人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1人人乐连锁商业集团股份有限公司简介.................................1

2人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制现状.................1

2.1采购授权审批制度现状..........................................1

2.2采购预算控制现状..............................................2

2.3采购环节业务流程与操作规则现状................................2

3人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制存在的问题...........3

3.1没有制定完善的采购计划预算....................................3

3.2采购流程混乱..................................................3

3.3缺乏控制采购成本的意识........................................3

3.4采购价格偏高..................................................4

4人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制优化设计方案.........4

4.1制定采购计划优化设计方案......................................4

4.2公司采购流程优化设计方案......................................5

4.3提高采购人员素质优化设计方案..................................7

4.4降低采购成本优化设计方案......................................9

参考资料............................................................11

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人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控

制优化设计

1人人乐连锁商业集团股份有限公司简介

人人乐连锁商业集团股份有限公司成立于1996年4月，法定代表人：何浩；

注册资金44000万元人民币，地址位于深圳市宝安区石岩街道洲石路北侧人人

乐物流中心主楼二层。公司主营业务为大卖场、LeSuper高端精品超市、人人乐

百货、网购生活超市。人人乐秉承“立足深圳、扎根广东、面向全国”的发展

战略，以“关爱生活，服务社区”为公司宗旨，以“拼搏、敬业、团队、创新”

为企业精神，努力践行着“为顾客提供整洁的环境、优质的商品、实惠的价格、

快捷的服务——我们始终如一”的服务理念，致力于创建企业、员工、供应商

和谐共赢的合作伙伴关系，并成长为全国优秀的大型现代零售企业集团和民族

商业龙头企业。人人乐打造线上品牌以及海外供应与物流链：人人乐园、唯乐

之家、中澳美通、乐到家，且与第三方线上平台进行深入合作，精选商品入驻

饿了么、美团外卖和百度外卖，将日常必需品从线下卖场搬移到线上商城，使

人人乐全渠道布局再度升级。

2人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制现状

2.1采购授权审批制度现状

经过实地的调查，人人乐连锁商业集团股份为加强物资采购管理，明确采

购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，采购审批制度权责基本明

确，采购业务的执行者和授权者基本分离，采购授权审批控制现状如表1所示：

表1采购环节授权审批业务控制现状表

分析项目分析说明分析结果

授权审批制度职责权限是否明确基本明确

采购业务授权分离采购业务的执行者与授权者是否分离基本分离

综合得分85分

1

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2.2采购预算控制现状

经过实地的调查，人人乐连锁商业集团股份采购环节的预算没有设立专门

的预算部门且在采购环节预算的执行中没有严格按照要求执行，对于采购物资

实物的预算管理和采购资金的的预算管理也不健全，导致采购成本的增加，采

购环节预算管理控制现状如表2所示：

表2采购环节预算管理控制现状分析

分析项目分析说明分析结果

机构设置是否设立预算委员会无，但是有部门负责

采购物资实物预算管理制度是否建立不健全

采购资金预算管理制度是否建立不健全

采购环节预算的执行与考核是否得到了严格执行没有严格执行

综合得分68

2.3采购环节业务流程与操作规则现状

经过实地的调查，人人乐连锁商业集团股份在采购环节业务和流程上缺少

必要的采购程序，在需要采购时直接电话通知，并未向上提交采购申请表，没

有严格按照程序执行，对于供应商的选择也没有进行市场调查筛选，大型超市

采购一般货到进行验收付款，对于商品质量没有严格把控，但采购记录较为完

善，采购环节业务流程与操作规则控制现状如表3所示：

表3采购环节业务流程与操作规则控制现状分析

分析项目分析说明分析结果

请购程序控制是否建立与执行未建立

供应商决策机制是否建立与执行未建立

采购订单及合同控制是否建立与执行未建立

采购验收控制是否建立与执行不完善

商品质量控制是否建立与执行不完善

付款业务控制是否建立与执行不完善

采购记录控制是否建立与执行比较完善

综合得分59

2

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3人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制存在的

问题

3.1没有制定完善的采购计划预算

由于人人乐连锁商业集团股份有限公司的预算管理体系不健全，没有制定

完善的采购计划预算，导致采购工作的随意性很大，没有对采购的需求进行有

效分析，需求部门总是发现所需要的物资缺少时，才会请购物资，使得采购部

门采购物资的时间非常仓促，导致很多常规的采购被迫变成突发性临时采购，

造成采购成本增加。有时由于采购时间的紧迫，生产部门需要的生产物资不能

够及时送到，因而影响生产进度，对企业产生不利影响。同时，由于采购审批

手续繁琐，流程太长，审批太多，有时由于各部门领导意见的不一致，对选择

供应商存在较大的分歧，为达成一致意见，需要花费较多的时间进行商讨，影

响采购进度。而审批后的请购单不能及时回到采购部，进一步加剧了采购的不

及时性。

3.2采购流程混乱

人人乐连锁商业集团股份有限公司缺乏必要的采购流程设计，使得采购流

程十分混乱。有些部门不写请购单，直接电话联系，要求采购部门进行物资采

购。有时采购单还没有通过审核，采购就开始进行了。采购员有时外出采购，

不能及时将采购单拿去报销，而是集中起来，最后一起报销，这样使得审查十

分困难。在供应商选择方面，没有进行详细的市场调查。人人乐连锁商业集团

股份有限公司在采购跟踪、分析、评估和控制等方面，缺乏有效的工具和平台

进行科学决策。如何制定合理的采购价格？如何采购才能符合企业的综合利益？

如何实施有效的采购环节的监督检查？如何在事前就将采购控制做好，而不是

等采购缺口发生再来寻求解决方案？只有对采购流程进行科学设计，对供应商

进行有效管理，建立供应商评价考核管理体系，形成采购的整体意识，才能使

采购环节的内部控制不流于形式。

3.3缺乏控制采购成本的意识

在人人乐连锁商业集团股份有限公司的企业管理中，考核采购部门和人员

的主要指标是以不影响生产为主，因此采购的数量经常超过实际生产需要量，

3

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这样往往造成了库存成本的增加和供应链成本的增加。采购人员主要关注采购

业务是否能保证生产的正常需要以及采购价格是否合理，而没有考虑到采购批

量，资金周转，库存水平，质量等因素。这样使得总购置成本增加。生产管理

部门，采购部门各持己见，都从自身的利益考虑，没有大局观念，也将使采购

成本上升。同时，由于没有建立供应商选择标准，对供应商缺乏必要的管理，

使得控制采购成本面对更大的困难。

3.4采购价格偏高

与同行业相比，人人乐连锁商业集团股份有限公司的采购价格普遍偏高。

如果选择采购成本更低的原材料，必然会造成产品质量不合格，引起客户纠纷，

影响企业的声誉，给企业造成更大的影响。同时，由于金融危机的爆发，国外

市场锐减，而国内市场竞争十分激烈，造成公司资金回笼慢，公司现金流紧张，

应付账款增多。而供应商为了保证自己的利益不受到侵害，对人人乐连锁商业

集团股份有限公司追款频繁，要求的付款条件比以前更为苛刻，有的供应商推

迟发货，甚至不再供货，使得采购工作极为被动。这些都给公司的发展带来了

很大的风险。

4人人乐连锁商业集团股份有限公司采购环节内部控制优化设

计方案

4.1制定采购计划优化设计方案

对于人人乐连锁商业集团股份有限公司以前的采购业务流程，进行以下优

化。严谨有效的采购环节应当具备完善合理的采购涉划，并确保采购计划能够

使公司目标计划成功实行。人人乐连锁商业集团股份有限公司原来的采购流程，

十分的单一，且其采购计划十分的不合理，影响公司的年度营业计划。

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图1人人乐连锁商业集团股份有限公司采购计划制定流程图

如图1人人乐连锁商业集团股份有限公司采购计划制定流程图所示，人人

乐连锁商业集团股份有限公司合理的采购计划的制定应当根据公司目前的销售

方向，以及销售目标成本进行原材料采购计划的制定。先根据主要销售商品以

及销售成本，预估材料采购需用的数量与时间。采购部门了解历史生产消耗定

额，对当前市场进行采购分析，再计算出需要采购的原材料计划表，避免采购

商品储存过多，积压资金，占用仓储。由成本会计进行调整分析原材料采购计

划的可行性，进行原材料的采购预算确认，最后由财务部门确认采购计划的合

理性，最后得到合理有效的生产采购计划。

采购人员可以根据年内生产目标安排、资金情况和仓储空间，制订相应的

半年、季度或月度采购计划与预算方案。严格执行采购预算能够在很大程度上

减少一次多采形成滞压或多次采形成采购成本增加的问题产生，从而使人人乐

连锁商业集团股份有限公司的采购业务实现价值最大化。以最低最合理的成本

实现最大的利润。

4.2公司采购流程优化设计方案

我给人人乐连锁商业集团股份有限公司设计的采购流程主要环节包括:编制

需求计划和采购计划，请购，选择合适的供应商，确定采购价格，拟定并签订

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协议条款，管理供应过程，验收材料，付款。

图2采购流程优化设计图

人人乐连锁商业集团股份有限公司采购流程具体步骤如图2所示，具体流

程为：各生产车间根据订单制定材料采购计划，主管进行所需采购物资汇总，

将汇总表送至采购部门，认真核对采购数量是否与核定数量一致，核对无误后，

送交采购部。由采购部按照规定严格挑选合适的供应商，选定供应商后，制定

采购协议，原则上要求供应商报价、磋商确认后方能递交采购合同于供应商，

对于某些客户需要指定的供应商的，合同格式视情况而定，一般情况下应按公

司要求格式制作，至少做到每个合同都有独立的合同号，每个合同数量需一式

三份以上，每分合同必须注明材料名称以及各项信息等相关必要信息。合同发

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出之前，需要总经理审批并签字盖章。制作供应商评估表，从中选择评估分较

高的，对所有供应商进行数据管理，合作期间，供应商提供材料的质量、交货

期的达成、配合程度等相关信息进行登记，并以评分、综合评估等方式进行考

察审核，对于总体情况较差的供应商向上级领导汇报相关情况:由客户指定的供

应商，并以书面、邮件形式向客户相关人员进行反映。材料到仓后，应即刻清

点材料数量，并检查其质量，针对有质量问题的材料，立即与供应方进行沟通，

双方进行协商，取得有效的处理办法。存在质量异常、交货逾期等扣款的，应

予以核算，确保账目准确，核对无误的对账单应由经手人签字后交予财务部，

由财务部处理后账款结算。

4.3提高采购人员素质优化设计方案

表4采购人员绩效考评表

人人乐连锁商业集团股份有限公司需要培养一批批高素质、专业的采购人

员来改善采购管理和降低采购成本。专业的采购人员必须具备承担采购任务所

需要的相关知识，而且道德素质要高，要具有很强的责任心和敬业精神，能为

企业降低的采购成本，提高企业的销售利润。人人乐连锁商业集团股份有限公

司在招聘采购人员时应从两个方面考虑选择采购人员，首先，笔试。笔试就能

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测试出应聘者的基础知识、技能和能力的深度和广度，能测验书面表达能力，

易于观察应聘者的推理能力、创造力及材料概括力;其次，而试。可以从交谈的

过程中获得求职者的动机与工作期望、还有他的表达能力、分析能力等潜质。

综合考虑选择优秀的采购人员，提高采购人员的基本素质，从而达到降低采购

成本的需求。

表5绩效评价结果处理表

表6采购人员培训计划表

同时，人人乐连锁商业集团股份有限公司还要给员工一个公平竞争的平台，

让优秀的采购人员有更高层次的学习或工作平台的机会，这样才能激发员工学

习和工作的积极性。在采购人员当中采用绩效评估制度，实行奖德相结合的管

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理方法，建立科学合理的晋升机制，让知个人的努力都能得到回报如表4所示，

以完善关键业绩评价指标和个人素质评价指标为基础，二者分别占比60%和40%。

对于采购绩效分数达到90分以上，公司可以实施奖金福利或升职等激励措施，

加强采购员工的积极性，提高对工作努力员工的薪酬水平，同时，对于考评分

数较低的员工，公司需要组织培训和教育，提高他们的综合素质，使他们专业

化如表5所示。

对于等级为一般和不及格的员工公司会给他们培训六个月，每个月的周六、

周日对他们进行培训，培训项目、内容、时间、地点、方式如表6所示，月末

则对他们进行检验测试。

4.4降低采购成本优化设计方案

图3降低采购成本优化设计流程图

人人乐连锁商业集团股份有限公司可以根据采购需求和财