企业档案管理制度15篇

企业档案管理制度15篇

企业档案管理制度1

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷

机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档

案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）

对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技

术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的'正本原件由财务部

归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由中心实行

电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土

规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术

部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必须符合下列要求：

①文件材料齐全完整；

②根据档案内容合并整理、立卷；

③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、

立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需

先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴

定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的

酌情处置。

十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、

防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。企业档案管理制度

2

第一章总则

第一条为进一步加强矿山（采掘施工）企业安全生产基础

管理工作，规范企业安全生产台帐与档案管理，切实推进矿山

（采掘施工）企业安全标准化，根据有关法律法规、规范和标准的

规定，结合我市矿山（采掘施工）企业的安全生产的实际状况，

制定本制度。

第二条本指南适用于本市境内非金属露天矿山企业、小型

露天采石场企业和矿山采掘施工企业（以下统称为矿山企业）。

第三条本指南所称企业安全生产档案是指矿山企业在安全

生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有

保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记

录。本指南所称安全台帐是指矿山企业执行安全生产法律法规，

标准、规章和落实企业安全生产制度过程中所形成的直接记录材

料。

第四条矿山企业安全生产档案与台帐建设是矿山安全管理

的基础性工作，是维护企业安全生产、经济利益、合法权益的重

要依据。企业对本单位安全生产档案具有依法管理、保护、使用

的义务和权利。

第二章管理与职责

第五条矿山企业应加强安全生产档案工作的领导，明确一

位负责人主管安全生产档案与台帐建设工作。

第六条矿山企业应设置专用安全生产资料室或档案室

（柜），配备具有安全生产及档案常识的专（兼）职人员，集中统

一管理本企业安全生产档案，并对下属各部门、班组、项目部的

安全生产台帐工作进行监督与指导。

第七条矿山企业应建立健全本企业安全生产档案与台帐管

理制度。

第八条安全生产档案管理职责；

（一）凡是在矿山生产活动中形成的有保存价值的与安全

关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档；

（二）矿山企业安全管理专职机构（部门）或企业专

8、特种作业人员目录及其资格证书复印件；

9、其他与安全组织方面有关的内容。

（二）企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的

内容。

1、企业主要负责人、分管负责人、企业各部门、各级、各

岗位人员安全生产责任制；

2、安全检查制度（含边坡检查制度）；

3、安全教育培训制度；

4、隐患排查整改制度；

5、安全教育培训制度；

6、安全生产奖惩制度；

7、生产安全事故报告及管理制度；

8、设备安全管理制度；

9、安全生产档案管理制度；

10、职业危害预防与劳动防护用品管理制度；

11、应急救援预案；

12、安全技术措施专项费用管理制度；

13、民用爆炸物品领用与退库制度；

14、各工种、岗位或设备安全操作规程；

15、各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订

及作废的,文件；

16、上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇

报、记录；

17、企业上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材

料；

18、其他安全相关的法律法规材料及有关规章制度。

（三）接受安全监督执法检查方面的内容。

1、接受各级政府及行业主管部门监督检杳所发的安全监察

指令书、停产整顿通知书等各类执法文书；

2、企业落实执行各类文书所采取的措施及落实情况及其上

报上级主管部门的报告及记录；

3、接受安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

（四）安全检查方面的内容。

1、具有安全生产检查职责的岗位和人员登记；

2、日常检查，隐患排查检查记录及整改处理情况记录；

3、月度、季度及年度检查记录及处理情况记录，各类隐患

排查整治报表记录；

4、安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录；

5、各专项安全检查的计划安排、检查记录及处理情况；

6、各项检查的总结汇报材料及其他与安全检查相关的材

料。

（五）安全教育培训方面的内容。

1、企业安全培训计划；

2、企业主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组

长安全培训的记录；

3、员工三级安全教育记录；

4、特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训

记录：

5、换岗教育培训记录；

6、日常安全宣传、教育培训记录及总结；

7、应急救援预案演练记录及总结。

（六）安全投入方面的内容。

1、全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

2、安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

3、隐患整改方面的投入记录；

4、防护用品方面的投入记录；

5、安全防护设备、设施方面的投入记录；

6、安全评价、职业安全健康管理体系建设、制度建设及安

全生产管理代理方面的投入；

7、其他与安全有关的投入。

（七）工伤保险方面的内容。

1、参加工伤保险员工的名单；

2、企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

3、发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

4、其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

（A）职业病防治及劳动防护用品方面的内容。

1、企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病

种类；

2、产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

3、接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

4、企业内确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记

录；

5、其他与职业病防治相关的文件、材料。

6、劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录；

7、各类劳动防护用品发放记录；

8、员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

9、其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

（九）“三同时”管理方面的内容。

1、有关安全设施

“三同时”项目的文件、材料；

2、“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

3、“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

4、其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

（十）特种设备及安全防护设备设施方面的内容。

1、特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、

使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

2、特种设备、设施的定期检验和定期自行检查的记录；

3、特种设备设施的日常使用状况记录；

4、特种设备设施及其安全附件、安全保护装置、测量调控

装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

5、特种设备设施运行故障和事故记录。

6、各类安全防护设备设施的种类及型号等基本情况资料；

7、各类安全防护设备设施管理部门及设备运行情况记录；

8、各类安全防护设备设施运行维护保养情况记录；

9、应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等

记录；

10、其他与安全防护设备设施相关的文件、资料和记录。

（十一）危险作业及危险作业场所管理方面内容。

1、企业在宕面、爆破、铲装、车辆运输、用电、机械维修

等危险作业或危险作业场所安全管理制度及作业检查情况记录;

2、民用爆炸物品的领、退和使用管理记录；

3、爆破施工方案及批复批准材料；

4、配备电设备设施维护与运行状况记录。

（十二）事故处理方面的内容。

1、发生事故的报告材料，事故情况经过介绍材料；

2、有关事故分析会记录；

3、关于事故的原因分析、防护措施的相关材料；

4、按“四不放过”原则对事故进行处理的文件材料，包

括：对事故责任人员进行处理的决定文件，事故后“举一反三”

进行教育培训的记录，事故防范措施的整改方案，整改落实情况

记录等；

5、其他与事故相关的文件、材料；

（十三）其他与安全生产相关的专项活动或专项管理内容

第十条收集与移交的基本要求。

（一）归档材料须是企业在生产过程中形成的与安全生产

有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸

等资料；

（二）归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全

生产各项活动的真实内容和历史过程；

（三）归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要

求，进行整理、编目;

（四）用纸、用笔标准（不用铅笔、圆珠笔），字迹清晰；

（五）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸

质文件同时归档。

第十一条归档时间。

（一）基础建设、设备购置与处理、产品生产等活动中形

成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档；

（二）矿山及矿山下属各部门、班级、项目部在安全管理

过程中形成的台帐等材料可以按每月、每季或年归档，也可按项

目或活动结束后归档；

第十二条安全生产档案管理人员负责有关归档材料的审

核。

第十三条安全生产档案管理人员应对各部门送交的各类安

全生产档案材料认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一

式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。

第四章台帐与档案的管理

第十四条企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立

类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列

应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。

矿山企业安全生产档案按档案的范围建议设置以下类别：

（一）安全纽织；

（二）安全规章制度；

（三）监督执法检查；

（四）安全检查及隐患排查；

（五）教育培训；

（六）安全投入；

（七）工伤保险；

（A）职业病防治及劳动防护用品；

（九）“三同时”管理；

（十）特种设备及安全防护设备管理；

（十一）危险作业管理；

（十二）事故管理。

第十五条矿山企业日常安全生产台帐应按照企业安全生产

管理工作的实际，执行安全规章制度，落实安全措施，应形成以

下基本的台帐：

（一）作业环境安全条件记录；

（二）职业卫生健康记录；

（三）安全生产会议记录；

（四）安全技措经费提取和使用记录；

（五）安全生产教育培训记录；

（六）安全生产大检查记录；

（七）当日安全生产管理记录。

第十六条矿山应配置保存安全生产档案的专用柜屉和保护

设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案

安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复

制。

第十七条安全生产档案保管期限不得少于3年。

第十八条矿山企业安全生产档案管理人员调动工作时，必

须办理好安全生产档案移交手续后方可离岗。企业档案管理制度

3

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司

综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理

工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负

责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作

制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员

应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本

部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致

地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督

和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建

设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任

何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不

能归档或相关企业须保留的，综合处俣存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归

档；以公司名义发出的'文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性

质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件；属

工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归

档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范

围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经

理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份

原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根

据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防

虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录°

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需

要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分

明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的

需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每

年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经

公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员

永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工

作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方

可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位

人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批

准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借

阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在

办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合

处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理

批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标

明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、

不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追

究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报

告主管部门及时处理。企业档案管理制度4

一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及

托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申

请单》

三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托

人，经过相关审批流程后方可借阅。

四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借

（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的.安

全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过

期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

六、外借的档案借阅者必须妥善俣管，借阅的档案只限本人

使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件

上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损执、销毁等，应立即知会办

公室进行处置。

八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工

作。

九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与

借阅者当面核对清楚。企业档案管理制度5

第一章总则

第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立

卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保

管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范

化、系统化，特制定本制度C

第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理

工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管

理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管

理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

第二章会计档案管理

第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等

会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。

具体包括：

L会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计

凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅

助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表

及附表、附注和文字说明，其它财务报告。

4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档

案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资

料。

第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责

整理立卷、装订成册、编制会计档案俣管清册，档案依据分类，

分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。

第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人

负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。

第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借

阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手

续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不

得拆封、抽换会计档案。

第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记

查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期

等。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管

期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。

第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。

第十条对会计档案保管期限有特欢要求的，可以报董事会批

准。

第十一条保管期满的’会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册

数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间

等内容。

2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。

3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办

公室人员共同监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所

列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销

毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。

第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销

毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。

第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计

档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。

第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另

一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会

计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保

存，并按规定办法交接手续。

第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的

单位统一保管。

第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计

档案交接手续。

第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交

清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。

交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册

上签名或盖章。

第三章年度会计报告及审计资料管理

第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，

这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。

第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装

订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复

制，

第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借

阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部

门、数量等，并由接收人签字或盖章。

第四章资金类档案管理

第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计

划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪

酬信息等方面。

第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的

合同及协议必须将原件整理归档。

第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。

第五章预算档案管理

第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算

方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用

及资本性支出等方面。

第二十六条预算档案按年度分类俣管。年度预算应永久保

存。

第六章日常往来财务文件、决议档案管理

第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部

财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门

之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部

通知”“股东会决议”“董事会决议”等；外部文件包括公司同

外单位之间的所有国、内外往来文件。

第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如

内部规章制度，审计往来文件等等；外部往来财务文件应依据往

来单位进行分类存档。

第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据

时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。

第七章合同档案管理

第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档

案管理。

第三十一条按合同性质进行分类俣存，编制合同清单，每季

度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。

第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查

阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，

经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件

借出。

第三十三条合同文档须指派专人负责。

第八章附则

第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。

第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日

起开始实施。企业档案管理制度6

一、总则

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

二、文件材料的收集

第一条收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用

价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要

齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考

价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：

（一）上级来文

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机

关颁发的要求公司执行的文件：

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题

词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料

1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲

话稿等；

2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制

稿、重要

文件的修改稿；

3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协

议等文件；

4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位的请示与公司

的批复文件;

5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报

告；

6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材

料；

7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材

料；

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、

财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；

9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的

重要文件材料；

10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；

从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；

11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设

备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项

目的科技文件材料；

12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编

制等文件材料；

13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的

剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和

展览照片、录音、录像等文件材料;

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职

务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的‘录用转正、

定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；

16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存

根；

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。

19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、

重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠

礼品清单、工作来往文件等；

21、各种普查工作中形成的文件材料；

22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。

第二条收集应注意的问题

（一）文件正文和附件要同时收集。

（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特

别重要的文件例外。

（三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残

缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

（四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存

档。

（五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原

因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖

公章。

（六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿

单位复制。

（七）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺

写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

三、立卷归档

公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证

档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利

用。

第三条文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、

短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中

采取相应的措施进行分门别类。

第四条立卷分工

（一）各单位形成的文件，自行立卷；

（二）上级党委文件，由党委办公室立卷；

（三）下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办部门

立卷；

（四）上级单位颁发的专业性文件，由承办部门立卷；非专

业性文件，由办公室立卷；

第五条归档

（一）各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，整理

存档，特别重要的档案材料等，交档案室统一存档（人事档案、

财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管

理）。

（二）各种文件、资料，按性质和内容进行分类整理，必须

层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

（三）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，

单独立卷注明。

（四）案卷必须整齐排序，底图一律按要求存放，以便保

管、查阅。

四、档案保管

第六条档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

第七条胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母

片的拷贝要分别存放，必要时采用专用厨具进行保存。

第八条底图入库要认真检查，平放或卷放。

第九条库藏档案要定期核对，做到账物相符。发现破损变质

及时修补或复制。

五、档案借阅

第十条借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅

的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

第十一条借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公

共场所，不得让无关人员翻阅C

第十二条借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要不能

到期归还者，要说明情况，办理续借手续。

第十三条归还档案时，由档案管理人员当面清点清楚，并在

借阅登记薄上及时注销。

第十四条凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司

领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

第十五条底图一般不予外借。

六、档案销毁

第十六条对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导

批准，派专人进行销毁。

七、档案统计

第十七条销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不

丢失、不漏销。

第十八条要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统

计。第十九条除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还

应做好档案统计的基础工作。

第二十条统计数字要准确真实。

第二十一条对永久、长期、短期俣存的文件资料分别进行统

计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

八、档案保密

第二十二条档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设

锁，无关人员不准接触。

第二十三条不得传播、议论有关机密问题。第二十四条档案

资料不准带到公共场所。企业档案管理制度7

1产生目的

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

3正文

3.1文件资料的收集

3.1.1收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用

价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片

等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

3.1.1.1上级来文

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料

及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、

题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3.LL2公司文件材料

（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的

讲话稿等；

（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印

制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司

的批复文件；

（4）公司各职能部门在工作中形成的、总结、报告；

（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材

料;

（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片

等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件

材料；

（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件

材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组

织简则、人员编制等文件材料；

（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动

的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物

和展览照片、录音、录像等文件材料；

（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术

职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工

的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件

材料；

（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存

根；

（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

（18）公司签订的各种合同、协议等材料；

（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总

结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、

互赠礼品清单、工作来往文件等；

（20）各种普查工作中形成的,文件材料。

3.1.2收集中应注意的问题

3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同时收集。

3.L2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但

特别重要的文件例外C

3.L2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起

存档。

3.L2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措

施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

3.L2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信

笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归

档。

3.2立卷归档

3.2.2文件材料的分类

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单

位立卷；

3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非

专业性文件，由办公室立卷。

3.2.4归档

3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交

档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求

的，由其职能部门负责管理）。

3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单

独立卷。

3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查

阅。

3.3档案保管

3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母

片和拷贝要分别存放。

3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。

3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质

及时修补或复制。

3.4档案借阅

3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅

的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共

场所，不得让无关人员翻阅。

3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不

能归还者，要说明情况，办理续借手续。

3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借

阅登记簿上及时注销°

3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领

导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

3.4.6底图一般不予外借。

3.5档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可

以定期销毁。

3.6档案统计

3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢

失、不漏销。

3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应

做好档案统计的基础工作。

3.6.4统计数字要准确真实。

3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，

以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

3.7档案保密

3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无

关人员不准接触。

3.7.2不得传播、议论有关机密问题。

3.7.3档案资料不准带到公共场所°企业档案管理制度8

1总则

1.1公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，

它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总

结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。

L2档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以

集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于

利用。

L3凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。

2档案机构的主要职责

2.1制定档案工作的规章制度。

2.2对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行

指导和监督。

2.3负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档

案，确保档案质量。

2.4积极开展档案的提供利用工作。

3公司档案的构成与分类

3.1公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总

和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备（仪器）、基建、

会计、人事和声像、荣誉等。

3.2档案分类

3.2.1党政文书档案

主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文

书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想

和基本措施，企业工作的指导原则。

3.2.L1上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、

决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和

各种规章制度。

3.2.L2公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股

东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。

3.2.L3计划和总结性文件。

3.2.L4统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名

册、团员年报及名册等。

3.2.1.5党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织

机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。

3.2.2经营文书档案

主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同

协议、凭证记录、市场信息等文件材料。

3.2.2.1计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计

划和其它专项业务性计划。

3.2.2.2指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、

市场销售指标等。

3.2.2.3价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价

格、原材料计划价格等。

3.2.2.4凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录

和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。

3.2.2.5有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令

等。

3.2.3技术档案

主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关

科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资

料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。

3.2.3.1技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科

技成果、科研数据、工作状况指标等材料。

3.2.3.2产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术

标准等方面的材料。

3.2.3.3设备（仪器）档案。它是设备、仪器生产、使用、维

修、改造过程中形成的材料。

3.2.3.4基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交

工验收等方面的材料。

3.2.3.5引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定

资料、产品兰图、底图等。

3.2.4会计档案

主要指公司在会计工作中所作的'记录，以及一些重要的原

始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进

行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计

划管理和经营决策。主要包括：

3.2.4.1会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营

过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成

的资料。

3.2.4.2会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的

经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。

3.2.4.3会计凭证档案。它包括原始会计凭证（发票、车

票、材料单等）和记帐凭证（会计记录）。

3.2.5声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、

录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包

括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治

经济活动和文体活动等。

3.2.6人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案

等。

3.2.7荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授

予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。

具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规

定》

4文件材料归档时间要求

4.1产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定

图样全部修改后归档。

4.2科技文件材料在试验成果鉴定后归档。

4.3新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接

收归档。

4.4基建工程项目竣工验收时接收归档。

4.5各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负

责人审定归档。

4.6财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三

年，期满后指定专人移交归挡。

4.7声像档案在各项活动结束经整理随时归档。

4.8荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。

4.9人事档案归档按人事管理制度办理。

5立卷要求

5.1立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原

则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。

5.2在一个卷为要按问题成文件形成的时间系统排列。

5.3案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保

管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以

下）三种。

5.4按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。

5.5案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐

一登记，填写案卷目录。

6档案保管

6.1档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档

案的寿命，保护档案的完整和安全。

6.2建立档案管理人员岗位责任制。

6.3档案接收按各类档案交接手续办理。

6.4以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因

素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防

光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。

6.5对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄

录（复印）。

6.6按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定

期限应履行解密手续。

6.7档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地

点索引。

6.8按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。企

业档案管理制度9

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确

保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保

证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关

的公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经

营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的

各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、

荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统

计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负

责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情

况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其

他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁

的全过程，确保公司档案的.安全；指导公司的档案管理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知

行政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、

贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务

档案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理°

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案管理的监督检查。

5、各公司总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及

文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目

录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别

进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编

号，编号规则见《公司档案管理规定》。

c）档案资料的日常管理：

（1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于

档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）

管理记录目录》，以便检索利用：

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒

内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。

d）档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档

案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司

的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不

带原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，

借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应

立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新

办理手续;

⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪

裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或

损坏行为，如发现一次罚款200-20__不等的罚款元。情节严重

者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依

法追究刑事责任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或

本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅

览，不可将档案带出档案室C

e）档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报

告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总

经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少

于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、

部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理纽则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的

条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书

等文件;

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人

讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备

忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表

及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本

及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文

件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档

案资料；

⑩本公司发布的各类广告、宣传材料；

(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪

报、照片、录音、录像等；

⑫外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)

所获得或形成的档案资料；

⑬财务档案资料；

(M)各种实物档案；

(15)其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、

复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以

根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件

或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总

经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人

物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的

特殊情况下可归档拷贝件。

⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做

好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、

馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

(1)即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办

理结束或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件;

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

C）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核

的文件材料；

C）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行

政部；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行

政部；

（3）电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制

成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子

文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职

的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实

无误后签字，行政部见证。

6、档案移交公司的流程

a）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修

裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

b）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填

写，要求字迹工整、清楚、准确。

c）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在

前，请不在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论在前，依据在后。

d）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

e）行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提

交的档案清单核对；

f）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电

子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签

字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分

表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号

表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次

排列，以便查阅。

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业

务增多时，随时增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门

要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案券盒内，便于查阅°

8、附则：本刃、法由公司行政部制定并负责解释。企业档案

管理制度10

一、集中统一管理本机关的全部档案，做到专人、专室、专

柜管理，任何人不得据为已有。

二、加强库房管理，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防

尘、防鼠、防虫等方面的工作，配置必须的保护设备。

三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并作好记录，

发现问题及时向分管领导，采取积极有效措施，保护档案的安

全。

四、认真做好档案的.收集登记工作，做到目录与室藏档案

相符。

五、定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，销毁失

去价值的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人

批准后，由二人在指定的地点监销，禁止擅自销毁档案。

六、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方

可离开岗位。

七、因保管不善，造成档案毁坏和丢失的，按《档案法》的

有关规定，追究责任。企业档案管理制度n

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管

（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工

作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、

管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人

事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，

他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到

图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文

件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司

备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或

接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原

件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管

书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不

符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的

对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益

的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任

的权利。企业档案管理制度12

第一章总则

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法

杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》

和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体

或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构

等（以下统称境外单位）的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、

经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形

式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的

基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工

作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系

为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、

有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程

或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权

益。

第二章管理职责与人员

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的

监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情

况，为境外档案的应急管理提供必要协助；国家商务主管部门、

发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入

境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提

供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共

同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监

督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的‘分管领导、归口管理部

门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

（一）编制档案工作发展规划和年度工作计划；

（二）制定文件材料归档和档案管理制度；

（三）指导文件材料形成、积累、整理和归档工作；

（四）负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息

化等工作；

（五）组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作；

（六）负责境外档案移交工作C

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技

能，定期接受档案业务培训；一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。

岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还

的档案。

第三章文件材料的形成与归档

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应

当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门

职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国

家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，

并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化

的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按

规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档

的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

（一）归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系

统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

（二）归档文件材料为原件；因故无原件的，将具有凭证作用

的复制件归档并作出说明。

（三）电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件

归档和电子档案管理有关要求。

（四）非纸质文件与其文字说明一尹归档；外文文件材衿若有

中文译文的，应当一并归档；没有中文译文的，译出标题和目录

后归档。

（五）归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有

专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业

务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档

时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备

案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理

功能，符合电子档案管理要求。企业档案管理制度13

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机

密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、

有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结

果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原

件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整

理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）

劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

L1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整

理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性

进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人

员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件

一）《离职员工人事档案登记》（见附件二）