公司档案管理制度范例（二篇）

公司档案管理制度范例1.目的公司档案管理制度的目的是确保公司档案的完整性、安全性和可访问性，以方便对公司业务和运营的管理和监控。2.适用范围该制度适用于公司全体员工，包括管理层、部门经理、职员等。3.定义(1)档案：指公司的各类文件、记录、资料等载体，包括纸质档案和电子档案。(2)档案管理：指对公司档案进行归档、整理、存储、检索和销毁等操作的过程。(3)档案管理员：指负责公司档案管理工作的专门人员。4.档案分类与归档(1)档案应按照一定的分类规则进行归档，以便于管理和检索。(2)重要档案应单独保管，并采取防火、防水、防盗等措施。(3)归档时应制作相关的档案目录和索引，以方便查找和检索。5.档案存储与保管(1)档案的存储应统一规划，确保档案的安全性和完整性。(2)档案存储区域应干燥、通风，并设有适当的防火、防水和防虫设施。(3)重要档案应备份至多个存储介质，以防止意外损失。6.档案检索与使用(1)档案管理员应负责为需要查阅档案的员工提供相关的检索和借阅服务。(2)档案的借阅需填写借阅登记表，并在借阅期限届满后归还。(3)档案的拷贝和复制需经过授权，并遵守相关法律法规。7.档案销毁与保密(1)档案的销毁需经过授权，并按照相关的销毁流程进行。(2)涉及公司机密和个人隐私的档案应进行专门保密处理，防止泄露。(3)档案销毁时应制作销毁清单，并由档案管理员进行监督和记录。8.管理责任与监督(1)公司领导应制定档案管理的相关制度和流程，并对档案管理工作负总责。(2)档案管理员应具备相关的专业知识和技能，负责档案的管理和维护。(3)公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审核和检查，确保制度的有效执行。9.附则(1)公司应建立档案管理制度的培训机制，对员工进行培训和提升。(2)公司应定期评估档案管理工作的效果，及时调整并改进制度。以上是我们公司的档案管理制度模板，本制度可根据实际情况进行调整和补充。请公司有关部门根据具体需要进行进一步修改和适用。公司名称：_____________公司档案管理制度范例（二）第四条：公司的档案分类涵盖行政、人事、财务、项目等多个领域，以确保全面满足各部门的工作需求。第二章档案管理程序第五条：公司档案管理遵循以下流程：1.归档：依据分类标准进行档案归集，同时进行整理和登记。2.借阅：员工需填写《档案借阅申请表》，经主管批准后方可进行。3.归还：借阅期满或完成使用后，员工应及时归还，由档案管理员确认后重新归档。4.销毁：根据档案保管期限，定期审核过期档案，符合条件的可进行销毁处理。第六条：公司档案管理流程需与其他业务流程无缝衔接，以保证管理工作的顺畅进行。第三章档案保存与归档第七条：公司档案应按照文件分类系统进行组织和管理，确保归档的清晰性和可追溯性。第八条：需建立档案目录和索引，以便于查询和检索。第九条：公司档案需制作电子备份，并定期更新和存储，以确保档案的安全性。第十条：档案室需定期进行检查和维护，防止档案丢失或损坏。第十一条：档案归档应遵循以下规定：1.档案登记：每份档案需有专门的登记表，记录基本档案信息。2.档案分类：按照档案类别进行分类，每个类别有指定的档案柜和存储区域。3.档案装订：对纸质档案进行装订和编号，便于管理和查找。4.档案存放：每个档案柜需有特定的存放位置，并进行编号和标识。5.档案管理：档案管理员需做好借阅登记和归还确认，确保档案的安全性和完整性。第十ニ条：档案的保管期限依据相关法律法规和业务需求确定，过期档案将进行销毁处理。第四章档案借阅与使用第十三条：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经主管审批后方可进行。第十四条：员工在借阅档案时应遵守以下规定：1.禁止私自拆解档案或转交他人，禁止私自复制档案内容。2.借阅档案需在规定时间内归还，如需延期，需提前申请并获得批准。3.对于涉密档案，借阅人必须遵守保密规定，严禁泄露。第十五条：借阅档案后，需在《档案借阅登记表》上记录借阅时间及目的，由档案管理员进行确认。第十六条：档案借阅审批流程如下：1.借阅人填写借阅申请表。2.主管部门审批借阅申请。3.档案管理员进行借阅确认，并在登记表上记录。4.档案管理员将档案借给借阅人，并提醒保密规定和归还时间。第十七条：借阅人应在借阅期满或完成使用后，按时归还档案，由档案管理员进行确认。第十八条：档案借阅期限一般不超过一个月，如需延长，需提前申请并获得批准。第五章档案销毁与开放利用第十九条：档案保管期限到期的档案需进行审核，根据相关规定进行销毁或移交。第二十条：档案销毁需经过相关部门的审核和批准，不得私自销毁，并应遵循相关法律法规进行处理。第二十一条：根据需要，公司档案可开放使用，但需经过档案管理员的审批和记录。第六章档案安全与保密第二十二条：公司档案应妥善保管，并采取以下安全措施：1.设立专门的档案室和存储设备，明确档案存放区域。2.对档案室和设备安装报警系统，定期检查和维护。3.对重要档案进行密封和标识，防止丢失或篡改。4.对电子档案进行加密和备份，防止病毒攻击和数据丢失。5.对档案室和设备进行监控和巡查，防止非法访问和损坏。第二十三条：公司档案应遵守相关法律法规和政策，确保档案内容的保密性，严禁泄露和篡改。第二十四条：涉及保密的档案借阅和使用需遵循公司保密制度，借阅人需签署保密协议。第七章档案管理责任第二十五条：公司总经理为档案管理的最高负责人，负责制定档案管理策略和计划。第二十六条：档案管理员为执行者，负责档案的归档