综合档案与文件管理制度

综合档案与文件管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业的综合档案与文件管理工作，提高信息管理效率、减少工作重复、保护档案与文件的安全性和完整性，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，订立本制度。第二条适用范围适用于企业内全部部门和员工，包含对纸质档案、电子档案和电子文件的管理。第三条定义档案：指企业生产经营活动过程中产生的各类载体，包含纸质档案、电子档案等。文件：指企业各部门及其员工在工作中需要用到的各类文件，包含纸质文件和电子文件。第四条基本原则规范性原则：对档案和文件的管理应符合相关法律法规和规范性文件的要求。统一性原则：建立统一的档案与文件管理制度，统一管理、分类、存储、检索和销毁。安全性原则：严格保护档案和文件的安全性，防止泄露、丢失、损毁等事故。规范操作原则：对档案和文件管理工作应进行规范操作，提高管理效率。信息共享原则：鼓舞部门间、员工之间进行档案与文件的信息共享。第二章综合档案管理第五条综合档案的建立档案登记：对新增档案进行登记，包含档案名称、所属部门、归档日期、责任人等信息。档案分类：依照文件类型、主题、部门等要素，对档案进行分类，建立相应的档案目录和索引。档案归档：对档案依照分类规定进行归档，确保档案的有序存放。第六条档案的存储存储环境：为了防止档案受潮、受热、受损等情况，档案应妥当保管在环境温度、湿度、光照等条件稳定的存储设施中。档案柜：供应防火、防水、防尘等功能的档案柜，用于存放纸质档案，每个档案柜应设定编号，并设置访问权限。电子存储设备：对于电子档案，应采用特地的电子存储设备进行存储，并定期进行备份和恢复测试。第七条档案的检索与借阅档案检索：建立档案检索系统，通过档案编号、关键词等方式进行快速检索，提高检索效率。档案借阅：档案借阅应填写借阅申请表，经主管部门审批后方可借出，借阅期限一般不超出30天。档案归还：借阅人应定时归还借阅的档案，并填写归还记录。第八条档案的保密与销毁保密措施：对于涉密档案，应严格掌控访问权限，并依照保密要求采取相应的保密措施。档案销毁：依照规定的保管期限，对已实现保管期限且无连续价值的档案进行销毁，销毁应有特地的人员进行，并填写销毁记录。第三章文件管理第九条文件的起草与审批文件起草：文件的起草应明确文件名称、日期、起草人、审批人等信息，并进行格式化处理。文件审批：文件应经过相应部门的审批，外部文件还需经过相关部门的审核。第十条文件存储与传递文件存储：纸质文件应存放在文件柜中，每个文件柜应设定编号并设置访问权限。文件传递：文件传递应采用正式的传递单，包含文件名称、传递人、接收人、传递日期等信息，并由接收人签字确认。第十一条文件的归档与销毁文件归档：对已完成的文件进行分类、整理，并依照文件分类规定进行归档，确保文件的有序存放。文件销毁：对已实现保管期限且无连续价值的文件进行销毁，销毁应有特地的人员进行，并填写销毁记录。第四章监督与评估第十二条监督与检查监督职责：公司领导层负责对综合档案与文件管理工作进行监督和检查。检查频率：定期进行综合档案与文件管理工作的检查，不定期进行临时检查。第十三条评估与改进绩效评估：定期对各部门的综合档案与文件管理工作进行评估，评估结果作为考核依据。改进措施：依据评估结果，订立相应的改进措施，并及时进行改进。第五章附则第十四条责任追究对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行追究责任，包含警告、处分、开除等。第十五条保密条款综合档案与文件中所涉及到的涉密信息，应严格依照国家相关保密法律法规的