广佛线二期工程机电设备文件归档管理细则

佛山市铁路投资建设集团有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件编号版本/版次A版/0次管理制度流程汇编广佛线二期工程机电设备文件归档管理细则页码第页共16页PAGEPAGE141.总则1.1为加强广佛线二期机电设备系统工程的文件归档管理，建立、健全工程档案管理工作，规范相关资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、文件归档要求，更好地为各单位、技术部门服务，特制订本细则。1.2本细则依据《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等国家、地方现行的有关工程建设和档案管理的法律、法规、规范、标准以及佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，结合广佛线二期工程实际情况编制。1.3凡参与广佛线二期机电设备系统采购、系统集成、设备安装等工程的相关设备供应商、系统集成商、设备安装商、监理、设计等单位均应执行本细则。1.4参与广佛线二期机电设备系统采购、系统集成、设备安装等工程的相关设备供应商、系统集成商、设备安装商、监理、设计等单位要把工程资料管理纳入自身业务管理工作中，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和整理、归档工作，保证工程资料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档移交市轨道公司档案室，以保证技术档案系统工作的顺利开展。1.5按照集中统一管理的基本原则，设备运营部为广佛线二期机电设备系统工程归档文件的管理单位，负责组织、协调和指导各有关单位编制竣工、归档文件和整理相关文件，达到工程资料的及时、完整、准确、系统、安全和有效利用。1.6在签订机电设备系统合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件（含电子版）以及所提交文件的整理、归档责任。2.管理职责2.1通用职责2.1.1相关资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等规定。2.1.2工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程过程管理的各个环节和有关人员的职责范围。2.1.3工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。2.1.4工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理与控制工作。建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。2.1.5工程各参建单位应确保各自文件的真实、有效、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。2.2建设单位设备运营部职责2.2.1负责技术文件总体管理，设专人对2.2.2在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。2.2.3向参与工程建设的施工、监理等单位提供与建设工程有关的资料。2.2.4负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作，委托监理单位或其他第三方专业单位2.2.5对需建设方2.2.62.2.7工程竣工验收后6个月内将监理、施工档案移交市轨道公司档案室2.3监理或集成商单位职责2.3.1负责监理2.3.2监理或集成商应对2.3.3凡需监理2.3.4监理或集成商应在工程竣工验收后3个月内将竣工档案材料移交市轨道公司2.4设备供应商或安装商职责2.4.1负责工程2.4.2设立独立的2.42.4.4负责编制至少6套完整的施工资料（不含自行保存），其余按合同或协议约定的要求提供给市轨道公司2.4.5归档的施工文件，设备供应商或安装商应在工程竣工验收后33.机电设备归档文件主要内容按照文件类型不同，机电设备归档文件可分为过程管理文件和竣工验收文件，过程管理文件根据不同的承包商类型，机电设备归档文件可以分为监理文件、系统集成商文件、设备供货商文件、设备安装承包商文件四类，竣工验收文件则根据不同的标段划分，各文件的档案分类编号详见附录1。3.1机电设备过程管理文件3.1.1监理监理文件指各设备系统安装监理在履行职责的过程中形成的文件和记录，包括但不限于以下内容（详细表格内容GD220201～GD220206（）省统表）：（1）监理机构及监理制度（2）监理月报（3）监理会议纪要（4）监理工作日志（5）监理工作总结（6）工程技术审批资料（7）工程进度控制报审资料：包括《工程开工/复工报审表》、《施工进度（调整）计划报审表》、《（）月度工料机动态表》、《工程临时/最终延期审批表》、《工程延期审批表》、《工程复工报审表》（8）工程质量控制报审、验收资料：包括工程材料、构配件、设备报验资料、分项/分部工程施工报验资料、监理抽检资料、不合格项处置记录、质量事故的处理资料、旁站监理记录（9）造价控制报审资料：包括《（）月工程进度款报审表》、《工程款支付申请表》、《工程款支付证书》、《费用索赔申请表》、《费用索赔审批表》等（10）单位工程竣工预验收资料（11）工程质量评估报告（12）竣工移交证书（13）其他资料：包括《工作联系单》、《工程变更单》等。3.集成商文件指各系统集成商在履行集成商职责的过程中形成的文件和记录，包括但不限于以下内容（详细表格内容见《集成商管理办法》）：（1）集成商机构设置与管理制度（2）集成商月报（3）集成商会议纪要（4）集成商工作总结（5）集成商工作记录文件（6）设计文件审查文件（7）设计联络文件（8）样机试验和验收文件（9）小批量生产查验文件（10）出厂验收文件（11）生产过程检查文件（12）单机调试文件（13）工程验收文件（14）投资支付文件（15）项目变更文件（16）培训资料和文件（17）竣工验收资料：包括供货商竣工预验收资料、工程质量评估报告（18）竣工移交证书（19）其他资料：包括《工作联系单》、《工程变更单》等。3.设备供应商文件指各设备供应商在履行职责的过程中形成的文件和记录，包括但不限于以下内容：（一）设备供应商基本资料涵盖设备供应商营业执照、产品证书、公司简介、项目组织机构和管理制度等内容。（二）设备供应商产品资料（1）设备设计文件（2）设备样机验收和试验文件（3）设备生产工艺文件（4）设备出厂验收文件（5）设备随机资料（6）设备现场安装调试文件（7）设备单系统调试文件（8）设备总联调文件（9）设备验收文件（10）设备培训资料（11）设备用户手册、维护手册等。（12）设备移交文件。3.设备安装商文件指各设备安装承包商在履行职责的过程中形成的文件和记录，包括但不局限于以下内容：（1）设备安装承包商基本资料涵盖设备安装承包商营业执照、产品证书、公司简介、项目组织机构和管理制度等内容。（2）设备供应商产品资料设备设计文件、设备样机验收和试验文件、设备生产工艺文件、设备出厂验收文件、设备随机资料、设备现场安装调试文件、设备单系统调试文件、设备总联调文件、设备验收文件、设备培训资料、设备用户手册、维护手册等、设备移交文件、产品合格证与保修证书。3.2竣工验收文件竣工验收文件按照标段划分组卷，由各自监理或集成商负责，具体包括但不限于以下文件：（1）工程竣工验收管理文件（2）工程质量评估与工程总结（3）工程竣工质量验收记录文件（4）工程竣工专项验收文件（5）工程质量保证及保修文件4.机电设备归档文件的收集4.1机电设备归档文件的形成和积累工程资料产生于本项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。各勘察、设计、施工、监理、招标代理、材料、构件及设备供应单位及佛山市轨道发展有限公司各技术、职能部门对工程资料的形成、积累、整理、归档以本工程项目（课题、工作）开始为起点，根据进程及时收集、整理、归档。4.2机电设备归档文件的收集参与广佛线二期机电设备系统采购、系统集成、设备安装等工程的相关设备供应商、系统集成商、设备安装商、监理、设计等单位均有责任负责本单位的文件的收集，其中监理或集成商同时负责督促设备安装商或供应商完成本单位文件的收集整理。4.3收集范围、保管期限凡与广佛线二期机电设备系统有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，纳入工程归档资料范围。4.4收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或工程项目完成情况及时收集。4.5机电设备归档文件质量要求4.5.1凡需归档的资料，应符合国标、部标和企业标准规定。做到书写材料优良，字迹工整、清楚，图纸按规格绘制，图样清晰、4.5.2需永久、长期保存的文件严禁用铅笔、圆珠笔、易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水4.5.34.5.4.5.5.机电设备竣工文件的编制5.1竣工文件编制要求5.1.1工程5.1.2竣工文件由设备安装施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合5.1.35.1.45.2竣工图编制要求5.2.1工程5.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、5.2.35.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要5.2.55.5.2.5.2.8竣工图图幅应按GB／T10609.5.25.3竣工图的更改方法5.3.15.3.2用5.3.35.3.45.3.55.3.65.4竣工图章的使用5.4.15.4.2如按5.4.35.5竣工图的审核5.5.15.5.25.5.35.5.45.5.55.5.65.6竣工图套数：按合同条件的规定提交。6.机电设备归档文件的整理与归档6.1机电设备归档文件的整理6.1.1工程建设形成的资料在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，6.1.2（1）划分阶段。凡是归入工程项目资料的文字材料、图表、图纸，按工作阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。（2）鉴别。收集整理的文件材料需要进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保归档文件的完整性。（3）划分单项、单位、分部、子分部(项)工程。同一单位的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)、子分部（项）工程。同一分部(项)工程的文件再按不同分类分别排列。（4）排列。根据工程资料的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题、时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部（项）工程分类排列。（5）卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，能装入一个档案盒，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。6.1.3施工技术资料应按单项工程、单6.1.46.2机电设备归档文件的组卷6.2.1组卷要遵循工程资料6.2.2（1）工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别，按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图等分别进行组卷。（2）卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。组成的案卷应美观、整齐。（3）卷内若存在多类工程资料时，同类资料按自然形成的顺序和时间排序。（4）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。案卷内不应有重复资料。（5）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件、该卷保管期限从长。6.2.3（1）监理资料组卷监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷，监理资料具体组卷内容和顺序可参考《建设工程监理规程》（DBJ01-41-2002）第13章监理资料的管理与归档的规定。（2）施工资料组卷①施工资料组卷应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷。②对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应分别单独组卷。（3）竣工图组卷竣工图应按单位工程、专业进行组卷，每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。（4）文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内，如资料材料较少，需放在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须混合装订，其中文字材料排前，图样材料排后。（5）单位工程档案，总案卷数超过20卷的，应编制总目录卷。6.3案卷与卷内文件的排列6.3.1管理性文件6.3.2施工文件6.3.36.3.46.4案卷编目6.4.1卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。6.4.2卷内目录包括的内容如下：——档案号，对每个案卷按工程资料类别、分类代码序号编制；——序号，应用阿拉伯数字从１起依次标注卷内文件的顺序，—个文件—个号；——文件编号，按市轨道公司发布的工程资料编码规则编写；——文件题名，每个文件的名称；——责任单位或责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；——文件日期，每个技术文件编制的日期；——页数,每件文件总页数。——备注，可根据实际填写需注明的情况。注：每个技术归档文件如有电子版，必须提供；6.4.3案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；——档案号，应依据市轨道公司提供的工程档案分类编号原则填写。具体立卷归档时，案卷封面和脊背按《工程档案管理办法》的要求填写。6.4.4——卷内备考表要标明卷内文件的件数，页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，审查人，立卷时间等；

——卷内备考表排列在卷内文件之后；——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档案号，并注明其载体形式。6.5案卷装订要求6.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297×210mm6.5.26.5.36.5.4检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合统一6.5.56.5.6每卷内容排列顺序为：案卷6.6卷盒、卷内表格规格、要求及制成材料6.6.1卷盒采用国家标准要求的档案6.6.2案卷内的卷内目录为297×210mm6.6.36.7特殊载体档案材料的整理随着信息技术的普及，在建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。6.7.1声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写移交目录。6.7.2照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：（1）本项目筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片；（2）本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片；（3）本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片；（4）本项目在工作中选用的外单位的照片。照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”…同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：①事由②时间③地点④人物⑤背景⑥摄影者。伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分。设备安装施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片。整理完成后，还要编制照片档案目录。6.8机电设备文件的归档6.8.1各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的工程资料按合同协议规定的要求，向市轨道公司设备运营部提交6.8.2根据建设程序和项目特点，归档按阶段分期进行，每阶段的6.8.3归档资料6.8.4施工及监理单位需要向佛山市城建档案馆6.8.56.8.66.9机电设备文件的归档审查设备安装施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审。6.10机电设备文件的归档时间除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后3个月内将技术档案向市轨道公司设备运营部提交；有尾工的应在尾工完成后1个月内归档。7.机电设备档案的整理与移交7.1机电设备档案的整理相关档案的汇总整理内容包括：（1）对工程档案进行统一编码。（2）依据工程档案分类编号表进行统一的分类和编号；施工及监理单位如对编号有疑问可提前确认。（3）对全部工程项目档案进行清点、编目，并编制工程档案案卷目录及档案整理情况说明；（4）负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。7.2机电设备归档文件的移交7.2.1施工、监理单位在完成各自案卷的编制工作后，应把各自整理的档案连同案卷目录、城建档案移交书向市轨道公司设备运营部移交。工程分包的，由分包单位向总包单位移交，再由总包单位汇总整理后向市轨道公司设备运营部移交。7.2.2所有文档在编制完毕后，各单位资料管理人员负责对所收集资料的齐全、系统、完整，以及资料的电子版是否符合要求等进行复核7.2.3各单位技术人员在移交工程档案或工程资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要