公司华中财务共享中心影像业务工作指引

华中财务共享中心影像业务工作指引（试行）总则为规范公司华中财务共享中心（以下简称“华中财务共享中心”或“中心”）会计档案影像业务管理，推动会计档案电子化，提高会计工作标准化水平和工作效率，依据《公司会计档案管理办法》《公司会计基础工作规范管理办法》的有关规定，结合相关工作要求，制定本指导意见。本指导意见所指影像是将经济业务发生时取得或填制的发票、合同、工资表、结算单、验收单、领料单、调拨单、费用分割单、列账单等原始凭证，通过影像设备扫描或业务财务接口处理后上传至财务信息系统的电子文件。影像业务包括影像文件扫描上传、影像审批、影像重扫、影像补扫、影像查看、影像归档等工作内容。本指导意见适用于华中财务共享中心及各成员单位。工作职责财务共享中心负责指导、监督成员单位对影像系统的使用；负责审核影像文件的真实性、合法性、完整性。各成员单位负责申购、保管、维护本单位影像扫描设备；负责按规范使用和管理影像系统；负责所扫描原始凭证的真实性、合法性、完整性；负责扫描上传的影像文件与原始凭证一致；负责报账单电子档案影像文件的整理与归档。各成员单位负责定期组织实物单据与影像文件一致性、完整性的检查。财务共享中心可采取多种方式抽查实物单据与影像文件的一致性、完整性。影像管理人员管理要求各单位应根据实际工作需要指定影像管理人员（初审岗），对本单位发生的各项经济业务的实物原始凭证进行初审和收集，并建立原始凭证台账、进行会计凭证整理。影像管理人员（初审岗）须熟悉本单位的财务管理制度，了解本单位相关业务知识，熟练掌握会计基础规范、影像系统软件、扫描设备的操作、发票的基础知识、单据粘贴规范以及基本的财务管理知识。影像管理人员（初审岗）上岗、离职、更换，需报财务共享中心备案。影像业务报账要求报账人员在经济业务发生后，需按《报账业务单据分类清单》（附件1）所规定的要求收集原始凭证、填制对应的报账单进行业务报账。报账业务应一事一报，不得将不同业务混填在一张报账单。会计期末，成员单位应按照期末关账要求，分别在各类单据的规定时点（附件2）内传递业务报账单和影像文件。财务共享中心根据成员单位单据传递的及时程度，每季度出具时效分析报告，并向成员单位进行情况通报。影像业务工作流程单据取得与粘贴业务经办人在办理经济业务时，须取得与经济业务一致、符合国家法律法规及管理制度规定、真实完整的原始单据，并按照《原始凭证粘贴规范》（附件3）要求进行粘贴。单据影像上传业务经办人可选择自行上传影像或通过影像管理人员（初审岗）上传影像。（一）选择自行上传影像的，在提交业务报账单和影像附件后，应及时将粘贴好的纸质原始凭证传递至影像管理人员（初审岗），影像管理人员（初审岗）应检查纸质原始凭证是否与影像系统保持一致。发现不一致的，应退回并查实原因。审核无误的，应在系统中签收单据。（二）选择通过影像管理人员（初审岗）提交上传影像的，在线上提交业务报账单后，应及时整理好纸质原始凭证传递至影像管理人员（初审岗）扫描。影像管理人员（初审岗）应按纸质单据顺序进行扫描操作，系统自动签收。原始凭证扫描时应确保影像清晰、内容完整。扫描完成后确认影像质量符合要求，确保上传影像资料与纸质原始凭证一致。单据审批各业务审批人员及时对业务报账单和影像文件进行在线业务审批。单据稽核业务审批完成后，业务报账单及影像文件进入财务共享中心任务池，由财务共享中心专业岗进行单据稽核。单据稽核时，须查看影像文件履行监督义务，并审查影像文件是否与报账单一致、影像文件是否清晰、完整。单据稽核后，应分别选择稽核通过、单据重扫、单据补扫和单据退回。单据重扫主要包括以下情形：对于因扫描或粘贴不规范影响财务共享中心辨识；附件不涉及金额、审批权限、经济业务实质等问题；附件涉及金额但有其他附件足够支撑。影像管理人员（初审岗）收到影像重扫指令时，应与重扫指令发起人、报账人沟通，查明重扫原因。因报账人原因导致影像文件无法稽核的，应责成报账人按要求完善原始单据，并做好单据重扫工作。影像管理人员（初审岗）收到影像重扫指令后，应在1个工作日内完成重扫。未及时完成的，可退回报账单。单据结算与会计核算专业岗完成稽核后，由资金结算部办理结算，各专业岗进行会计核算。各岗位在办理结算和核算时，均可通过查看影像文件履行相应工作职责。影像补扫影像补扫主要指非银企直联账户的银行回单及相关缴税凭证补扫等，财务部门应尽快取回相关资料，业务经办人员应及时完成补扫，影像管理人员（初审岗）应及时完成凭证匹配。影像业务检查与归档影像业务检查（一）成员单位应组织检查实物单据和影像文件的一致性。经检查发现实物单据和影像文件不一致的，成员单位应及时完成整改，确保一致性。（二）财务共享中心应采取多种方式抽查成员单位实物单据和影像文件的一致性，并对抽查发现不一致的情况进行通报。影像及纸质档案归档（一）成员单位电子会计档案在凭证审核记账和期末关账完成后归档。影像归档后，不得再做更改。（二）各成员单位负责制订本单位纸质会计档案管理规范，及时匹配纸质和电子会计档案，组织本单位纸质会计档案管理，对纸质会计档案的真实性、完整性以及与电子档案的一致性负责。其他管理任何单位和个人因以伪造、变造或复制的会计影像资料给企业造