杭州市电子文件归档工作实践

杭州市档案馆电子文件归档工作实践HANGZHOUARCHIVES杭州档案主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5……文件管理是政府治理的重要基础，深化政府自身改革必将涉及文件管理方式的改革……“杭州市档案馆开展电子文件管理的几个阶段电子公文归档电子数据归档数据治理2009年至今针对电子公文归档建设电子文件管理系统ERMS尚未实现真正的单轨制2016年至今针对业务数据归档建设电子数据归档系统EDAS单轨制2018年关注数据的质量问题开展元数据管理准备构建数据资源目录建立资源标签正式启动电子文件管理工作，制定相关计划启动工作开展电子文件管理专项考核。开展国家试点工作开展试点和考评工作开展EDAS系统建设，实现对行政审批电子文件归档EDAS建设扩大归档范围，启动最多跑一次电子化归档考核开展考评开发建设电子文件管理系统ERMS。制定相关标准和规范ERMS建设开展政务服务网行政审批事项电子化归档相关预研工作预研

对政务服务网行政审批事项进行电子化归档，实现自建业务系统的对接开展电子化归档20092012-2014201620182010-至今20152017工作历程主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5电子公文归档实现路径和系统建设PART01杭州电子公文归档实践2009起步研究标准规范、系统、开展国家试点、参与国家重要标准和课题研究等成果47家单位OA系统15万件原生电子文件100多家单位无纸化网上年检档案在线移交进馆ERMS电子文件管理系统移交接收电子公文实时归档数字档案馆系统Digital

Archives其他文件归档部门兼职档案员实现电子文件全流程管理单位AOA单位BOA单位COA各单位自建OA预归档自动采集著录档案整理归档数据管理档案利用（借阅、搜索）处置管理（档案移交）校验系统建设的杭州模式全省统建OA系统OA预归档自动采集著录档案整理归档管理数据管理档案利用（借阅、搜索）处置管理（档案移交）校验系统建设的浙江省模式程序管理技术管理形式管理规则管理电子文件管理程序管理“电子文件产生的环境以及归档业务流程各环节的程序合规性”主要环节：生成、处理、传递和保存组织提取：控制信息、业务信息、流程信息、系统信息形式管理“文件是业务活动的正式交流工具，应具有统一、正规的规格、格式”公文类：《国家行政机关公文格式》行政审批业务类：行业规范要求版本要求：正稿、底搞、元数据、附件等技术管理“文件的记录方式、格式要求、管理手段等都包含技术。技术的选择和运用是保证电子文件信息的可靠与稳定的前提。”长期保存格式：PDF/A、OFD验证手段：md5校验、电子签名封装标准：METS、VERS、ZIP规则管理“对归档的程序、形式和技术等方面的要求以法规、制度、标准等规范性文件的形式加以明确”+“形成单位、利用单位、归档单位进行同一标准的规范建设”=“国家、地区、机构对电子文件归档后其效用的一致性认定”降低了主观因素对保管期限判定的影响机构的档案质量不会因档案人员变更而产生较大影响分类稳定，且易理解，上手快，培训时间短123绑定4管理的颗粒度细化管理要求和数据标准DA/T

46-2009DA/T

50-2014DA/T

63-2017元数据标准功能要求·GB/T

29194-2012管理要求国家档案局13号令GB/T

26162.1-2010GB/T

18894-2016四性检测DA/T

70-2018国家档案局14号令格式要求DA/T

47-2009DA/T48-2009DA/T57-2009电子档案移交接收办法规范标准2019.01“电子公文同纸质文件具备同等效力”《党政机关电子公文处理工作办法》2019.04“除法律规定外电子文件不再以纸质形式归档和移交”《国务院关于在线政务服务的若干规定》2019.??“增设信息化建设专章，增加六条，对电子文件的归档和电子档案的管理、共享利用等进行明确”《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》2018.12“符合国家规范的电子公文可以仅以电子形式归档”法规制度保障电子数据归档思考与实施PART02加快建设数字政府，全面建设法治政府、责任政府和服务型政府经济社会发展其他领域各项改革“最多跑一次“改革加快“互联网+政务服务”深度融合、打破信息孤岛实现数据共享加快政府数字化转型2000万注册用户（2018年10月）6万余项行政审批事项，累计办件4200万件（2018年3月）覆盖省市县3200余个政府部门全省5700万常住人口和1300万余家企业等法人单位的数据身份证、户口簿、营业执照等140余种常用证照数据为1500余个政府单位提供3.2亿次数据共享调用服务EDASElectronicDataArchivingSystem自动化归档

采用全自动化归档，具有足够高的归档效率灵活的数据管理功能

一套系统对应多类型数据，最大限度地保持业务信息的有机关联数据汇总

对TB甚至是PB级规模的数据具有很高的信息检索和访问并发能力归档过程不可能、也没有能力去制定、维护过多的数据标准数据标准要能够适应业务的变化需要制定一个更为抽象和通用的数据标准，使得系统能够针对各种类型的业务进行归档我们认为业务信息业务过程文档UDM的提出统一数据模型Unified

Data

Model现行的归档方法不适用

数据库的业务信息记录和附件材料又具有高度的整体性与关联性业务可能发生变化

业务发生了变化意味着需要对原有的数据标准重新修订建设目标的需要

必须满足杭州市档案局所提出的“一套归档系统应对多个业务数据库归档”的要求保存描述信息内容信息包描述信息封装信息封装包OAIS信息模型保存描述信息历史参考信息、归档信息业务信息业务描述数据、数据对象AIP封装信息ID、封装实践、文件名、存储路径……描述信息类别、权限、角色……统一数据模型UDMAIUSIPAIP………………数据包结构“统一”的体现数据包统一采用XML描述

UDM物理模型的实例基于XML描述并打包为ZIP文件，一个ZIP文件既一个归档数据包。业务信息的封装统一

UDM将具体的业务信息、过程信息和文件材料组织并封装在统一的“业务信息”描述区块当中。………………混合式数据库完全依靠关系型数据库将导致灵活性变差杭州的实践行政审批数据归档2018年全面启动对接统一建设平台20个自建业务系统归档61家单位数据203个事项107万件60多G132制定归档策略接收检测依照法律依据确定保管期限和归档范围表执行策略自动归档系统建设、元数据、流程等地方标准重点确定材料应归尽归，反馈数据报告具体操作流程ERMS电子文件管理系统EDAS电子数据归档系统移交接收电子文件电子数据实时归档实时归档数字档案馆系统Digital

Archives实现电子数据的全程管理档案资源建设全面、顺利进入政务数据领域杭州的实践正在研发中标准规范IT化解读数据标准格式标准应用于档案管理全过程业务指导档案整理进馆移交长期格式转换杭州的实践突破档案属地利用限制突破闭门办馆的观念限制突破单一数源归档管理限制杭州的实践突破档案属地利用限制突破闭门办馆的观念限制突破单一数源归档管理限制杭州的实践突破档案属地利用限制突破闭门办馆的观念限制突破单一数源归档管理限制主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5存在的问题（一）机关档案员的专职化管理细节的问题过度的业务中介化导致档案员专业化程度不足，不理解档案工作的专业性或者甩手不干全部交给中介。如何将电子档案和纸质档案在一个管理框架内进行管理？管理细节上的不一致似乎很难将二者统一起来。资源管理不够精细信息资源的管理还是过于粗糙，以部门、问题、门类、年度几个要素的分类方法难以满足多变的信息利用需求，无法融入政府数据共享体系当中。存在的问题（二）数据质量的问题归档数据的质量不高，政务服务网的办事事项的归档材料收集不齐全、电子材料不规范、业务信息不完整。数据供给与需求不匹配开展数据共享使得民生档案的利用率正在逐年下降，如何让数据供给端能够根据需要灵活地提供信息产品。系统设计思想落后行业整体的管理水平较低限制了应用系统的开发和设计水平，又进一步限制了管理水平。主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5做好工作的几个层面融入中心工作，以考核推动外部环境的成熟管理要求和服务必须要同步制度的“四化”要能够转化为系统的规则必要时，制度需要突破工作推动层面制度落实层面系统建设层面向自动化靠拢系统建设以解决问题为导向小步快跑，迭代升级体系管理信息化收集、管理、保存、利用制度标准化管理制度要有可操作性标准体系化管理、数据、格式、功能要求……管理制度化1制定完善的管理制度234加强制度建设四化模式Version

1.0Version

2.0Version

3.0Version

3.1杭州区县网上查档及跨馆查档情况杭州市本级查档类型80%民生档案利用档案利用方式多元化馆查询量8000多人次利用档案类型细化老百姓对档案利用的需求信息治理视角下的电子数据管理行政审批数据归档，以及大数据关系分析社会发展大势下的创新应用档案信息服务的供给侧结构性改革全面迈向数字转型的电子文件管理1单套制23信息化转型全程管理的理由统一目标统一标准措施衔接实行“前端控制”提高源头数据的质量和效率发展质量控制体系促进业务流程重组必须从管理转移到治理大数据低价值密度，强调数据关联度为了共享，为简化办事流程提供数据支撑数据的真实、完整、可用和安全只从应用所需出发档案以价值筛查为前提的高价值密度信息为了实现对高价值信息的鉴别和长久保存档案的真实、完整、可用和安全证据性，更关注元数据的收集VS相异相同相近认清大数据和档案的关系主要的做法2情况介绍1存在的问题3体会4目录未来计划5信息治理参考模型责任衔接+信息价值判定=高效地管理业务部门

创建并使用信息IT部门

负责信息的存储和安全风控/法务部门

依规保留信息、处置信息制度和规范Records管理信息治理视角下的档案管理信息治理视角下的档案管理全市域数据中台数据标准化、数据资源管理和治理提供体系支撑实现统一数据基础服务、数据资产与治理实现数据统一管控和精细化管理数据服务搜索引擎报表引擎数据端口推送引擎数据开发数据融合数据集成数据关联数据抽取数据标准体系应用层汇总层明细层操作层指标体系数据治理数据质量数据安全数据集中数据分类基础服务可视化管理运维监控集群管理权限管理日志中心数据处理引擎采集检核鉴定归档数据源层办公系统业务系统文档数据库档案数字化与数据化的比较特点档案数字化档案数据化工作内容数据条目著录、数字化处理+OCROCR+NLP、资源标签处理对象纸质档案数字化图像、电子档案处理方式人工Ai+人工训练最终成果条目数据库+数字化图像专题数据库+数据资产目录需求导向