河南鑫苑物业管理公司业务流程控制制度

河南鑫苑物业管理业务流程控制制度2006年1月20日2/8/20251河南鑫苑物业管理一、职位分工职位职责不相容职责总经理审批业务流程控制制度；审批验房标准\物业接收管理办法；审批质保金的支付；制定公司各项业务流程制度；制定验房标准\物业接收管理办法；业务总监制定公司各项业务流程制度。审核管理处各项业务流程。制定验房标准\物业接收管理办法；审核业主装修方案；制定质保金支付办法。总工程师制定验房标准\物业接收管理办法；审核业主装修方案；为各管理处提供技术支持。制定公司各项业务流程制度；制定质保金支付办法。财务总监制定质保金支付办法。制定验房标准\物业接收管理办法。管理处经理制定管理处各项业务流程。制定验房标准\物业接收管理办法；制定质保金支付办法。物业部门员工执行上级制定的流程、规章制度等，认真履行自己的职责。制定验房标准\物业接收管理办法；审核业主装修方案等。置业营销负责人营销部分批向业主发放的入伙通知。营销部查验业主各种票据证件的具体内容。确定业主入伙通知时间。2/8/20252河南鑫苑物业管理二、规划设计前期介入控制提交总经理办公会审议工程部站在业主和后期物业管理的角度提出建议报告工程方案论证工程部将建议报告提交置业规划设计部0102批准不批准2/8/20253河南鑫苑物业管理三、施工图设计阶段前期介入控制提交总经理办公会审议工程部站在业主和后期物业管理的角度提出建议报告

工程部将建议报告提交置业规划设计部初步设计完成阶段不批准批准01022/8/20254河南鑫苑物业管理四、施工阶段前期介入控制置业工程工程部进行落实整改工程部站在业主开发商和后期物业管理角度对施工质量进行监督

工程部将问题报告提交置业工程工程部工程部报告总经理及企管部发备忘录给置业工程部及企管部工程部做好记录归档发现问题做好记录工程部做好记录归档工程开始施工0102通过未通过2/8/20255河南鑫苑物业管理五、物业前期验房控制控制目标站在业主与物业管理的角度对房屋建设质量进行查验，以利于业主对物业的使用、物业公司的维护管理。关键控制点1〕应站在业主的角度，严格按照公司验房标准进行查验，对发现的问题要及时认真做好记录；2〕要催促置业工程工程部按时间节点落实整改，做好对问题整改的复验工作及其记录；3〕对于发现的重大问题要及时上报公司总经理与置业工程部、企管部并进行详细备案。4〕验房标准要得到工程部、置业工程部与企管部总监与经理的签字认可。注释1〕物业前期验房控制是指工程完工前三个月开始到开发商向物业公司移交的阶段；2〕物业前期验房形式为管理处成立验房小组对房屋质量、园林景观、配套设施等进行查验；3〕物业前期验房的内容包括土建工程、塑钢门窗、园林景观、供配电、给排水、消防及智能化设施，并就验房过程中发现的问题与置业工程工程部进行沟通，限期落实整改。置业工程工程部进行落实整改组建验房小组工程部对验房小组进行培训按照验房标准开始验房发现问题并做记录提交置业工程工程部限期整改工程部报告总经理及企管部发备忘录给置业工程部及企管部工程部做好记录归档工程部做好记录归档成立物业管理中心未通过通过010203与置业工程部召开会议2/8/20256河南鑫苑物业管理五大责任主体竣工验收完成六、物业接管验收控制

置业工程工程部配合接管验收管理处与工程部联合成立接管验收小组做好验收记录置业工程工程部限期整改验收合格管理处将资料归档保管发现问题双方在验收记录上签字,工程工程部向管理处移交相关资料010203与置业工程部召开会议2/8/20257河南鑫苑物业管理控制目标及时顺利将物业交付业主，保证物业管理的正常开展。关键控制点1〕严格按照交付流程进行交付，验房人员陪同业主进行房屋验收，填写«房屋验收交接表»，业主签字确认；2〕要准确记录水、电、气表的读数，验收房屋内各种设施并介绍使用方法〔其中包括试上下水、门窗、插座试电等内容〕；3〕验房人员整理?房屋验收交接表?上的不合格项并填写«报修记录表»交保修办，保修办(维修班或工程部)视情况按要求限期整改；4〕验房人员对于业主提出的重大质量问题应及时反响到客户中心主任、管理处经理、工程部、总经理、置业工程部、企管部，要催促置业工程工程部按时间节点落实整改，复验合格后通知业主再次验收。注释1〕交付现场控制由业务总监、工程部、管理处经理负责;2〕业主费用交齐后，领取钥匙和相关物品，在?钥匙发放登记表?上签字确认入住资料包括?装修管理规定?、?业户手册?、?居家手册?、?温馨提示?等，请业主详细填写?住户情况登记表?，业主需在?物品资料签领表?上签字确认。营销部查验业主各种票据证件是否齐全正确按验房标准进行验房视情况有保修办或置业工程部限期整改填写业主资料，签署业主临时公约管理处成立交房小组制定交付方案营销局部批向业主发放入伙通知交纳物业管理费及其他费用领取房屋钥匙及入住资料、其他物品业主填写?客户接房满意程度调查问卷?管理处将交付资料归档业主与验房人员在?房屋验收交记录表?签字七、物业交付控制物业接管验收完成0102合格不合格合格2/8/20258河南鑫苑物业管理八、装修监管控制提交装修公司营业执照及资质证书复印件提交装修设计方案、图纸管理处审核

签订房屋装修管理协议装修公司缴纳装修质保金、业主缴纳垃圾清运费提交施工人员身份证复印件及照片发放施工许可证、施工人员临时出入证业主填写装修申请施工装修监管完工验收

业主入住1月后复验合格二次验房填写监管记录限期整改装修资料归档退还装修质保金010203介绍装修本卷须知合格2/8/20259河南鑫苑物业管理向施工方发?保修工程结算通知书?保修办判别保修办进行取证属于责任期内向施工方发保修期工程维修通知书并保存通知等证据施工方按时维修费用由施工方承担上报公司总经理及工程部工程部制定施工方案施工方不能按时维修或其他原因保修办组织施工保存相关资料属于紧急、重大情况施工方不能及时赶到保修办取证控制目标保证责任期内工程质量遗留问题的及时顺利处理。关键控制点1〕根据?建设工程质量管理条例?及置业与施工方的约定判断维修责任；2〕保修办要做好取证材料的收集，包括工程质量问题的照片、实物、业主签认的书面报修记录等，取证材料应分户记录保存；3〕对于紧急重大问题要及时上报公司总经理、工程部与置业工程部；4〕保修办负责维修档案的整理，每月报工程部备案，随时接受工程部监督检查；5〕紧急情况下保修办有权先行采取必要措施，由此发生的费用由原施工方承担，但应及时以特快专递或其他形式告知原施工单位。注释1〕工程的质量保修期自房屋竣工验收合格之日起开始计算。如果房屋建筑工程是按照单项验收交付的，按照单项工程分别计算保修期；2〕公司接管后，原置业与施工方在?房屋建筑工程质量保修协议书?中约定的质量保修通知、监督的权利义务委托给公司管理处保修办；3〕紧急情况是指如果不处理立即就会造成损失的扩大或造成其它人员财产损害的发生；4〕保修办全面负责工程维修。工程部对维修方案有审核权，对维修质量九、质量缺陷责任期内工程维修出现工程质量问题010203042/8/202510河南鑫苑物业管理十、工程质保金支付控制置业工程部审核合同与工程移交情况置业财务部审核余额业务总监和总工程师审核签字工程部与管理处对维修质量检查回访财务部扣除相应质保金额工程部退回支付申请按相应比例留滞质保金，业务总监和总工程师审核签字工程部催促整改置业财务部支付质保金控制目标标准工程质保金支付的流程，有效躲避风险，确保物业质量。关键控制点1〕严格按照质保金支付管理方法与施工合同执行；2〕有需要支付质量保证金的工程必须按照?物业接收管理方法?中的要求相物业公司移交资料；3〕在接到申请之后，工程部与管理处对工程质量和维修情况予以回访和检查，确认没有质量问题后给予签认，报业务总监和总工程师审核并送总经理批准后，将申请返还置业财务部；4〕物业公司检查中发现有工程质量问题，进行催促整改，并以备忘录告知置业工程部，同时退回?质保金支付申请表?，整改合格后，对出现质量问题的部位按照相应的比例留滞质保金，签认申请，整改仍不合格，拒绝签认，退回工程部按原施工合同相关条款处理。注释1〕置业财务部为工程质量保证金的监督支付部门；2〕物业公司负责工程的催促整改及工程质量的最终审核，并扣除复核工程质量保证金的数额。质保期到期前两周施工单位提出支付申请0102合格不合格合格不合格总经理签字置业总经理签字2/8/202511河南鑫苑物业管理1、管理目标1〕促进房屋销售2〕合理控制促销活动费用2、关键点控制1〕宣传费用额度的控制2〕效果评估注释1〕物业与置业签订委托协议；2〕物业具体负责部门为企管部，置业具体负责部门为营销部；3〕置业公司财务部审核票据及余额；4〕物业公司每月向置业提出结算。

十一、促销活动费用控制流程物业公司提出活动方案及费用报置业公司置业财务部结算支付宣传费用双方对活动方案及费用进行会审置业公司确定宣传费用额度0102开展促销活动置业公司总经理批准批准不批准03置业公司总经理签字04置业公司进行评估置业公司财务部审核与置业签订委托协议2/8/202512河南鑫苑物业管理1、管理目标1〕保证零星配套的业务质量；2〕保证费用控制在预算范围内。2、关键点控制1〕财务部审核严格控制在工程预算范围；2〕效果评估；３〕合同签定按合同签定方法及权