第一章商务秘书概论教学文稿

第一章商务秘书概论返回总目录第一节商务秘书与商务秘书工作第二节商务秘书的职能环境第三节商务秘书工作方法第一节商务秘书与商务秘书工作一、商务秘书及其分类商务秘书一般是指在工商企业担任秘书职务的人员和这种人员的职务。从广义上讲，为工商企业中的领导班子乃至某些个人服务的，或辅助领导决策，或从事文字工作，或从事行政和日常事务工作，或集多项工作于一身的人员均可视为从事着商务秘书工作；在狭义上，商务秘书就是一种职务名称。商务秘书分类的方法很多，按型分类是一种重要方法。型的分类法，主要是从秘书的智能特征上去划分秘书类型的。按这种分类方法商务秘书大体可分为参谋智囊型、秀才文字型、公关事务型、技术能手型四种。

（一）商务秘书部门的设置1.商务秘书部门商务秘书机构是工商企业构成因素中的一个综合性辅助管理部门。是否需要置专门机构，它的组织形式和人员配备如何，主要取决于工商企业经济活动和政治活动的需要。二、商务秘书部门⑶设置的秘书机构与所在单位在工作性质上必须相适应，人员条件也必须相适应，合乎精简、高效和适应需要的原则。⑷秘书机构的设置，还要适应办公技术发展的要求。1.办理文书的职能2.信息管理的职能3.督促检查的职能 4.综合协调的职能5.后勤保障的职能6.“不管部”的职能（二）商务秘书部门的基本职能

1.商务秘书部门运转的特点(1)围绕领导工作的运转而运转。(2)工作内容高度综合，但又与其他职能部门之间互有交叉，因而，既不要随意超越自己的职责范围，又要与职能部门间搞好协调与配合。(三)商务秘书部门的运转机制(3)领导工作的全面性，为领导工作提供全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门观点。(4)不同部类、不同行业、不同层次的秘书部门的实际运转，存在不同特点。对秘书部门能否正常运转产生影响和制约的因素很多。从秘书部门自身的角度来说，要优化其运转机制，需特别注意：(1)优化组织结构，增强整体功能(2)优化工作目标，明确辅助重点(3)优化工作环境，力争主动服务2.商务秘书部门运转机制的优化

（一）商务秘书工作的性质1.辅助管理性2.政策性3.综合性4.事务性5.机要性

三、商务秘书工作的性质、作用和原则1.参谋助手作用2.信息传递与信息反馈作用3.综合协调作用

(二)商务秘书工作的作用

1.保密2.准确3.迅速

(三)商务秘书工作的原则第二节商务秘书的职能环境一、商务秘书职能环境

职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境，排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可少的。商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境，秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。

商务秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况，人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。(一)商务秘书机构内部环境

商务秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书群体工作的各种条件和因素的总和。组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础，是组织生存、发展的的需要，组织规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体的工作，均有着直接的影响。

(二)商务秘书所在组织内部环境

组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系统。既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。商务秘书部门是组织与外部环境沟通、交往的枢纽。(三)商务秘书所在组织外部环境

商务秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系。要素关系，对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程度的影响。二、商务秘书职能环境要素关系商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。

商务秘书人员与领导者的关系，包括秘书人员与领导班子集体的关系、秘书人员与领导人的关系等方面。在集体领导制的前提下，为领导班子服务，是商务秘书工作务必把握的重点。三、商务秘书工作与领导工作

1.摆正位置、自觉服务2.正确领会，贯彻意图3.加强与领导的思想与情感沟通(一)商务秘书处理与领导人关系的方法

1.为主要领导人服务与为领导班子服务2.为中心工作服务与为日常工作服务3.处理好多头指示，避免酿成矛盾4.对口请求，避免交叉请求5.逐级请示，避免越级请示6.加强沟通，避免产生误会7.筛选信息，避免说是道非

(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系

1.为领导工作做铺垫2.为领导工作代劳3.对领导工作拓展延伸4.为领导工作拾遗补缺(三)商务秘书工作对领导工作的价值体现

1.决策在管理工作中的地位2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步骤：

(四)商务秘书工作与领导决策确定决策目标拟定方案评估选择方案典型试验普遍实施第三节商务秘书工作方法

一、商务秘书专项业务与工作方法商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需要灵活选择、综合使用。

(一)秘书协调方法(二)秘书督促检查方法(三)秘书信息沟通方法(四)秘书公文撰拟方法(五)秘书工作进程调度方法(六)秘书工作时间调度方法

1.计划使用时间方法2.弹性管理工作时间方法3.反馈控制工作时间方法4.合理使用零碎时间方法秘书工作时间调度方法

商务秘书工作现代化主要包括观念的现代化和办公手段的现代化。(一)商务秘书观念现代化商务秘书观念现代化，要求在认识上根本实现四个转变：二、商务秘书工作现代化1.从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。要在新的科学决策环境中充当领导者的智囊和谋士，真正发挥辅助决策的作用。2.从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。这里的关键问题，就是经由秘书人员对信息进行综合处理，能够为决策层提供足够的、高信度的、深层次的再生信息。3．从单凭老经验办事转变为科学化管理。要集中注意秘书机构的系统结构(组织结构、人员结构、教育培训结构)的科学化和工作制度、工作方法的科学化。4．从被动服务转变为主动服务。商务秘书工作的辅助从属地位决不意味着秘书人员只能被动地为领导者服务，同时应当认识到秘书工作与领导工作的互动关系；只有在被动中力争主动，才能更有效、更充分地发挥秘书工作的职能。

商务秘书工作手段现代化，在根本上就是实现办公自动化。办公自动化也叫办公自动化信息系统，是指具有现代化思想和技能的办公人员，利用现代化的技术、设备和科学的管理方法，更有效地收集、整理、加工、传输和使用信息，为科学管理与决策提供服务。在现代化的办公系统中，办公人员和现代化的办公设备共同组成了人机信息处理系统。

(二)商务秘书工作手段现代化

就商务秘书工作而言，一个完善的办公自动化系统应具备如下功能：(1)文字信息处理功能(2)图像信息处理功能(3)声音信息处理功能(4)数值计算功能1．办公自动化的功能(5)信息检索功能(6)电子邮政功能(7)管理和决策功能(8)行政管理功能(9)各种信息的存贮功能2．办公自动化的设备第四节商务秘书的职业素养一、商务秘书的职业道德与作风修养(一)忠于职守，服从领导，自觉履行各项职责(二)埋头苦干，任劳任怨(三)谦虚谨慎，办事公道，热情服务(四)遵纪守法，廉洁奉公，正直无私(五)恪守信用，严守机密(六)实事求是，勇于创新

(一)商务秘书的知识结构1．马克思主义理论知识2．基础知识3．辅助管理知识4．专业知识二、商务秘书的知识与智能结构

1．秘书的智力结构(1)良好的观察力(2)持久的记忆力(3)灵敏、超前的思维力(4)丰富的想象力(二)商务秘书的智能结构(1)表达能力(2)管理能力(3)调研能力(4)应变能力(5)商务谈判能力(6)操作能力2．秘书的能力结构(一)商务秘书心理品质的构成

1．情感品质(1)高尚的道德情感(2)秘书应该有热情(3)尊重自己的领导者2．意志品质(1)自觉性