《幼儿园档案管理规范》

ICS01.140.20

CCSA14

45

广西壮族自治区地方标准

DB45/TXXXX—XXXX

幼儿园档案管理规范

Spesificationforarchivemanagementofkindergarten

（征求意见稿）

（本草案完成时间：2022-09-29）

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

广西壮族自治区市场监督管理局发布

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幼儿园档案管理规范

1范围

本文件规定了幼儿园档案管理规范中总体要求、工作职责、档案室管理、档案分类、档案保存、档

案借阅和档案销毁。

本文件适用于广西壮族自治区区内幼儿园档案管理。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

纸质文件paperdocument

立档单位在其职能活动中形成和办理完毕后作为文书档案保存的纸质文件材料。

电子文件electronicrecord

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在网络上传输的文件。

[来源：DA/T1—2000，2.13]

逻辑归档logicalarchiving

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在逻辑归档工作中，电子文件的存储格式和位置保

持不变。

4档案管理要求

档案资料字迹应清晰、工整。

应使用黑色墨水笔书写档案资料的手写内容。

每年至少进行1次档案清理规整，并更新档案目录

档案室应保持清洁、干燥，配置防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防鼠害、防有害光线和防污

染的设施设备，并安装铁门、铁窗。

未经档案管理员允许，非档案室工作人员不准许进入档案室。

档案室内不准许拍照、录音、录像。

5工作职责

应明确园务档案管理部门，设置档案管理岗位，负责指导各部门各项材料收集、整理,并负责园内

各项档案进行纸质文档和电子文档的收集、整理、分类保存、借阅、销毁的相关工作。

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园长对园务档案管理工作负总责任，分管副园长负责监督检查档案管理员日常工作。

园务档案管理部门应定期向本单位负责人报告档案管理情况。

园务档案管理部门应定期对档案管理人员进行培训和考核。

6档案分类

党务档案

党务工作、活动形成的文件材料包括：

——上级党组织下发的文件、通知、学习资料、党支部会议记录材料；

——年度党务工作计划、总结材料；

——党员花名册、党费缴纳台账；

——发展党员材料；

——党支委做的工作报告、专题讲话、党课讲稿和演示材料；

——重要党务活动的文字材料和照片、录音和视频材料；

——党员组织关系转移的相关材料和台账；

——年度民主评议党员材料；

——上级党组织的表彰文件和相关材料；

——向上级党组织报送的请示文件，上级党组织的指示、批复文件；

——其他党务材料。

人事档案

6.2.1履历材料包括：

——教职工（干部）履历表单、登记表单、简历表单和简历材料；

——教职工各类人员登记表单；

——教职工更改姓名的记录资料。

6.2.2自传材料包括由本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。

6.2.3鉴定、考核和考察材料包括：

——以鉴定为主要内容的登记表单；

——由组织出具的职工表现材料；

——干部考核和民主评议的综合材料；

——作为干部任免、教职工调动依据的正式考核综合材料。

6.2.4学历和评聘技术职务材料包括：

——报考高等学校的登记表单、审查表单、选拔留学生登记表单；

——大中专院校毕业登记表单、学习成绩表单、高校招生登记表单、毕业生派遣证明材料、报到

证明材料；

——学历、学位证明材料；

——专业技术职务任职资格申报表单、套改、晋升、聘任专业技术职务的证明材料；

——创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等材料。

6.2.5政审材料包括：

——审查职工历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交代或说明等材

料及主要的证明材料；

——入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；

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——更改姓名、民族、年龄、参加工作时间的组织审查材料及所依据的证明材料；

——家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明等材料。

6.2.6加入党团材料包括：

——入党志愿书、转正申请书、入党申请书；

——党员登记表单、不予登记的决定文书、组织审批意见文书及所依据的材料、取消预备党员资

格的组织意见文书、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组织审批材料；

——加入民主党派的有关材料。

6.2.7奖励材料包括：

——各级先进人物、英雄模范称号登记/审批表单；

——模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；

——创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；

——立功授奖、年功表彰等材料。

6.2.8处分材料包括：

——处分决定文书、查证核实材料、本人对处分的意见材料和检查材料；

——甄别、复查报告、解除、撤消处分的决定文书、上级批复文书和本人意见材料；

——通报批评材料。

6.2.9任免、工资、出国和退（离）休等材料包括：

——干部任免呈报表单；

——录用、聘用、招聘、提拔、转干登记和审批表单；

——兵役（入伍）登记表单、退伍、军转干部审批表单；

——工资级别变动登记表单、职务工资变动登记表单；

——见习期、试用期、定级、晋级等各种工资变动登记/审批表单；

——出国出境人员审查表单；

——职工辞职、退职、离休、退休等审批材料；

——各类代表大会代表登记表单；

——有关工龄方面的证明材料及组织参考材料；

——招工审批表。

6.2.10其他类材料包括：

——工会会员及各种协会登记表单；

——证明有残疾的体检表单等证明材料；

——非正常死亡的调查报告文件及材料；

——职工逝世后的生平、报道等材料。

园务档案

幼儿园开展日常工作产生的材料包括：

——上级部门下达的指导性文件；

——园务工作计划和总结材料；

——幼儿园规章制度文件；

——园务会议材料包括：

•幼儿园领导班子会议材料；

•园务会议材料；

•教职工代表会议材料；

•全体教职工大会材料。

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——幼儿园大事记材料。

教育教学档案

教师培训档案包括：

——培训计划材料；

——培训方案材料；

——培训通知材料；

——培训记录材料；

——培训资料。

6.4.1教学活动档案

教学活动档案包括：

——学期教学计划材料；

——周计划表单；

——活动教案材料；

——活动反思材料；

——教学参考资料。

6.4.2家园共育档案

家园共育档案包括：

——家长学校材料：

•家长学校组织机构名单材料；

•家长学校工作计划、家长学校工作总结材料；

•家长学校家园共育学习材料。

——家长会记录材料；

——家长开放日活动记录材料；

——班级家园栏材料；

——班级圈家园联系材料；

——家长进课堂活动材料。

幼儿园保健档案

6.5.1组织管理工作形成的材料包括：

——保健室（医务室）年度工作计划与总结材料；

——医护人员年度岗职分工方案材料。

6.5.2生活制度材料包括：

——儿童一日生活制度文件；

——儿童膳食与营养制度文件；

——儿童体格锻炼制度文件；

——儿童健康检查制度文件；

——卫生与消毒制度文件；

——传染病预防与控制制度文件；

——常见疾病预防与管理制度文件；

——伤害的预防制度文件；

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——健康教育制度文件；

——卫生保健信息收集制度文件。

6.5.3办园条件材料包括：

——保健室（医务室）执业许可证证明材料；

——医护专业技术人员职业资格证明材料；

——保健室（医务室）设施配置表单；

——保健室（医务室）非处方药品出入库登记表单；

——保健室（医务室）采购索证清单材料。

6.5.4健康检查材料包括：

——儿童入园体检资料汇总与评价材料；

——儿童年度体检资料汇总与评价材料；

——儿童常见疾病建案管理登记表单；

——在岗职工健康合格证书证明材料；

——在岗职工年度体检资料。

6.5.5体格锻炼材料包括：

——儿童户外活动现场考察、查阅制度文件；

——儿童生活习惯及生活自理能力考察材料。

6.5.6膳食营养材料包括：

——儿童每周带量食谱文件；

——儿童膳食调查及营养评估材料；

——儿童膳食委员会会议纪要材料；

——直饮机卫生批件、水质检测报告文件。

6.5.7疾病控制材料包括：

——保健室（医务室）晨午检及巡班工作日志材料；

——保健室（医务室）儿童疾病诊治记录表单；

——保健室（医务室）儿童入园预防接种查验登记表单；

——保健室（医务室）班级卫生消毒检查记录表单；

——保健室（医务室）食品安全卫生检查记录表单；

——保健室（医务室）儿童传染病疫情管理记录表单；

——班级卫生消毒记录表单；

——班级儿童出勤登记统计表单；

——班级儿童带药服药登记表单；

——班级儿童全日健康观察记录表单；

——班级儿童缺勤追因登记表单。

6.5.8伤害预防材料为保健室（医务室）儿童在园伤害事故登记表单。

6.5.9健康教育材料包括：

——保健室（医务室）特殊儿童家园会谈纪要材料；

——保健室（医务室）健康教育和干预措施实施资料汇总材料。

6.5.10信息管理材料包括：

——儿童月出勤统计表单；

——儿童年度体检信息统计表单；

——儿童膳食调查与营养分析表单；

——儿童年度贫血统计表单；

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——儿童年度传染病统计表单；

——儿童年度常见病统计表单。

其他

幼儿园开展其他专项活动产生的档案文件包括：

——安全制度管理档案；

——群团组织档案；

——财务管理档案

——采购项目档案；

——食堂管理档案；

——总务维修档案；

——物业管理档案；

——其他专项分类档案。

7档案保存

纸质文件

7.1.1文件归档

文件归档可分别按如下任一规定执行：

——根据项目具体要求归档；

——根据项目完成的时间归档；

——根据最小的部门单位归档。

7.1.2装订

7.1.2.1档案应采用抽杆或三孔一线的方式装订，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。

7.1.2.2文件按件装订，应符合如下要求：

——正文在前，附件在后；

——有文件处理单的，放在最前面。

7.1.3分类

7.1.3.1应按年度分类：将归档文件按其形成的年度进行分类。

7.1.3.2应按保管期限分类：归档文件（文书档案）保管期限分为永久和定期两种，定期分30年、10

年。

7.1.3.3应按事项分类：将单位的归档文件按事项进行分类。

7.1.4编号和装盒

档案编号和装盒应遵循如下要求：

——档案装盒前应将归档文件按排列顺序逐件编号，在文件首面上端的空白位置加盖归档章并添

加如下标识：

•年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数标注公元纪年（例如，文件形成年度为2022年的，

标注“2022”）；

•保管期限：归档文件保管期限的简称（例如“永久”“30年”或“10年”）。

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——档案盒封面正面应标明档案名称；

——档案盒子脊应标明档案内容；

——存档材料应有封面、目录；

——应根据卷内目录放置相应材料，除此之外，还应放置有关卷内档案情况的说明材料：

•有关文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况的说明材料；

•记录有负责整理本盒归档文件的人员姓名信息的材料；

•记录有负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名信息的材料；

•记录有归档文件整理完毕日期信息的材料。

7.1.5排架

7.1.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与幼儿园归档文件分类方案一致，排架方法应避

免频繁倒架。

7.1.5.2归档档案按照档案分类、编号分类依次上架。

电子文件

7.2.1一般要求

文件形成部门或信息管理部门应定期将经过鉴定和检测符合归档条件的电子文件已交到档案管理

部门，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

7.2.2鉴定

7.2.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定、归档范

围和划定保管期限。

7.2.2.2电子文件应包含相应的背景信息和元数据。

7.2.2.3电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

7.2.2.4应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

7.2.3检测

在进行电子文件归档工作时。应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环

境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.2.4归档

7.2.4.1通用要求

7.2.4.1.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行，电子文件的归档操作应包括逻辑归档操作和物理归

档操作。

7.2.4.1.2逻辑归档可实时进行，也可与物理归档工作一起定期完成。

7.2.4.2物理归档

7.2.4.2.1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

7.2.4.2.2把带有归档标识的电子文件集中，复制至耐久性好的载体上，一式3套，分别用于封存保

管、供查阅使用、异地保存。加密的电子文件，则应在解密后再制作复制。

7.2.4.2.3推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写入光盘、磁带、可擦写光盘、固

态硬盘、硬磁盘等。但不准许使用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。

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7.2.4.2.4存储电子文件的载体或装具上应帖有标签，标签上应注明载体序号、类别号、密级、保管

期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置为“只读”状态。

7.2.4.2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存放有相应的查看软件。

7.2.4.2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附上《归档文件登记表》

（可参考附录A，表A.1）。

7.2.4.2.7需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.2.4.2.8电子文件归档后，形成部门还应至少保存存有归档电子文件的载体1年。

7.2.5归档电子文件的整理

7.2.5.1归档电子文件应以件为单位整理。

7.2.5.2电子文件应按照年度、保管期限、机构（问题）或保管期限、年度、机构(问题)等分类方案

进行分类。

7.2.5.3按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

7.2.6归档电子文件的移交、接收与保管

7.2.6.1移交、接收与保管要求

对归档电子文件、应按有关规定检验，并在检验合格后将其如期移交至档案管理部门，集中保管。

注：在已联网的情况下，可通过网络进行归档电子文件的移交和接收工作。

7.2.6.2移交、接收检验

7.2.6.2.1档案管理部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格

率达到百分之百时方可进行交接。

7.2.6.2.2检验项目如下：

a)载体有无划痕，是否清洁；

b)有无病毒；

c)真实性，完整性，有效性和审核手续完善性；

d)登记表、软件、说明资料等是否齐全；

e)对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否齐全。

7.2.6.2.3档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回

形成单位重新制作，并再次对其进行验收。

7.2.6.3移交手续

档案保管部门验收合格，填写《归档电子文件移交、接受验收登记表》（可参考附录A，表A.2）。

该表还应同时向电子文件形成单位提供。

7.2.6.4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：

——归档载体应作防水处理，且避免擦、划、触摸记录涂层；

——单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

——存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

7.2.6.5利用

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7.2.6.5.1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

7.2.6.5.2利用时应使用拷贝件。

7.2.6.5.3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守

国家部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

7.2.6.5.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

7.2.6.6统计

档案管理部门应及时按年度对电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

8档案借阅

要求

8.1.1档案借阅履行审批手续，由指定负责人审批后，可调取档案复印件。

8.1.2借阅档案的时间不应超过一周，必要时可以续借，需长期借阅的应获得园长的批准。

8.1.3外借档案丢失，应及时向分管副园长报告并好记录。

程序

档案借阅程序应按照如下要求执行：

a)填写档案借阅登记表（可参考附录A，表A.3）；

b)归还档案应在借阅登记表中填写归档日期并签名；

c)超期未归还档案，档案管理员应催促其归还。

9档案销毁

要求

9.1.1超过保管期限的档案，档案管理员应定期集中销毁。

9.1.2任何人不应私自销毁档案。

9.1.3档案销毁时应有两人以上进行现场监督。

9.1.4归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续

后实施。

9.1.5属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储体一起销毁，并在网络

中彻底清除。

注：不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

程序

档案销毁按如下程序执行：

a)填写档案销毁登记表（可参考附录A，表A.4），提交销毁申请；

b)审批程序：档案管理员审核、分管园长批准；

c)核查实物与清单，销毁档案。

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附录A

（资料性）

档案工作表

A.1归档文件登记表参考格式

表A.1给出了归档文件登记表的参考格式。

表A.1归档文件登记表

序号档案编号档案名称归档部门归档人归档日期

A.2归档电子文件移交、接受验收登记表参考格式

表A.2给出了归档电子文件移交、接受验收登记表的参考格式。

表A.2归档电子文件移交、接收登记表

交接文件名称

文件内容

数量数据量

载体起止顺序号载体类型/规格

检验内容

载体划痕情况

载体清洁情况

有无病毒

真实性，完整性，有效性和审核手续完善性

登记表、软件、说明资料等是否齐全

移出单位（盖章）：接收单位（盖章）：

经办人：经办人：

移出日期：接收日期：

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