四大直辖市档案网站建设的调查报告

四大直辖市档案网站建设的调查报告作者：王灏田红范俊霞杨晶晶杨青

单位：河北大学管理学院06档案网络作为一个新兴的媒体，以迅猛的速度向前发展，引起了全球的极大关注。档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的机遇，随着国际互联网络在世界范围的迅速发展，信息资源的全球交流与共享正在变成现实，人们可以通过计算机网络终端随意、方便地查询分布于世界各地的各种信息。相对西方发达国家，我国的信息化产业还相当落后，在这种大气候下，作为档案馆，一方面要紧跟发展的步伐，另一方面要以冷静的头脑来面对创建档案馆网站。由于电子技术的迅猛发展，各档案部门也紧跟时代步伐建立了自己的网站，力求通过网络为用户的在线利用，查询档案提供便利。本报告通过对北京市，天津市，上海市，重庆市的四大档案馆网站建设现状进行调查分析。一、档案类网站的用户分析1.1谁是用户通过分析我国四大直辖市的档案信息网，我们可以看出，作为职能机关网站，我国档案类网站的用户主要来自职能活动的对象，包括：档案工作者、社会公众、历史研究者、政府机构、教师与学生、家庭立档者、休闲利用者等，这些构成了档案类网站的主要服务对象。大部分的用户受教育程度高,文化程度较高，，为中高收入阶层。由此可见，学历越高，年龄越大，收入越多，访问档案类网站的比例越高，档案的研究学者和工作者对档案网站的兴趣明显大于社会公众。1.2用户为什么访问网站据网上调查，用户访问档案网的目的比例分别为，了解档案工作（29.84%），查询政策法规（36.29%），教学科研研究（19.35%），休闲浏览（14.52%）。在档案网站访问栏目排行榜中，排在前三位的分别是：业界动态、开发利用、学术园地。另外,公众认为应该作为职能机关网站,档案类网站还应该具备的其独有的档案目录检索,档案全文阅读,专题展览,书刊出版,行政规范性文件查阅,网上办公,文件下载,网上咨询等功能.调查中我们看到了大部分的网站也都能做到用户的来馆利用,网上查档,书刊出版,参观展览,档案征集,馆藏介绍等页面的设计.1.3用户如何访问网站用户了解网站网址的途径主要为通过搜索引擎和门户网站链接,而且他们也认为了解档案网站网址的最好方式是从主要的搜索引擎检索.另外,用户知道本网站的途径也包括从报纸,电视,档案刊物,档案网站,广播等其他方式.从调查中我们发现大多数用户并不阅读网页，他们只是在扫描寻找自己的有用信息，用户阅读习惯的意味着网站需要用简洁的和凝练的关键词,副标题,列表，来吸引用户,而且每段的主题不易多，不宜使用过多的图片.1.4用户的顾虑用户在使用网站本类网站时有其独特的顾虑.除了顾虑到此网站是否会保存好自己的个人信息,数据传输过程中的安全性能否得到保证,是否会及时处理受到的投诉等,他们还会考虑到网上查阅档案的收费情况,要查阅档案的保密和开放情况,档案如何做到保密和国家信息公开的结合情况.二、网站内容分析2.1网站信息情况调查显示，这四大网站都提供了多种的信息形式，即文字，图像和视频。在主页上设置的一级类目中，涵盖了档案工作介绍，档案查询，在线展厅，办事指南等项目，能够较为全面的概括该网站的内容。此外，四大网站都设置了具有地区特色的一级类目。如下图所示：特色类目表网站名称一级类目二级类目表现形式北京档案信息网古都寻踪京城讲坛古建民居图说北京燕都风情京华之旅古都沧桑图文天津档案网津沽史料沽上风情天津新貌老天津卫历史博览图文上海档案信息网上海历史图说上海上海之最申城变迁上海故事海上人物图文重庆档案信息网巴渝大地史海沉钩昔日渝郡巴山渝水重庆名人图文网站的信息内容日益丰富。但具体而言，或过分注重反映机构职能方面的内容，或专业内容层次过浅，在信息源的选择、开发深度、展示方式等方面还做得远远不够。各档案网站要朝着既重视信息数量又注重提供信息的内容乃至更高层次的专题服务(如定题服务和推送服务)的方向改进。

2.2网站服务情况网络技术的不断应用，人们对网络的依赖日益增强，这就需要网站为用户提供各种服务，以满足用户需求。本文所调查的四大档案网站，在信息服务方面建设的较为成熟。2.2.1信息的查询检索服务

信息查询检索的实际效果依赖于两个条件：一是库存大量可供用户查询的数字信息,二是有合理的查询工具供用户查询利用。从检索类型上看，分为三大类，即站内检索、复合式检索和站外检索。站内检索提供对本站后台数据库的查询利用；复合式检索是站内检索的延伸，它可以提供对本专业领域内其他档案网站后台数据库的信息查询；站外检索主要是提供一些专业的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用户在利用本站信息之余，可以方便地从互联网上得到相关的背景信息和辅助材料。调查中发现，这四大站点支持站内检索，检索的信息类型包括档案／现行文件信息检索，站内其他信息，如新闻等信息的检索。从检索方式来看，多数网站提供条件式检索。天津档案网提供了浏览式检索和条件式检索两种检索方式。

检索深度分为著录信息和全文信息两大类，在两大类中再细分成若干小类。调查结果显示提供著录信息的网站仍为主流。目录检索只能告诉用户，馆藏有哪些全宗，案卷放在哪个库房，最终仍需用户亲自来馆查阅。对于异地查档者来说是相当困难的。现有的档案目录检索仍然没有摆脱传统档案服务的‘路数’。档案全文检索可以使用户直接在网上查询数字化的档案信息资源，使档案网站不再充当利用中介，具有质的改变。”因此，能否提供档案全文应成为衡量档案网站优劣的重要指标。对于现今的大多数档案网站来说，主要不是检索技术上的问题，而是后台数字化馆藏匮乏的问题。

从检索工具的易用性来看，提供检索帮助的档案网站仅有北京市档案信息网l家。各档案网站的检索工具普遍缺乏帮助系统。档案网站的服务对象分为档案工作者、档案学者、政府人员、政策制订者、历史学家、人文学者等研究人员、一般公众等几类。在知识层次、能力水平方面存在较大差异，不一定都掌握专业的检索知识，因而检索工具要难度越低越好，帮助系统也要健全。2.2.2网上办公

网上办公属于事务服务，既包括行政事务的网上办理，如网上收发文、行政许可、审批等，还包括用户事务的处理，如预约调卷受理、档案寄存受理等。

被调查的四个网站中，网上办公内容涉及网上预约调卷受理、网上收发文、档案寄存、行政许可、审批等。虽然网上办公项目较少，功能并不完善，但是毕竟开了个好头，实行网上办公是趋势所在，是今后努力的方向。

2.2.3公共服务

公共服务项目增多，成为档案网站吸引网上用户的新手段。如提供生活服务、档案软件下载、邮箱服务、特色服务等。重庆档案信息网提供天气预报的公共信息的服务。上海档案信息网具有用户注册服务功能。用户注册服务是进行用户管理和改进服务的新途径。这样，档案网站不仅仅将注意力放在访问量上，更要通过专业化和深度化的服务取胜。

2.2.4交流功能

被调查的档案网站当中都具有交流功能。一般采用电子邮件(局长信箱)、留言板、在线答疑、论坛、在线调查等形式。通过与用户的交流沟通，可以为用户答疑解惑解决实际问题，了解用户的需求，及时发现问题，使网站和服务的质量得以完善。调查结果显示，这四大网站的用户答疑较为及时，用户反映较为满意。登记信息是否合格？提交登记信息网上登记三、网上业务流程分析登记信息是否合格？提交登记信息网上登记3.1天津档案馆 否进入网站中的网上申报登录页面结束进入网站中的网上申报登录页面结束通过用户名,个人密码及登录确认码登录该页面通过用户名,个人密码及登录确认码登录该页面提交申报信息通过用户名,个人密码及登录确认码查看办理的反馈信息3.2北京档案馆在线填表否?申请用户在线填表否?申请用户查询需要审批的项目是否在目录上?否结束提交审批信息,上传数据在线填表在结果公示中查看审批结果3.3上海档案馆提交审批信息,上传数据在线填表在结果公示中查看审批结果没有专门的网上办公栏目,设置了政务公开栏目公开了政府政务信息,,档案利用栏目提供了档案查阅服务,站内检索服务,通过珍档荟粹、馆藏指南、网上展览等栏目使用户了解了上海档案馆馆藏情况并加以利用.3.4重庆档案馆也没有专门的网上办公栏目,只是提供了Off-line办事指南,用户可以了解行政许可项目、规定及其办理程序,也可以通过下载专区进行离线填表,通过政府公开信箱查看办理结果.同时也提供了档案检索、馆藏展览及编研成果利用等服务.通过对这四个直辖市档案馆网上办公流程的比较,不难看出:天津市档案馆在保护用户信息安全方面是做的最到位的;北京档案馆和重庆档案馆都提供了可以审批的行政许可项目和表格下载服务,只不过北京档案馆是以On-line的形式而重庆档案馆是以Off-line的形式;上海档案馆和重庆档案馆没有专门的网上办公栏目,但是重庆档案馆提供了Off-line形式的办事指南.四、数据分析对于提供数据信息检索和服务的档案网站来说，往往要建立数据库。可以提供专门网站用户查找信息，提供检索的途径。综合这几个直辖市档案馆的网站数据库建设，主要从以下几个方面进行分析：4.1从网站数据库建设的形式和内容来看来看在综合运用是否建立后台专题数据库方面，各个档案馆都基本达到信息内容的及时更新。在信息数据记录总量方面，例如天津市档案馆在首页设有“网站访问量”用来统计网站的数量。综合运用全文，图片，声像，目录，其他等多种形式，内容涉及多个方面，包括网上查档和政府公开信息查询，行政规范性文件查询等例如上海市档案馆的“视频点播”。此外还带有与全国重点档案馆的连接，国外档案网站的连接，期刊的连接，省市县档案馆的连接。数据库连接的内容非常广泛。4.2在检索类型方面包括：信息全文阅览和信息目录检索，输入主题或关键词或是主要内容，就能找到站内范围内的信息。4.3在分级检索方面，都有站内检索，关于栏目检索，天津市档案馆特地设立了这个模块。而其他三个档案馆虽没有设立，但是都有自己的单独模块，带有连接。相比之下，天津市档案馆的检索更方便用户对信息的查找。数据分析内容网站数比重1.网站数据库建设1）是否建立后台专题数据库4100%2）信息数据记录总量：25%3）全文：100%4）图片：100%5）声像：25%6）目录：100%2.检索类型1）信息全文阅览4100%2）信息目录检索100%3.分级检索1）站内检索4100%2）栏目检索25%五、网站功能模块分析各直辖市档案馆均设有政务信息，专题档案和史料研究，网上展览和档案检索，档案相关知识和利用实例，并设有下载专区，通过友情链接可以访问其他省市档案馆的情况，及时了解各地档案馆建设现状，此外还设有网上信箱进行留言和答疑等模块。其中政务信息模块包括档案法规标准，局馆概况和指南，业界动态等内容，主要是为用户提供局馆信息，及时了解档案馆的最新动态，为进一步查询和利用信息奠定基础。专题档案和史料研究模块主要是将档案信息进行分类和整合，使相关档案信息的联系更为紧密，以便于研究和利用。网上展览生动的展示了馆藏珍品，用户可以通过档案检索进行网上查档，并通过网上信箱进行留言和答疑。各档案馆会提供在线服务，充分发挥档案馆提供利用的功能，满足用户的需求。用户可以浏览档案相关知识和利用实例，并进行下载。友情链接模块则帮助用户更方便快捷的访问其他相关档案馆网站，了解