非常的采购合同管理制度

非常实用的采购合同管理制度合同编号：__________甲方（采购方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（供应方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.目的和依据为了规范采购行为，维护甲乙双方的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，特制定本采购合同管理制度。2.适用范围本制度适用于甲方与乙方之间的各类采购合同的订立、履行、变更、解除、纠纷处理等活动。3.基本原则（1）平等自愿原则：甲乙双方在订立采购合同时应遵循平等自愿的原则，不得强迫对方接受不合理的条款。（2）公平原则：采购合同的内容应公平合理，不得损害对方的合法权益。（3）诚实信用原则：甲乙双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、采购合同的订立1.采购需求的确定（1）甲方应根据自身的生产经营需求，明确采购的品种、规格、数量、质量要求等内容。（2）甲方应在采购前进行市场调研，了解市场行情和供应商的情况，为采购合同的订立提供依据。2.供应商的选择与评估（1）甲方应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择合适的供应商。（2）甲方应对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面进行评估，选择符合要求的供应商。（3）乙方应向甲方提供真实、准确的企业信息和产品信息，配合甲方进行供应商评估。3.合同谈判与起草（1）甲乙双方应就采购合同的条款进行谈判，达成一致意见。（2）采购合同的起草应由甲方负责，合同条款应明确、具体，符合法律法规的要求。（3）乙方应认真审查采购合同的条款，如有异议，应及时提出并与甲方协商解决。三、采购合同的主要内容1.合同标的（1）明确采购的产品或服务的名称、规格、型号、数量等详细信息。（2）合同标的应符合国家相关标准和甲方的要求。2.价格与支付条款（1）明确采购产品或服务的价格，包括单价、总价等。（2）支付方式可以选择现金、支票、转账等，具体支付方式由甲乙双方协商确定。（3）约定支付的时间和条件，如预付款、进度款、尾款的支付时间和比例。3.交货与验收（1）明确乙方交货的时间、地点和方式。（2）甲方应在收到货物后及时进行验收，如发觉质量问题或数量不符，应及时通知乙方。（3）验收标准应符合国家相关标准和甲方的要求。4.质量保证与售后服务（1）乙方应保证所提供的产品或服务符合合同约定的质量标准。（2）乙方应提供一定期限的质量保证期，在质量保证期内，如发觉质量问题，乙方应负责免费维修或更换。（3）乙方应提供良好的售后服务，及时响应甲方的需求。四、采购合同的审批与签订1.审批流程（1）采购合同起草完成后，应由甲方的相关部门进行审核，如采购部门、财务部门、法务部门等。（2）审核部门应认真审查合同的条款，提出修改意见，保证合同的合法性、完整性和有效性。（3）审核通过后，应由甲方的法定代表人或授权代表签署采购合同。2.合同签订的权限与程序（1）甲方应明确合同签订的权限，不同金额的采购合同应由不同级别的人员签署。（2）合同签订的程序应符合甲方的内部管理制度，保证合同的签订过程规范、合法。五、采购合同的履行1.合同履行的监控（1）甲方应建立合同履行的监控机制，定期对合同的履行情况进行检查。（2）乙方应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，如遇特殊情况，应及时通知甲方。（3）甲方如发觉乙方未按照合同约定履行义务，应及时要求乙方整改，并保留追究乙方违约责任的权利。2.问题的处理与协调（1）在合同履行过程中，如出现问题，甲乙双方应及时沟通，协商解决。（2）对于合同履行中的争议，双方应尽量通过友好协商解决；如协商不成，可按照合同约定的纠纷解决方式处理。六、采购合同的变更与解除1.变更与解除的条件（1）经甲乙双方协商一致，可以变更或解除采购合同。（2）因不可抗力等不可预见、不可避免的原因，导致合同无法履行或部分无法履行的，双方可以协商变更或解除合同。（3）如乙方未按照合同约定履行义务，经甲方催告后在合理期限内仍未履行的，甲方有权解除合同。2.变更与解除的程序（1）变更或解除采购合同，应由一方提出书面申请，经对方同意后，签订变更或解除协议。（2）变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。（3）变更或解除协议签订后，双方应按照协议的约定履行各自的义务。七、采购合同的风险管理1.风险识别与评估（1）甲乙双方应在采购合同订立前，对可能存在的风险进行识别和评估。（2）风险识别应包括市场风险、信用风险、法律风险等方面。（3）风险评估应根据风险的可能性和影响程度，确定风险的等级。2.风险防范措施（1）针对不同的风险，甲乙双方应采取相应的防范措施。（2）如市场风险，双方可以通过签订长期合同、套期保值等方式进行防范。（3）如信用风险，双方可以通过要求对方提供担保、进行信用调查等方式进行防范。（4）如法律风险，双方可以通过聘请专业律师、进行法律咨询等方式进行防范。八、采购合同的纠纷处理1.纠纷的预防（1）甲乙双方应在采购合同订立时，明确双方的权利和义务，避免产生纠纷。（2）在合同履行过程中，双方应严格按照合同约定履行义务，及时沟通，解决问题，避免纠纷的产生。2.纠纷的解决方式（1）甲乙双方在履行合同过程中发生的纠纷，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。（2）在纠纷解决过程中，双方应保持冷静，理性对待，不得采取过激行为。九、采购合同的档案管理1.档案的建立与保管（1）甲方应建立采购合同档案，对采购合同的订立、履行、变更、解除等过程中的相关文件进行整理、归档。（2）采购合同档案应包括合同文本、审批文件、变更协议、验收报告、付款凭证等相关文件。（3）采购合同档案应由专人负责保管，保管地点应安全、防潮、防火、防虫。2.档案的查阅与使用（1）甲方内部人员因工作需要查阅采购合同档案时，应填写查阅申请单，经部门负责人批准后，方可查阅。（2）外部单位或个人如需查阅采购合同档案，应经甲方法定代表人或授权代表批准，并办理相关手续。（3）查阅采购合同档案时，不得损坏、涂改、转借档案文件，查阅后应及时归还。十、采购合同的监督与检查1.监督检查的内容（1）监督检查采购合同的订立是否符合法律法规和公司内部管理制度的要求。（2）监督检查采购合同的履行情况，包括乙方是否按时交货、产品质量是否符合要求、甲方是否按时付款等。（3）监督检查采购合同的变更和解除是否符合规定的程序和条件。（4）监督检查采购合同的风险管理措施是否有效落实。（5）监督检查采购合同的纠纷处理是否及时、合法、有效。2.监督检查的方式（1）定期检查：甲方应定期对采购合同进行检查，检查周期为[具体周期]。（2）不定期抽查：甲方可以根据实际情况，对采购合同进行不定期抽查。（3）专项检查：甲方可以针对采购合同的某一特定方面，如合同履行情况、风险管理情况等，进行专项检查。十一、违规责任与处罚1.违反合同管理制度的行为（1）未按照规定的程序和要求订立采购合同的。（2）未按照合同约定履行义务，导致合同违约的。（3）擅自变更或解除采购合同，给对方造成损失的。（4）泄露采购合同涉及的商业秘密和机密信息的。（5）在采购合同的订立、履行、变更、解除等过程中，存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的。2.相应的处罚措施（1）对于违反合同管理制度的行为，甲方有权要求乙方限期整改，并视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作等处罚。（2）如乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任，赔偿金额包括甲方的直接损失和间接损失。（3）对于泄露商业秘密和机密信息的行为，甲方有权追究乙方的法律责任，并要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。（4）对于在采购合同管理过程中存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的人员，甲方有权给予纪律处分，直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十二、附则1.解释权本采购合同管理制度的解释权归甲方所有。2.生效日期本采购合同管理制度自双方签字（盖章）