公司采购审批与合同签订管理制度

公司采购审批与合同签订管理制度第一章总则第一条目的和依据1.1为确保公司采购活动的合规性、经济性和风险掌控本领，有效管理采购审批与合同签订流程，订立本制度。1.2本制度的内容及适用范围适用于公司内部各类采购项目的审批与合同签订流程。1.3本制度的订立依据为公司相关法律法规和规章制度，并结合实际情况订立。第二条定义2.1采购审批：指对公司内部各类采购项目提出申请，经过相关部门审批后，获得采购活动合法性和经济性确实认的过程。2.2合同签订：指采购活动中拟定采购合同，经过相关部门审批后，与供应商正式签署合同的过程。第二章采购审批管理第三条采购申请要求3.1采购需求方应填写《采购申请表》，明确详尽的采购需求并注明紧急程度、合理需求的理由等。3.2采购申请表应包含采购物品名称、数量、规格、时间要求、预算金额等必需信息。3.3采购申请表应由需求方经理审批签字，并附上相关附件，如报价单、技术要求等。第四条采购审批流程4.1采购审批流程应包含采购申请、部门负责人审批、财务审批、法务审批等环节。4.2采购申请提交后，相关部门负责人应在规定时间内审批，审批结果应明确填写在《采购审批表》中。4.3财务审批环节应审核采购预算、合规性、采购方式等，并确保审批结果的合理性和准确性。4.4法务审批环节应审核采购合同的合法性、风险评估等，并及时提出法律看法。4.5假如采购项目涉及较大金额、风险等特殊情况，需依照公司相关规定进行高层领导层级的审批。第五条采购审批结果与通知5.1经过采购审批流程的申请，应在规定时间内获得审批结果。5.2采购申请被批准后，需及时通知采购部门进行后续采购程序。5.3采购申请被驳回的，需说明具体理由，并通知申请人。第六条采购审批记录与归档6.1审批过程中产生的相关文件、表格等应进行记录并归档，确保审批过程的可查性和可追溯性。6.2审批记录应包含审批内容、审批人、审批时间等信息，并由相关部门负责人确认。6.3归档的文件应依照文件分类进行存档，并订立合理的文件保管期限。第三章合同签订管理第七条合同拟定要求7.1采购部门依据审批结果，编制《采购合同草案》，明确合同的基本条款和采购物品的认真描述。7.2采购合同草案应包含采购物品的数量、规格、质量要求、交付期限、支出方式等紧要条款。7.3采购合同草案应由法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和合规性。第八条合同审批流程8.1采购合同草案经法务部门审核通过后，提交相关部门负责人审批。8.2相关部门负责人应依据合同草案的内容进行审批，并在《采购合同审批表》中填写审批看法。8.3高风险、高金额的合同应提交高层领导层级审批，并在《采购合同审批表》中注明审批结果。第九条合同签订与存档9.1经过合同审批流程的采购合同，在审批通过后，由采购部门与供应商进行正式签署。9.2签署合同时，应确保关键条款的准确填写，并由双方签字确认。9.3签署后的采购合同应进行存档，并在公司内部建立合同档案系统，确保管档的完整性和可检索性。第四章审计与追溯第十条采购审计10.1公司应定期进行采购审计，对采购活动的合规性、经济性进行评估和审查。10.2采购审计应由内部审计部门或独立的审计机构进行，并形成审计报告。第十一条违规追责11.1对于违反本制度的相关人员，依据公司相关规定进行相应追责处理，包含但不限于警告、纪律处分、行政惩罚等。11.2对于有意违规、造成重点经济损失或其他严重后果的人员，将追究其法律责任。第五章附则第十二条本制度的解释与修订12.1本制度的解释权归公司最高管理机构全部。12.2本制度的修订应经公司最高管理机构批准，并通知全体员工。第十三条本制度的施行与备案13.1本制度自颁布之日起施行。13.2本制度的修订或废止，须重新备案。以上为公司采购审批与合同签订管理制度，自最高管理机构批准后执行。各部门及员工应严格依照本制度的要求