财务印章使用及管理规章制度

财务印章使用及管理规章制度目录一、总则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31.1适用范围．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41.2管理原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41.3职责分工．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5二、财务印章的种类与用途．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．62.1财务专用印章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．72.1.1财务专用章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．82.1.2预算专用章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．92.1.3收据专用章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．102.2其他印章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．112.2.1法定代表人名章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．122.2.2财务负责人名章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．132.2.3出纳员名章．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14三、财务印章的刻制与购置．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．153.1刻制要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．163.2购置程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．173.3印章样本备案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．18四、财务印章的保管与使用．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．194.1保管制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．204.1.1保管责任．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．214.1.2保管场所．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．224.1.3保管措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．234.2使用程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．244.2.1使用申请．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．254.2.2使用审批．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．264.2.3使用登记．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．274.3使用规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．284.3.1使用范围．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．294.3.2使用方法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．294.3.3使用后的处理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．30五、财务印章的销毁与更换．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．315.1销毁程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．325.2更换程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．335.3新印章的启用．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．34六、财务印章的监督检查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．356.1监督检查内容．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．366.2监督检查方式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．376.3违规处理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．38七、附则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．397.1解释权．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．397.2生效日期．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．407.3修订程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．40一、总则1.0目的与范围本制度旨在规范财务印章的使用和管理，确保公司财务工作的合法性和安全性，维护公司的合法权益。2.0定义财务印章：指用于加盖在财务凭证、报表等文件上的公章或财务专用章，用以证明这些文件的真实性或合法性。3.0责任主体财务印章的管理和使用由财务部门负责，其他部门和个人未经允许不得私自使用财务印章。4.0权限规定财务印章的使用权限仅限于财务部门的正式员工，且必须按照规定的程序审批后方可使用。5.0管理原则财务印章的管理应遵循“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，确保财务印章的安全使用和妥善保管。6.0文件要求所有需要盖有财务印章的文件必须符合公司的相关财务政策和法规要求，并且内容真实准确，严禁伪造、篡改。7.0审批流程财务印章的使用必须经过严格的审批流程，包括但不限于申请、审批、登记、使用、归还等环节，以确保财务管理的透明度和合规性。8.0保密要求财务印章的保管人员需对印章保管情况严格保密，不得随意透露给无关人员。9.0检查与监督公司审计部门和上级管理部门将定期或不定期地对财务印章的使用和管理情况进行检查，以确保各项规定得到有效执行。10.0违规处理对于违反本制度的行为，公司将依据相关规定进行严肃处理，包括但不限于罚款、行政处分直至追究法律责任。1.1适用范围本财务印章使用及管理规章制度适用于公司内部所有涉及财务印章的管理和使用部门与人员。具体包括但不限于以下几类：财务部门：负责公司日常财务收支、账务处理、财务报表编制等工作，需使用财务印章进行确认、盖章的各类凭证、合同等文件。采购部门：在采购过程中，涉及合同签订、验收、付款等环节，需使用财务印章进行确认的文件。销售部门：在销售合同签订、发货、开票等环节，需使用财务印章进行确认的文件。税务部门：在申报纳税、领购发票等过程中，需使用财务印章的各类报表、缴款书等文件。投资部门：在进行投资决策、项目审批、资产评估等工作中，需使用财务印章进行确认的文件。其他部门：在其他涉及财务管理与服务的场合，如银行对账单确认、账户余额查询等，根据需要使用财务印章。此外，对于公司控股子公司或参股公司，如需使用财务印章，也应遵守本规章制度，并可参照执行。1.2管理原则本规章旨在确保财务印章的安全、合规和有效使用，遵循以下管理原则：（1）安全第一：财务印章是公司重要的资产，其使用和管理必须确保安全性，防止印章被盗、遗失或被非法使用。（2）权责明确：明确财务印章的审批、使用、保管和监督责任，确保各部门和人员的职责分明，责任到人。（3）规范操作：建立健全财务印章使用流程，严格执行操作规程，确保印章使用过程的规范性。（4）定期检查：定期对财务印章的使用情况进行检查，及时发现和纠正不规范使用行为，确保印章使用安全。（5）严格监督：设立专门的监督机构或人员，对财务印章的使用和管理进行全程监督，确保规章制度的有效执行。（6）保密原则：严格保守财务印章的使用信息，未经授权不得泄露印章的使用情况。（7）持续改进：根据实际情况和法律法规的变化，不断完善财务印章的使用及管理制度，提高管理效率和安全性。1.3职责分工在财务印章的使用及管理过程中，明确的职责分工是确保印章安全、有效使用的关键。以下是具体的分工内容：（1）财务部门主管职责：负责制定和完善财务印章管理制度，监督和指导财务印章的日常使用和管理。任务：确保所有涉及财务印章操作的员工都经过专业培训，了解印章的正确使用方法和保管要求。定期组织印章使用培训，提高员工对印章安全意识的认识。（2）财务部会计职责：具体执行财务印章的使用，包括登记印章使用情况、保管印章等。任务：严格按照制度规定使用印章，每次使用后及时记录并报告给上级领导，确保印章使用的可追溯性。保管好所有财务印章，防止丢失或被盗用。（3）审计部门职责：监督财务印章的使用和管理情况，确保其符合公司政策和法规要求。任务：定期检查财务印章的使用记录和保管状况，发现问题及时上报并处理。参与制定和完善财务印章管理制度，提出改进建议。（4）IT部门职责：负责财务印章管理系统的建设和维护，确保系统的安全性和稳定性。任务：开发和维护财务印章管理系统，实现印章的电子化管理，提高工作效率。定期对系统进行安全检查和更新，防止数据泄露和其他安全风险。通过上述职责分工，可以确保财务印章的安全、有效使用，同时也为公司的财务管理提供了有力的支持。二、财务印章的种类与用途财务印章是公司财务管理的重要组成部分，主要用于确认公司财务交易及相关文件的合法性和真实性。本公司所使用的财务印章主要包括以下几类：公司公章：是公司法定名称的印章，用于公司对外签署的各类合同、协议、证明文件及其他重要文件的确认，以及公司各类证件的核发等。财务专用章：是专门用于公司财务事务的印章，主要用于银行票据、财务报表、税务申报等财务文件的盖章。法人章：是公司法定代表人的个人印章，用于代表公司签署各类法律文件，如支票、财务报告等需要法定代表人签章的场合。财务负责人章：是财务部门的负责人的个人印章，主要用于确认财务相关事务，如内部报表、预算文件等。各类财务印章的使用应严格按照规定的范围和要求进行，确保印章使用的合法性和安全性。任何违反印章使用规定的行为，都将受到公司相关制度的惩处。公司应建立严格的印章管理制度，明确各类印章的使用流程、审批权限和保管责任，确保财务印章的安全和有效使用。2.1财务专用印章当然，以下是一个关于“财务专用印章”的段落示例，用于“财务印章使用及管理规章制度”的文档中：财务专用印章是公司财务部门在处理重要经济业务时所使用的特定印章，包括但不限于财务专用章、发票专用章等。财务专用印章主要用于加盖在涉及资金流动、账目记录、税务申报、合同签订等重要文件上，以确保这些文件的真实性和合法性。为了保障财务专用印章的安全与合规使用，公司制定了一系列规章制度，具体如下：保管规定：财务专用印章应由专人负责保管，不得随意交予他人。保管人员需定期更换，且每次更换均需做好交接手续，并在《财务印章管理登记簿》上详细记录。使用权限：财务专用印章的使用必须严格遵循审批流程，经授权的财务负责人或相关管理人员签字确认后方能使用。使用范围：财务专用印章仅限于合法合规的财务事项，严禁用于非财务相关事务，如对外签署个人借款协议、承诺书等。刻制申请：如需刻制新的财务专用印章，须向公司管理层提出书面申请，并附上必要的说明材料，经批准后方可进行。遗失处理：如财务专用印章不慎遗失，应及时报告上级领导，并采取补救措施。同时，需立即停用并重新申请刻制新的印章。2.1.1财务专用章（1）定义与用途财务专用章是单位用于财务会计、审计、税务等相关业务领域的印章，具有法律效力。该章主要用于证明公司或部门的财务行为及其真实性，包括但不限于支票、汇票、发票、财务报表等。（2）使用范围财务专用章的使用范围主要包括：财务会计：用于出具财务报表、会计凭证、银行对账单等。审计：提供给会计师事务所进行外部审计时使用。税务：用于办理税务申报、缴纳税款等相关事宜。其他财务业务：根据公司或部门的具体需求，用于其他涉及财务的业务。（3）使用规定专人负责：财务专用章应由专人负责保管和使用，并确保该人员具备相应的资质和能力。严格审批：使用财务专用章需经过严格的审批流程，确保使用的合法性和合规性。正确使用：在使用财务专用章时，应确保印章的完好无损，并按照规定的用途进行使用。登记制度：应建立财务专用章的使用登记制度，记录使用日期、使用人、使用事由等信息，以备查核。（4）保管与销毁妥善保管：财务专用章应存放在安全、干燥的地方，并采取必要的防护措施，防止印章的损坏或被盗用。定期检查：应定期对财务专用章进行检查，确保其完好无损。销毁规定：如财务专用章因磨损、腐蚀等原因无法继续使用，应按照公司规定的程序进行销毁，并作好记录。2.1.2预算专用章预算专用章是用于单位财务预算编制、执行和监督的重要印章，具有法律效力。预算专用章的使用和管理应遵循以下规定：预算专用章仅限于单位内部使用，不得外借或转借给其他单位或个人。预算专用章的使用应由单位财务部门负责，并指定专人保管和使用。使用预算专用章时，必须严格审核预算编制的合法性和准确性，确保预算内容的合规性。使用预算专用章时，应在预算文件上加盖清晰、完整的印章，不得随意加盖或伪造印章。预算专用章的保管人应定期检查印章的完好情况，如有损坏或遗失，应及时上报单位领导，并按照规定程序进行补制或注销。单位内部对预算专用章的使用情况进行定期或不定期的监督检查，确保印章使用的规范性和安全性。预算专用章的保管人必须遵守保密制度，不得泄露印章的保管和使用情况。单位在预算执行过程中，如需对外报送预算相关文件，应严格按照国家法律法规和财务管理制度执行，不得滥用预算专用章。预算专用章的保管人离职或调动时，应将印章交还财务部门，并办理交接手续。单位应建立健全预算专用章使用登记制度，详细记录印章的使用时间、使用人、使用事由等信息，以便于追溯和监督。2.1.3收据专用章收据专用章是财务印章的重要组成部分，主要用于公司对外开具的收据上的盖章，以确保收据的真实性和合法性。以下是关于收据专用章的使用及管理规定：一、收据专用章的刻制收据专用章应由公司财务部门负责刻制，章面上应明确标注公司的名称、统一社会信用代码等信息。新印章刻制完成后，需在财务部门进行备案，并留存样本。二、收据专用章的使用收据专用章只能在公司财务部门的管理下使用，严禁私自使用或外借。使用收据专用章时，必须确保所开具的收据内容真实、完整、准确。收据专用章应在收据上盖章位置明确标注，确保清晰可辨。使用收据专用章时，需按照公司的规定进行登记，包括使用人、使用时间、使用事由等信息。三、收据专用章的管理收据专用章应指定专人负责管理，确保印章的安全、完整。管理人员需对收据专用章的使用情况进行定期检查，确保使用规范、合法。如发现收据专用章遗失或损坏，应及时向财务部门报告，并采取相应的措施进行处理。财务部门应定期对收据专用章进行盘点、核对，确保印章的数量、状态与记录相符。四、责任追究对于违反收据专用章使用规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。因管理不善导致收据专用章遗失或损坏的，将追究相关责任人的责任。涉及违法行为的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.2其他印章在“财务印章使用及管理规章制度”的框架下，“其他印章”部分通常会涵盖与财务相关的非主要印章的使用和管理规则。这部分内容旨在确保所有印章的使用都符合公司的规定，防止滥用或误用，保护公司利益。以下是可能包含的内容：除财务专用章外，公司可能还会有其他一些印章用于不同的业务或部门，这些印章同样需要严格管理和规范使用。以下是一些常见情况下的其他印章及其管理规定：法人代表章：一般由法定代表人（或其授权代表）使用，用于签署重要合同、协议等法律文件。合同章：专门用于签署各类正式合同、协议等文件，确保合同的合法性与有效性。业务章：适用于日常业务往来中的各类文件，如客户回访记录、内部沟通函件等。质量控制章：用于质量检查报告、质量保证书等文件上，证明产品或服务的质量符合标准。对于这些印章的使用，应遵循以下原则：必须经过授权批准后才能使用；使用时需详细记录使用目的、时间、对象等内容，并保存相关凭证；印章保管必须有严格的权限控制和安全措施，避免未经授权的人员接触；定期进行印章检查，确保印章处于良好状态，及时更换损坏或丢失的印章；对于非授权使用或违反规定的印章使用行为，应立即采取纠正措施并追究责任。通过建立详细的管理制度和操作流程，可以有效保障这些印章的安全与合规使用，进一步提升公司运作的效率与透明度。2.2.1法定代表人名章（1）名章的定义与用途法定代表人名章，是指企业法定代表人在日常经营管理过程中所使用的，用以代表公司对外进行法律行为、签署法律文件的印章。该名章的使用和管理应严格遵守国家相关法律法规和公司章程的规定。（2）名章的刻制与颁发法定代表人的名章应由公司法定代表人本人亲自指定，并交由公司公章管理部门统一刻制。名章的刻制需符合国家有关印章管理规定，确保印章的合法性、真实性和安全性。（3）名章的使用范围法定代表人名章主要用于以下场合：代表公司对外签订合同、协议和其他法律文件；出具授权委托书、介绍信等法律文件；以公司名义出席各类公共活动、会议等；其他需要法定代表人亲笔签名或加盖名章的法律行为。（4）名章的管理与保管公司公章管理部门负责法定代表人名章的管理工作，包括名章的刻制、颁发、使用登记、销毁等；法定代表人名章应妥善保管于公司公章管理部门指定的安全场所，未经批准不得随意携带外出；使用法定代表人名章时，应严格按照公司的规定和程序进行，确保名章使用的合法性和有效性；如发现法定代表人名章遗失、损坏或被盗用等情况，应立即向公司报告，并采取相应措施防止损失扩大。（5）名章的作废与更换如法定代表人名章损坏严重或无法继续使用，应及时向公司报告并按照相关规定进行作废处理；如公司法定代表人发生变更，应及时办理名章更换手续；名章作废或更换后，应及时更新相关记录和资料，确保名章管理的连续性。（6）违规使用名章的处罚如违反本规定使用或管理法定代表人名章，公司将视情节轻重对相关责任人进行严肃处理，包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。2.2.2财务负责人名章财务负责人名章是财务负责人行使财务审批权限的重要凭证，用于签署财务凭证、合同等重要文件，确保财务活动的合法性和有效性。财务负责人名章的使用和管理应遵循以下规定：财务负责人名章由财务部门负责保管，不得私自携带或转借他人使用。财务负责人名章的刻制应使用统一的规格和材质，确保字迹清晰、不易仿造。财务负责人名章的印文应与财务负责人的姓名和职务相符，不得随意更改。财务负责人因故暂时离岗时，应将名章交由指定的财务部门负责人代为保管，并办理相应的交接手续。财务负责人名章的使用应在财务部门的监督下进行，确保每项财务活动都有明确的审批记录。财务负责人名章使用完毕后，应及时将文件收回，并妥善保管，不得随意丢弃或外泄。财务负责人名章如有损坏或遗失，应立即向财务部门报告，并按公司规定程序进行补刻或更换。财务部门应定期对财务负责人名章的使用情况进行检查，确保其使用的规范性和安全性。对于违反本制度规定，擅自使用或滥用财务负责人名章的行为，将按照公司相关规定追究相关人员的责任。2.2.3出纳员名章出纳员在执行职务时，必须使用个人名章以明确责任归属。此名章应由出纳员本人妥善保管，并且不得随意授权他人使用。在使用名章时，必须确保其与正式的签名或电子签名一致，以保证财务记录的真实性和可追溯性。具体操作规范如下：登记备案：出纳员名章需事先经过财务部门主管的审批并进行登记备案，确保每位出纳员的名章都有详细记录。保管要求：出纳员名章应当存放在安全的地方，避免丢失或被盗用。同时，出纳员不应将名章借给他人使用，除非有特殊情况并经过财务主管的批准。使用限制：出纳员名章仅限于签署与出纳工作相关的文件和凭证，如现金支票、银行转账凭证等，禁止用于其他用途。定期检查：财务部门应定期对出纳员名章的使用情况进行审查，确保名章的正确使用，防止滥用或误用。遗失补办：如果出纳员名章不慎遗失，应立即通知财务部门，并按照规定程序申请补办新名章，同时采取必要的措施防止损失进一步扩大。三、财务印章的刻制与购置财务印章的刻制申请与审批：各部门因工作需要刻制财务印章时，应向财务部提交书面申请，说明刻制印章的目的、名称、规格等，并经部门负责人签字确认后，报公司领导审批。选择刻制单位：财务部需选择有资质且信誉良好的印章刻制单位进行合作，确保印章的质量和合法性。签订合同：在确定刻制单位后，双方需签订正式的刻制合同，明确双方的权利和义务。刻制与验收：印章刻制完成后，财务部需派专人对印章进行验收，确保印章的规格、材质、文字等信息符合要求。财务印章的购置预算与申请：根据公司业务发展和工作需要，财务部需制定财务印章购置预算，并向公司领导提交购置申请。市场调研与比较：财务部需对市场上不同品牌、规格、材质的财务印章进行市场调研，比较价格、质量、服务等方面，选择性价比高的产品。采购与验收：财务部根据市场调研结果，确定购置方案，并与供应商签订采购合同。收到印章后，财务部需组织专人对印章进行验收，确保其规格、材质、文字等信息符合要求。印章的管理与使用刻制与入库：财务印章刻制完成后，应及时入库保管，确保安全。领用与登记：财务印章的使用需经过严格的领用和登记制度，确保印章的使用情况和去向得到有效监控。保管与维护：财务印章应定期进行保养和维护，确保其正常使用。如发现印章损坏或丢失，应及时向财务部报告并采取相应措施。销毁与报废：财务印章使用年限达到或无法继续使用时，应按照公司规定进行销毁和报废处理。销毁和报废过程需严格遵守相关法律法规和公司政策。3.1刻制要求为确保财务印章的合法性和安全性，以下为财务印章刻制的基本要求：材料选择：财务印章应选用符合国家标准的专用印章材料，确保印章的耐用性和防伪性能。设计规范：印章设计应遵循国家相关法律法规，图案清晰，字迹工整，不得含有违反国家法律法规的内容。内容要求：印章内容应准确反映单位名称、部门名称、职能等，不得随意更改或添加内容。防伪措施：印章刻制过程中应采用先进的防伪技术，如激光雕刻、防伪油墨等，提高印章的防伪能力。刻制单位：财务印章的刻制应由具有国家规定资质的印章刻制单位承担，确保印章的质量和合法性。审批程序：刻制财务印章前，需经单位相关负责人审批，并填写《财务印章刻制申请表》。样品确认：印章刻制完成后，须将样品提交给审批人进行确认，确认无误后方可正式使用。备案登记：财务印章刻制完成后，应及时将印章信息登记至单位印章管理台账，并报送相关部门备案。保密原则：在印章刻制过程中，应严格保密，不得泄露单位内部信息。责任追究：对违反本规定刻制、使用财务印章的行为，将依法追究相关责任人的法律责任。3.2购置程序（1）需求申请：各部门或个人需向财务部门提出购置财务印章的需求，并填写《财务印章购置申请表》，详细说明所需印章的种类、数量及用途。（2）审批：财务部门负责人对申请进行初步审核，确认需求合理且符合公司财务政策后，提交至分管领导审批。分管领导根据公司的财务管理制度和印章管理规定进行最终审核。（3）备案：审批通过后，财务部门将申请表及相关资料提交至公司办公室备案，以便后续查询和管理。（4）采购：财务部门负责组织印章的采购工作，选择信誉良好、资质齐全的供应商进行合作。同时，应严格按照国家相关法律法规的要求，确保所购印章符合标准，并保存好采购合同、发票等相关文件。（5）验收：印章到货后，由财务部门会同相关部门共同进行验收，确保印章的质量和数量符合要求。验收合格后，及时办理入库手续。（6）登记：财务部门应建立详细的财务印章登记簿，记录每枚印章的名称、编号、购置日期、使用人、保管人等信息，并定期进行检查和维护。通过上述步骤，可以确保财务印章的购置过程规范有序，从而保障财务安全和管理效率。3.3印章样本备案为确保财务印章的规范使用和管理，公司应建立印章样本备案制度。具体要求如下：样本收集：各部门应将本部门使用的所有财务印章的清晰样本收集齐全，包括公章、财务专用章、发票专用章等。样本规格：印章样本应采用标准照片或扫描件，确保图像清晰、完整，能够准确反映印章的形状、文字、图案等特征。备案流程：各部门将印章样本提交至财务管理部门；财务管理部门对提交的印章样本进行审核，确保其符合公司规定的要求；审核通过的印章样本由财务管理部门进行备案，并存档保管。备案内容：备案内容包括印章名称、规格、材质、刻制单位、刻制日期、使用范围、保管责任人等信息。变更备案：印章样本如有变更，如更换刻制单位、变更文字内容等，应及时更新样本并重新备案；更新后的印章样本应立即通知相关部门，确保信息的一致性。保密措施：备案的印章样本应严格保密，未经授权不得对外泄露，以防止印章信息被滥用。定期检查：财务管理部门应定期对印章样本备案情况进行检查，确保备案信息的准确性和完整性。通过建立印章样本备案制度，可以有效规范公司财务印章的使用，减少印章管理风险，保障公司财务安全。四、财务印章的保管与使用保管规定：财务印章应当由专人负责保管，并建立严格的登记制度，确保每次使用和归还都有明确记录。保管人员需定期更换密码或使用其他安全措施来保障财务印章的安全。财务印章不得随意带离办公场所，确需外出时必须经过部门主管批准，并采取适当的安全措施。使用规定：使用财务印章前，必须获得相关授权，并严格按照审批流程进行。财务印章仅限于处理合法有效的财务事务。每次使用后应及时将财务印章归位，并进行确认，防止遗漏。禁止任何人未经授权使用财务印章，包括但不限于伪造、变造、出租、出借或转让财务印章的行为。监督与检查：公司管理层应定期或不定期对财务印章的保管与使用情况进行监督检查，确保各项规定得到有效执行。对违反规定的个人或单位，应根据公司规章制度给予相应的处罚，并视情节轻重追究相关人员的责任。4.1保管制度（1）印章的领用与登记财务印章实行集中统一管理，所有印章由财务部门负责人或指定专人负责保管。印章领用需填写《印章领用申请表》，经部门负责人审批签字后方可领取。领用印章时，领用人员需当场核对印章号码、名称、规格等详细信息，确保无误后签字领取。印章领用后，应及时归还印章使用记录表，由保管人签字确认。（2）印章的保管与维护财务印章应存放在安全、干燥、通风的地方，防止印章受潮、腐蚀或损坏。印章管理人员应定期对印章进行检查，确保其完好无损。如发现印章有损坏或丢失，应立即向部门负责人报告，并按照公司相关规定进行处理。印章使用完毕后，应及时清洗干净并妥善保管，防止印章上的污渍或痕迹被篡改。（3）印章的使用范围与限制印章仅限于在财务部门授权范围内使用，不得擅自扩大使用范围。使用印章时，应严格按照印章使用说明进行操作，确保印章使用的合法性和有效性。对于重要文件或合同，应先由相关部门负责人审核签字，再加盖财务印章。印章不得随意借给他人使用，如需借用，必须经部门负责人批准，并按照规定期限归还。（4）印章的销毁与作废印章使用完毕后，应及时归还印章使用记录表，由保管人签字确认。如需销毁印章，应按照公司相关规定进行销毁处理，并作好记录。销毁印章前，应确保印章上的所有信息已被完全清除，防止信息泄露。严禁私自销毁印章，违者将按照公司相关规定进行严肃处理。4.1.1保管责任为确保财务印章的安全使用，明确以下保管责任：财务印章应由单位指定的专人负责保管，该人员应具备一定的责任心和保密意识，并经过专门的培训。保管人员应确保财务印章在非工作状态下妥善存放，使用专门的印章保管柜或保险柜，并设置必要的防盗设施。财务印章的保管地点应保持隐蔽，避免无关人员接近，确保印章不被随意取用或盗用。保管人员应定期检查财务印章的完好状况，发现印章损坏、遗失或被盗情况，应立即上报单位领导，并采取相应措施进行处理。未经单位领导或授权的部门负责人批准，任何人员不得擅自使用、复制或转借财务印章。保管人员离职或调离原岗位时，应将财务印章上交单位领导，并进行严格的交接手续，确保印章的安全交接。单位应建立健全财务印章的登记管理制度，详细记录印章的领取、使用、归还等环节，便于追溯和监督。对于因保管不善导致财务印章丢失、损坏或被盗的责任人，单位应根据相关规定追究其责任，并采取必要措施防止类似事件再次发生。4.1.2保管场所为确保公司财务印章的安全与完整，防止印章被非法使用或遗失，特制定本公司的财务印章保管场所管理规定。（1）制定严格的印章保管制度公司财务印章应指定专人负责保管，并建立详细的印章保管档案，记录印章的使用、借用、归还等情况。同时，应设立专门的印章保管场所，该场所应具备防火、防盗、防潮等安全设施，确保印章在保管期间不被损坏或丢失。（2）保管场所的位置选择印章保管场所应选择在公司的核心区域之外，且交通便利但不便于直接接触的地方。同时，该场所应与公司的其他重要文件和资料存放区域相隔离，以降低被盗或误用的风险。（3）保管场所的安全管理印章保管场所应配备足够的安全设施，如监控摄像头、报警系统、灭火器等。同时，应定期对保管场所进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。此外，保管场所应限制无关人员进入，并实行严格的出入登记制度。（4）保管场所的日常维护印章保管场所应保持整洁、干燥，并定期进行清洁和维护。同时，应定期对印章进行检查，确保其完好无损且使用顺畅。如发现印章有损坏或丢失的迹象，应立即向公司管理层报告，并采取相应的措施。通过以上规定的执行，旨在为公司财务印章提供安全、可靠的保管环境，防止印章被滥用或丢失，从而保障公司的财务安全和声誉。4.1.3保管措施为确保财务印章的安全使用，防止印章被非法使用或遗失，以下保管措施必须严格执行：专人负责：财务印章应由财务部门指定专人负责保管，该人员应具备较高的责任心和保密意识。专用保管柜：财务印章应存放在符合安全标准的专用保管柜中，该柜应具备防盗、防火、防潮等功能。登记制度：财务印章的存放位置和保管人员应进行详细登记，并定期进行核对，确保印章的实时追踪。使用记录：每次使用财务印章时，必须做好详细记录，包括使用时间、使用人、使用事由等，以备查核。权限控制：非经财务部门负责人批准，任何人不得擅自取用、携带或复制财务印章。定期检查：财务部门应定期对印章的保管情况进行检查，发现问题及时整改，并向上级领导汇报。应急措施：如遇特殊情况，如印章丢失或损坏，应立即启动应急预案，及时上报，并采取必要措施防止损失扩大。离岗交接：财务人员离岗或调离时，必须将财务印章交还至财务部门，并由财务部门负责人进行验收。通过以上措施，确保财务印章的安全和合规使用，维护公司财务管理的严肃性和安全性。4.2使用程序在“财务印章使用及管理规章制度”的“4.2使用程序”部分，可以包含以下内容：（1）印章申请：任何需要使用财务印章的事务都必须先由相关部门或个人提交书面申请，并详细说明使用印章的理由、时间、用途等信息。（2）审批流程：申请部门或个人的申请需经过相应的审批程序。审批人需根据申请事项的重要性、紧急程度以及财务管理制度的要求进行审批。一般情况下，重大支出项目和涉及资金调动的事项需经财务主管、总经理或董事长审批；而日常小额支出可由财务部经理或指定的财务人员审批。（3）印章使用：财务印章使用时应严格遵循规定的时间和地点，不得随意扩大使用范围。印章使用者需确认印章使用申请的完整性和合法性，确保所有使用行为符合公司财务政策。（4）印章归还与保管：使用完毕后，印章应立即归还至财务部，不得私自留存或转借他人。财务部应对所有使用的财务印章进行登记，并定期检查印章的使用情况，确保印章的安全性和完整性。（5）记录与监督：每次财务印章的使用都需要记录在案，包括使用日期、用途、具体操作人员等信息。这些记录应保存在财务档案中，以便日后查阅。同时，公司内部审计部门或外部审计机构有权对财务印章的使用情况进行监督和审计。4.2.1使用申请一、目的为规范公司财务印章的使用，确保印章使用的合法性、规范性和安全性，防范印章管理风险，特制定本使用申请流程。二、适用范围本制度适用于公司内部所有涉及财务印章使用的部门和人员。三、申请流程申请部门：使用财务印章前，需向财务部提交书面申请，说明使用原因、用途、使用时间等信息。审核过程：财务部收到申请后，应立即对申请内容进行审核。审核内容包括但不限于：使用原因的合理性、用途的合规性、使用时间的适当性等。批准程序：审核通过后，需报请公司高层管理人员批准。批准人对使用财务印章的必要性、安全性等进行最终把关。使用登记：获得批准后，申请人需填写财务印章使用登记表，详细记录使用日期、使用人、使用事由、使用印章类型等信息，并经财务部备案。使用责任：使用财务印章的员工必须严格遵守相关法律法规和公司内部规定，确保印章使用的真实性和合法性。四、注意事项严禁未经授权擅自使用财务印章。使用财务印章时，应确保印章的完好无损。使用完毕后，应及时归还印章，并妥善保管。如发现财务印章丢失或被盗，应立即向公司报告，并按照公司相关规定进行处理。对于违反本制度规定的行为，将视情节轻重给予相应处罚。通过以上使用申请流程，旨在加强公司财务印章的管理，确保印章使用的合规性和安全性，维护公司的合法权益。4.2.2使用审批为确保财务印章使用的规范性和安全性，以下为财务印章使用审批流程：使用申请：需使用财务印章的部门或个人应向财务管理部门提交书面使用申请，详细说明印章的使用目的、用途、预计使用时间以及使用人信息。审批权限：财务印章的使用申请需经部门负责人审核，对于重要或大额业务，需报请公司财务总监或总经理审批。审批内容：审批人应仔细审查使用申请，确认印章使用是否符合公司规定，是否涉及敏感信息或重大财务事项，以及使用人是否有权使用该印章。审批结果：审批人应在规定时间内给予答复，同意使用印章的，应注明具体使用范围和注意事项；不同意使用的，应说明理由。使用记录：财务管理部门应建立印章使用登记簿，详细记录每次印章使用的审批时间、使用人、使用目的、使用范围、归还时间等信息。监督检查：财务管理部门应定期或不定期对印章使用审批流程进行监督检查，确保审批流程的合规性和有效性。特殊情况处理：对于紧急或特殊情况，经公司领导批准，可适当简化审批流程，但必须确保使用过程中的安全性和合规性。使用完毕后的处理：使用完毕后，使用人应及时将印章交还财务管理部门，并由财务管理部门进行清点和登记，确保印章安全完整。如出现印章遗失或损坏情况，使用人应立即报告，并承担相应责任。4.2.3使用登记为确保财务印章的安全与合规使用，所有涉及财务印章的使用必须进行详细的登记和记录。财务印章的每次使用都应由经办人员填写《财务印章使用登记表》，该表格应包括但不限于以下信息：使用人姓名、印章名称、使用日期、具体用途、使用时间、以及监督人的签名确认。使用登记表需由使用人、监督人共同签字确认，以保证财务印章使用的透明度和可追溯性。监督人通常应为部门负责人或指定的其他管理人员，其职责是确保印章使用的合理性和合法性。为了进一步强化管理，公司可建立电子化的使用登记系统，通过系统自动记录财务印章的每一次使用情况，同时要求员工定期提交纸质版的《财务印章使用登记表》供审核。电子化系统应具备权限控制功能，只有特定授权人员才能访问和操作，以防止未经授权的访问。此外，公司还应定期对财务印章的使用情况进行审查，确保所有记录的真实性和准确性，并根据需要调整相关管理流程。通过严格的登记和审查机制，可以有效预防因财务印章使用不当而引发的风险，保障公司的财务安全和业务正常运行。4.3使用规范一、财务印章的使用应严格遵守以下规定：财务印章仅限于办理本单位的财务业务，不得用于非财务活动。财务印章的使用必须由授权人员亲自操作，严禁他人代为使用。使用财务印章时，应仔细核对印章的名称、内容与实际业务是否相符，确保使用正确。财务印章在使用过程中，不得擅自更改印章的内容或图案。财务印章使用完毕后，应及时将印章收存至指定的保险柜或保管箱中，确保安全。财务印章不得随意携带外出，如因工作需要携带外出，必须采取必要的安全措施，并由授权人员全程监督。财务印章在使用过程中如发生破损、磨损等情况，应及时更换，不得继续使用。财务印章的保管人员应定期检查印章的使用记录，确保印章的使用符合规定。财务印章的保管人员应对印章的使用情况进行保密，不得泄露印章的使用情况。如遇特殊情况，需暂停使用财务印章，应立即上报上级主管，并按照相关规定办理停用手续。二、违反财务印章使用规范的处理：对违反本规定使用财务印章的个人，一经查实，将根据情节轻重给予警告、记过、降职或解除劳动合同等处分。对因疏忽大意导致财务印章遗失、被盗或被非法使用的，责任人应承担相应的法律责任。对故意损坏、伪造、变造财务印章的个人，将依法严厉追究其刑事责任。对违反本规定的行为，单位应立即采取措施，防止损失扩大，并及时向有关部门报告。4.3.1使用范围本规定所指的财务印章包括但不限于公司财务专用章、发票专用章、合同专用章等，用于各类财务相关事务的法律效力证明。具体使用范围如下：财务专用章：主要用于涉及财务收支、资金往来、债权债务等财务类文件或凭证上，确保相关财务行为具有法律效力。发票专用章：主要用于开具各类发票，确保发票的真实性与合法性，防止出现伪造或篡改发票的行为。合同专用章：主要用于签订各类经济合同、协议等，确保合同的有效性和法律约束力。其他特殊印章：根据实际需要，可能还会涉及一些特定用途的印章，如税务登记章、银行预留印鉴章等，其使用范围同样需严格遵守本规定。在使用上述印章时，必须严格遵守公司的《财务印章使用及管理规章制度》，确保印章的正确使用和妥善保管，避免因不当使用而导致的法律纠纷或其他风险。同时，所有使用财务印章的行为均需经过授权批准，并保留相关记录以备查验。4.3.2使用方法一、财务印章的使用应当遵循以下程序：审批流程：使用财务印章前，相关部门或个人需填写《财务印章使用申请单》，详细列明使用印章的目的、时间、预计使用次数及归还时间，经部门负责人审核同意后，报财务主管审批。登记手续：审批通过后，使用人需在《财务印章使用登记簿》上登记相关信息，包括印章名称、使用人姓名、部门、使用日期、预计归还日期等。现场监督：财务主管或指定专人负责监督印章的使用过程，确保印章使用符合规定，防止印章遗失或被滥用。使用规范：使用财务印章时，应确保印章清晰可见，不得模糊不清或涂改。禁止将财务印章用于非财务事项，如私人事务、广告宣传等。使用人应在文件上正确加盖印章，确保盖章位置准确，不得随意涂抹或挪动。归还手续：使用完毕后，使用人应立即将财务印章交还至财务部门，并办理归还手续。财务部门接收印章后，应在《财务印章使用登记簿》上记录归还时间，并由接收人签字确认。特殊情况处理：如遇紧急情况需现场使用财务印章，使用人应立即向财务主管报告，并说明情况。财务主管需核实情况后，方可批准现场使用。现场使用财务印章后，使用人应在规定时间内将印章交还至财务部门，并补办相关登记手续。二、违反本规定使用财务印章，将根据《财务印章使用及管理规章制度》的相应条款，对责任人进行严肃处理。4.3.3使用后的处理在“财务印章使用及管理规章制度”的“4.3.3使用后的处理”部分，可以详细规定以下内容：（1）印章使用完毕后，应立即交还至指定的保管人员处，并进行清点确认，确保印章数量准确无误。（2）对于临时借用的财务印章，在使用结束后应及时归还。若因特殊原因未能按时归还，需与保管人员进行沟通并说明情况，寻求解决办法。（3）在使用过程中，如发现财务印章出现损坏或丢失等情况，应立即向相关部门报告，并根据公司规定进行相应的处理，包括但不限于重新刻制新印章、挂失旧印章等。（4）定期对财务印章进行检查和维护，确保其处于良好状态。如有必要，可定期组织印章保管人员进行培训，提高他们对印章管理的认识和技能。（5）记录每次财务印章的使用情况，包括使用人、时间、用途等信息，以便日后查询和审计。通过以上规定，可以确保财务印章的安全性、规范性和完整性，有效防止印章滥用和丢失风险。五、财务印章的销毁与更换财务印章因损坏、遗失或不再使用等原因需要销毁时，应由财务部门负责人提出书面申请，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。销毁财务印章前，财务部门应详细登记印章的使用记录，包括印章名称、编号、使用时间、使用部门、使用人等，并附上销毁原因说明。销毁财务印章时，财务部门应邀请公司内部审计部门或第三方专业机构现场监督，确保销毁过程符合规定。销毁后的残片应妥善保管，并定期向公司分管领导报告销毁情况。财务印章因损坏、遗失或不再使用等原因需要更换时，应按照以下程序进行：财务部门负责人提出书面申请，经公司分管领导批准后，由财务部门负责办理更换手续。财务部门应重新设计印章，确保印章样式、规格、字体等符合公司规定。财务部门将新印章报送公司分管领导审批，审批通过后，由财务部门负责刻制新印章。新印章刻制完成后，财务部门应组织专人进行验收，确保印章质量符合要求。验收合格的新印章投入使用前，财务部门应将旧印章销毁，并做好新旧印章的交接工作。财务印章的更换应保持连续性，新旧印章编号应一致。如新旧印章编号不一致，应向公司分管领导报告，并说明原因。财务印章的销毁与更换，财务部门应做好相关资料的归档工作，包括申请报告、审批文件、销毁记录、验收报告等，以备日后查阅。5.1销毁程序为了保证公司财产安全和印章管理的严格性，所有财务印章的销毁必须按照严格的程序进行。具体步骤如下：印章销毁申请：当财务印章不再需要或已损坏无法继续使用时，使用部门需向财务部提交书面申请，并详细说明理由。审批：财务部收到申请后，应根据印章的重要性和使用频率，评估是否需要销毁。若批准销毁，则需获得公司管理层的最终批准。销毁前准备：财务部应制定详细的销毁计划，包括选择合适的销毁地点、时间以及销毁方式等。同时，确保销毁过程中不会对其他文件或信息造成泄露。实施销毁：在指定地点，由财务部工作人员或指定人员执行印章销毁操作。销毁过程应有记录并保存，以备核查。记录备案：销毁完成后，财务部需将销毁记录整理归档，包括销毁日期、地点、参与人员等信息，并存入档案系统中，以便日后查询。后续处理：财务部应定期检查已销毁印章的相关记录，确保所有印章都已妥善处理，避免遗留问题。通过上述步骤，可以有效管理和规范财务印章的销毁程序，确保印章安全，防止未经授权的使用或滥用。5.2更换程序一、财务印章更换的申请与审批当财务印章因损坏、遗失或因其他原因需要更换时，使用部门或责任人应填写《财务印章更换申请表》，详细说明更换原因、原印章信息及更换印章的要求。《财务印章更换申请表》经使用部门负责人审核后，报财务管理部门审批。财务管理部门对申请进行审核，确认印章更换的必要性，并按照公司规定的审批流程进行审批。二、财务印章更换的实施经审批同意更换财务印章后，财务管理部门应通知使用部门做好更换准备，包括但不限于：收集原印章的相关资料，如印章图样、登记记录等；确定新印章的样式、规格及材质；准备相关更换手续，如新印章的制作费用、备案登记等。财务管理部门负责联系具有资质的印章制作单位，按照审批后的要求制作新印章。三、财务印章更换的备案与登记新印章制作完成后，使用部门应将原印章及新印章一同送至财务管理部门。财务管理部门对原印章进行销毁，确保其无法再次使用，并对新印章进行登记备案。新印章的登记内容包括：印章名称、编号、使用部门、启用日期、保管人等信息。四、财务印章更换的后续管理新印章启用后，使用部门应严格按照《财务印章使用及管理规章制度》的相关规定使用和管理。财务管理部门定期对更换后的印章使用情况进行检查，确保印章使用的合规性。如发现新印章使用不当或存在安全隐患，应及时采取措施予以纠正，并对责任人进行相应处理。5.3新印章的启用（1）审批流程：新印章的启用需要经过严格的审批程序，以确保印章的安全性和合法性。审批流程通常包括：由申请部门提出书面申请，详细说明启用新印章的理由和用途；申请部门需向相关部门提交必要的文件和资料，如公司公章的备案情况、申请启用印章的原因等；相关部门审核申请材料并进行风险评估；最后，由公司管理层进行最终审批，批准印章的启用。（2）印章启用前的准备工作：在新印章启用之前，必须对印章进行彻底的检查和测试，确保其功能正常且符合标准。同时，要对相关人员进行培训，确保他们熟悉新的印章及其使用方法，避免因操作不当引发的风险。此外，还需要制定详细的印章使用和保管规则，并明确责任人。（3）印章启用后的记录与管理：启用新印章后，需详细记录启用的时间、原因以及相关的审批信息。对于启用的新印章，应按照公司的印章管理制度进行管理，包括但不限于指定专人保管、定期更换密码或锁具、登记使用情况等。同时，还需建立印章使用台账，记录每次使用的情况，便于追踪和审计。通过上述步骤，可以有效保证新印章的顺利启用，确保其在公司内部的有效使用。六、财务印章的监督检查为保障财务印章使用及管理的规范性，确保财务印章的安全与有效使用，特制定以下监督检查制度：定期检查：财务管理部门应定期（如每季度或每年）对财务印章的使用及保管情况进行全面检查，确保财务印章按照规定使用，无违规操作。不定期抽查：财务管理部门可对财务印章使用情况进行不定期抽查，以核实财务印章使用是否规范，是否存在安全隐患。特殊检查：在以下情况下，财务管理部门应立即开展专项检查：财务印章丢失或被盗事件发生时；财务印章使用人员发生变动时；公司内部或外部审计、稽核等工作需要时。检查内容：财务印章的使用是否符合规定；财务印章的保管是否符合要求；财务印章使用人员的职责履行情况；财务印章管理制度执行情况。检查结果处理：对于检查中发现的问题，财务管理部门应及时纠正，并要求相关责任人整改；对于违规使用财务印章的行为，应依法依规进行处理，追究相关责任人的责任；对于检查中发现的管理漏洞，财务管理部门应完善相关制度，加强管理。检查记录：财务管理部门应做好监督检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、检查结果等，并妥善保管，以备查阅。通过以上监督检查措施，确保财务印章的使用及管理始终处于规范、安全的状态，为公司的财务管理提供有力保障。6.1监督检查内容1、监督检查内容是确保财务印章安全、规范使用的关键环节，主要包括以下内容：印章保管情况检查：定期检查财务印章的保管情况，确保印章存放在安全、保密的地方，防止印章丢失或被盗。同时，检查印章保管人员是否严格遵守印章保管规定，防止印章外借、滥用。印章使用审批流程检查：监督财务印章的使用是否严格按照审批流程进行，确保所有用印事项都有合法、合理的依据，防止未经审批擅自使用印章。印章使用登记情况检查：核查财务印章的使用登记情况，确保每次使用印章都有详细记录，包括用印时间、用印事项、用印人等信息，以便于追踪和查询。印章刻制与销毁情况检查：对财务印章的刻制和销毁过程进行检查，确保新印章的刻制、旧印章的销毁都按照规定程序进行，防止私自刻制或随意销毁印章。电子信息系统的使用情况检查：对于使用电子信息系统的财务印章管理，检查系统的安全性、稳定性，确保电子印章的使用安全、合规。同时，核查电子印章与实体印章的使用是否同步、一致。相关人员的培训与考核情况检查：检查财务印章管理相关人员的培训与考核情况，确保他们熟悉印章管理规定，掌握正确的操作方法，