公文管理制度(2016－5－5)

公文管理制度目录：第一章：总则第二章管理职责第三章：公文的种类和分类第四章公文的格式第五章公文的编号第六章行文格式第七章行文规则第八章公文办理第九章附则总则第一条为规范公司各类办公文件管理，明确承办要求、严格处理程序，提高运转时效，根据国家相关规定，结合集团实际情况，制定本制度。第二条本制度规定了起草、发文、收文处理程序、行文关系与规则、公文立卷与归档等文书管理内容，适用于适用于集团各部门、各子公司文书管理工作。第三条本制度中的公文是指集团在经营管理中产生的各种文本，主要分内部公文和对外公文两种。内部公文是内部实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具；对外公文是代表公司机构对外联络处理事务的各种文件、函件；第二章管理职责第四条根据集团经营管理需要，公文管理的职责如下：1、集团领导：根据本制度内容，负责相关文件的审核、会签、批示等工作；2、董事会办公室：是集团决策层公文处理的归口管理部门，负责决策层公文流转的收发、分办、传递、立卷、归档、销毁等管理服务工作；3、集团行政部：负责集团所有公文规范的管理工作，是集团公文格式、起草要求、流转程序，保管销毁的管理部门；同时负责集团管理层公文的具体处理，负责管理层公文流转的监督管理和审阅、收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁等具体工作，指导督促各职能部门、各公司做好公文处理工作；4、各职能部门、子公司：按本制度规定内容做好本部门承办文件的起草、流转、呈报等执行和管理工作，未经审批或签署，不得以集团名义自行发文，同时负责其他部门主承办文件的会签工作；第三章公文的种类和分类第五条公文的种类根据集团经营管理需求，公司常用的公文种类有：决定、决议、通知、通告、通报、报告、请示、函、会议纪要、内部联系单、工作签报等；1、决定、决议：对重要事项、重大行为做出安排用“决定”，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”；2、通知：用于传达上级部门指示，公布规章、制度、规定、办法、细则、要求各部门办理较为重要的事项、集团总监级及以上人员的任免和聘用等；3、公告、通告：公布已确定且须全员遵守或其他应周知的事项，集团总监级以下人员的任免和聘用等；4、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；5、报告、请示：向上级领导或上级单位、部门汇报工作、反映情况，阐述结果用“报告”、提出建议或请求指示、批准用“请示”；6、批复：用于集团决策层对下级部门或单位对重大工作请示的回复；7、函：适用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，如：集团及各公司对外联络或集团各公司之间联络；8、会议纪要：适用于记载和传达会议情况或议定事项。9、内部联系单：适用于本单位部门之间的日常工作联络或需求支持；如：集团职能部门、各分司部门之间的工作交涉；10、工作签报：集团范围内有关业务申报、需求报批等工作，但原则上各模块事务性工作应优先填报该模块对应制度的表格；第六条公文的分类集团公文按使用用途，大体可分为4类。即：红头文件、内部通告、会议纪要、对外函件，各种文件的类别划分及适用范围如下：序号类别包含适用范围1红头文件决定、决议通知、请示批复、任命集团或各公司公示重大事项或安排；2、各项规章制度的下发；3、高级管理人员或重点岗位人员的任免；4、重要事项的（对内对外）上报；2内部通告公告、通告通知、通报事务性或一般性的工作通知；已确定且需全员周知的一般性事务；阶段性工作总结或奖励、批评等；总监级以下人员的任免；3会议纪要会议纪要集团决策机构会议的主要决议文本；集团经营管理会议的主要决议文本；各公司经营管理会议的主要决议文本；4对外函件函件1、与无隶属关系单位之间的工作商洽；第四章公文的格式第七条集团所有公文格式分为五种，分别为：红头文件格式、通告格式、纪要格式、函件格式、内部格式，五种文件格式具体内容如下：第八条红头文件格式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成（具体样式见附表1：红头文件样式），置于公文首页红色反线（宽度同版心，即159mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（一）眉首1、发文单位标志：发文单位标志是眉首部分的核心，套红居中在为首页上半部，上缘至版心上缘为36mm；文字为：发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字，如：陕西亨泰利企业管理集团文件，联合行文时可并用联合发文单位名称一般主办单位名称排列在前，顺序排列后统一加“文件”二字；（政）字部门号（政）字部门号【...】年号5号顺序号公司代字集团（二）主体1、公文标题：标题中发文单位名称一般可简略加“关于”，后续由事由和文种组成，准确、扼要概括公文的主要内容，编排于红色分隔线下空1行位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形；2、主送单位：是公文的主要受理单位。主送单位标注受理单位全称或规范化简称，使用时要规范、准确，不得随意编造单位简称。主送单位编排于标题下空1行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号；3、公文正文：是公文的主体和核心所在，标题下另起一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，公文首页须显示正文；4、附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，如有顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有顺序号时标识顺序号，附件标题居中编排在版心第3行；5、发文单位署名：发文单位署名应使用发文单位全称，单一单位行文时，发文单位署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文单位署名按发文单位顺序排列在相应位置，并使印章可加盖其上，发文单位需人借单章的须在发文单位署名后加“借章”二字，并用（）括入；6、成文时间：是公文的生效的重要标志之一。具体以签发日期为准（联合行文以最后签发的单位负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4－7字编排（根据单位全称长短调整），用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位；7、.印章：印章是公文生效的标志（纪要不加盖印章），是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文一定要加盖印章。单一单位行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时，所有联署单位均须加盖印章，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。8、附注：是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注联系人及联系方式，多个单位联合行文，只标主办单位联系人即可；（三）版记版记中第一个要素之上、各要素之下均加1条分隔线，宽度同版心，第一条和最后一条分隔线用粗线，中间的用细线。版记的位置应置于公文的最后一面，版记中的最后一个要素置于最后1行，最后一页无法完整排列版记时须另起一页，另起一页时须在页首左空两格注明“此页无正文”并用（）括入；1、抄报：是指需要执行或者知晓公文内容的领导或个人，抄报人员名称一般为姓名或唯一性职务，特殊情况下也可姓名加职务，职务应为岗位全称不可以“总”字代过，抄报人员为多位时需统一称谓格式；2、抄送：是指除主送单位外需要执行或者知晓内容的上级、平级、下级及不隶属的部门或单位，抄送时应严格按工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。抄送排列应按性质和隶属关系确定，按决策、管理、经营的层级次序排列，编排在公文最后一页的下方位置。“抄送”左空1格，后标全角冒号，后书抄送单位名称，回行时与冒号后的抄送单位名称首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号；3、印发单位和印发日期：印发单位是指公文承办的主要部门，集团各职能部门印发单位为集团代字加部门全称，各公司印发单位为公司全称，印发日期年、月、日用阿拉伯数字标全，与印发单位共排一行，编排在抄送单位之下1行位置，右空1字后加“印发”二字；4、页码：页码编排在公文版心下边缘之下居中，数字左右各放一条一字线，附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第九条内部通告格式内部通告由眉首、主体、版记三部分组成（具体样式见附表2：内部通告样式），置于公文首页红色反线（宽度同版心，即159mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（一）眉首1、发文单位标志：“通告”是眉首部分的核心，套红居中首页上半部，上缘为版心第一行；2、发文字号：与红头文件发文字号的编制格式相同，排列位置编排在“通告”下1行左侧；3、签发人：与发文字号平行编排，居右空1字。（二）主体通告的公文主体由公文标题、主送单位、公文正文、附件、附注五个部分组成，与红头文件主体格式要求相同；通告；版记通告的版记的与红头文件的版记格式要求相同，但内容略有区别，通告版记的内容包括：抄报：与红头文件格式相同，无抄送；2、印发单位和印发日期：印发单位是指公文承办公司的全称，印发日期年、月、日用阿拉伯数字标全，与印发单位共排一行，编排在抄报之下1行位置，不加“印发”二字；3、页码：与红头文件格式相同；第十条会议纪要格式会议纪要通常由眉首、主体、版记三部分组成。（具体样式见附表3：会议纪要样式），置于公文首页红色反线（宽度同版心）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至版记（不含）之间的各要素统称主体；置于主体以下的各要素统称版记。作为文件下发的会议纪要应在眉首红字下方标注文号。（一）眉首1、发文单位标志：发文单位标志是眉首部分的核心，套红居中在首页上半部，上缘至版心上缘为36mm；文字内容为单位名称后续加“会议纪要”字样，其他与红头文件格式相同；2、发文字号：发文字号由发文单位代字、会议类型号、年份和发文顺序号四个要素组成。单位代字为会议召开部门单位简称，会议类型号为会议类型简称，年号全称4位用六角括号〔〕括入，顺序号用阿拉伯数字，不编虚位、不加第字，居中编排在“会议纪要”下1行，如集团总经理办公会发文编号格式为：总纪总纪会议类型号【...】年号5号顺序号公司代字集团（二）正文1、标题：会议纪要标题一般由会议类型名称加纪要二字组成，如：总经理办公会纪要、周工作例会纪要等，特殊情况下也可由会议名称加纪要二字组成，如：年度经营分析会纪要等；2、前言：前言包括时间、地点、主持、参加、列席、记录、议题等内容，各项内容竖形排列并后加全角冒号，参加、列席内容中人员姓名按职务高低依次排列，姓名为两字时不加空格符号、姓名间加顿号，回行时与冒号后的姓名首字对齐，最后一个姓名后标句号。3、主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。一是要紧绕中心，特别是形成的决定、决议要准确地概述清楚；二是要层次明确，第一层用“一”、第二层用“（一）”、第三层用“1”；三是要措词准确，严格区分要求、强调、号召、认为、明确、听取、责任等词的使用规范。4、结尾：结尾级即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求。（三）版记与红头文件版记格式相同；第十一条对外函件格式对外函件由由眉首、主体两部分组成。（具体样式见附表4：函件样式），置于公文首页红色双反线（宽度同版心）以上及双反线以下的文号统称眉首；文号（不含）以下各要素统称主体；（一）眉首1、发文单位标志：发文单位标志是眉首部分的核心，套红居中在首页第一行，文字内容为发文单位名称，如：陕西亨泰利企业管理集团；2、发文字号：发文字号由发文单位代字、年号和发文顺序号三个要素组成。单位代字由为文单位简称，年份用全称4位，顺序号用阿拉伯数字，不编虚位、不加第字，发文字号编排在红色双反线下行右侧位置，如泰通实业对外发函，具体格式为：5号顺序号【5号顺序号【...】年号公司代字..（二）正文1、标题：函的标题中发文单位名称一般可简略并加“关于”，后续由事由和“的函”二字组成，准确、扼要概括函件主要内容，编排于红色分隔线以下，发文字号下空1行位置，排列要求参照红头文件标题排列格式；2、正文的其他内容与红头文件的正文内容相同；第五章公文的编号第十二条红头文件发文编号1、集团公司发文编号如下：序号发文单位/部门发文编号备注1集团公司集团【...】1号..与..因发文相对较少，合编为一，统用（..）字2董事会办公室集团（董）字【...】1号3行政部集团（政）字【...】1号4人事部集团（..）字【...】1号5财务部集团（..）字【...】1号6..部、..部集团（..）字【...】1号2、各公司发文编号如下：序号发文单位/部门发文编号备注1..实业..【...】1号各公司直属部门可参照集团职能部门文件编号格式进行发文编号2..实业..【...】1号3……..【...】1号4…...【...】1号5…...【...】1号第十三条内部通告的发文编号可参照红头文件发文编号格式进行；第十四条会议纪要的发文编号序号会议类型纪要编号备注1董事会集团董纪【...】1号纪要编号以公司为单位，各公司可参照集团纪要编号格式编号，部门会议不编号2监事会集团监纪【...】1号3总经理办公会集团总纪【...】1号4年度工作会集团年纪【...】1号5周例会集团周纪【...】1号6专题会集团专纪【...】1号第十五条函的发文编号序号发函单位发文编号备注1集团公司集团函【...】1号函的编号以公司为单位，集团各职能部门或分公司直属部门原则上不对外发函，确需发函，报行政部另行编号2..实业..函【...】1号3..实业..函【...】1号4函【...】1号5函【...】1号6函【...】1号第六章行文的格式第十六条行文的格式要求包括基本要求和其他要求两种，其中基本要求包括：纸型、版面、字体、颜色、字号、结构、段落、表格、数字等，其他要求包括：落款、盖印、排版、打印、装订等；第十七条行文的基本要求纸型公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，成品幅面尺寸为：210mm×297mm。（二）版面公文用纸页边与版心尺寸为：天头（上白边）为26mm±1mm、天尾为（下白边）：24mm±1mm，订口（左白边）为：28mm±1mm、开口（右白边）为：25mm±1mm、版心尺寸为：160mm×247mm（不含页码）。字体和颜色1、公文的字体在无特殊要求时，原则上一律使用宋体字，红头单位标志、公文标题及1、2、3级小标题需加粗，标题单独成行时，无需标点符号；2、不提倡正文内标题使用艺术字体，如行书、隶书、魏书等，以保持公文严肃、文面整洁；3、公文除眉首部分的单位标志可套红外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色；（四）字号1、眉首套红部分的单位标志根据书写内容及字数确定大小，但原则上高不能大于40mm，宽不能大于20mm，各单位要固定版本，不得随意调整；2、公文标题使用三号或小二号字；3、正文一律使用四号字体；4、版记部分使用小四号字；（五）结构第1层为“一、”，第2层为“（一）.”，第3层为“1”，第4层为“①”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。段落每段文字前空2格，第2行起均顶格，数字未完不换行；表格正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。数字数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十八条行文的其他要求（一）落款、盖印在正文后空2行，单位名称为印章全称，名称与印章不符时需要注明“借章”并用（）括入。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿4格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。排版以撑满意版心为原则上，特定情况可适当调整。正文标准行距为1.5倍行间距，为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。各级标题可对段前、段后行间进行0.5mm调整，（三）印刷上下左右居中对齐，无特殊需要，除红头外或特殊说明外，其他版面图文颜色均为黑色，均匀清晰，双面印刷。装订一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。第七章行文规则第十九条行文应确有必要，注重效用，严格按照隶属关系、职权范围和经营管理需要确定。各部门点对点的商洽工作、询问和答复问题、工作申请等可填报《工作联系单》或《内部签报单》（制式），确需正式行文需申请行政部同意方可发文，一般情况不得对外正式发文。第二十条草拟公文应当做到符合法律、法规和方针及集团的各项制度及经营决策要求；2、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚及本制度规范中各种公文的相关要求明确清楚各项内容并力求篇幅简短；3、公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定；4、使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；第二十一条注意事项1、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。2、“报告”或其他文种不得夹带请示事项。第八章公文办理第二十二条公文办理是指制发公文的过程，包括：制文、签收、发文、归档、销毁、其他等程序；制文制文由承办部门负责完成，主要包括以下内容：承办：集团职能部门、各公司根据领导安排或工作需要可申请发文，领导交办公文由行政部根据领导意见统一通知并负责催办，各部门、各公司自行发文可自主承办；草拟：公文由承办部门负责草拟，起草时须按本制度规定要求进行草拟，明确文件各部分内容并提交行政部初审，联合行文还须确定主要承办部门，紧急公文，应当明确办理时限；初审：公文起草完成后，在会签及呈批签发前应当由行政部进行初核。审核的重点是：是否确需行文、内容是否符合国家法律法规及其他有关规定、格式和行文规则是否规范、文字组织是否得体适合、附加材料是否齐全、公文格式是否符合本办法的规定、属何部门办理、会签人是否合适等；编号：承办单位根据规定向行政部申请公文编号并填入承办公文中；会签：公文承办部门填写《文件会签单》（另行发布），明确文件名称、编号、主送、抄送会签部门或相关人员等相关事宜后，由承办部门按表格的会签需求顺序进行文件会签，签收1、签收：收到需要办理的公文，行政部应进行复核。复核的重点是：会签人是否签署完整、会签意见是否被采纳、公文是否按会签意见进行修正、涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商等，合格的登记收文并存备电子档，不合格的退回承办单位；2、签发：行政部对收集的公文进行归纳分类，分别呈报具胡批准权限的相关领导进地签发，审批签字权限为：红头文件的审批签发权为董事长或总经理、内部通告的审批签发权为常务副总或各公司负责人、会议纪无须签发、对外函件的审批签发人为总经理；3、用印：经审批后的文件，行政部按发放要求进行打（复）印，执批准后的《文件审批单》至印章保管部门进行登记后用印；（三）发文各类公文由行政部进行统一登记发放并做好台账，发放分扫描版和纸制版两种，各部门、各公司要指定专人管理邮箱，定期查看文件收到情况并予以回复“收到”；归档1、行政部是所有公文的保管单位，公文办理完毕后，行政部应当根据档案管理规定及其相互联系、特征和保存价值及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文；2、归档范围内的公文，应当要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。3、集团各部门或各公司的公文，除特殊标示的绝密级和注明不准翻印的以外，其他需翻印时须经公司领导批准，翻印时应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围；（五）销毁1、销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，销毁特殊标或保密公文应当进行登记。（六）其他1、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。2、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。3、各部门收到公文后应认真领会文件精神并组织传达和学习，不得延误、推诿，行政部将对公文学习情况进行检查，对组织不利的单位负责人将依照考核相关标准予以处罚；第九章附则第二十二条本制度由行政部制定，本制度的解释、修改、废止权归行政部；第二十三条本制度自总经理发布签字之日起执行，其他原有制度同期废止。附表：1、红头文件样式