《行政秘书学》 课件 第4章 会务管理

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第4章会务管理

4.1会务管理及其对行政秘书的能力要求4.1.1会务管理概述1.会议分类（1）根据会议的性质，可以分为正式会议、非正式会议。（2）根据会议的内容，可以分为传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会和工作决策会等。（3）根据会议的人数、规模，可以分为大型会议、中型会议、小型会议。（4）根据会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.1.1会务管理概述2.会议的构成要素（1）与会者；（2）主办者；（3）会议议题；（4）会议名称；（5）会议时间；（6）会议地点。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求1.能够识别并理解会议功能和会议组织者的职责；

2.能够理解并掌握会议组织的一般程序及会议筹备

方案的拟写和实施；3.能够为领导策划参与各种商务活动和应酬。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.2.1会务管理办法会议分类会议要求会议计划的制定与批准会议通知会议组织及实施

4.2会务管理制度规范第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求1.会议分类

《中央国家机关会议费管理办法》第二条对会议进行了分类：一类会议是以国务院名义召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市负责同志参加的会议；二类会议是国务院各部委、直属机构以及国务院各直属事业单位召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统在各地机构的负责同志参加的会议；三类会议是国务院各部委、直属机构以及国务院各直属事业单位或所属司（局）召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统在各地机构的有关人员参加的会议。不在此三类中的会议归为其他会议。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求2.会议要求各单位对会议的要求可以是指导性的，也可以是具体的规范性的。指导性的要求，例如“严格控制召开各类会议，减少会议数量，控制会议规模，压缩开会时间，应当充分利用视频系统召开电视电话会议，减少驻会会议；各类会议必须围绕组织的中心工作，保证质量，准备不成熟的、没有明确目的和主题的或能通过其他方式解决的事项，不召开会议”等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求3.会议计划的制订与批准

会议计划的制订与批准是会议活动管理办法的重要组成部分。各组织可实行会议计划管理制度。办公厅或办公室管理机关召开的各类会议的审核都有严格的程序和制度规范，有利于组织的会务管理。如机关各部门每年年底可将下一年度除小型业务会议以外的会议计划报办公厅或办公室；各类会议经办公厅或办公室汇总、综合平衡，由规划财务部门审查预算后，提交组织常务会议审议；每年年底将下一年度计划召开的二类会议以及部分其他会议的报批文件（会议的名称、主要内容、时间、地点、代表及工作人员数、所需经费等），按程序报有关部门备案；经组织批准召开的会议，纳入年度会议计划，作为会议审批的依据，未列入年度计划的会议，原则上不得召开等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求4.会议通知

办公厅或办公室设置会议通知专用文种。例如在政府部门，一类、二类会议的通知以办公厅或办公室文件（或明传电报）印发，三类会议及国际会议的通知，均以办公厅或办公室会议通知文件印发，各部门不得以函等形式印发会议通知（机关党委和纪检监察部门召开的会议和小型业务会议除外）；其他会议的审核与发文根据实际情况参照相关规定执行；不按上述要求发文召开的会议，被通知的相关部门可以不参加。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求5.会议组织及实施

会议组织及实施是有规律可循的，下面以政府部门中的部级单位为例进行说明，其他级别的组织和单位可依此类推。一类会议的会议方案及领导讲话等文件由办公厅负责起草，经分管办公厅的领导审核后报部长批准，由办公厅负责具体的组织协调工作；要求省、自治区、直辖市、计划单列市、副省级城市相关部门或派出机构、直属单位分管负责同志参加的二类会议，会议方案及领导讲话等文件由相关业务部门负责起草，经办公厅审核后，根据业务分工，报分管领导批准。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.2.2会议活动审核流程1.审核范围。办公厅或办公室能够审核的会议活动是有范围限制的，并非所有的会议活动都需要，或者都可以由秘书机构进行审核2.审核内容。会议活动的审核内容包括会议名称、主题与议题、议程、时间和日期、与会代表的组成与范围、会议文件的准备和发放范围、会议地点（住宿）、餐饮安排以及会议筹备机构组成、人员分工情况等。3．审核要点。进行会议活动审核时，审核的要点包括会议方案的主题与议题安排是否准确反映了会议宗旨；会议的议程和日程安排是否科学合理；会议与会代表的组成结构；会议的准备工作安排是否与有关单位衔接，涉及外宾或外事活动的是否需报相关部门备案并请其在礼宾等方面予以把关等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.2.3会议活动发文审核1.会议类型审核社区社区管理社区管理体制

2.会议预算审核3.计划内会议审核4.计划外会议审核第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程1.会议目标、议题的确定2.会议预案、计划的制定3.会议议程、日程的确定4.会场布置5.会议文件的准备6.会议通知的拟定和发送7.会前检查8.沟通会议信息

4.3会务管理主要流程第2编第4章第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程1.会议目标、议题的确定

会议的目标决定会议的议题，会议议题的确定应该高效和准确，即议题确定是必要的，而且需要立即讨论；议题应当适量，要分清主次轻重，明确中心议题或主要议题；相关议题应集中或归并讨论；议题的表述要清楚准确，内容不能超出会议的职权范围等。议题的形式可以是书面的，也可以是口头的。书面形式包括议案、最后文件草案或讨论稿、会议议程、提纲等；小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程2.会议预案、计划的制订

大中型会议必须在会前制订周密的会议预案，即会议的筹备方案。会议预案除标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员组成和职责分工、会议经费来源和成本核算等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报领导批准后，应及时组织实施。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程2.会议预案、计划的制订

小型会议必须指定会议计划，确定会议的基本要素，如会议议题、主持人、时间、地点、与会者等，使组织成员做到心中有数，早做安排。部门的会议至少应提前一周报到办公室，由办公室统筹安排，定出一周会议安排表，使各个部门工作不致相冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程3.会议议程、日程的确定

会议活动分为两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议议程是对会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来。若印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程

4.会场布置（1）气氛、色调应与会议目的相称。（2）面积、设施应满足会议需要。（3）桌椅摆放应符合会议要求。（4）按照不同惯例排列主席台席位。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程5.会议文件的准备

准备好会议议程和日程等程序性文件外，对提交会议审议和参考的文件材料，应事先准备好，在会前数日分送给与会人员审阅、研究和准备意见。会议文件的准备工作包括起草和印发两个环节。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程6.会议通知的拟写和发送

会议通知应包括会议召开的时间、需用时间或会期、会议地点、会议名称和主要议题、参加对象、需作的准备，也可加注报到日期、地点、接站办法等，还应有召集单位署名、通知发出日期、联系人及联系方法等，最后加盖公章。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程7.会前检查

首先，秘书必须对会议文件的准备情况进行仔细检查，会议文件如有差错，小则影响会议的进程，大则产生严重的政治后果。

其次，要检查会场的准备情况。场馆设施是会议得以顺利进行的基本物质保证。检查范围包括主会场、分会场以及与会者的住地，检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，包括电力通信设备、音响设备、茶点供应、警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程8.沟通会议信息

行政秘书在会议正式召开之前，需要与多方做好会议信息的沟通工作，以确保会议能够顺利进行。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到社区社区管理社区管理体制

2.会议记录工作3.会间调度和服务工作4.会议文件的编写第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到

接站是跨地区、全国性和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始的第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接待标识、手提式扩音器、其他器材和车辆等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到报到工作是指与会者在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。秘书应做的工作包括查验有效证件、在登记表上登录与会者的个人信息、接收和发放材料、预收费用和安排住宿等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到签到的方式主要有以下三种：一是秘书点名，即由秘书在预先拟好的与会人员名单上做记号；二是本人签到，即由与会者本人签名报到，适用于邀请性会议；三是电子签到，根据与会者的信息，在会前制作的电子签到卡通常与代表证组合起来，这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.会议记录工作

·会议记录是会议客观进程原始真实的反映，需要做到真实客观、快速准确。会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容。在日常工作中，会议记录应妥善保存，以备查考。

·会议记录从不同的角度可以分为不同的类型：按时间可分为例会记录、非例会记录；按内容可分为工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会议记录、表彰（批评）会议记录；按形式可分为摘要记录、详细记录等。

·会议记录具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.会间调度和服务工作

·在会议进行过程中，会议秘书处担负着承上启下、联系左右、照应内外的任务，必须做好各方面的调度指挥工作。如在召开各分组会议时，安排会议地点，并通知有关人员准时出席；召开大会时，安排好会场的布置和车辆调度；大会发言时，协助领导安排发言顺序等。

·会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的服务设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等。如果是组织内部的会议，秘书的会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人。尽可能排除场外因素对会议的干扰。

·会议进行期间，行政秘书应该协助组织者按照会议计划的要求落实会议议程。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.会议文件的编写

会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，在会议过程中所形成的文件，主要有会议简报、闭幕词、会议决定、会议纪要等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”4.3.3会议善后工作1.与会者的离会工作社区社区管理社区管理体制

2.会议的传达和催办3.会议文书立卷及会后总结第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的离会工作

行政秘书在汇总会议通知反馈时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。会议过程中的一切花费，应该严格按照预算计划开支。各种花费应该在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。办会应该注意节约，切忌大手大脚、铺张浪费。会议领导或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务2.会议的传达和催办

大多数会议总是少数领导或代表参加的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至全体成员的事。因此，除了少数秘密会议外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务3.会议文书立卷及会后总结会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。会议的重要文书，如会议通知、与会人员名单、通信录、选票及统计材料、会议宣传提纲、会议总结等也应同案立卷。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.4.1新闻发布会1.明确主题社区社区管理社区管理体制

2.拟定标题3.调查研究并形成报告4.物资准备5.形象设计6.动态控制

4.4特殊会务活动的管理第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会

1.明确主题新闻发布会应该有明确的主题，可以是解释一个重大事件的细节、公布事实真相，也可以是介绍一种新产品等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会2.拟定标题

任何新闻发布会都会有一个标题，它会显示在有关新闻发布会的一切物质形态上，如请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，可以为发布会选择一个具有象征意义的标题，一般可以采取主标题加副标题的方式，副标题说明发布会的内容，主标题表达组织想要表达的主要含义。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会3.调查、研究并形成报告

召开新闻发布会之前，行政秘书应对本组织取得的成果或发生的重大事件作详细周密的调查和研究，如问题产生的原因、造成的损失、产生的影响、采取的善后措施、发展变化的趋势等。在此基础上，行政秘书还应根据这些情况提炼要点，形成书面报告，一方面可供领导决策时参考；另一方面可以使领导正式向外界发布新闻时不致发生遗漏或差错。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会4.物资准备

新闻发布会召开前，行政秘书应做好各项准备工作，包括印发请柬，布置场地，准备好录音、录像的辅助工具，准备现场参观，准备食物、图片、文字材料等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会5.形象设计

无论新闻发布会以什么内容为主题，都是组织形象的一次集中展示。因此，行政秘书或公关人员应该为会议主持人做好形象设计，并对主持人的服饰仪表、谈吐举止提出中肯的建议等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会6.动态控制

新闻发布会召开过程中，行政秘书应该注意会场的气氛动态，及时了解与会者对新闻发布会的态度和意见，了解发布会的效果，并形成下一步公关活动的初步设想。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.4.2签约仪式1.语言多样，文字严谨社区社区管理社区管理体制

2.邀请负责人3.基本物资准备4.辅助签约5.签约人员站位第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.2签约仪式1.语言多样，文字严谨签约，必须在双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识并形成表达清晰、计划周密的文本的基础上进行。若签约涉及不同国家或者不同民族，文本应采用相应不同的语言文字，但内容、语义、格式必须完全一致，不允许产生歧义。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.2签约仪式2.邀请负责人签约仪式由签约方职位相当的负责人主签，由更高一级的领导及相关部门的负责人参加，以示监证。因此，在筹备签约仪式时，行政秘书要邀请相应的领导和负责人，不可出现漏请或请错领导或负责人的情况。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.2签约仪式3.基本物资准备

签约仪式前，秘书需要准备的基本物资材料有签字桌、文本、签字笔、吸墨水器、小国旗、纪念品等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.2签约仪式4.辅助签约签约仪式的参加人员有签约人、助签人和参加人，行政秘书在某些情况下，需要充当助签人的角色。在签约过程中，助签人的工作是将文本打开，向主签人指示该签字的位置，待主签人签字完，用吸墨水器将墨水吸干。签字完毕后，主签人交换文本，握手致意，仪式便告结束。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.2签约仪式5.签约人员站位行政秘书需要注意的是，签约人员的站位安排需要依照一定的原则。具体而言，主方参签人员站立位置，依职位高低由中间向左边排列，而客方参签人员站立位置，依职位高低由中间向右边排列。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府