DB12T 544-2014 南水北调工程项目档案归档整 理规范

DB12DB12/T544—2014南水北调工程项目档案归档整理规范ProjectfilesarchivedfinishingspecificationinTianjinSouth-to-NorthWaterDiversion天津市市场和质量监督管理委员会发布I12.2勘察设计单位应负责勘察设计文件材料的收集、整理、归档，按合同约并督促、检查施工文件材料的整理工作，对施工人移交文件材料，并会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时人移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件材料整理、立卷后及时2.6勘察设计、监理和施工等单位的工程技术人员和管理人员是档案归档工2.7对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保2.8项目法人在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同、协23.1.1归档的工程文件材料应为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求与原件内容及形式保持一致并注明提供复印件的单位及原件3.1.2文件材料的内容应真实、准确、3.1.3文件材料的内容及其描述应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理3.1.4文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得使3.1.7文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于3.2.1建设项目声像材料是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工、验收像等形式现场采集的有保存价值的声像素材，是纸质载体档案的必要补充。声像材料收2)工程在立项、科研、土地征用、勘测设计、招投标等过程中形成的主要声像材料。4)工程施工过程中形成的反映关键部位及重要隐蔽工程、基础处理、重点工作、重大事件、7)有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。8)项目法人自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片等。3.2.4照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体33.3.1记录了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文3.3.2收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件3.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存3.3.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料3.3.5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应3.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文3.3.8对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本3.3.9具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料，扫描型4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文1)案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组4构、专业、时间组成数卷，不同文件材料类型内容较少的可按结构4)设备文件材料单独组卷，案卷内容较多的按文件材料的不同性质组卷。7)某一专项验收的申请报告、通知、工作报告和验收意见成套组为一卷。8)分部、单位、合同完工、设计单元工程验收各阶段形成的文件材料一般单独组卷，如果9)建设项目后评价、改扩建或重建所形成的文件材料应单独组卷。4.1.3案卷和卷内文件材料的排列应符合3)项目前期及建设管理文件材料一般按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。4)监理文件材料按问题、文种结合施工标段、时间排列。6)设备文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。9)专项验收案卷按验收批复、申请，各种报告、验收意见顺序排列。4.1.4编制卷内文件材料页号应符合下列3)案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。1)卷内目录格式尺寸不得进行改变（卷内目58)在填著案卷著录表时，要填写文件材料的起、止日期。“-”间隔开。如一份文件材料为单页，只填写起号（或2)档号：填写方法同5.1.5。9)卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后。1)案卷封面采用内封面形式（封面式样见附2)档号、保管期限、密级由档案保管单位按相关规定填写。4)立卷单位：文件材料编制单位或项目负责部门。），6)密级：应填写卷内文件材料的最高密级。67)保管期限：案卷内有不同保管期限的文件材料，该案卷保管期限应从长。8)案卷封面排列在卷内目录之前。1)案卷脊背内容包括：保管期限、档2)保管期限、档号、案卷题名：填写方法同5.1.7。2)序号：应填写登录案卷的流水顺序号。3)档号、案卷题名、保管期限：填写方法同5.1.7。7)备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。3)案卷内超出卷盒幅面的文件材料应叠装。破损的文件材料应修复。4)案卷内不应有空白页，金属物要剔除。6)案卷装订采用线绳三孔左侧装订法（横排文件材料装订字头朝左）。三孔之间的间距为），8)成册的书本式文件材料可保持原状（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等装订的易腐9)外文资料应保持原来的案卷及文件材料排列顺序、文号。4.1.11同类型的案卷可按照顺序装盒装满为4.2.1声像材料的整理应遵循建设项目声像档案的形成规律，保持案卷内声像档案的72)照片档案按施工标段或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。3)照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。芯页不宜超过三十页。4.2.4录像（录音）档案组卷应符合下列3)每盘录像（录音）档案由带盒、标签、光盘组成。4.2.5纸质照片档案的编目应符合下3)其他项目的填写符合本标准的规定。5)底片号：照片底片的编号，没有底片的填写对应数码照片的编号。7)卷内芯页页号的编制符合本标准的规定。82)录像（录音）号：填写录像（录音）顺序号。或硬盘应贴附标签，标注盘类型、载体类型、盘代表录音档案….。5)整编人员：负责整编人员的真实姓名。4.3.1具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件材料，如没有纸质等拷贝件，4.3.2归档的纸质文件材料的电子版本整理应与纸质文件材料整理相对应，分类明确，4.3.3电子文件材料按载体类别-标段-问题组卷，按载体类别-标段-问题-时间排列。4.3.4归档的电子文件材料应和电子文件材料目录一起存储至一张或多张只读光盘中本标准5.2.8条的规定。4.4.1纸质文件材料归档的装具应符92)装订线主要使用线绳。5)档案卷盒封面不用填写，脊背内容按下列要求填写：4.4.2照片档案归档的装具应符合下间,化学性能稳定,且不易产生碎屑或脱落的纤维。照片芯页上附半透明中性纸。统一采用2)照片档案卷盒、卷内目录、备考表参照纸质档案有关要求。4.4.5案卷总目录、案卷目录、卷内目录、案卷封皮，包括声像资料及电子文件材料5.1.1竣工图是建设项目档案的重要组成部分，应做到完整、正确、清晰、系单位编制竣工图的，应明确规定施工和监理单5.1.4有一般性的设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可以在原施工3)图上更改处说明（引出的细实线约为45°,说明线与图框平行）应在图纸的空白处，不7)新增加的文字说明，可在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。5.2.3图纸有目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总5.2.4既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进5.2.5图纸一般采用蓝晒图。计算机出图必须清晰，不得使用5.2.6竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图2)归档文件材料应经过分类整理并应组成符合要求的案卷。4)归档范围和向上级单位档案管理部门移交目录及保管期限应符合主管部门相关文件材料1)归档应在单位工程或合同项目工程通过验收后进行。6.4勘察、设计、施工单位在收齐工程文件材料并整理立卷后，项目法），6.6勘察、设计、施工、监理等单位向项目法人移交档案时，应编制移6.7凡勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件材料，应责任者项责任者图纸卷张机磁带(盘)缩微片盘其它磁盘(张)张数量/单位文件材料级著录项目见表3.文（图）号数量/单位工程级著录项目见表4.——库存地址：库号＋列(排)号＋节(柜)号＋层号。单位级著录项目见表5.案卷级著录项目见表6.——库存地址：库号＋列(排)号＋节(柜)号＋层号。7.4.2依据著录对象的不同，档案著录划分为工程（项目）级、案卷7.4.5档号是档案保管部门在档案整理过程中对档案的编号。档号包7.4.8密级是指文件材料保密程度的等级，一般按文件材料形成时所编制单位编制人技术负责人编制日期监理单位审核人 -序号保管期限案卷题名