公文处理规范及格式2015

公文处理规范及格式乔树伟1/20/2025一、《党政机关公文处理工作条例》行文规则公文办理公文管理二、《党政机关公文格式》用纸格式印装格式文面格式版头

6个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体

9个要素标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记2个要素抄送机关、印发机关和印发日期三、公文常见格式错误公文处理规范及格式党政机关公文处理工作条例1.2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起执行。现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

1/20/20252.中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012)1/20/2025《条例》全文共8章42条第一章总则：目的、适用范围、概念、负责机关等第二章公文种类：明确了15种党政机关公文文种第三章公文格式：对公文的格式作出规定。在《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）作了详细规定。第四章行文规则：行文的原则和规定等党政机关公文处理工作条例1/20/2025第五章公文拟制：拟制公文的程序、方法等第六章公文办理：对收文、发文、整理归档作出要求第七章公文管理：对公文日常管理、保密、撤销、移交等作出规定第八章附则：对执行时间、解释机关等作出规定。原《办法》有9章56条，与其相比，更为精简。党政机关公文处理工作条例1/20/2025公文种类党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。狭义公文：新《条例》确定党政机关公文主要文种15个，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。广义公文：还包括机关常用应用文。主要有综合性工作总结、计划（包括纲要、规划、工作要点、方案、预案等）、调查报告、大事记、述职报告、典型材料、简报、专用书信、讲话稿、规章制度（如章程、细则、制度、守则、公约等）。1/20/2025党政机关公文处理工作条例行文规则公文办理公文管理行文规则行文总规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。（2）一般不得越级行文，并要求：特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。1/20/2025党政机关公文处理工作条例上行文规则

（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（原来未作要求）；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。1/20/2025党政机关公文处理工作条例（4）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（原来未作要求）。（5）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关（原来是“应当写明主送机关和抄送机关”）。1/20/2025党政机关公文处理工作条例

下行文规则（1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。（2）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。1/20/2025党政机关公文处理工作条例平行文和联合行文规则（1）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。各联合行文机关行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联的事项；联合行文应当确有必要；应当明确主办机关，主办机关一般排列在前。（2）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。（3）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。1/20/2025公文办理1.公文审核（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。公文办理（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。目前突出问题：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文等。（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（5）初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。公文办理2.拟办：批办性公文应当提出拟办意见；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。几点体会：掌握文件内容，搞清表述事项。把握政策规定，领会有关意图。查找档案资料，对照先例比较。尊重部门意见，注意协商协调。拟办有根有据，建议完整准确。用语规范简洁，答复简明得体。公文办理3.传阅（运转、送批、送阅）（1）正传：按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。（2）倒传：按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。（3）分传：对于保密要求特别严格的公文，采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。公文管理公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障，以安全保密和充分发挥公文效用为原则，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理新的规定有：1.

《条例》规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。党政机关公文处理工作条例2.

《条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”根据《保密法》规定：确定国家秘密的密级，应当遵守定密权限。中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密；设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。县级机关、单位不再拥有定密权。党政机关公文处理工作条例3.对涉密文件的复印规定。《办法》：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。《条例》：复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。党政机关公文处理工作条例翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。党政机关公文处理工作条例4.发文立户管理《条例》新规定：新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。公文格式公文格式用纸格式印装格式文面格式1/20/2025公文纸张及排版印制要求

采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)大部分公文格式要素都采用3号仿宋体，也有一些要素明确规定使用其他字体和字号，如密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体，签发人使用3号楷体，标题用2号小标宋体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，版记中的要素使用4号仿宋体从左至右横写横排，一般每面排22行，每行28个字排版时版面尺寸要标准幅面：210mm×297mm

版心：156mm×225mm

上白边（天头）37mm下白边（地角）35mm

左白边（订口）28mm右白边（切口）26mm

双面印刷、左侧装订公文格式要素版心内的要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色线以上为版头。公文首页红色线以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上为版记。页码位于版心外。公文格式要素版头6个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

主体9个要素标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记2个要素

抄送机关、印发机关和印发日期

红色分隔线：发文字号之下4mm处居中印，与版心等宽，高度0.35-0.5mm之间公文末页首条分隔线：版记中第一个要素之上，推荐高度0.35mm

公文末页末条分隔线：与公文最后一面的版心下边缘重合，推荐高度0.35mm

页码位于版心之外1/20/20251/20/2025

首末两条粗线，中间细线，最后一条与正文边框重合1/20/2025公文格式要素——版头部分1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。1/20/2025未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定公文格式要素——版头部分3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。一般分特急、加急。电报应当分别标注：特提、特急、加急、平急。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。公文格式要素——版头部分紧急程度：公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。公文格式要素——版头部分公文格式要素——版头部分发文机关标志：发文机关标志居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。公文格式要素——版头部分发文机关标志联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。公文格式要素——版头部分5.发文字号：是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。①年份、序号用阿拉伯数字。②年份应标全称，③用六角括号“〔〕”插入。④序号不编虚位，不加“第”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。公文格式要素——版头部分发文字号联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。公文格式要素——版头部分6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。发文机关标识下空两行编排“签发人”，由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字“签发人”三字用3号仿宋体，姓名用3号楷体每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐1/20/2025签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号左空一字，签发人姓名居右空一字公文格式要素——主体部分标题：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点：

①法律、法规、规章名称全称应加书名号；

②如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之间用顿号分开，不使用空格。1/20/2025公文格式要素—主体部分标题：２号小标宋体字居中排布于红色分隔线下空二行，可分一行或多行居中排布；首先，回行时，要做到词义完整；其次，排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。不超过3行。标题采用3号字字高的7/8作为行间距，行距过大会使标题不美观四个（含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种

公文标题要正确选用文种（2）“事由”的结构：“关于……的”，要求准确概括公文内容。（“关于”

在发文机关后）如：中纪委关于陈良宇问题的审查报告1/20/2025公文格式要素——主体部分主送机关：公文的主要受理机关（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。1/20/2025公文格式要素——主体部分3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28字。

公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。1/20/2025关于阿拉伯数字和汉字数字的用法

①在使用数字进行计量、编号的场合，已定型的含阿拉伯数字的词语（如3G手机、MP3播放器等）中，应该使用阿拉伯数字；

②作为非公历纪年、概数（如三四个月、一二十个）、已定型的含汉字数字的词语时，应使用汉字数字；

③如果表达计量或者编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，如17号楼（十七号楼）、3倍（三倍），如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字，如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。1/20/2025公文格式要素——主体部分3.正文（1）正文一般由三部分组成：原由＋事项＋结尾（2）引文：先引标题，后引发文字号如：“根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）的要求”（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日

不能把2005年写“05年”（4）时间:采用24小时制式。09:00

不能有9月28日上午09:00、9月28日09:00时或者9月28日0900时等情况1/20/2025公文格式要素——主体部分（5）结构层次序数：第一层：汉字“一、”第二层：汉字加括号“（一）”第三层：阿拉伯数字加括号“1.”第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋字。深化医药卫生体制改革2012年主要工作安排一、总体要求二、工作任务（一）加快健全全民医保体系。1.巩固扩大基本医保覆盖面。2.继续提高基本医疗保障水平。（1）政府对新农合和城镇居民医保补助标准提高到每人每年240元（2）职工医保、城镇居民医保和新农合政策范围内统筹基金最高支付3.改革医保支付制度。（1）积极推行按人头付费公文格式要素——主体部分4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐多个附件：使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号1/20/20255.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期：7.印章署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。法规性公文以批准日期为准。电报则以发出的日期为准。2011年5月16日发文机关署名、成文日期和印章这三个要素构成了公文的生效标识公文格式要素——主体部分（1）一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（2）将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。加盖印章的公文——联合行文公文格式要素——主体部分不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字编排发文机关署名，在其下面排成文日期，但首字比发文机关首字右移二字。如成文日期长于发文机关，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关右空字数。联合行文时，先排主办机关，其他发文机关署名依次向下编排。

1/20/2025举例：加盖印章的落款与

不加盖印章的落款编排上的不同1/20/2025特殊情况处理

当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施解决

具体的调整方法：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文后的空白仅差一两行就可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间

使印章与正文务必同处一页，不留任何空白1/20/2025特殊情况处理当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。明确规定取消“此页无正文”的标志。1/20/2025公文格式要素——主体部分9.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。有附件的文件，除附件之外的称为“主件”公文格式要素——主体部分附件应另面编排。在版记之前，与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序