【课件】房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范

房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范by目录总则目的和适用范围术语和定义管理机构和职责管理机构管理职责档案资料的收集和归档收集范围收集时间收集方式档案分类和编号档案资料的保管和维护实体档案管理电子档案管理档案查阅和调用1.总则本规范适用于房屋建筑和市政基础设施工程档案资料的管理，旨在规范工程档案资料的收集、整理、保管、维护、利用和管理，确保工程档案资料的完整性、真实性、可靠性，为工程建设和管理提供可靠依据。1.1目的和适用范围1规范目的为了更好地管理房屋建筑和市政基础设施工程档案资料，确保其完整性、真实性、有效性，以及信息资源的可利用性，制定本规范。2适用范围本规范适用于房屋建筑和市政基础设施工程建设项目的所有阶段，包括规划、设计、施工、竣工验收、运营、维护等阶段。1.2术语和定义工程档案指在房屋建筑和市政基础设施工程建设过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、影像、声像等资料。档案资料是指工程档案中的具体内容，包括设计文件、施工文件、竣工文件、验收文件、工程结算文件等。档案管理是指对工程档案资料进行收集、整理、保管、利用、销毁等全过程的管理活动。2.管理机构和职责工程档案资料管理工作需要明确的机构和责任，以确保档案资料的完整性、准确性和安全性。管理机构通常设立专门的档案管理部门，负责制定管理制度、组织实施、监督检查等工作。管理职责明确各部门和人员的职责范围，如设计、施工、监理等单位的档案资料收集、整理、归档责任。2.1管理机构房屋建筑工程档案管理机构由建设单位设立的专职或兼职管理机构。市政基础设施工程档案管理机构由城市建设管理部门设立的专职或兼职管理机构。2.2管理职责制定制度制定并完善工程档案资料管理制度、工作流程和标准，确保资料管理规范化、科学化。监督检查定期或不定期对工程档案资料管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。人员培训组织开展工程档案资料管理人员培训，提高其业务水平和专业技能。3.档案资料的收集和归档3.1收集范围全面收集工程建设全过程的档案资料，包括设计、施工、监理、验收、使用等环节。3.2收集时间在工程建设的各个阶段及时收集，并做好资料整理和归档工作。3.1收集范围项目文件包括项目立项文件、工程设计文件、施工图纸、工程合同、招标文件、工程变更文件等。施工过程文件包括工程开工报告、工程进度报告、质量检验记录、安全生产记录、材料进场记录、工程验收记录等。竣工文件包括工程竣工验收文件、工程结算文件、工程保修文件、竣工图纸等。其他相关文件包括与工程建设相关的技术文件、管理文件、法律文件等。3.2收集时间施工阶段在施工阶段，应及时收集项目相关的资料，包括施工图纸、技术文件、验收记录等。竣工阶段在项目竣工验收后，应及时整理并收集完整的项目档案，包括竣工图纸、工程资料、质量验收报告等。3.3收集方式现场收集施工过程中，由项目负责人或专人负责收集相关文件，并及时进行整理归档。部门移交各部门根据职责，将相关文件整理后移交给档案管理部门。电子数据收集利用电子设备，收集并保存相关数据，确保信息完整性和安全性。3.4档案分类和编号1按工程类型分类房屋建筑、市政基础设施等。2按工程阶段分类设计、施工、竣工等。3按档案内容分类图纸、文件、资料等。4.档案资料的保管和维护实体档案管理确保档案完整性、安全性，制定规范的管理流程。电子档案管理建立电子档案数据库，确保数据安全，并制定备份策略。4.1实体档案管理确保档案材料的完整性和安全性。建立完善的档案保管制度，包括借阅、归还、销毁等流程。定期对实体档案进行整理、维护和修复。4.2电子档案管理数字化管理数据安全信息共享4.3档案查阅和调用查阅权限明确档案查阅权限，规范查阅流程。调用手续建立完善的档案调用手续，确保档案安全。查阅记录详细记录档案查阅情况，便于追溯和管理。5.档案资料的移交和销毁档案资料移交是指将工程竣工后的档案资料移交给相应的档案管理机构保管。档案资料销毁是指对已经过期的或不再具有保存价值的档案资料进行销毁处理。资料移交移交的档案资料包括：竣工图纸、工程技术文件、施工记录、验收资料等。资料销毁销毁的档案资料包括：已过期的技术规范、设计文件、施工记录等。资料移交1移交时间工程竣工验收合格后，建设单位应及时向工程档案管理机构移交工程档案资料。2移交内容移交的档案资料应完整、准确、齐全，并符合国家有关规定。3移交手续建设单位和工程档案管理机构应办理正式的档案移交手续，并签署移交清单。5.2资料销毁资料销毁标准根据相关法规，对超过保管期限的档案资料进行销毁。销毁程序制定销毁计划，经相关部门审批后，进行销毁操作。销毁记录详细记录销毁的资料名称、数量、时间等信息，并留存相关证明。6.档案资料的安全保护重要性房屋建筑和市政基础设施工程档案资料，对于工程建设、维护、管理、研究和历史记录具有重要价值，确保其安全至关重要。保护措施需要采取严格的安全措施，包括物理安全、信息安全和管理安全。6.1防灾防盗措施安全措施制定完善的防灾防盗预案，确保档案资料的安全。技术措施安装监控系统、报警系统等技术设施，加强对档案库房的实时监控和安全防范。6.2应急预案火灾洪水地震盗窃档案资料的利用和服务资料共享与交流促进档案资料的有效利用,推动工程建设信息化发展。资料检索与利用提供便捷的检索途径,满足不同用户的查询需求。资料共享与交流1内部共享促进不同部门之间的信息流通，提高工作效率。2外部交流与其他相关机构建立档案资料共享机制，促进资源整合。3信息公开根据相关法律法规，及时公开相关档案资料，提升信息透明度。资料检索与利用检索系统建立完善的档案检索系统，方便用户快速查找所需资料。利用方式提供多种资料利用方式，包括现场查阅、资料复印、电子版下载等。监督管理工程档案管理需要严格监督管理，以确保档案资料的完整性、真实性、准确性和安全性。1定期检查对档案资料进行定期检查，发现问题及时整改。2绩效考核对档案管理工作进行绩效考核，鼓励优胜劣汰。3建立制度建立健全档案管理制度，规范管理流程。8.1检查与考核定期检查定期进行档案资料的检查，确保资料的完整性、准确性和及时性。考核评估对档案资料管理工作进行定期考核，