材料的根底上，以客观、合法及与案件相关的证据为依据，坚持实事求是，从实际出发，绝对不允许主观臆断或歪曲、编造。〔二〕法律面前人人平等的原那么：监管部门在追究当事人的违法行为时，只要该行为违反了食品药品管理标准，依法应当处理的，就必须查处。在查处过程中，针对不同的对象不能厚此薄彼，必须合理、合法地运用处分裁量权。在具体案件处理时，案情、情节相同的案件不能给予不同的处分，这就是我们所说的同案不同罚。〔三〕准确性原那么：对象要准确、涉案物品要准确、适用法律要准确、选用文书要准确。?案件来源登记表?一、概念?案件来源登记表?是食品药品监督管理部门对监督检查及抽验中发现的，公民、法人或者其他组织投诉举报的，上级机关交办或者下级机关报请查处的，有关部门移送或者经由其他方式、途径披露的案件，按照规定的权限和程序办理登记手续的文书。二、适用范围属于内部工作文书，一般不对外公开，其作用是为监管部门调查案件提供线索和信息。三、制作内容及方法案件来源。记录人选择在相应名称前面的方框格内打“√〞，对非选择项，那么应在方框格内画一杠线“／〞。根本情况介绍。写明主要违法事实，包括案发单位〔人〕、负责人、案发时间、地点、重要证据、造成危害、后果及其影响等。处理意见。是承办部门负责人提出的办理意见。负责人在接到案件来源登记后，如是投诉或举报来源的案件，内容比较确切，可批示“本案可调查后立案〞；内容不够确切，需要进一步调查的，那么可批示“本案需进一步核实〞及由哪个部门〔或科室〕承办。这里的负责人可以是行政机关的负责人，也可以是有关主管科〔处〕室的负责人。四、本卷须知〔一〕监管部门在进行案件来源登记时，应指派专人处理并及时做好记录。尤其是投诉或举报来源的案件登记，应当对涉及投诉或举报人的情况加以保密。〔二〕本文书中预先设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏或者涂改。有选择项的应当将非选择项用杠线划去。〔三〕在制作?案件来源登记表?时，应注意与?立案申请表?的区别，不可将本文书取代?立案申请表?使用。?立案申请表?一、概念?立案申请表?是立案承办人员对受理的案件进行初步核实后，确认有违法事实并需给予行政处分的案件展开调查，呈请主管领导决定是否立案的文书。

二、适用范围制作?立案申请表?，在以下两种情况下可以例外：一是行政处分中适用简易程序的案件并需当场处分的，可以不制作?立案申请表?，但当场处分后，必须在7日内报所属食品药品监督管理部门备案。二是在日常食品监管检查工作中发现违法行为，因情况特殊，需要现场立案的，应当及时补办?立案申请表?。三、制作内容及方法〔一〕正文，包括案由、当事人情况、案件来源、案情摘要等。⒈案由。是指查处的具体案件的原由，即当事人被查处的具体违法行为。写案由要把握两个要素：一是发生案件的主体，二是案件内容，使人通过案由就可以看出需要调查的对象和主要事由。⒉当事人情况。当事人是法人或其他组织的，按照能够证明其身份的许可证件或批准文件上的名称填写；是个人的，填写姓名。⒊案件来源。是指：监督发现、检验发现、举报、交办、移送、报道等。⒋案情摘要。案情摘要是?立案申请表?的主体内容，也是监管部门作出是否立案决定的依据。案情摘要应按行为或事实的性质和程度由大到小，从重到轻加以排列，逐个提出问题并加以简要说明，同时指明当事人违反的具体法律条款并提出申请立案。案情摘要写完后，经办人应签名，并填日期。“经办人〞包括案件受理人员签字及分局〔科〕负责人复核签字。〔二〕尾部。包括审批意见和签署。⒈审批意见。是监管部门主管领导对查处案件的批示，即是否同意立案。对批准立案的，要确定立案的具体时间和两名以上案件承办人员。值得注意的是，以下人员不能作为案件的承办人员：是本案当事人或者当事人的近亲属；与本案有直接利害关系；与本案当事人有其他关系，可能影响案件公正处理的；非食品药品监督执法人员，即未取得行政执法证件的人员。⒉主管领导签名并注明日期。四、制作本卷须知〔一〕监管部门决定立案的，应当具备以下条件：属于本部门的地域管辖范围；属于本部门的职权管辖范围；属于本部门的级别管辖范围。〔二〕填写立案申请表时，只写当事人涉嫌违反法律法规具体条款。由于案件尚未调查清楚，不应写明作出处分的意见。?现场检查笔录?一、概念?现场检查笔录?是执法人员对涉嫌违法活动的现场及相关证物进行实地检查，对监管单位进行日常监督检查时所作的文字记录，属证据类法律文书。?现场检查笔录?以文字的形式固定现场状况，它与现场拍照、录像以及现场提取的物证互为补充，相互印证，能全面客观真实地反映与案件有关的情况，是直接证明案件现场的书面凭证，是查明违法行为、收集违法证据、直接取得第一手材料的重要方法，是重要的直接证据。该笔录经查证属实后，可作为定案依据。二、适用范围?现场检查笔录?适用于查清案件违法事实、收集现场证据时使用，也适用于日常监督管理工作中对行政相对人进行现场检查时使用。三、制作内容及方法?现场检查笔录?为一式二联表达式文书，第一联存档，第二联交被检查单位。该文书内容包括首部、笔录特定工程、现场检查记录和尾部四个局部。〔一〕笔录特定工程。1.被检查单位〔人〕情况。其内容包括单位名称、法定代表人〔负责人〕姓名和联系方式〔或其他联系〕等。2

检查现场。应写明检查时的具体地点。如东辽县×乡〔镇〕××餐厅后厨等。3.检查人。填写***执法人员。4.监督检查类别。食品生产监督检查、餐饮效劳监督检查、药品生产监督检查等。

5.检查时间。填写现场检查的起止时间，即×年×月×日×时×分至×时×分。〔二〕现场检查记录。检查记录起始局部应当注明执法人员身份、证件名称、证件编号及检查目的。现场检查记录要将涉及案件事实的有关情况准确、客观、完整地记录下来。在现场检查时拍摄的各种现场照片，以及提取的现场物证也应随时予以记录。现场检查记录是?现场检查笔录?的核心内容。检查活动应当涵盖七个方面。一是检查主体的情况；二是检查的缘由；三是检查的物品的情况；四是检查的场地环境；五是物品的放置情况；六是抽样情况；七是采取强制措施情况。〔三〕尾部。其主要内容为履行签署手续。1.被检查人签署。?现场检查笔录?制作完毕后应先编写页码，然后被检查人核对后签名并注明时间。被检查人对该记录内容无异议的，须在笔录终了处顶格写上“以上笔录属实〞字样并签名，如果为多页记录，每页都要签署。2.检查人签署。检查人都要签署，如为多页的，每页同样均要签署。四、制作本卷须知制作现场检查记录时应遵循以下原那么：〔一〕客观性、真实性原那么。?现场检查笔录?是对被检查对象现场情况的客观记录，即要准确记录被检查对象客观存在的违法事实和违法行为，而且该违法行为和事实都应该是食品药品监督执法人员在现场观察到的，只有如此，?现场检查笔录?才能起到直接证据作用。因此，食品药品监督执法人员务必注意三个问题：一是没有亲眼看到的不能记；二是分析判断的不能记；三是群众举报不实的不能记。〔二〕合法性原那么。即?现场检查笔录?的程序和手段必须符合有关法律、法规的规定。一是程序必须合法：在现场检查时，一定要按法律规定进行。两名以上食品药品监督执法人员同时进行检查时，均应出示执法证件，并有被检查单位人员在现场，现场检查记录结束后要经被检查人核对无误后，写明“以上笔录属实〞并签名，同时检查人员签名。二是手段必须合法：?现场检查笔录?、录像、拍照等都应该公开进行，不能今天检查，第二天才完成笔录，更不能伪造现场进行拍照和录像。执法人员在制作?现场检查笔录?时还应该注意现场检查记录顺序。记录顺序应与勘验、检查工作的顺序一致，边检查边记录。即从检查开始到结束看到什么违法事实就记录什么违法事实。在检查过程中，拍摄现场照片、提取证物的，也应同时记录下来。这种记录方法可防止记录内容失实、误差、遗漏和重复。3.记录要准确、具体。?现场检查笔录?不能以抽象概念代替具体的描写和表达，不要使用模糊性语言，如“大约多少〞、“多少左右〞等不确定词语，记录现场的违法事实必须是实实在在的，使人一目了然。4.用语标准、书写方法正确。?现场检查笔录?是执法人员收集证据的专门文书，用语力求标准，书写应严肃、正确。主要应注意以下几个方面：尽量使用书面用语，少用口头语和俗语，不能有错别字；表达违法事实不能简化，如“销售过期食品〞这样的记录使人不明白生产经营何种过期食品；不能将笔录当作?责令改正通知书?或者?查封扣押物品通知书?使用，也不能当作没收违法物品的凭证或清单使用。5.对于现场调取证物和现场拍照等内容，笔录要注明证物和拍照物品所在的位置、名称、数量、状态和标记等，使?现场检查笔录?与现场拍照、现场提取的实物证据互为印证，互相补充，构成证据锁链。6.执法人员现场检查如有采取先行登记保存物品或查封扣押物品措施的，在现场检查记录中应该详细加以表达。7.一个案件多个现场或同一现场进行屡次检查的，不能综合起来只制作一份笔录，而应分别制作。8.?现场检查笔录?需要修改补充的，检查人和被检查人双方均应在修改、补充处签字或按指纹。?调查笔录?一、概念?调查笔录?是在进行案件调查时，依法向被调查人调查了解案件有关情况时所填写的文字笔录。属于证据类法律文书。?调查笔录?适用于执法人员为查清案件事实，调查当事人、受害人、见证人、知情人或其他有关人员时使用。?调查笔录?一般采用一问一答的方式进行，该笔录如实反映了调查当事人、证人或其他有关人员的陈述，为查明案件事实的真实情况提供了重要证据，但?调查笔录?不能作为唯一证据，必须有其他证据相互印证。执法人员调查当事人时，可以将其通知到行政机关进行，也可以到其住所或者违法行为现场进行。二、适用范围在案件调查过程中，制作?调查笔录?，对查清案件事实具有以下作用：一是可以收集所需要的证据；二是可以核实已取得的证据材料是否真实；三是可以在案件调查中扩大或者发现新的线索。

三、制作内容及方法?调查笔录?包括首部、笔录特定事项、调查记录和尾部四个局部。〔一〕首部。文书名称，即?调查笔录?。〔二〕笔录特定事项。包括案由、调查地点、被调查人情况、调查人情况、监督检查类别及调查时间等。⒈案由。如××饭店涉嫌生产经营过期食品案。⒉调查地点。写明调查时的具体地点，如东辽县×乡〔镇〕×饭店×营业室。⒊被调查人情况。写明被调查人姓名、性别、职务、工作单位、地址以及联系方式〔或其他联系〕等内容。⒋调查人情况。写明调查人姓名〔２人以上〕和记录人姓名，记录人应当是询问人中的一员。⒌监督检查类别。根据所询问的实际，准确注明是食品的生产、经营还是餐饮效劳等监督检查。⒍调查时间。写明调查时的起止时间，即×年×月×日×时×分至×时×分。〔三〕调查记录。调查记录的内容客观、真实、全面与否，对作为证据使用至关重要。调查记录是笔录的主要内容，包括调查人向被调查人告知有关法定义务和应负的法律责任、调查人员的提问内容和被调查人的陈述。在调查记录中，被调查人的陈述内容是记录的重点。记录采用对话的形式，调查人员的提问和被调查人的回容许分别列段，并在段首标明“问：〞和“答：〞如果所调查的案件属于重大、复杂的，需要准备调查大纲，列出证明案件成立所必须调查核实的内容。如：违法主体是谁，违法过程〔时间、地点、过程、手段、动机、目的和结果等〕。通过调查形成证据链。如：对现场检查的主要内容涉及违法行为的时间、地点、违法物品数量、质量、扣押、封存的主要内容等进行印证，对抽样的过程、检验结论是否有异议，对涉嫌违法的物品的进货渠道、库存数量、销售金额、违法所得等都要逐一进行核实。通过调查弄清楚动机和目的，以便在处分时裁量。〔四〕尾部。其主要内容是履行签署手续。⒈被调查人签署。记录完毕，首先编写页码，然后交被调查人核对，经核对无误后，由被调查人在笔录终了处顶格写明：“以上情况属实〞或“以上笔录我看过，记录属实〔或与我说的一样〕〞，并签字。如果笔录为多页时，每页笔录终了处均应有被调查人签字或盖章，如被调查人拒绝签字的，记录人应在笔录上注明。⒉调查人、记录人签署。调查人、记录人分别在每页笔录终了处签名。四、制作本卷须知〔一〕?调查笔录?必须当场制作，执法人员调查被调查人时，必须有２名以上食品监督执法人员同时在场并出示证件。〔二〕执法人员调查被调查人应当个别进行，笔录应当场分别制作。〔三〕记录调查情况时，如被调查人当场提供了书证、物证等，应具体、详细记录清楚；对被调查人提供的其他知情人的，对其姓名、性别、工作单位和住址也应详加记录。〔四〕笔录应对被调查人的陈述内容的原意作忠实记录，准确地反映出被调查人的个性和语言特点，而不能以记录人的习惯，随意加进自已的理解和看法，否那么就会从形式上降低?调查笔录?的真实性。〔五〕?调查笔录?首页不够记录的，要用副页续记，不可用其他稿纸替代。被调查人在核对笔录时，要求修改或补充原陈述内容的，应在每页修改或补充处签字或者按指纹。?责令改正通知书?一、概念?责令改正通知书?是指食品药品监督管理部门在食品药品监督检查时或者案件调查中对已经查明的违法行为，责令当事人立即改正或限期改正时填写的文书。二、适用范围根据?行政处分法?的规定，只要查明当事人具有违法行为，不管其行为是否到达依法给予行政处分的程度，都必须指出违法行为并责令改正或限期改正。对于需要作出行政处分决定的〔包括当场行政处分决定〕，可在?行政处分决定书?中同时责令当事人改正违法行为，使其以后不要重犯；对于不实施行政处分决定的或在实施行政处分决定前，也可向当事人单独发出?责令改正通知书?。对于案情轻微，依法不给予行政处分的违法案件，需制作?责令改正通知书?的，主要包括以下三种情形：一是食品药品相关的法律法规规定需责令改正的案件；二是食品药品相关的法律法规规定要给予行政处分，但当事人有从轻、减轻情节可以不予处分的案件；三是该行为违反了食品相关的法律法规规定，但没有明确处分依据的案件。三、制作方法及内容〔一〕正文。包括当事人、违法行为、责令改正理由、责令改正依据、责令改正期限、责令改正的内容及要求。⒈当事人。填写当事人具体名称〔是个人填写姓名〕。⒉违法行为。写明该违法行为的发生时间和行为方式。违法行为发生的时间不是发现时间，而是经查证违法行为开始的时间。⒊责令改正理由。即违法行为违反食品药品法律、法规的条款。也就是对违法行为定性的条款，而不是对违法行为处理的条款。4.改正的期限。责令改正违法行为，可分为责令立即改正和责令限期改正两种情形：责令立即改正，是针对不具有连续性和持续性的违法行为，实施完毕即行结束；责令限期改正是针对不限期改正会继续产生不良后果的违法行为，且改正这种行为需要一定期限〔比方无健康证的违法行为，就需要给当事人体检办证的时间〕。对于责令限期改正违法行为的，如果法律、法规、规章或标准性文件有规定的，从其规定；没有明确规定的，由监管部门根据具体情况而定。四、制作本卷须知〔一〕?责令改正通知书?是在监管部门要求当事人立即改正或限期改正违法行为时，使用的文书。在制作时，应根据实际情况，详细写明责令改正的具体内容和相关要求，提出整改意见并注明逾期不改正应承担的法律责任。同时，告知当事人按要求整改后需进行复查的文字记录。〔二〕对必须实施行政处分决定的案件，责令改正的内容可表达在?行政处分决定书?中，此种情形可不必向当事人单独制作?责令改正通知书?；但实施行政处分决定前，根据案情需要，必须责令当事人立即改正其违法行为的，需要单独制作?责令改正通知书?。?查封〔扣押〕审批表?一、概念?查封扣押审批表?是监管部门执法人员在行使查封扣押物品措施之前，报请主管领导批准的文书。二、适用范围?查封扣押审批表?的制作是监管部门对当事人出具?查封扣押决定书?之前必须经过的程序，适用于对有证据证明可能危害人体健康的食品药品等产品及其有关资料采取行政强制措施时使用。三、制作内容及方法〔一〕查封扣押物品特定工程。1.查封、扣押物品的法律依据。2.查封、扣押物品保存地点。可为就地封存或者异地封存，并填写实际封存的详细地点。注意不要将封存地点写成地址，封存地点应表达封存地址内的具体方位，比地址更具体，如“东辽县××乡〔镇〕××药店营业室〔仓库〕〞。3.保存条件。根据查封、扣押物品的不同要求加以注明：不同的物品有不同的要求，如为食品，一般有以下贮存方式：遮光、密闭、密封、阴凉处、冷藏等，没有特别注明的，那么为常温或室温。注明物品的保存条件，就可反映查封、扣押物品的真实状况。4.承办人签名并注明年月日。四、制作本卷须知〔一〕本文书与?〔查封扣押〕物品清单?配套使用，对已查封、扣押的物品，要加贴食品药品监督管理部门制作的封条。〔二〕注意查封与扣押的细微区别。查封的财产一般是不易移动或没有必要移于行政机关处所的物品，即留在原地查封；而扣押的财产一般是可以移动的，且有必要从当事人处所转移的物品，或者是执法人员在检查检查中现场查获的。为防止查封、扣押混淆使用，单独使用查封或者扣押时，应当将非选择项用杠线杠掉。〔三〕查封扣押限于涉案的场所、设施或者财物，不得查封扣押与违法行为无关的场所、设施或者财物；不得查封扣押公民个人及其所抚养家属的生活必需品。当事人的场所、设施或者财物已被其他国家机关依法查封的，不得重复查封。〔四〕监管部门委托的执法机构，不得以自己的名义出具?查封〔扣押〕决定书?。?案件调查终结报告?一、概念?案件调查终结报告?是食品监督管理部门对立案的食品违法案件在查清当事人违法事实后，由案件承办人对该案情况及处理意见等，以书面形式报请领导或上级部门审查而制作的法律文书。二、适用范围除适用简易程序当场处分的案件外，对立案查处的食品药品违法案件，其承办人均必须在进行调查后写出?案件调查终结报告?。该报告是行政执法案件的必备文书。制作该文书意味着调查取证工作告一段落，案件即将转入行政处分程序。三、制作内容及方法1.重点是案件违法事实表述。一是简要说明调查终结报告的背景，即案件来源及立案线索、时间、对象、范围、方式及调查经过等。二是违法事实，这是调查终结报告最为重要局部。对仅一起违法事实的案件，应当直接明确地表达。即对案件事实的起止时间、事情的来龙去脉、主要情节、手段、方式及其造成的后果等案件事实，准确的用文字进行表达；对涉及的时间、地点、价格、金额、数量、牟利等必须核对准确；对当事人主观方面的动机、目的及其成心，应当通过证据反映；同时，本案当事人有无符合法定的从轻或免于处分的情节，或者从重的情节也应报告。对于屡次重复同一性质违法行为的案件，可以采用依照行为时间先后进行表达，但最后办案人员都要对各行为进行总结。对假设干种不同性质的违法行为，应当分别表达。主要的违法行为要放在首位，其它的违法行为按照性质严重的程度依次排位。2.证据材料。应列明已经查实的，对案件处理有关联的所有证据，列举证据时，应具体列举证据的名称。包括收集到的书证、物证、证人证言、视听资料等按照时间顺序或证明效力逐一列举。3.处分依据。主要包括以下几方面：一是认定当事人违法的依据，具体写明违反哪些法律法规规定条款；二是行政处分裁量权的依据；三是作出行政处分决定的法律法规和规章的条款；4.处分建议。调查人应逐条写出具体处分建议。四、制作本卷须知〔一〕内容要真实。调查终结报告是向领导汇报案件调查结果的正式书面报告，是领导作出决策最直接、最全面的材料，一有失真，就可能造成领导决策失误，影响执法的公正性。因此，报告内容一定要实事求是，调查人员只能根据已有的证据客观地陈述，切不可将似有似无、道听途说、随意杜撰的东西写进去。〔二〕条理要清晰。调查终结报告的格式较为固定，正文书写应依照当事人违法事实的内在逻辑，做到先后有序，主次清楚，条理清楚，结构合理。〔三〕语言要准确、精炼。调查终结报告应力求简洁，对事实、数据及法律条文要准确无误，不能模棱两可。?案件合议记录?一、概念?案件合议记录?是指食品药品监督管理部门在案件调查终结后，由处〔科〕或者机构负责人组织案件承办人及有关人员对案件进行综合分析、审议时，记录案件讨论情况的书面法律文书。二、适用范围除适用简易程序当场处分的案件外，承办人都应对调查终结的案件进行合议并作记录。?案件合议记录?反映了监管部门内部集体讨论案件的全过程，说明合议参加人员对案件的态度和意见。?案件合议记录?是承办案件的职能部门提出是否给予当事人行政处分的依据，也是监管部门复查案件的根据。?案件合议记录?是一种内部工作文书，不对外使用。三、制作内容及方法?案件合议记录?的内容包括首部、特定工程、记录内容和尾部四个局部。重点是记录内容。包括案情汇报、讨论记录、合议意见等。⒈承办人员案情介绍。根据承办人员?案件调查终结报告?，具体写明案发时间、地点、参与人员、违法物品名称、数量、违法金额及产生后果等内容。列举已经查实的，对案件处理有关联的所有证据，并写明其具体内容，不可用“证人证言〞、“检验结论〞简单词句来代替。如果是屡次进行的，应将每次违法事实表述出来。同时，对办案程序作简要报告，对裁量的理由和依据作出说明。⒉讨论记录。如实记录对合议结论的不同意见或保存意见，按合议人员发言次序分别列段记录：首先，由主持人提出议题；然后，合议参加人员发言，对案件事实、案件定性、处理意见和理由应当详细记录。发言人员凡与前面发言意见相同的，可只记结论性观点，但与前发言持不同意见的应当具体记录。⒊合议意见。是在合议人发表意见后形成的综合处理意见，应当写明对违法行为的定性结论，违反的法律、法规和规章条款、裁量的理由和依据以及具体处分建议，参加合议人员有不同意见的应当予以注明。尾部。合议结束后，记录人应将合议记录交主持人和参加合议人员核对无误后，分别签字。四、制作本卷须知〔一〕合议讨论记录在?案件合议记录?首页不够记录时，可用?副页?作为本文书的续页进行记载，不可用其他稿纸替代。〔二〕合议人员应为３人以上的单数，并根据少数服从多数的原那么作出处理意见。〔三〕有条件的，案件合议讨论时，案件承办人员作为列席人员，只汇报案情，提出建议，答复合议人员提出的问题，不参与讨论，以表达行政处分、立案、调查、决定、执行“四别离〞原那么。?行政处分事先告知书?一、概念?行政处分事先告知书?是指监管部门在作出行政处分决定之前，告知当事人将要作出行政处分决定的理由、违法事实、依据〔拟处分种及罚没款幅度〕以及当事人依法享有陈述申辩权利的文书。不按照规定向当事人告知给予行政处分的事实、理由和依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩，行政处分决定不能成立；当事人放弃陈述和申辩权利的也要待事先告知书送达满三个工作日后下达行政处分决定书。这是为了更好的维护当事人的合法权益。二、适用范围除适用简易程序当场作出行政处分的案件外，按一般程序进行行政处分的违法案件，均必须制作?行政处分事先告知书?。制作该文书，是监管部门履行告知程序在法律文书上的反映，是行政处分的必经程序。如果不制作?行政处分事先告知书?，就无法说明监管部门履行了告知程序，必将影响行政处分决定的成立。三、制作内容及方法⒈当事人的姓名或单位名称。⒉当事人的具体违法行为。采用法规中对违法行为具体内容的表述。⒊违反具体法律规定。写明违反法律法规的名称及其具体条款，一般是禁止性或义务性条款。⒋拟作出行政处分决定的依据。写明处分依据法律法规的名称及其具体条款，具体条款是指法律责任条款。⒌拟作出行政处分种类和幅度。写明行政处分具体内容，行政处分种类应分项表述，处分种类为罚款的，应写明罚款数额。⒍告知当事人享有陈述和申辩的权利及期限。有关陈述和申辩时限问题，按照行政效率原那么规定了3个工作日的时限，以保证当事人能够真正行使陈述、申辩权。四、制作本卷须知〔一〕监管部门在同一案件中，如果改变行政处分决定的事实、理由、依据和结果的，应当重新履行事先告知程序。在未重新履行事先告知程序之前，不得下达?行政处分决定书?。〔二〕对适用听证程序的案件，当事人依法享有听证权，不能用本文书代替?听证告知书?。?听证告知书?一、概念 ?听证告知书?是指食品药品监督管理部门对符合听证条件的案件，在作出行政处分决定之前，告知当事人有权要求听证的法律文书。二、适用范围行政处分听证告知书适用于行政机关作出责令停产停业、撤消许可证或执照、处以较大数额罚款等行政处分的案件。〔省局根据省政府规章的规定，要求个人1000元以上，法人和其他组织5000元以上就应当告知当事人有举行听证的权利〕三、制作本卷须知1.个体工商户属于个人，所以处分1000以上就要告知当事人有听证的权利。2.接收人应当是行政机关已经明确其身份的具有签收法律文书资格的人，一般应当是被送达单位的法定代表人、负责人或者收发人员。3.听证时间必须满3日后，才可以进行行政处分。?行政处分审批表?一、概念?行政处分审批表?是指食品药品监督管理部门在行政处分一般程序中，尚未正式作出行政处分决定之前，由承办人报请处〔科〕或者分局负责人审核，并经行政机关主管领导审批的文书。二、适用范围?行政处分审批表?是在实施行政处分一般程序中，当事人提出陈述、申辩意见后，监管部门作出行政处分决定之前使用。监管部门主管领导及相关执法人员在审核当事人陈述、申辩意见和理由时，应当审查其所作的陈述、申辩是否符合事实。可见，行政处分审批程序是监管部门对当事人作出行政处分决定之前必不可少的环节，对案件处理可起到最后把关的作用。三、制作内容及方法?行政处分审批表?包括首部、正文和尾部三局部。正文。主要包括以下内容：⒈案由。具体违法行为，不需要再加涉嫌。⒉当事人。填写当事人的姓名或者名称。⒊主要违法事实。写明违法的行为以及违法标的物数额等内容。⒋法律依据。一是写明当事人违法行为所涉及的法律、法规和规章的名称及具体条款〔禁止性或义务性条款〕；二是写明处分所依据的法律、法规和规章的名称及具体条款〔主要是法律责任条款〕。法律、法规和规章的名称必须写全称，不能写简称或文号。⒌案件承办人建议。案件承办人提出行政处分的建议，要求分项写明行政处分决定的种类和具体数额。案件承办人应签名并注明日期。尾部。⒈审核意见。是指承办案件所在的机构或科室负责人意见，应明确写明是否同意案件承办人的意见。⒉审批意见。是指监管部门主管领导的意见，应明确写明是否同意机构或科室负责人意见，如不同意，应写明处理意见。机构或科室负责人和主管领导分别签署意见后，均应签名并注明日期。四、制作本卷须知〔一〕案件承办人、机构或科室负责人和主管领导分别在签署意见之前，对当事人陈述、申辩的意见和理由，应当认真进行核实，对法律、法规和规章的条款引用是否适用要仔细核对。〔二〕主管领导审批日期，即为食品监督管理部门作出行政处分决定日期。〔三〕?行政处分审批表?适用于一般行政处分案件，对于重大、复杂的行政处分案件，那么应由监管部门负责人集体讨论决定，填写?重大案件集体讨论记录?。?重大案件集体讨论记录?一、概念重大案件集体讨论记录是对于重大、复杂、拟给予较重行政处分的案件，由食品药品监督管理部门行政机关负责人集体讨论时所填写的文书。这里的“重大〞是指社会影响较大、危害后果严重，涉及面广等；“复杂〞是指案情复杂、调查困难、认定困难等；“较重处分〞是指责令停产停业、撤消许可证或者批准证明文件和较大数额罚款。省人大规定了我省较大数额罚款的标准，个人2000元以上，法人和其他组织10000元以上，但凡到达标准，就要召开重大案件集体讨论。本文书是记录性文书，是对有关人员讨论重大、复杂案件的处理决定时，所发表意见及讨论结果的一种客观记录，属于内部文书。二、制作内容及方法〔一〕首部1.页码。要注明本文书共多少页，本页是第几页。2.案由。涉嫌+具体违法行为+案。3.当事人。指涉嫌违法的单位或个人。4.讨论时间。应注明讨论全过程的时间。5.地点。填写集体讨论的具体场所。6.主持人。指主持本次集体讨论的有关负责人。7.汇报人。指向参加集体讨论的负责人具体汇报案件情况的人员。8.记录人。指具体承担讨论会内容记录工作的人员。9.参加人。一般包括出席会议的食品药品监管部门负责人和列席会议的有关人员。〔二〕正文1.主要的违法事实。应当写明当事人违法的事实，即违法行为发生的时间、地点、过程、后果等情况。2.记录内容。应载明参加案件讨论的人员对案件处理发表的具体意见。这是本文书的核心局部，要记载参加讨论人员依次发表的意见，对不同意见和保存意见如实记录，确保讨论记录的全面、准确。3.讨论决定。指经过讨论后，参加会议的人员就所讨论的重大、复杂案件形成的综合处理意见，一般应写明对违法行为的定性结论，当事人违反的法律、法规、规章条款，处分的依据和具体处分意见。参加讨论人员有不同意见的，应当予以注明。〔3〕尾部。这是主持人、参加人和记录人签字的局部。讨论结束后，记录人将讨论记录交主持人和参加人员核对无误后分别签字。三、制作本卷须知1.没有完全记载参加讨论人员依次发表的意见。没有反映为何要对当事人从重或者减免处分。2.讨论决定未写明对违法行为的定性结论和具体处分意见。3.参加讨论人员签字不全。?行政处分决定书?一、概念?行政处分决定书?是指食品药品监督管理部门对事实清楚、证据确凿的违法案件，依照法定程序对违法当事人作出行政处分决定的法律文书。二、适用范围监管部门对事实清楚、证据确凿的违法案件当事人作出行政处分决定，是对整个案件的性质及处理作出结论。这是一项非常严肃的行政行为，处分决定一经作出，当事人必须履行。因此，?行政处分决定书?必须在全面、客观和公正调查取证的根底上制作。其内容定应做到文字简练、明确和标准。除适用简易程序当场给予行政处分的违法案件外，其他案件需要作出行政处分的，均需制作?行政处分决定书?，不能以其他文书替代。三、制作内容及方法?行政处分决定书?与?当场行政处分决定书?制作的内容根本相同，但前者为制作式文书，后者为预定格式的填写式文书。该文书一式三份，分别用于存档、交被处分单位〔人〕、必要时交人民法院强制执行。其主要内容包括首部、正文及尾部三个局部。正文中的处分决定为?行政处分决定书?的主要内容。在作出该决定时应注意：第一，处分决定要表述具体、明确、完整与合法。明确写出行政处分的种类、幅度。第二，不能超出所依据的法律、法规及规章规定的行政处分种类及幅度给予行政处分〔不予处分和减轻处分的除外〕。第三，如果案件办理中未单独下达?责令改正通知书?，就应当在行政处分决定书中表达。四、制作本卷须知〔一〕行政违法主体确实定。在填写被处分者名称时，应注意区分是公民、法人还是其他组织，尤其注意以下几类案件的主体资格问题：⒈有关隶属关系的案件。在处理分支机构的违法行为时，必须查清其是否具有法人资格，对不具有法人资格的分支机构〔如分厂、分公司、分店等〕的违法行为，该分支机构的法律责任应由其隶属的具有独立法人资格的单位承担；如该分支机构经工商部门核准，有?许可证?和?营业执照?，那么可按其他组织追究其违法责任，也可追究其隶属的具有独立法人资格的单位的责任。⒉有关个人投资的案件。如果个人投资的企业具有法人资格，应填写其具有法人资格的企业名称；不具有法人资格的私人企业，应当在填写企业名称时，注明其性质；根据最高法关于适用?中华人民共和国民事诉讼法?假设干问题的意见第46条规定，是个体工商户的，行政处分决定标题中出现的应当是业主姓名。〔二〕各级监管部门必须在其权限范围内制作本文书。作出撤消许可证只能由其发证、批准部门决定。监管部门查处违法案件，对依法应当撤消许可证和批准证明文件的，在其权限内依法作出行政处分时，应当将取得的证据及相关材料报送原发证的监管部门，由其依法作出是否撤消许可证和批准证明文件的行政处分决定。〔三〕监管部门在作出行政处分决定之前，应按规定进行必要的审查。违法事实、证据、处分理由和依据与行政处分决定之间要互相印证，符合逻辑，结构