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文档简介

档案移交制度流程一、制定目的及范围为确保档案管理的规范性与高效性，特制定本档案移交制度。该制度适用于公司内部各部门档案的移交工作，涵盖档案的收集、整理、移交及后续管理等环节，旨在提高档案利用效率，保障档案安全，促进信息共享。二、档案移交原则1.移交工作应遵循“安全、完整、及时”的原则，确保档案在移交过程中的安全性与完整性。2.移交档案必须经过严格的审核与登记，确保档案信息的准确性。3.各部门应指定专人负责档案的移交工作，确保责任明确，流程顺畅。三、档案移交流程1.档案准备阶段1.1档案整理：移交部门需对待移交的档案进行整理，确保档案分类清晰、标识明确。1.2档案清单编制：整理完成后，需编制档案清单，详细列出移交档案的名称、数量及相关信息。1.3档案审核：移交部门负责人对整理后的档案及清单进行审核，确认无误后方可进入移交环节。2.档案移交阶段2.1移交申请：接收部门需向移交部门提交移交申请，说明档案用途及接收理由。2.2移交会议：双方应召开移交会议，明确档案移交的具体时间、地点及相关人员。2.3档案移交：在约定时间，移交部门将档案及清单交给接收部门，双方人员需在移交清单上签字确认。2.4档案登记：接收部门在接收档案后，需及时进行档案登记，记录档案的接收时间、数量及状态。3.档案后续管理3.1档案存放：接收部门应按照档案管理规定，对接收的档案进行妥善存放，确保档案安全。3.2档案使用：接收部门在使用档案时，应遵循相关使用规定，确保档案的完整性与保密性。3.3档案反馈：接收部门在使用档案后，应及时向移交部门反馈档案使用情况，确保信息的有效沟通。四、备案与记录所有档案移交工作完成后，移交部门需将移交清单、会议记录及相关文件复印两份，一份交接收部门存档，另一份由移交部门存档，以备后续查阅。五、档案移交纪律1.责任明确：各部门应明确档案移交的责任人，确保档案移交工作有序进行。2.保密要求：档案移交过程中，涉及的人员应遵守保密规定，确保档案信息不外泄。3.违规处理：如发现档案移交过程中存在违规行为，将根据公司相关规定进行处理，确保档案管理的严肃性。六、流程优化与改进为确保档案移交流程的有效性，各部门应定期对档案移交工作进行评估，收集反馈意见，及时调整和优化流程，确保其适应公司发展的需要。七、总结本档案移交制度流程旨在通过规范化的管理，提高档案的利用效率，

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