深圳华影时代有限公司采购原材料业务流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1深圳华影时代有限公司简介............................错误!未定义书签。

2深圳华影时代有限公司采购流程现状....................................1

2.1采购部组织架构及岗位说明......................................1

2.2公司采购流程现状..............................................2

2.3采购流程图....................................................3

3.深圳华影时代有限公司采购流程存在的问题及原因分析...................4

3.1采购人员配备方面..............................................4

3.2采购流程方面..................................................5

3.3评审机制方面..................................................5

4深圳华影时代有限公司采购原材料流程优化设计..........................5

4.1采购原材料业务流程优化设计思路................................5

4.2设置合理岗位，提升在岗职工的专业性............................5

4.3采购流程的优化................................................7

4.4评审机制的设置................................................8

5总结...............................................................9

参考资料............................................................9

II

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深圳华影时代有限公司采购原材料业务流程优化设

计

1深圳华影时代有限公司简介

深圳华影时代有限公司，是一家专业的屏幕、芯片代理及分销一体化现货

供应商，公司于2017年成立。一直专注于TI、ADI、ST、Infineon、

Intel、XILINX等芯片。台湾群创、日本夏普、日本JDI（JapanDisplay

Inc。）的高级液晶屏等品牌的推广与销售。

公司产品，广泛应用于航空、航天、电力及安防、工控仪器、汽车电子、

消费类电子、储能系统、工业控制、电源、白色家电、电脑、仪器仪表、通信

网络设备等行业。

公司目前服务的电子厂商客户有：富士康（烟台）、中国中车集团、

中电海康集团、上海浦东投资控股集团、捷普、伟创力、仁宝、华为、联想、

爱默生、IBM、NEC、漫步者等。目前满足全球200多家生产商的生产需求，服

务感动客户，致力于做客户最满意的芯片及智能屏幕分销商。

图1华影时代主营产品

2深圳华影时代有限公司采购原材料业务流程现状

2.1采购部组织架构图及岗位说明

深圳华影时代有限公司成立有专门的采购部，隶属于总经理。目前公司采购

部共有3人，如下图所示：

1

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图2采购部岗位人员架构图

采购部部门职责与权力：

1、负责对合格供应方信息的收集、引进工作。

2、负责组织与供应商进行合同谈判、草拟、初审、申报工作；

3、负责公司主营产品及辅助材料及包装物的采购工作；

4、负责公司主营产品及辅助材料及包装物的质量验收工作以及不合格品的

协商与退货；

5、负责对公司主营产品辅助材料、包装物年度、月度物资采购计划的编制

以及执行；

6、负责所采购物资质量异议的处理；

7、负责采购付款的汇总和申报工作；

8、负责对公司采购物资成本的分析，降低采购成本。

2.2公司采购流程现状

1、制定采购需求计划。

2、认证供应商。

一、必须是产品品牌的原厂生产，原厂供货采购。

二、必须是产品品牌的原厂代理商，经销商，持有有效的适时年份的代理

经销授权证书，提供原厂的环保，安全，使用体系文件。

三、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；通过一定

的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察了解供

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应商的各方面的实力；

3、发出采购订单。（包含详细的购买计划和需求信息，并商定结款方式等

→等）

4、物料入库验收。

根据公司验收标准进行来料检测，如有质量、缺货或者破损等问题，仓库

做好检验记录并及时通知采购部反馈供应商解决。对需要调换或者退货的产品

及时进行处理。

5、不定期对供应商的价格，产能，品质，交期，合作态度，服务能力进行

审核，以确定原供应商的稳定供货能力。

2.3采购流程图

采购流程管理，是公司生产经营管理活动的关键环节，是整个企业成本管

理中最具价值的部分流程。通过对公司采购流程的分析，合理降低原料成本是

增加企业利润的途径之一。采购流程的不合理，会造成库存积压，资金占用。

增加管理成本；还会影响到供货的价格、质量以及供货的及时性。

本文主要针对芯片的采购流程进行分析，如下图所示：

图3采购流程图

现阶段原料采购流程的分析：

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首先，公司业务部根据市场订单把请购订单提供给采购部，采购部根据市

场部具体需求，综合考虑现有库存量、品种、安全库存量等多种因素，提出采

购需求并报上级审核。

审核通过后，采购部制定采购计划。采购员根据采购计划，选择认证的合

格的供应商，根据采购材料品类、封装规格、数量、单位、单价、金额、交

期、封装等具体事项，制定采购合同，经采购经理审核通过后，签订采购合同。

随后采购员对采购订单进行跟进，要求供应商如期交货。

采购材料到货后，采购部通知质检部门按公司验货标准进行质量检测，如

有质量问题，缺货，破损等问题时做好检验记录并及时通知采购部反馈供应商

解决。对需要调换或者退货的产品及时进行处理。若无质量问题，验收合格，

则通知仓库入库。

采购员对供应商此次价格，产能，品质，交期进行评价。并不定期对供应

商进行全面审核。

3深圳华影时代有限公司采购流程存在的问题及原因分析

3.1采购人员配置方面

华影时代有限公司主营产品品类不多但专业性要求极大。就芯片而言，诸

如翻新货、散新货、国产贴标、白板打字、代码打字、台产换标等等。货源怎

么区分，如何去区分是需要专业技术人员检测核查。

不同于传统电子行业，因近两年美国对中国的经济封锁和疫情的双重影响，

芯片价格波动很大，谈好的价格一天变了几次，说好的有货突然都没货，早上

还是买方市场下午就变卖方市场都是常态。面对波动的市场，众多的芯片品牌，

种类。光靠釆购员的甄选，价格跟踪，工作量是巨大的。需要不间断的，重复

的，对重点品种进行资源的搜索，补充品种品类，发展更广阔的来源和供应商，

更优化的供货渠道等。

就芯片行业而言，一个合格的采购员对公司来说，有着不可替代性。不仅

要做到众览全局，控制整体成本，以合理的价格采购合格的产品，保障公司项

目能够准时健康的运营下去。还要能敏锐监控行情，提前布局，做好用料计划

以应对不同周期的价格浮动。

3.2采购流程方面

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公司的采购业务是根据市场销售订单需求，由业务部下达需求采购计划，

经由采购部综合考虑，制定采购计划，寻找合适供应商、签订合同、跟踪发货、

货物验收等过程，来满足公司销售需求。流程涉及环节不仅长而且多，有时会

由于市场信息不灵、政策原因导致的行业板块波动等因素影响公司的销售市场，

最终影响到企业的经济效应。

根据公司特殊的业务性质，芯片是现金交易，这时候采购部与财务部的信

息对称显得尤为重要。信息不对称，延迟付款导致现货无货，期货的等待时间

过长，影响公司正常出货时间。

3.3评审机制方面

原材料采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，

现在采购部没有明确分权制衡机制，采购员不仅要寻找供应商，联系供应商，

还参与谈判定价。无人监管的情况下为经办人员从采购中捞取回扣或其他私利

提供了便利。另一方面，现行采购制度的弊病是无监管部门参与到物资采购的

事先、事中谈判，以及事后监督。从而会导致以下几个问题发生：采购渠道得

不到控制；采购质量得不到控制；合理地采购价格没有保证；准确地采购时效

没有保证；超量采购得不到控制；库存材料不合理等。

4深圳华影时代有限公司采购原材料业务流程优化设计

4.1采购原材料业务流程优化设计思路

本章节针对华影时代公司采购原材料管理现状及存在的问题制定出最佳优

化方案，分别为采购组织的优化，设置合理的岗位提升在岗职工的专业性。采

购流程的优化、建立监督机制。

一个采购组织想要得到更好的优化，要加强采购内部结构，理顺各专业管

理口和采购业务口的工作分工和工作职责，具体落实岗位职责。采购流程的优

化首先得优化其内部结构，这能提高公司的采购管理运作效率。建立评审机制，

明确分权制衡，各利益部门形成良性制约。

4.2设置合理的岗位,提升在岗职工的专业性

建立高效优质的采购管理组织结构，采购部是公司最重要环节，采购效率

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的优劣直接影响到公司的业务发展，根据公司特殊的业务性质，对原有采购人

员架构做了优化和调整。技术检测工程师对供应商在技术品种问题上有更专业

的把控度。采购人员由单纯意义上的采购向专业采购和资源性采购延展，能更

好的完善和提高采购控制流程水平。专家评审团对各利益部门形成良性制约。

如下图所示：

图4采购部人员优化架构图

采购经理：负责采购部的日常工作计划和安排，控制物料的质量，价格。

完成本部门各项任务指标。

专业采购purchasing：负责订单处理（POTransaction），询价、发出订

单、跟踪订单、催单、收货，跟进付款流程等。

资源采购sourcing:负责材料供应商信息的搜集、评估、并考核。定期组

织行业市场调研，对供应商供货能力分析，确保产品价格质量优势。

技术检测工程师:负责对不同的规格品种，技术数据的测试确认，替代产品

的技术数据分析和比对，检测芯片真伪，寻找方案及替代产品，培育潜在第二

梯队芯片品牌和替代芯片等。

采购专家评审团：负责对不同部门KPI考核指标，进度考核、质量、可靠

性、商务主动性、成本、长期战略合作等。

4.3采购流程的优化

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采购绩效取决于具体的采购流程，流程优化的目是减少非增值环节，此环

节采用供应链管理思想对华影时代公司采购流程进行优化，提高公司采购管理

运作效率。

图5优化后采购流程图

具体描述如下:

业务部根据销售系统和销售订单，下达采购需求单，经采购部综合考虑现

有库存，尚缺数、安全库存，订货周期等因素后制定采购计划单，并报上级审

核。

审核通过后，通过公司的供应商信息库中选择最合适的供应商与其商量各

项相关内容，比如：采购型号、需求数量、封装年份、付款方式、验收标准等

等。经由双方的谈判确认后，编制采购合同，经上级审批后，再请供应商确认，

签订采购合同。

根据签订的采购合同，财务部核对无误后进行付款事宜，最后把付款情况

反馈给采购部门，合同正式生效。

随后采购部督促供应商发货。收到货物后，采购部通知质检部门，根据合

同要求的质量检测，质检部门检测合格后，通知仓库管理人员存储。

最后仓库管理人员根据采购合同、收货单、填写采购入库单，并将入库单

告知采购部。

4.4评审机制的设置

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为了规范物资采购评审工作，加强对各阶段各环节的监控，以确保达到

原材料设计质量、进度和控制成本的目的；更加强价格评审管理，提高采购资

金的使用效益，保护公司的合法权益。

一、建立系统的监督流程，以便制约采购活动的漏洞产生。采购机构要从

决策管理、比质比价采购、价格质量监督等方面制定详细的制度，并实行由采

购人员、质量、价格监督人员、合同管理人员通过参与会议或文件形式，对采

购渠道、采购方法、采购价格进行集体讨论，议定办法，

二、主管部门及相关部门要对采购全过程进行监格指导。例如公司在对办

公用品的采购考察过程中，先在市场进行大范围调查，然后进行初步评审，选

出部分资质较好的供应商，再邀请上级业务主管部门及财务、审计等相关部门

的工作人员一起进行市场考察，这样做的好处在于既征询了各部门的意见，又

完成了采购监督的过程，

三、除了对采购过程进行监督以外，还要把物资采购的效能也作为综合采

购机构效能检察的主要内容，从而使物资采购行为自始至终都得以规范。

5总结

本文从对华影时代有