档案文件管理与保密工作规定

档案文件管理与保密工作规定TOC\o"1-2"\h\u9238第一章总则 1198291.1目的与依据 1308991.2适用范围 2282441.3基本原则 27955第二章档案文件的分类与编号 2125122.1分类标准 2175432.2编号规则 2201862.3分类与编号的管理 316057第三章档案文件的收集与归档 3262433.1收集范围与要求 3238403.2归档流程与时间 3293863.3归档文件的审核 315095第四章档案文件的保管 496954.1保管设施与环境 4158834.2保管期限与鉴定 4167194.3档案的存放与排列 44315第五章档案文件的利用 482195.1利用范围与方式 468835.2利用手续与审批 526605.3档案的查阅与复制 520485第六章档案文件的销毁 5265346.1销毁条件与程序 5144416.2销毁的监督与记录 5193516.3销毁后的处理 623642第七章保密工作的基本要求 6315187.1保密责任与意识 6235117.2保密制度与措施 6128127.3保密教育与培训 630717第八章违反规定的处理 6305778.1违规行为的认定 6175228.2处罚措施与执行 7321968.3申诉与纠正机制 7第一章总则1.1目的与依据为了加强档案文件的管理，保证档案文件的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司内部各类档案文件的管理与保密工作，包括但不限于行政管理、财务会计、人力资源、市场营销、技术研发等方面的档案文件。1.3基本原则档案文件管理与保密工作应遵循以下基本原则：（1）合法性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，保证档案文件管理与保密工作的合法性。（2）完整性原则：保证档案文件的内容完整，不遗漏任何重要信息。（3）准确性原则：保证档案文件的内容准确无误，如实反映实际情况。（4）安全性原则：采取有效措施，保证档案文件的安全，防止泄露、丢失、损坏等情况的发生。（5）保密性原则：对涉及公司机密的档案文件，严格按照保密要求进行管理，保证公司利益不受损害。（6）便利性原则：在保证档案文件管理规范的前提下，尽量提高档案文件的利用效率，为公司的各项工作提供便利。第二章档案文件的分类与编号2.1分类标准档案文件按照其内容和性质进行分类，具体分类标准如下：（1）行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告等文件。（2）财务会计类：涵盖财务报表、会计凭证、审计报告等文件。（3）人力资源类：包含员工档案、劳动合同、培训记录等文件。（4）市场营销类：有市场调研报告、销售合同、客户资料等文件。（5）技术研发类：涉及项目文档、技术方案、专利申请等文件。2.2编号规则档案文件的编号采用分类编号法，具体规则如下：（1）分类代码：根据档案文件的分类标准，分别赋予不同的分类代码，如行政管理类为XG，财务会计类为CW，人力资源类为RZ，市场营销类为SC，技术研发类为JS。（2）年度代码：采用四位数字表示文件形成的年度，如2023年为2023。（3）流水号：按照文件形成的时间顺序，给予三位数字的流水号，从001开始递增。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为XG2023001。2.3分类与编号的管理（1）档案管理部门负责制定和维护档案文件的分类与编号标准，并对各部门的档案分类与编号工作进行指导和监督。（2）各部门应按照规定的分类与编号标准，对本部门的档案文件进行分类和编号，并保证编号的唯一性和准确性。（3）当档案文件的内容或性质发生变化时，应及时对其分类和编号进行调整，并在档案管理系统中进行相应的修改。第三章档案文件的收集与归档3.1收集范围与要求（1）收集范围包括公司内部形成的各类文件、资料、记录等，以及与公司业务相关的外部文件。（2）收集的文件应具有保存价值，能够反映公司的历史、业务活动和管理情况。（3）文件的收集应及时、完整，保证不遗漏重要文件。（4）收集的文件应保持原始状态，不得随意修改或删除。3.2归档流程与时间（1）各部门应在文件形成后的规定时间内，将文件整理后移交至档案管理部门。（2）档案管理部门对移交的文件进行审核，如发觉问题应及时反馈给相关部门进行整改。（3）审核通过的文件，档案管理部门进行分类、编号和登记，并按照规定的存放位置进行归档。（4）归档时间根据文件的类型和重要性确定，一般分为定期归档和即时归档两种方式。3.3归档文件的审核（1）审核归档文件的完整性，包括文件的内容、附件等是否齐全。（2）检查归档文件的准确性，核实文件的内容是否真实、准确，签字盖章等手续是否完备。（3）审核归档文件的规范性，检查文件的格式、编号等是否符合规定要求。（4）对不符合要求的归档文件，应要求相关部门进行整改，直至符合要求为止。第四章档案文件的保管4.1保管设施与环境（1）档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证档案的安全。（2）保管场所应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（3）档案存放应采用专用的档案柜、架等设备，按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和利用。4.2保管期限与鉴定（1）根据档案文件的内容和性质，确定其保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（2）定期对档案文件进行鉴定，对已超过保管期限的档案进行审查，确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（3）鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和专业人员进行，保证鉴定结果的准确性和公正性。4.3档案的存放与排列（1）档案应按照分类和编号顺序进行存放，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。（2）档案的排列应遵循便于利用的原则，可按照时间顺序、重要程度等进行排列。（3）对珍贵档案和重要档案应采取特殊的保管措施，如设置专柜存放、加强监控等。第五章档案文件的利用5.1利用范围与方式（1）公司内部人员因工作需要，可查阅、复制相关档案文件。（2）外部单位因业务合作等原因，经公司批准后，可查阅相关档案文件。（3）利用档案文件的方式包括查阅、复制、借阅等。5.2利用手续与审批（1）内部人员查阅档案文件，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。（2）复制档案文件，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。（3）借阅档案文件，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过一个月，如需续借，应办理续借手续。5.3档案的查阅与复制（1）查阅档案文件时，应在指定的场所进行，不得将档案文件带出查阅场所。（2）复制档案文件时，应注明复制件的出处和日期，并加盖档案管理部门的印章。（3）查阅和复制档案文件时，应遵守相关规定，不得损坏、涂改、转借档案文件。第六章档案文件的销毁6.1销毁条件与程序（1）档案文件达到保管期限，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁。（2）销毁档案文件应编制销毁清单，注明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。（3）销毁清单应经档案管理部门负责人审核，报公司领导批准后，方可进行销毁。6.2销毁的监督与记录（1）销毁档案文件时，应由档案管理部门和相关部门共同派员进行监督，保证销毁工作的顺利进行。（2）销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。（3）销毁记录应妥善保存，以备查阅。6.3销毁后的处理（1）销毁后的档案文件应进行彻底处理，如粉碎、焚烧等，保证文件无法恢复。（2）处理后的废弃物应按照环保要求进行处理，不得随意丢弃。第七章保密工作的基本要求7.1保密责任与意识（1）公司全体员工都有保守档案文件机密的责任和义务，应自觉遵守保密规定。（2）加强保密意识教育，提高员工对保密工作的认识和重视程度。（3）签订保密协议，明确员工在保密工作中的责任和义务。7.2保密制度与措施（1）建立健全保密制度，包括档案文件的保管、查阅、复制、销毁等环节的保密规定。（2）采取有效保密措施，如设置密码、限制访问权限、加强网络安全等，保证档案文件的安全。（3）对涉及机密的档案文件，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人管理等。7.3保密教育与培训（1）定期组织保密教育和培训活动，提高员工的保密意识和技能。（2）培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等方面的知识。（3）对新入职员工进行保密培训，使其了解公司的保密要求和规定。第八章违反规定的处理8.1违规行为的认定（1）未按照规定进行档案文件的收集、归档、保管、利用、销毁等工作的，视为违规行为。（2）泄露档案文件机密，包括故意泄露和过失泄露，视为违规行为。（3）违反保密制度和措施，如擅自复制、转借档案文件等，视为违规行为。8.2处罚措