Excel常用工具V22使用说明

Excel常用工具V2.2版使用说明适用版本: MicrosoftOffice2000及以上授权方式: 免费功能概述：拆分总表：将一张工作表（总表）中的表拆分成若干张格式相同、数据不一的分表，分表可以与总表保存在同一张工作簿中，也可以以工作簿的形式保存在指定的目录下；分表合并：拆分总表功能的逆操作。将若干张格式相同、数据不一的工作表（分表）合并成一张工作表（汇总表），每张分表对应于汇总表中的一个分项，这些分项可以呈水平方向排列，也可呈垂直方向排列；分表的来源可以是汇总表所在工作簿的其它工作表，亦可以是来源于某一路径（或多个路径）下的不同工作簿（每个工作簿可包含一张或多张分表）；批量检查工作表数据：对格式相同、数据不一的多张工作表进行数据的准确性检查。数据的准确性检查包含两个方面，一是被检查的数据与指定的数据在数值上是否完全相同，二是被检查的数据的是否是按照指定的公式计算得出。这个功能同时还能实现自动修改数据。批量导出工作表：将一个工作簿中的若干张工作表以工作簿文件的形式导出到指定的路径下，工作簿文件的名称来自于工作表的名称，可以指定被导出的工作表在新生成的工作簿中呈现统一的名称；批量单元格处理工具：实现批量插入单元格、批量复制单元格格式、批量删除单元格等功能；批量转换单元格文本功能：将选定的单元格区域中每个单元格所包含的特定文本（或公式）转化为其它的文本（或公式）；单元格索引：在工作表中指定的位置处自动生成索引（横向或纵向），以实现单元格的快速定位；批量清零：将选定的单元格区域中的空单元格的值置为零，主要用于财务报表制作；批量删除错误标记：将选定的单元格区域中的包含错误值（如：#DIV/0!等）的单元格清空；自动加载与卸载：指定当打开Excel时是否自动加载本工具；模块操作工具：包含代码减肥、模块导入及导出等功能，用于程序开发；关于：就是介绍我自己啦！当然还有版本信息。改版说明：为了增强稳定性，本版本不再追求与Office97的兼容性（据ExcelHome测试，V2.2是支持的，所以如果你要在Office97上运行，就用那个版本），你必须在Office2000以上运行它。增强了总表拆分与分表合并的逻辑性，这两个功能与前面的版本完全不同，同时，这个版本里，你可以同时在多个工作簿里运行多套实例，互不冲突。选择目录与选择文件分别是两个不同的对话框，告别了前面版本里混浊不清的尴尬状况。删掉了“选择工作表”功能，因为有网友告诉我Excel本身有这个功能（即对选择工作表的方向按钮点右键），那么这个功能就是多此一举，反而还加大的程序的体积。“单元格索引”功能里，可以针对不同的工作表分别建立索引，互不冲突。其它的功能没有变化。运行程序：执行“ExcelToolsV2.5.xla”文件，程序将启动。注：如果你的Excel被设置为禁止宏运行，本程序将无法启动，此时你应该进行下面的设置：

第一步，按照图示启动宏安全设置：第二步，按下图所示将安全性设置为中或低，对于设置为“中”的，运行“ExcelToolsV2.5.xla”时会出现宏完全指示框，你选择“启动宏”即可。

程序启动后，你的Excel窗口的下方会出现如下所示的工具条，每个按钮的功能如下：功能详述：拆分总表：[返回]

示例：下面是一张简易的财务报表，是个年初计划，现在需要将它拆分成北京、深圳、上海三张分表，以下发给驻三地的子公司：

à现在点击“映射”按钮：à现在点击“下一步”按钮：程序又自动激活“计划汇总”工作表，同时打开了向导的第三个对话框，这个对话框用于设置拆分的参数。现详细说明如下：（1）、第一个分项所在的区域：对应一个单元格区域。这个区域不见得就是你刚才在总表“计划汇总”中选定的映射区域，它是指在总表中实际的第一个分项的全部区域。比如，在总表中的每个分项包含了三列，但数据区域只有其中的一列，其它两列不需要复制到分表中，这时，就不能只选定包含了要复制的数据的那一列，而忽略其它的两列，否则，拆分的结果将不是你所预期的。选定区域的方法：用鼠标点击“第一个分项所在的区域”编辑框，然后在工作表中按下鼠标左键并拖动，选定第一个分项的完整区域。（2）、总表中第一个分项标题的位置：对应一个单元格。这个分项标题用于给拆分时新建的每张分表命名，因此其对应的单元格的值必须是符合工作表名称规范的文本，否则拆分不能正常进行。选定方法同上，默认的位置是分项区域的第一个单元格。（3）、分表与总表之间的关系：“链接”表示分表数据与总表中相应的数据是同步的，如果总表的数据变了，分表的数据也会改变（如果分表是保存在其它的工作簿中，打开这个工作簿时会出现链接提示，这是因为分表的数据实际上就是总表数据的链接）；“独立”表示分表在建立以后，其数据就再与总表没有关系了，总表的数据变化不会影响到分表的数据。（4）、总表中分项的排列方式：“水平”是指总表中所有的分项呈水平方向排列，即第二个分项在第一个分项的右边；“垂直”是指总表中所有的分项呈垂直方向排列，即第二个分项在第一个分项的下面。比如，本例的总表，其分项就是水平排列。如果你还不明白，在向导的下一个窗口的图片里，你可以看到各自的图形含义。（5）、分表保存位置：这应该是一目了然的，默认值与总表保存在同一个工作簿内，如果要以工作簿的形式保存，可以选择“在其它目录中保存”，然后选择保存在哪一个目录下。设置完成后点击“下一步”，作为示例，我全面采取默认值。 现在点击“退出”看看结果：综述：你可以看到，整个操作非常简单，如果你熟悉了这个过程，即使对处理只有三个分项的这种简单的拆分操作，其速度也比通过复制、粘贴来得快，至于用于拆分十个、二十个甚至更多的分项时，其效率优势更为明显。另需说明的是，总表拆分功能同样适用于结构非常复杂的表处理，比如分表的表结构与总表的分项的结构完全不同甚至相差很远。还有一种扩展运用，比如你要做一张表（下称“目标表”），其数据来源于另一张表（下称“源表”），如果源表的数据是按照一定的规则分布的，则你可以先将源表拆分，然后再用下面介绍的分表合并功能，实现自动生成目标表，这种做法比较复杂，等你熟悉操作可以自己摸索，这里就不示范。[返回]分表合并：示例：下面是三个子公司传来的报表文件，现在的任务将它们合并成一张表，以便于对比。这三个子公司的报表格式完全相同，只是数据不同，打开其中的一张看看：现在新建一个工作簿，用于存放合并后的报表：弹出一个比较复杂的对话框：你可能被搞懵了，呵呵，很正常，做这样的对话框更头痛，下面我介绍如何使用这个对话框——在本工具的其它地方，这个对话框也经常会用到。（1）、功能：这个对话框的目的是让你可以从不同的目录里选择不同的工作簿，并针对每一个工作簿，从中选取所需要的工作表。也就是说，你可以以任意组合方式选取多个工作表，而不论这些工作表是否在同一个工作簿、工作簿是否在同一个目录、甚至同一台电脑。（2）、选择目录：编辑框“1”用于选择一个目录（点击其右边的按钮打开选择目录对话框），选取后，在列表框“2”中会显示出该目录下的所有Excel工作簿（即后缀名为.xls的文件，注意，如果你的Excel文件没有后缀名，将不会被显示出来，因此请确定你要包含进来的Excel文档有.xls扩展名——有时候由于邮件接收及保存的原因，Excel文档的扩展名会被无意删掉）。（3）、选择工作簿：选择工作簿有两种方法：第一、选定列表框“2”中的一个或多个工作簿，然后点击列表框“3”下的“添加”按钮（也可以点击“全选”选择当前目录下的所有工作簿）；第二、在编辑框“6”中输入一个特征文本，然后点击其右边的“添加”按钮，则程序会扫描当前目录下的所有工作簿，如果发现某个工作簿中，其工作表的名称包含了刚才指定的特征文本（我指的是“包含”，而不仅仅是以这个文本开头），则会选定这个工作簿，如果你同时还选定了“打开工作簿的同时选择指定的工作表”开关，则这些在名称中包含了特征文本的工作表也同时会被选入最终的目标工作表。被选定的工作簿会显示在列表框“3”中。（4）、选择工作表：现在，当你点击列表框“3”中的任一个工作簿时，在列表框“4”中会显示出其包含的所有工作表，双击列表框“4”中的工作表，这个工作表会被选入到列表框“5”中，也可以在列表框“4”中选择一个或多个选项，然后点击列表框“5”下的“添加”按钮——被选到列表框“5”中的工作表即是最终的目标工作表。（5）、查看选定的工作表：在列表框“5”的下方，有两个选择项：“显示所有选定的工作表”及“显示指定工作簿中选定的工作表”，选中前者可以显示所有选定的工作表，包含其所在的工作簿及路径，后者是默认项，只显示在列表框“2”中指定的工作簿下被选中的工作表。（6）、重复上述操作，即选定其它的目录，然后再选择工作簿、工作表，可以实现从不同的目录（或其它电脑）中选取不同的工作簿及工作表。（7）、其它说明：双击列表框可以删除选定项，删除选定的工作簿的同时将自动删除其包含的目标工作表。（8）、如果目标工作表的数目为零，按“确定”按钮无效；按下“确定”后将发出你所选定的所有目标工作表的信息。好了，现在言归正传，在这个对话框中选定三个子公司的报表文件，并选定其中的报表工作表，如下图所示点击“确定”正如你所看到的，这与上面的“拆分总表”功能极其相似，事实上，在操作上，两者也几乎完全相同。下面，我就不在细节上多费口舌先设计总表的样式，如下图所示：设置与“拆分总表”几乎一样，只有上图椭圆圈内的选项不同，这个选项的含义是指，刚才在汇总表中有一个“子公司名称”标题项，这个标题来自于何处？就在此处设置，如果选择“工作簿名”，则其名称就是工作簿的名称，如果选择“工作表名”则其名称就是工作表的表名。点击“合并”按钮，开始执行合并操作： 不算太复杂吧？？？ [返回]批量检查工作表数据：下面是三个子公司的损益表（2003年计划），现在我想检查一下报表的数据有没有计算错误：这里要提一下“公式检查”与“数值检查”的含义：对于设置了“公式检查区域”的单元格，程序将对与其对应的分表数据进行如下的检查：先假设在分表中对应的单元格处设置了与“检查模板”一样的公式，将得出的结果与被检查的分表的实际数值进行对比，如果不一致（注：这里有个精度问题，比如1.212与1.21，如果只对比小数前两位，它们是相同的，如果对比到小数前三位，它们则不相同，在后面的设置对话框里，可以进行精度的设置），则记录并报告错误；对于设置了“数值检查区域”的单元格，则对比其数值（或文本）是否完全相同，如果不同，则记录并报告错误。“公式检查区域”与“数值检查区域”单元格中区别于其它单元格的边框及注释称为“检查标记”，检查标记的颜色可以在“检查设置”对话框中进行设置。下面是设置好检查标记的结果：下面是检查后的结果：下面我们看看出错的工作表：先看工作表“上海”：再看“北京”的报表：现在我们试试自动更正功能：再打开上海的报表看看：然后看看“北京”：最后清除掉所有的错误标记：看看结果：北京的就不用看了吧——我画得好累——其实结果一样。现在你会用了吗？[返回]批量导出工作表：点击“导出工作表”按钮，打开对话框，如下图所示：用起来很简单，试试就知道。[返回]批量单元格处理工具：这个工具对于在有规则的工作表中进行大批量的单元格格式整理工作很有用，在此我只介绍1个功能，其它的你可以融会贯通：批量删除：如下图，选定将要删除的第一个区域： 下面是结果： 看看下面的表怎么回事？ 原来错位了，依照一般的操作，应该右击每个带黄颜色椭圆的单元格，然后选择“删除单元格”——>“左移”。如果是100行你怎么办？——按住CTRL，一个个选中，然后选定再删除——好办法，只是你可能干完后还是要头昏，要是中途你无意中松掉了CTRL键——是不是更头痛了？我告诉你的好办法，如下图： 看看效果： 怎么样？快得多吧？ 其它的功能与此类似，你自己试吧，不过要提醒你一句：这个功能无法进行恢复操作（因为宏运行之后都无法恢复到之前的状态），因此在使用之前最好先存盘，否则请确认你完全掌握了操作技巧。[返回]其它的工具就很简单了，我想不需要我多说了，你自己试就知道了。至于“模块操作工具”主要适用于编程人员，这个套件的用法也是一目了然的，只要理解了VBA工程的结构，就自然很清楚的知道每个子模块的功能及用法。编后语：说实话，写这套程序说难也不难，主要是项目较大（对我个人而言），写起来很麻烦，光写这个说明文件，我就画了一天的图，头都是大的（640×800