《行政复议服务规范 第3部分案卷管理》

ICS03.160

CCSA12

45

广西壮族自治区地方标准

DB45/TXXXX—2022

行政复议服务规范

第3部分：案卷管理

Administrativereconsideration—Part3:Casefilemanagement

（征求意见稿）

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

广西壮族自治区市场监督管理局发布

DB45/TXXXX—2022

行政复议服务规范

第3部分：案卷管理

1范围

本文件规定了行政复议案卷管理的总体要求、案号、案由和案卷。

本文件适用于自治区人民政府行政复议机构及地方各级人民政府行政复议机构开展行政复议案卷

管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

DA/T31—2017纸质档案数字化规范

DA/T22—2015归档文件整理规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

正卷mainfile

行政复议案件可对外公开的案件材料。

副卷secondaryfile

行政复议机关内部运转形成的不宜对外公开的文书材料。

4总体要求

案件管理遵循“一案一号”原则，每个案件应形成一个独立案卷，赋予唯一案号。

行政复议机构应于收到申请材料之日进行案件登记，建立案卷；结案后1个月内完成案卷资料整

理。

复议机构应建立案卷安全保密制度。

宜结合案号、案由类型等要素对案件进行归档和保存。

行政复议案件档案按年度实行每卷立专卷，一案一号、一案二卷（正卷和副卷）的方法进行整理。

包括但不限于告知、转送、撤回、逾期不补正等不予受理行政复议申请案件的档案实行一卷制，

不分正卷、副卷。

1

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5案号

案号的编制规定与本文件中对文号的规定相同（本文件中对文号的规定参见第1部分的5.4）。

6案由

应根据受理通知书内容填写案由。

7案卷

案卷组成

复议案件卷宗由以下三部分组成：

a)封面；

b)卷内材料；

c)封底。

案卷制作

7.2.1纸质案卷

7.2.1.1卷皮格式

7.2.1.1.1卷皮外形尺寸

按照GB/T9705规定的要求制作。

7.2.1.1.2封面项目

封面的项目如下：

a)案件文号

b)申请人；

c)被申请人；

d)第三人；

e)案由；

f)行政复议处理结果；

g)办理期限；

h)保管期限；

i)件数和页数；

j)立卷人；

k)全宗号；

l)目录号；

m)案卷号。

注：封面参考样式参见附录A。

7.2.1.2卷内材料

2

DB45/TXXXX—2022

7.2.1.2.1材料内容

卷内材料包括：

a)卷内文件目录；

b)卷内文书；

c)不宜装订的材料。

7.2.1.2.2材料排序

各类案件的卷内材料及其排序应遵循附录B中的规定。

7.2.1.2.3卷内文件目录

7.2.1.2.3.1行政复议案件文书卷内目录和行政诉讼案件文书卷内目录参见附录A。

7.2.1.2.3.2卷内文件目录包括以下项目：

a)类别；

b)序号；

c)档案文书名称；

d)页码。

7.2.1.2.3.3卷内文件目录各项目及其填写要求如下：

a)序号：按照卷内文件排列的先后顺序填写，每一份文书材料编写一个顺序号，用阿拉伯数字编

排，不设虚位：

1)同类文件有多份的，应按照文书形成时间先后排列并分别编号；

2)案件存在多份调查笔录的，应按照笔录形成时间先后分别排列、编号。

b)档案文书名称：填写文书材料的标题；

1)文书材料标题能说明文件内容的，照实抄录；

2)文书材料无标题或标题不能说明文件内容的，应根据其内容，准确概括出主题作为标题，

自拟的标题应外加中括号“[]”。

c)页码：按照卷内文件在本卷宗内的位置所对应的页码填写，一份文件有两页及以上的，应写明

起止页号。

7.2.1.2.4卷内文书

文书排列完毕后，应逐页编写页码。页码编写应符合以下要求：

a)从卷内目录后的第一份文书的首页开始编写；

b)以页面为单位编号，一个页面编一个号码，无文字记载的空白页面不编号；

c)使用阿拉伯数字从“1”开始编写，不设虚位，即“1、2、3、4……”；

d)从页码“1”开始，正面的页码标注在页面的右上角，反面的页码标注在页面的左上角；

e)页码应准确编写，无漏编和重复编号；

f)卷内文书页码编写后，如在案卷移送前发现漏编或需增添文书，应在原页码编号基础上采用

“原页码-新增文书页码”的方式对漏编或新增文书补充编号。

示例：卷内文书从第20页后出现漏编材料，则对漏编材料页码编号为“20-1、20-2、20-3、……”。

7.2.1.2.5不宜装订的材料

7.2.1.2.5.1不宜装订的材料包括：

3

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a)案件相关音像材料；

b)照片、图纸及其他材料。

7.2.1.2.5.2对于案件相关音像及视频材料，应按7.3.2.3另行保管。

7.2.1.2.5.3对于7.2.1.2.5.1b）中提及的材料，应使用证物袋封装并附卷归档。证物袋应标明材料

所属案号、证物提交人、提交时间、序号、数量、名称及其内容说明。证物接收人应在证物袋上签字确

认。

注：证物袋模板参见附录C。

7.2.1.3封底

7.2.1.3.1案卷封底为案卷备考表，包括以下项目：

a)本卷情况说明；

b)立卷人；

c)检查人；

d)立卷日期。

7.2.1.3.2封底各项目及其填写要求如下：

a)本卷情况说明：

1)卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

2)不能随文书装订入卷的材料情况。

b)立卷人：由负责制作本案卷的人员签名或盖章；

c)检查人：由负责案卷质量检查或审核的人员签名或盖章；

d)立卷日期：用阿拉伯数字填写案卷制作完毕的年、月、日，不设虚位。

7.2.1.3.3案卷装订制作完毕后，如发生新情况或发现问题，由立卷人或档案管理员在“本卷情况说

明”中补充填写相关情况，并签名、标注时间。

7.2.1.4案卷组装

7.2.1.4.1排列

7.2.1.4.1.1案卷各组成部分内容的排列顺序为“案卷封面—案卷材料—案卷封底”。

7.2.1.4.1.2案卷材料各部分内容的排列顺序为“案卷目录—卷内文书—证物袋”。

7.2.1.4.2修缮

案卷装订前应按以下要求进行修缮：

a)剔除文书材料上的金属物；

b)对破损或褪色的材料，应进行修补或复制；

c)装订部位过窄或有字迹的材料，应用纸加衬边；

d)纸面过小的书写材料，应加贴白色A4纸衬纸；

e)纸张大于卷面的材料，应按卷宗大小折叠整齐；

f)需附卷的信封应打开展平加贴衬纸，邮票不可移除；

g)文件制成材料或字迹材料等不利于保存的（如热敏纸传真件、用铅笔或圆珠笔等不耐久材料书

写的文书等），应将原件复制一份，放在原件之后，另编张次；

h)文书材料中有票据需要加贴衬纸时，应平铺粘贴；一张纸上粘贴多张票据时，应防止重叠遮盖，

并在空白处注明此页粘贴票据张数；

4

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i)对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，抄件应载明抄件制作人；

j)案卷内的照片（包括底片），应有文字说明；

k)外文材料应译成中文附在后面，少数民族语言文字材料应译成汉语附在原文后；

l)翻译件应载明译文制作单位名称或个人姓名。

7.2.1.4.3装订

7.2.1.4.3.1案卷应当用线绳三孔一线左侧装订，外孔间距以160mm左右为宜。

7.2.1.4.3.2装订前应当做好行政复议案件文书材料的检查。

7.2.1.4.3.3同一行政复议案件档案材料可以装订为一卷或数卷，每卷以不超过200页为宜。

7.2.1.4.4封装

案卷装订后，应在卷底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人或档案管理员加盖骑缝章。

7.2.2电子案卷

7.2.2.1制作方式

7.2.2.1.1采用案卷归档后对案卷材料进行集中数字化的方式制作，由档案管理部门负责实施。

7.2.2.1.2案卷数字化的方式包括但不限于扫描、拍摄、信息录入等。

7.2.2.2制作要求

电子案卷的制作应符合以下要求：

a)案卷的电子版本应与纸质版本保持一致；

b)应对纸质案卷材料从封面至封底进行完整的数字化；

c)对涉密等不宜数字化的材料可不予数字化，但应登记备查。

7.2.2.3制作流程

7.2.2.3.1案卷核查

制作电子案卷前应仔细查看纸质案卷是否存在以下异常情况：

a)案卷目录、文件顺序与卷内材料不相一致；

b)案卷页码编制不正确，页码重复、缺失或未编写页码等情况；

c)卷内材料不完整，有缺损。

如发现异常，应及时通知案件承办人进行补正，补正后再行制作电子案卷。

7.2.2.3.2案卷整理

对需要拆卷进行扫描的案卷，逐一拆开并整理，发现异物及时剔除，并对非标准、粘连、易损坏纸

张单独处理。

7.2.2.3.3案卷扫描

7.2.2.3.3.1带有彩色照片、红色印章、手印等案卷材料，应采用彩色扫描。

7.2.2.3.3.2扫描结果应清晰完整，与纸质案卷材料保持一致，防止出现漏页、重复、歪斜等情形。

7.2.2.3.3.3不宜进行扫描的材料，可采取拍摄方式，同时在电子案卷对应页码予以说明。

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7.2.2.3.3.4扫描分辨率应遵循DA/T31—2017中9.4的要求。

7.2.2.3.4图像处理及质量检验

图像处理及质量检验应遵循DA/T31—2017中10的要求。

7.2.2.3.5图像数据文件编号及储存

完成图像处理的文件，应当按照文件存放和命名规则手工复制或自动上传到图像储存文件夹中。文

件夹命名规则宜采用“案号+文件名”的方式。

7.2.2.3.6案卷装订

扫描工作完成后，对已拆卷的纸质案卷进行装订，保持案卷材料的排列顺序不变，做到安全、准确、

无遗漏。

7.2.2.3.7编目、组卷

扫描生成的图像整理完成后，应完成编页、编目、组卷等工作。

案卷保管

7.3.1案卷使用

7.3.1.1案卷移交档案管理部门前，借阅案卷应经复议机构负责人批准，并办理借阅登记手续。

7.3.1.2案卷移交档案管理部门后，借阅案卷应经复议机构负责人批准并征得档案管理部门同意；借

阅时应办理借阅手续。

7.3.1.3如需抄录、复制案卷资料，应经复议机构负责人批准，由保管案卷的负责人核对抄录、复制

的内容后，加盖行政复议机关专用章。

注：案卷移交档案管理部门前，保管案卷的负责人为案件承办人；移交档案管理部门后，保管案卷的负责人为档案

管理员。

7.3.2材料增减

7.3.2.1纸质案卷组装后，需增减材料的，应遵循以下要求：

a)增减材料应经案件办理业务科室负责人审批，由案件承办人和档案管理员共同拆卷办理；

b)新增材料的，应遵循以下要求：

1)按形成时间先后顺序排列；

2)案卷移交档案管理部门前，将材料装订在备考表前。

c)材料被取回的，应遵循以下要求：

1)先将该材料复印，由案件承办人在复印件上记载“同意XXX取回XXX材料”，如材料无

法复印，则在备考信息中予以记载；案件承办人与取回人在签署内容下签名并注明日期；

2)将签署好的复印件装回原件位置。

d)材料增减后，案件承办人和档案管理员应完善备考信息，并共同签字。

7.3.2.2纸质案卷发生材料增减的，对应的电子案卷应做相应修改，使电子案卷与纸质案卷保持一致。

7.3.3案卷保存

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7.3.3.1承办人或档案管理员发现纸质案卷有破损、变质情形或电子案卷管理系统损坏时，应及时向

部门负责人报告，并及时采取补救措施。

7.3.3.2行政复议案件档案应划分保管期限，从每个案件结案后的下一年起算，规则如下：

a)驳回行政复议申请以及决定不予受理的案件，档案保管期为10年；

b)维持原具体行政行为以及调解、和解处理的案件，档案保管期为30年；

c)撤销、变更或者确认原具体行政行为违法的案件，档案保管期为永久；

d)涉及自然资源管理、民族宗教事务、群体性（申请人为10人以上）的案件、企业股东或注册

资本变更以及在本地区、本部门有重大影响的案件，不论行政复议的结果如何，档案应当永久

保管。

7.3.3.3对音像、视频类材料，线下保存时应在每份材料上注明所属案件案号、主要内容、制作人、

录（摄）制人、录（摄）制时间等，逐份登记造册归档，单独存放保管，并根据保管期限定期复制；线

上存时应与相应电子案卷一并归档。

7.3.4案卷销毁

对保管期限届满拟销毁的案卷，销毁工作应遵循以下要求：

a)由档案管理员编造销毁清册，报复议机构负责人批准；

b)复议机构负责人批准后，报档案管理部门审定；

c)档案管理部门审定后，由档案管理员和指定的监销人共同销毁；

d)销毁清册应立卷存档。

信息化建设

7.4.1行政复议机关应当将行政复议档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案

数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

7.4.2行政复议机构应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，积极推进行政复议电

子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

7.4.3行政复议案件电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

7.4.4电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

7.4.5行政复议案件电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案管理部门移交。

7.4.6档案管理部门应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安

全性。

7.4.7档案管理部门可以对重要电子档案进行异地备份保管。

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A

A

附录A

（资料性）

案卷封面和目录

图A.1给出了行政复议案卷（正卷）封面的参考样式。

图A.2给出了行政复议案件卷内目录（正卷）的参考样式。

图A.3给出了行政复议案卷（副卷）封面的参考样式。

图A.4给出了行政复议案件卷内目录（副卷）的参考样式。

图A.5给出了行政诉讼案卷（正卷）封面的参考样式。

图A.6给出了行政诉讼案件卷内目录（正卷）的参考样式。

图A.7给出了行政诉讼案卷（副卷）封面的参考样式。

图A.8给出了行政诉讼案件卷内目录（副卷）的参考样式。

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XXX人民政府行政复议办公室

行政复议案卷（正卷）

案件文号

申请人

被申请人

第三人

案由

行政复议

处理结果

办理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件页立卷人

全宗号目录号案卷号

图A.1行政复议案卷封面（正卷）

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行政复议案件卷内目录（正卷）

类别序号档案文书名称页号

法律文书

申请人

材料

被申请

人材料

第三人

材料

审理材料

其他

图A.2行政复议案件卷内目录（正卷）

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XXX人民政府行政复议办公室

行政复议案卷（副卷）

案件文号

申请人

被申请人

第三人

案由

行政复议

处理结果

办理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件页立卷人

全宗号目录号案卷号

图A.3行政复议案卷封面（副卷）

11

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行政复议案件卷内目录（副卷）

类别序号档案文书名称页号

图A.4行政复议案件卷内目录（副卷）

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XXX人民政府行政复议办公室

行政诉讼案卷（正卷）

案件文号

申请人

被申请人

第三人

案由

行政复议

处理结果

办理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件页立卷人

全宗号目录号案卷号

图A.5行政诉讼案卷封面（正卷）

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行政诉讼案件卷内目录（正卷）

类别序号档案文书名称页号

诉讼

材料

应诉

材料

其他当事

人诉讼材

料

其他材料

图A.6行政诉讼案件卷内目录（正卷）

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XXX人民政府行政复议办公室

行政诉讼案卷（副卷）

案件文号

申请人

被申请人

第三人

案由

行政复议

处理结果

办理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件页立卷人

全宗号目录号案卷号

图A.7行政诉讼案卷封面（副卷）

15

DB45/TXXXX—2022

行政诉讼案件卷内目录（副卷）

类别序号档案文书名称页号

图A.8行政诉讼案件卷内目录（副卷）

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B

B

附录B

（规范性）

卷内材料

B.1作出复议决定的案件，行政复议案件档案正卷内的文书材料按表B.1中规定的顺序排列。

表B.1作出行政复议决定的案件卷内材料排序表（正卷）

序号文书材料

1卷宗封面

2卷内目录

行政复议决定书（终止行政复议决定书、驳回行政复议决定书、行政复议调解书、责令受理通知书、

3责令履行行政复议决定通知书、不予受理行政复议申请决定书、行政复议告知书、行政复议申请转送

函）正本及送达回证

4行政复议申请书或行政复议口头申请笔录

5申请人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、地址确认书、证据材料

6行政复议补正通知书正本及送达回证

7行政复议受理通知书正本及送达回证

8行政复议答复通知书正本及送达回证

9被申请人答复书

10被申请人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、证据材料

11第三人参加行政复议通知书正本及送达回证

12第三人答复意见

13第三人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、地址确认书、证据材料

14行政复议机关调取的证据（询问笔录、电话记录、勘查笔录及照片、听证笔录、阅卷笔录等）

15规范性文件转送函正本及送达回证

16规范性文件审查复函正本

17延期、中止、恢复审理通知书正本及送达回证

18停止执行具体行政行为通知书正本及送达回证

19行政复议和解书正本及送达回证

20行政复议建议书、意见书正本及送达回证

21备考表

22证物袋

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B.2作出复议决定的案件，行政复议案件档案副卷内的文书材料按表B.2中规定的顺序排列。

表B.2作出行政复议决定的案件卷内材料排序表（副卷）

序号文书材料

1卷宗封面

2卷内目录

3审批稿笺

4原稿

5讨论记录

6内部请示、报告、批件及其他不宜对外公开的材料

7备考表

B.3行政诉讼案件档案正卷内的文书材料按表B.3中规定的顺序排列。

表B.3行政诉讼案件卷内材料排序表（正卷）

序号文书材料

1卷宗封面

2卷内目录