档案托管维护服务方案-数字科怡

北京数字科怡科技发展有限公司北京数字科怡科技发展有限公司PAGEPAGE10档案托管服务方案202111目录TOC\o"1-3"\h\u31134第一章需求及背景 316196第二章档案存储 5323522.1存储现状及解决方案 5299772.2托管服务流程 620982.3托管服务费用 6283602.4托管库房环境 726472.5自定制托管 8319702.5.1密集柜存储 9317582.5.2货架存储 10181362.6智能化应用 11264962.7便捷的交通 1213474第三章企业资质 1426969第四章企业简介 1714989第五章费用预算 22第一章需求及背景企业、资料，约理变得越来越迫切；目前计划内的人员编制和紧张的办公环境的，无法更好满足以上工作需要，急需增加外部协助力量，完成部分工作力量的补充和存储空间辅助。为贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势（暂行通知财综[2014]96目前专职的档案管理人员工作量饱和，各业务处室积压了大量的档案，人员紧张，无暇按档案管理规定整理、上交档案室，所产生和管理的文件量巨大，且档案室并无专人承担档案整理及保管等相关工作，致使档案积压。建议采用购买服务方式，提供专业化团队式档案管理服务。经过调研幸福人寿、国家文物局、国家劳动学会、国家工委法培中心、北京市交通委、北京市医保局、北京市科学中心、北京市文物局、北京市发改委、北京市公积金等单位已经采用政府购买服务的模式，这样减少正式人员编制，降低单位支出成本，专注档案服务品质，更好为兄弟部门提供主动的档案服务，提高档案室服务职能。该模式目前运行流畅，配合默契，有效完成档案管理维护的功能。参考标准：《档案保管外包服务管理规范》(DA/T67—2017)《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017)第二章档案存储2.1存储现状及解决方案200料存储需求；财务档案、业务档案等都由各处室自行保管，由于场地和条要程度较高和数量较少的的文书统一放到档案室；根据年限和移交要求逐渐审核后销毁；将数量较大和已经完成数字化的业务档案及资料等采用档档案寄存托管服务已经是非常成熟的档案服务行业，北京市医保中心、利宝保险、幸福人寿、民生银行等单位都开展了类似的业务档案托管服务。通过选择有资质的档案服务公司可以为我局提供档案管理和维护的一站式服务。根据北京市和大兴区的规划和设计思路，选址条件既符合长期存储，要投资费用平稳的区域，还要考虑治安和本地化服务等因素。根据这个思路可供选择的档案库均在五环路以外，经过调研和反复比较，认为该档案库从费用、交通、环境等各方面该库房综合性价比较高。该库房现已为工委法培中心、人社部管理学会、中青报社、北京市医保中心、北京科技中心、大兴社保中心、民生银行总部、广发银行、渤海银行、民生金融投资有限公司、大兴社保、利宝保险、中电投保险经纪有限公司、幸福人寿等多个单位提供档案存储服务。2.2托管服务流程2.3托管服务费用序号服务类型单位元/）备注1VIP密集架存储箱18-302经典密集架存储箱10-203VIP货架存储箱5-124普通密集架存储箱6-105普通货架存储箱4-76自定义库房㎡200-1000根据要求定制根据数量和借阅频率，确定最终价格。档案下架和档案日常利用据实结算。2.4托管库房环境目前选定的档案库房距离最近，位于南六环大兴区黄村镇生物医药基地内的库房1.860002482500N1200N45%～60%黄村镇，北京市大兴区委区政府所在地，地处渤海地区以及南方诸省的入京通衢，素有“京南门户”之称。历史上曾是辽、金、元、明、清五朝帝王猎场，元、明、清三代皇家园林，历经千余年。早在明代，此地就以天高气爽、碧空如洗、绿阴遍野、莺歌燕舞的田园风光跻身于著名的燕京十景，被称为“南囿秋风”。际标准来作为开展业务的依据，大到库房的选址、仓库的改造、流程的安排，小到设备购置，甚至连进出过道的小推车都按国际标准配置。从而成完善的体系，提供文件整理录入及扫描、档案存储、调阅递送、保密销毁等档案管理全生命周期服务，每一个环节都严密遵循国际标准，过程可追溯，提供档案操作全程记录，利于管理跟踪。信息安全制度和严格的DA2.5自定制托管库房目前具备了恒温恒湿的密集架管理区和货架管理区，根据功能和价格可以随意定制和选择。2.5.1密集柜存储2.5.2货架存储2.6智能化应用2.7便捷的交通全程30公里开车30分钟车程地铁4号线、京开高速直达，公共汽车等多种路线选择。位于中关村生物医药基地，管理规范，国家重点园区；库房管理健全和规范，能够满足客户的多种需求；提供便捷的送达服务；数字科怡数字科怡第三章企业资质序号资质证明文件名称1国家秘密载体印制资质2信息安全管理体系认证证书3中国档案学会档案数字化加工服务类定点生产企业4中国档案学会计算机档案管理软件类定点生产企业5中国档案学会档案寄存托管类定点生产企业6高新技术企业证书7软件企业认定证书8软件产品登记证9质量管理体系认证证书10环境管理体系认证证书11职业健康安全管理体系认证证书12自主产权档案管理系统软件著作权登记证书13瑞风电子档案综合管理系统14瑞风数字化档案馆综合管理系统15自主产权数字化加工软件系统软件著作权登记证书16瑞风档案数字化加工系统17瑞风数字化档案管理系统18瑞风电子文件批量挂接系统公益19授渔计划捐助四川失学儿童（中国福利基金会捐款）20数字科怡牵手生命阳光档案行动计划（中国残疾人福利基金会捐款）荣誉212022年北京冬奥会档案用品及耗材定点供应商22中国银行档案综合管理系统国家档案及科技二等奖23打渔山经济开发区招商顾问24合作单位评价意见第四章企业简介北京数字科怡科技发展有限公司全国数15家联盟分公司近百家代理商，超过3000人的服务团队，为全国档案信息化布局提供了支撑。北京数字科怡科技发展有限公司2004121560002500GB/T19001-2008/ISO9001:2008和信息安全管理体系认证GB/T22080-2008/ISO/IEC27001:2005的双软高新企业,是中国档案学会定点档案整理及数字化服务企业，中国档案学会定点档案管理系统企业，全国有15家分支机构和办事处，其中北京团队190人。北京数字科怡科技发展有限公司致力于政府和企事业单位的档案及资料的外包服务，档案存储涵盖了银行、医疗、证券、保险等机构，律师事务所、会计师事务所等专业服务机构，以及对档案存储量大、专业化要求高的企事业单位为主要服务对象，为其历史以及日常新增档案分级分类存储管理提供专业化解决方案（包括档案、票据、凭证的存储及档案整理、数字化加工、数字化整理、管理咨询等）的第三方外包服务供应机构。并在北京市档案学会的大力支持与市档案馆具体指导下，研发并创建了先进的、专业化的档案文件存储管理体系。服务类型及领域：涵盖文书档案、工程图纸档案、企业、照片档案、人事档案、财务档案、公司业务档案、银行档案等，服务领域涉及金融、保险、证券、交通、工商、税务、银行、学校、医院等行业。3000成立时间长，服务过大量的客户，相关资质齐全，对档案行业的各拥有业务熟练、素质过硬、配置齐全的人才团队，能够保证充足的拥有完善业务培训体系，对档案从事人员按时、按质的进行专业性拥有长期从事金融行业档案工作的丰富经验，熟悉中心的各类档案所有员工均通过专业性的培训，政治可靠、业务熟悉，且都签有保密协议，保证客户的信息安全，为客户提供便捷高效、安全专业的档案人600085000kg/,2000kg/514～24℃，相对湿45%～60%。存储环境和条件均符合国家档案管理规范的标准，最大限度控制档案存储的各类风险。库区为全封闭独立院落，24北京地区用户国家部委及事业单位中共中央直属机关工作委员会中华人民共和国劳动和社会保障部中华人民共和国国家机关事务管理局中共中央国家机关工作委员会中华人民共和国国务院参事室中华人民共和国国土资源部中华人民共和国国家邮政局中华人民共和国国家专利局中华人民共和国国家文物局中办交通局中办秘书局中办毛主席纪念堂管理局中华人民共和国农业部中华人民共和国海事服务中心中国计量科学研究院中华人民共和国兵器服务中心国家民族文化宫中国文物信息咨询中心中国残联中国集邮联中国科协中国保健品审评中心中国中药保护委员会中国食品药品检定研究院中国药品评价中心中国器械审评中心中国生物制品鉴定中心中央企业中国中信集团中国保利集团中国银行股份有限公司中国农业银行股份有限公司中国民生银行股份有限公司中国人保股份有限公司中国科技证券中信国安集团中国集邮总公司中国华铭投资中国昆仑银行中国邮政集团中国华电中国生物发电中国人寿北京分公司中国民生银行光大银行北京分行华泰保险公司广发银行北京分行幸福人寿北京分公司长城保险公司长城保险公司长城人寿北京分公司渤海银行北京分行市属单位北京市民政局北京市劳动局北京市文物局北京市交通委北京市交通运输局北京市保障房投资中心北京市统计局北京市国土资源局北京市发展和改革委员会北京市国土局北京市文物研究所北京市住房贷款担保中心北京市军休办北京市道教协会北京市基础投资有限公司北京市地铁运营有限公司北京开拓热力中心北京首开股份有限公司北汽控股有限公司北京市轨道交通建设管理有限公司北京市保障房投资中心北京排水集团北京排水基建有限公司北京市排水管网设施有限公司区县北京昌平档案馆北京东城区档案馆北京大兴档案馆北京西城区档案馆北京海淀区上庄镇政府北京海淀区上庄镇政府北京昌平区民政局北京海淀区中关村建设管理公司北京门头沟工商局北京门头沟国土局北京海淀区曙光街道北京海淀开发建设管理有限公司北京海淀区社保中心北京昌平中关村管委会北京海淀区甘家口街道北京亦庄国际开发有限公司北京昌平自来水公司通州区通州区档案馆通州政协通州区民政局通州区潞城镇政府通州区地方税务局通州区国税通州区气象局通州区体育局通州区城管执法监察局通州区发展和改革委员会通州区人力资源和社会保障局通州区经管站通州区梨园镇政府通州区西集镇政府通州区法制办公室通州区地震局通州农委通州区园林绿化局大兴区大兴区档案馆大兴国资委大兴交通局大兴社保局大兴卫计委大兴法制办大兴园林局大兴月季办学校通州区教育委员会通州区成人教育中心通州区二中北京信息科技大学北京联合大学特教学院北京市工业技术学院北京市联合大学北京市联合大学应用文理学院北京市通州区教师研修中心第五章费用预算方案1货架存储货架存储预算序号项目预估数量单位预估周期月单价总价备注1入库账户建立400个1￥1.00￥400.002入库条码设置400个1￥2.00￥800.003单体设计档案箱400只\￥12.00￥4,800.004锁扣800个\￥1.00￥800.00据实结算5下架装车400只\￥6.00￥2,400.00据实结算6档案运输400只\￥8.00￥3,200.00据实结算7卸车上架400只0.5￥6.00￥2,400.00小计￥14,800.008电子文档调阅0页/次12￥2.00￥0.00据实结算9调阅文件复印0页/次12￥1.00￥0.0010基础价300元/递送调阅0盒/次12￥5.00￥0.00次，据实结算11紧急调阅0盒/次12￥10.00￥0.00基础价500元/12永久下架费0箱1￥10.00￥0.00据实结算13驻场整理服务0件1￥6.00￥0.00据实结算14货架式存储400箱12￥6.00￥28,800.00年度费用存储费用总计￥43,600.00方案2密集架存储方案序号项目预估数量单位预估周期月单价总价备注1入库账户建立400个1￥1.00￥400.002入库条码设置400个1￥2.00￥800.003单体设计档案箱400只\￥12.00￥4,800.004锁扣800个\￥1.00￥800.00据实结算5下架装车400只\￥6.00￥2,400.00据实结算6档案运输400只\￥8.00￥3,