房地产开发采购管理流程及合约管理

房地产开发采购管理流程及合约管理一、制定目的及范围房地产开发项目的采购管理是确保项目顺利进行的重要环节。通过规范化的采购流程，可以提高采购效率，降低成本，确保项目质量。本流程适用于所有房地产开发项目的材料采购、工程承包及相关服务的采购管理。二、采购管理原则采购管理应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择最优供应商。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各方知情，避免利益冲突。3.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及公司内部规章制度。4.经济性：在保证质量的前提下，追求采购成本的最优化。三、采购流程1.需求确认项目各部门需根据项目进度和需求，提前提出采购申请。申请内容包括所需物资的种类、数量、规格及预算。各部门应对需求进行充分论证，确保采购的必要性。2.采购计划编制采购部门根据各部门的需求，编制年度或阶段性采购计划。计划应包括采购项目的详细信息、预算、时间节点及责任人。采购计划需经项目负责人审核后方可实施。3.供应商选择在确定采购计划后，采购部门需进行供应商的筛选。应通过市场调研、询价等方式，收集至少三家合格供应商的报价及资质信息。对供应商的选择应考虑其信誉、交货能力及售后服务等因素。4.询价与比价采购部门向选定的供应商发出询价函，要求其在规定时间内提交报价。收到报价后，采购部门需对报价进行比对，分析各供应商的价格、质量及交货期，形成比价报告。5.审批流程比价报告完成后，需提交项目负责人及相关部门进行审批。审批内容包括供应商的选择、采购金额及合同条款等。审批通过后，采购部门可与供应商进行合同谈判。6.合同签署在合同谈判达成一致后，采购部门需与供应商签署正式合同。合同应明确双方的权利与义务，包括交货时间、付款方式、违约责任等条款。合同签署后，采购部门需将合同存档备查。7.采购实施与验收合同生效后，采购部门需跟踪供应商的交货情况，确保按时交货。物资到货后，相关部门需对物资进行验收，确保其符合合同约定的质量标准。验收合格后，物资方可入库。8.付款与结算在物资验收合格后，采购部门需及时向财务部门提交付款申请。付款申请需附上验收单、合同及发票等相关文件。财务部门审核无误后，进行付款。9.采购记录与反馈所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请、合同、验收单及付款凭证等。采购部门应定期对采购流程进行评估，收集各方反馈，及时调整和优化采购流程。四、合约管理1.合同管理制度建立健全合同管理制度，明确合同的起草、审核、签署、履行及变更等环节的责任与流程。确保合同的合法性、合规性及有效性。2.合同履行监控在合同履行过程中，采购部门需定期对合同执行情况进行监控，确保供应商按合同约定履行义务。对发现的问题及时与供应商沟通，协商解决。3.合同变更管理如因项目需求变化或其他原因需对合同进行变更，采购部门应及时与供应商协商，形成书面变更协议。变更协议需经过相关部门审核后方可生效。4.合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生纠纷，采购部门应及时收集相关证据，与法律顾问沟通，采取适当措施维护公司的合法权益。必要时可通过法律途径解决争议。