行政管理制度 (二)

行政管理制度

雅安能投光大环保能源有限公司

二零一六年四月

目录

目录....................................................2

员工守则..................................................3

第一章办公室管理制度...................................4

第二章办公设备及办公用品管理规定........................5

第三章出差管理规定.....................................10

第四章电话管理办法.....................................12

第五章印章管理办法.....................................13

第六章文书管理制度.....................................16

第七章档案管理制度.....................................18

第八章保密管理制度.....................................23

第九章劳保用品管理制度.................................24

第十章接待管理办法.....................................26

第十一章礼品管理办法...................................29

第十二章信息化管理制度.................................30

第十三章职业病防治管理办法.............................32

第十四章接待用酒管理制度...............................33

第十五章员工考勤及请假管理制度..........................34

附件：...................................................39

员工守则

第一条遵守法规。严格遵守国家的法律、法规和公司的规章制度。

第二条热爱公司。树立集体观念，维护公司形象，与公司荣辱与共。积极

向公司献计献策，推动公司的发展。

第三条牢记理念。牢记“诚信、务实、高效、创新”经营理念，并在日常

工作中实践。

第四条听从指挥。服从领导指挥及公司决定，高效优质完成本职工作和领

导交办的工作任务。

第五条团结协作。树立团队精神，同事间应相互尊重，相互理解，团结共

事。

第六条严谨操守。作风正派，不得有贪污、受贿、挪用公款或从事其他营

私舞弊的行为。

第七条勤工守时。不迟到、不早退、不得擅离职守。根据工作需要，应遵

照公司要求承担加班或临时值班任务。

第八条礼貌待人。工作交往中，做到待人热情、举止文明、谈吐文雅，使

用礼貌用语。电话铃响及时接转，接转电话时，要先说“您好，光大环保”。

第九条重视仪表。保持衣冠、头发整洁。上班时间男职员须着正装或工装;

女职员须着套装或工装，装饰淡雅，打扮适度。

第十条文明办公。办公场所保持肃静，不得大声喧哗。办公室内要保持整

洁卫生，办公桌面摆放要整齐。办公时间不允许吃零食，禁止带强烈气味的食品、

饮料进入办公场所。非吸烟区域禁止吸烟。

第十一条勤俭节约。节药用水用电，节约使用文具和器材，爱惜公司各种

设备和物品，发扬勤俭兴业的优良作风。

第十二条严守秘密。对公司一切业务、财务情况和客户资料等商业秘密，

应保守机密。凡未经公司领导批准，不得以任何方式向外透漏。一切内部文件、

资料、报表、总结等，都应做到先收锁再离人，保证桌上无泄密。

雅安能投光大环保能源有限公司

二零一六年四月

得摆放、悬挂和办公无关的物品。

三、检查与考核

本制度的检查、监督部门为行政人事部，违反此规定的人员将给予批评和通

报。

四、附则

本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第二章办公设备及办公用品管理规定

一、总则

第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理，有效使用办公设备

与办公用品，防止铺张浪费，特制定本办法。

第二条本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公的电脑设备、网络

设备、音响设备、打印机、复印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、

传真机、电话机及电冰箱、空调、消毒碗柜、微波炉、饮水机及办公家具等。

第三条本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设

备耗材、相册、计算机软件及相关用品、清洁用品等。

第四条办公设备及办公用品的采购、维护、保管等事项由综合管理部负责,

费用控制在预算额度内。

二、办公设备管理

（一）办公设备的购置

1、属于固定资产范畴的办公设备的购置：在批准的固定资产年度预算范围

内的，由综合管理部提出申请，经分管副总经理审核并报总经理批准后购置；预

算外固定资产购置，由综合管理部提出申请，经分管副总经理审核并经总经理审

批后，需按四川光大、光大国际的规定报批后购置；

2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置：由综合管理部提出，填报《办

公设备采购申请表》，经分管副总经理、总经理批准后购置。

（二）办公设备的管理

1、办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。

属于专人使用专人管理的办公设备如办公家具、电脑、扫描仪等，在设备上张贴

《办公设备标识卡》作为标识.，标明该设备的性能现状、设备购置时间、使用及

维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如照相机、摄影机、投影仪、打

印机、复印机、大型装订/打孔机、电话机等，由行政人事部负责日常维护/维修

管理。行政人事部设立专门的《办公设备维修/保养记录表》，记载需维修设备的

维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息；

2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免办公设备的疲劳使

用，降低设备损耗；

3、严禁员工私自更换计算机硬件、更改电脑操作程序。若有特殊需要，

须报行政人事部批准由专人更换安装；

4、如果电脑设备或网络出现不能解决的故障，应及时通知行政人事部安

排维修事项；

5、为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定期杀毒；员工使用

移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用未经杀毒的移动存储设备导致办公系统

感染病毒，由其承担相应维护费用；

6、严禁私自改动局域网内其他员工电脑硬盘共享文件；

7、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关之资料；

8、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源；

9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及时归还，并应确保

借出设备外观及性能的完整无损，如出现遗失或损坏等情况，由借用人承担赔偿

责任；

10、其他办公设备的使用、管理由行政人事部具体安排。

（三）办公设备的报废处置

1、报废、废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值的，

由综合管理部填制《办公设备处置申请表》，设备使用部门、财务管理部签署意

见，报分管副总经理审核、总经理批准后由行政人事部统一处置，同时须报财务

管理部备案。

2、综合管理部对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册。《办公设备

处置申请表》保管期限为10年。

三、办公用品管理

（一）办公用品的界定

1、低值易耗品：铅笔、瑰皮、签字笔、原珠笔、刀片、胶水、胶带、大头

针、图钉、回形针、订书钉、白板笔、萤光笔、尺子、纸、笔记本、文具盒、文

件夹、夹子、印泥、电池等。

2、管制消耗品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、

计算器、工具等。

（二）标准

1、低值易耗品按人员数量实行定额发放，每人每月按二元标准执行，总

额不得超支，若有结余，可以跨月调剂使用。

2、管制消耗品、固定资产类办公用品、礼品按需审批购买。

（三）审批程序

1、根据各部门所报低值刃、公用品需求，由综合管理部于每月30日前将下月

所需要用品计划进行汇总，并编制“办公用品采购计划表”，经综合管理部负责

人同意后，报总经理审批按计划进行采购。非低值办公用品或临时增加采购的，

由需求者单独申请，经总经理审批后交行政人事部统一办理。

2、印刷品（如信封、信数、表格、财务单据、宣传资料等）由行政人事部

统一办理。

（四）办公用品的购置入库流程

1、综合管理部指定办公用品保管人员，根据需要提出采购计划，填写《办

公用品采购申请表》，报分管副总经理、总经理批准后，统一购置；

2、综合管理部须按计划购置办公用品，通过比质、比价到相关单位、商场

购物。在采购时，尽可能地采用集中购买方式，一般应向办公用品批发商采购，

实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假；

3、采购人员购买办公用品后要将发货票（清单）交给办公用品保管人员，

货到第一时间由办公用品保管人员凭票清点验收入库入账，填写入库单。

4、凭呈报、发票到财务部报销。

（五）保管

1、所有办公用品由综合管理部安排专人统一管理。

2、保管员在采购人员采购完毕入库时，要认真核对单据和实物，确保单、

物一致。

3、保管员将采购入库的物品按照各部门计划发放到部门保管员处°各部门

保管员要对办公用品建立台帐，每次领用后要记帐，每月核对一次，如有超支，

保管员有权禁止继续领用。

4、购入的办公用品由保管人员验收、登记、保管，每季进行核查盘点并做

到帐物相符。

5、对入库物品要按性质和材质合理分类存放。避免物品霉变、虫蛀、燃烧

情况发生。

6、未经保管员允许，禁止任何人私拿办公用品。

（六）领用

1、新员工报到时填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签批后由行政

人事部按标准发放办公用具；

2、员工领用办公用品时，领用人需办理填写《办公用品领用申请表》，并由

部门负责人签批后，凭单到行政人事部领用。办公用品保管人员发放物品时应及

时登记；

3、员工在领完物品后，应在物品领用单上签字。凡领取单件价值50元以上

的应登记备案；单件价值200元以上的，实行使用人保管、维护责任制：凡损坏、

丢失或被盗的器具，要及时书面报告公司行政人事部。员工调离公司时，要将原

领用属于个人使用的物品交还行政人事部后，方可办理调离手续。

4、保管员将物品领用单整理存档，以备核实。

5、对公司物品要公私分明，不得将公物挪为私用，应爱护公司的一切物品。

6、复印文件资料后的废就要取回，重要的要用碎纸机处理打碎，不得复印

与工作无关的资料。

7、员工只领取本人所需的办公用品，应本着节约的精神，按实际需要领取,

爱惜使用；

8、严格执行领用签字登无手续；

9、办公用品发放标准参照《办公用品发放标准明细》。

四、物业物品管理

1、凡属于公司购置的物品，已经发放到个人宿舍管理使用的，要妥善进行

管理，若损坏和丢失可根据情节原委等进行赔偿，发放的物品一定要登记造册,

领用要个人进行签字认可后方可使用。

2、个人不得任意购置物品进行报销，必须购置的物品一定要经过总经理同

意后，方可由指定人员进行购置、发放和使用。

五、附则

（一）本规定经公司总经理审议批准后实施，其修改程序亦同。

附件：办公用品发放标准明细

序号发放类型品名规格单位数量

1签字笔（黑）普通支1

2签字笔（红）普通支1

3笔芯（黑）普通支2

4中华铅笔2B支1

5订书针小盒1

季度

6曲别针普通盒1

7推夹钉普通盒1

8胶条小卷1

9胶棒小支1

10软皮抄小本1

11圆珠笔按动支1

12长尾夹小盒1

13半年20页资料册A4个1

14便利贴普通包1

15便利条普通包1

16公司笔记本皮质本1

1740页资料册A4个1

一年

18橡皮普通个1

19长尾夹大盒1

20三层文件盘普通个1

21方形铁网笔筒普通个1

22直尺20cm把1

23新员工剪刀普通把1

24首次发放裁纸刀普通把1

25计算器普通个1

26单力夹A4个1

27双力夹A4个1

28卷笔刀小个1

长期

29订书机普通个1

第三章出差管理规定

一、总则

（一）为加强出差事项及费用的管理，特制定本规定。

（二）本制度中“出差”适用范围为员工离开本市办理公务活动，含当日和

多日往返的差旅。

二、出差审批程序

（一）员工出差依下列程序办理：

1、一般员工出差前应填写“出差审批表”一式两份，并经部门负责人、分

管领导及总经理审批；一份交综合管理部考勤备查，另一份报销时与报销付款单

据一同粘贴报销。

2、国内出差：一律由总经理批准。

3、国外出差：一律由总经理批准。

（二）视情况需求，出差人员需暂借差旅费的，可凭经审批的“出差审批表”、

“借款审批单”经部门经理审核由总经理批准向财务部暂借用应数额的差旅费，

出差返回后一周内须填具“差旅费报销单”，并结清借支款。

三、出差交通工具及费用；

（一）出差员工购飞机票、车船票（除特殊情况外）均须由公司按已审批的

“出差审批表”及出差时间统一办理，并本着厉行节约的原则购买优惠票、往返

票。公司员工出差可视需要乘坐飞机经济舱（经总经理同意）、火车硬卧、轮船三

等舱。

（二）在国内出差时发生的市内交通费用（含抵离出发地或目的地时的路途

费用，不包括飞机、火车、长途汽车等费用），每天原则上控制在150元人民币

以内，凭交通费用单据实报实销。出差时发生在当地的交通费，应填写“市内交

通费报销单

（三）赴国外公务发生的交通费用参照职务在合理范围内凭单据实报销。

四、出差住宿标准

（一）员工应根据出差任务性质、地区差别等不同情况，本着厉行节约的原

则，在职务核定的住宿标准内安排住宿，根据实际情况由出差人在标准内自行安

排。

（二）普通员工住宿标准每房每晚不高于300元标准，部门负责人住宿标准

每房每晚不高于400元标准，公司管理层住宿标准每房每晚不高于500元标准。

在国内发达地区（北京、上海、广州、深圳）出差，住宿费每房每晚在原标

准基础上相应增加200元人民币。

除公司领导层外，其他员工原则上不安排单人单间，费用标准同上。公司领

导层是指总经理助理以上职级公司高级管理人员，主要包括总经理、总指挥、副

总指挥、副总经理、财务总监、总工程师、运营总监、总经理助理。

（三）在国外出差的住宿标准和费用，参照上述职务核定，另行批准。

（四）住宿费一律凭住宿发票及住宿清单报销，住宿费用超过部分由个人负

担；住宿费巳由接待方提供的，一律不再报销。

五、出差津贴

（一）参加公司或其他单位统一组织的会议及培训等活动，已由会议统一安

排食宿的，不予支付补贴；对于会议及培训等活动未统一安排食宿的，给予出差

补贴，但不予报销会议及培训等活动期间的就餐费用；若会议及培训等活动期间，

因工作需要需招待相关人员，须请示公司总经理同意，回程后完善相关手续后方

可报销，但不给予出差补助。

（二）四川省范围内出差（不含成都），每人每天补贴人民币50元，四川

省以外出差（含成都），每人每天补贴人民币100元；国外出差一律每人每天补

助40美元，以上津贴不必凭单报销。

（三）非公司正式编制人员受公司委派出差的，参照本出差管理办法执行,

但不予补助出差津贴。

（四）新员工报到发生的交通费用据实报销。

（五）出差天数的计算，以所乘交通工具出发、抵达日期为准，头尾均计

入出差在外的天数。

六、出差费用的报销

（一）公司总经理出差费用经财务负责人审核后报销。员工出差费用报销由

部门负责人审签，报总经理批准。

（二）出差人报销时须提交所有票据存根、付款收据。

（三）出差费按标准报锌，超标自付，差额不补。若是特殊情况下超标，应

由出差人出具书面说明，并经总经理批准后，方可报销，否则财务人员应当拒绝

受理。

（四）出差期间如发生交际费用，按“交际费用管理规定”审批程序审批报

销。

（五）员工拟在出差之便就近回家省亲访友或在出差地休假的，须在出差申

请时预先说明并按审批权限获得批准。公务与省亲访友或休假的费用应严格分

清，公务以外的费用员工自理。

七、附则

本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第四章电话管理办法

为便于公司业务拓展及对外联系，加强公司电话管理，特制定本办法。

一、办公室电话

（一）办公室电话安装、调配等由公司负责管理。

（二）员工通话时语言应简洁扼要，以减少通话时间。

（三）如无特殊情况，员工不得在公司内打私人电话。

二、移动电话

（一）公司一般不为员工配备移动电话机和电话卡.

（二）根据职务、岗位、工作量等因素，制定以下移动通讯费用报销额度标

准：

1、总经理：额度为800元/月

2、副总经理、财务总监、总工程师、总经理助理：额度为600元/月

3、部门经理：额度为400元/月

4、主管、专工：额度为200元/月

5、其它员工工作需要经审批可报销移动电话费：额度为100元/月

（三）总经理可在以上标准范围内根据员工工作情况酬情核准其报销额度。

员工在特殊岗位或特殊情况下，也可提出超标准额度报销申请，报总经理批准。

（四）经批准可报销移动电话费的员工，每月凭移动电话费发票报销，超过

额度部分自负，不足额度部分不补。

（五）公司其他员工因工作需要，可提出移动电话费报销申请，经部门负责

人核定后，报总经理批准。

三、附则

本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第五章印章管理办法

印章是公司行使权力的凭证，是使公文具备社会公认有效性的依据。为加强

印章管理，规范用印行为，确保公司的利益，避免漏洞，防止给公司带来不必要

的损失，特制定本办法。

一、适用范围

（一）本规定适用于公司各级人员。

（二）本规定的印章包括：

1、公司行政印章；

2、公司财务专用章；

3、公司合同专用章；

4、公司法定代表人名章。

二、印章刻制

（一）印章的刻制必须严格按照工商、公安等有关部门的规定，由综合管理

部统一办理。

（二）需要刻章时，综合管理部事先提交报告，写明印章的用途，绘制印模

草图，经副总经理审核后报总经理批准，方可刻制。

三、印章销毁

（一）公司印章内容变更，或其职能取消时，需递交申请，经副总经理审核

后报总经理批准，由综合管理部按照有关规定销毁。

四、印章保管

（一）公司各种印章均须由专人保管，要做到随用、随取、随锁，未经批准

任何人不得擅自动用，具体保管如下：

1、公司行政印章、合同专用章由公司指定专人统一保管；

2、公司法人代表名章由其本人或其授权人保管；

3、财务专用章指定财务负责人保管。

4、财务专用章、法人代表名章、合同专用章（公司行政印章）不得由同一

人保管。

五、印章使用范围

（-）公司行政印章：公司总经理的行文，公司签订的协议书、意向书、人

事管理、证明信、介绍信等；

（二）财务专用章：用于财务方面需要；

（三）法人代表名章：乐于财务方面需要及其他需要；

（四）合同专用章：用于公司签订的各类合同；

六、印章使用

（一）各部门、员工使用印章前，要填写“印章使用审批表”，写明时间、

用途及使用人姓名，经有权批准人签字后，方可使用印章：

（二）需使用行政印章的：

1、用作介绍信、普通证明信等非重要文书的，由公司总经理审批；

2、用作公司协议书、意向书、重要证明信等重要文书的，由总经理审批。

3、用印人最后凭签批后的“印章使用审批表”到印章保管人处用印。

4、印章保管人应将“印章使用审批表”造册登记，并对“印章使用审批表”

和“印章使用登记册“妥善保管，”印章使用审批表”的保管期限为7年，”印章

使用登记册”保管期限为7年。

（三）需使用财务专用章的，用印人须填写“印章使用审批表”，遵循公司

《财务管理制度》的规定，按规定程序及权限经有权批准人签批后，方可用印。

印章保管人应将“印章使用审批表”造册登记，并对“印章便用审批表”和“印

章使用登记册“妥善保管，”印章使用审批表”和“印章使用登记册“保管期限

为10年。

（四）需使用合同专用章的：

1、合同专用章：总经理签字后方可使用。

2、印章保管人应将“印章使用审批表”造册登记，并对“印章使用审批表”

和“印章使用登记册“妥善保管，“印章使用审批表”和“印章使用登记册”保

管期限为7年。

（五）若用印批准人外出，特殊情况下，经用印批准人传真签批后可先行用

印，待批准人返来后再补签“印章使用审批表”。

（六）公司各种印章原则上不得随身携带或带出公司，特殊情况下若是必需，

须向印章保管者说明原因，并按相应用印审批程序经用印批准人批准，由两人或

两人以上共同携带方可外出使用，使用后必须立即交回。

（七）任何人使用公司法人代表名章，须经法人代表及其授权人批准。

（A）任何情况下都不得在空白纸张（包括空白表格）上加盖印章。

（九）对加盖公司印章之对外文件，印章保管人应留存该文件复印件备查。

（十）凡因个人事务需要公司开据证明信或介绍信的，须由本人写出申请，

并适用相应印章审批程序办理。

（十一）印章保管人应严格遵循印章使用审批程序，对不符合本印章管理办

法规定之审批程序的文书，印章保管人应拒绝盖章。否则，印章保管人需承担相

应责任。

（十二）使用印章时，要保证质量，印油均匀，颜色正红，位置适宜，用力

适度，骑年盖月，清晰端正。

（十三）凡违反公司印章管理规定的，视情节轻重给予处理，直至追究法律

责任。

七、附件

本办法经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第六章文书管理制度

一、总则

（一）为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高企业管理工作的效率，特

制定本制度。

（二）本制度所指“文书”或“文”为公司业务工作上的往来公文、报告、

会议决议、规定、合同书、电报、信函等。

（三）文书的收发、领取、寄送、整理与保存，由公司综合管理部指定专人

负责。

二、文书的收发

（一）收文处理方法：

1、公司指定专人负责收文工作，收件人员要对所有来文进行签收、编号、

登记。登记包括收文日期、文件名称、保密等级、来文单位等。

2、来文若是公司层面文件或需公司领导决定的文书，立即呈送有关领导传

阅。

3、来文若是指明为部门或员工的，直接转送部门或员工，收文部门或员工

应当签收。

4、当天收到的文件、信函，要当天分完，特殊情况不要超过第二天上午。

5、综合管理部对所有来文都应进行存档，存档文件应尽量使用原件，不能

使用原件的，复印存档。

6、重要批件和文件报送公司领导阅批后，送有关部门传阅，文件传阅完毕

后应由专人收回存档。文件传阅过程中，要防止文件积压和丢失。

7、管理人员要适时检查和掌握重要批件和文件的办理情况，并确定专人负

责催办，办理结果要及时汇报。

（二）发文的处理方法：

1、拟定文稿内容准确、条理清楚、文字简练，使用公司统一的拟文稿纸及

格式，经办人或经办部门负责人、签发人在发稿前均须署名，并组织相关人员会

签完毕后发文。

2、各种正式行文要有标题。标题由发文单位、事由、公文种类组成，并按

公司要求统一格式。

3、公司对外文书，如合司、协议、公告等重要文书的起草及签发必须由副

总经理审批，报公司总经理或其授权人签发。

4、公司对内文书，按责冬范围由总经理签发。

5、公司所有发文由管理部门统一登记、编号、分发。

6、加盖公司印章的文件，要妥善保管，以防遗失。如发生遗失，应及时报

告行政人事部。

7、发文要及时、准确，避免错发、漏发。

三、文书的保存与管理

（一）公司所有文件均由文秘备案、存档，按普通、秘密、机密、绝密分级。

公司文件的打印、接收、传递、分送、存档、销毁均由专人负责。凡私自处理文

件造成不良后果的，经手人要承担一切责任；如给公司造成经济损失的，要承担

相应的赔偿及法律责任。

（二）文书的保存：公司所有文件的保存，由综合管理部负责。

综合管理部可将文件按所属部门、文件机密程度、文件类型分别进行整理和

登记，归档保存。各部门可视需要对有关文书复印件自行存档。密件一律存放于

保险柜或带锁的文件柜中。

（三）文书的提用与借阅：

1、提用公司普通文件，须填写借据并登记，经综合管理部负责人同意并登

记；

2、提用公司密件，须填写借据并登记，经总经理同意并登记；

3、文书须有借有还，严禁私拿和不还。一旦发现私拿或用文件、资料营私

的，视情节轻重，给予处分、罚款、降职、直至开除等处理。

（四）文书的复印：复印公司文件时，须经综合管理部负责人同意，并做好

相应登记，复印数量应与记录相符，多印或私留文件的，按用应规定处理。

（五）公司所有对外发出之文书，均需将其原件或复印件存档。

（六）文书的销毁：公司文件的销毁，须报总经理批准，由行政人事部负责

实施。

四、附则

本制度经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第七章档案管理制度

一、总则

1、为了完善公司档案管理，促进档案管理工作走向规范化、制度化，更好

地发挥档案工作在生产、建设、创新等方面的作用，根据公司实际情况，特制订

本制度。

2、档案工作是公司管理的基础工作，是维护公司经济利益、合法权益和历

史面貌的一项工作。

3、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必

须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为己有。

4、公司档案管理工作采取由各业务主办部门收集整理后按规定程序移交行

政人事部集中统一管理的形式，同时采用电子档案管理系统进行管理。

二、档案管理体制

公司档案可分为文书档案、科技档案和声像档案。公司档案由综合管理部负

责，设立专门档案室，档案管理员负责档案保管工作。各部门设兼职资料管理员

负责部门内档案的统计、上报、整理和协调工作。

公司档案按部门收集，各部门均应指定兼职文书人员，负责本部门形成的文

件材料积累、整理和按时向综合管理部档案管理人员移交归档工作，并保持相对

稳定，如文书人员变动应及时通知综合管理部。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一

律不准抽存），及时交综合管理部档案管理人员归档。

业务部门和综合管理部档案管理人员工作变动或离职时应将经办的文件材

料向公司指定的接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、档案管理范围

凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向档案室

归档。包括但不限于：

（一）公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的

文件。

（二）财务、会议及其管理方面的文件材料。

（三）劳动工资、人事、法律管理方面的文件材料

（四）经营管理和生产技术方面的文件材料。

（五）产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料。

（六）仪器、设备方面的文件材料。

（七）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

（A）科研、技术引进、转让方面的文件材料。

（九）教育培训方面的文件材料。

（十）信息、情报及其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文

件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结，还包括声像、电子资料等。

四、档案的收集与归档

（-）建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、时间、保管期限。对遗缺

不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。及时催促办理完毕的文件上交回收,

在次年检查齐全后整理立卷归档。

（二）依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别；

立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放

在一起，编制案卷目录，并复印出四至五份。

（三）归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料要完整齐全、真实可靠、

文字清晰、对象明确，应有承办单位或承办人个人署名，并注明材料的日期。

（四）归档的材料，凡规定由组织审查盖章须经组织盖章。规定要同本人见

面的材料（审查结论、复查结论、处分处理或意见、组织鉴定等其他资料），一

般应有本人签字，特殊情况下，本人见面后签字可由组织注明。

（五）人事档案材料应使用A4纸。材料左边应留有2cM装订线。文字须是

铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。传真材料需复印件存档。

（六）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合保存要求.

（七）归档的文件材料（含有关图纸等）要完整、系统、准确，要求把文

件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全。

（A）归档的文件原则上必须是原件，如无原件，保留传真件或复印件。

（九）归档的文件材料应划分密级，划分标准遵循公司保密制度有关规定。

密级一经划分确定，各部门兼职文书人员须在要移交归档的文件首页左上方空白

处加盖相应密级识别章。不同密级的文件应分别存放。

（十）各部门兼职文书人员应按照密级、文件内容、时间顺序，分门别类

地对要归档的文件进行整理归档，并按文件顺序编制文件材料目录。

（十一）文件材料归档时，各部门兼职文书人员要根据应当归档的文件材

料目录填写《文件移交登记表》，向综合管理部档案管理员移交，并由移交部门

和综合管理部负责人监交。《文件移交登记表》纸质版一式两份，须由接交双方

及监交人签字确认，接交双方各留存一份备查。

（十二）除财务、审计、人力资源资料由其专员收集并保管外，其他所有

要归档的文件材料均应由各部门兼职文书人员收集整理后移交给综合管理部档

案管理人员。

五、归档时间

（一）要坚持平时归档与年终归档相结合的原则。重要工作、重要会议形

成的文件材料，要及时归档。

（二）文件档案原则上不得积压，文件归档应日案日清，最迟不得逾两日。

（三）完成签署的合同、协议等涉及公司权益的重要文件应当日归档。

（四）其他档案形成后一周内归档。

（五）各项管理工作形成的文件材料，不迟于两个月归档。

六、档案编号格式

（一）签报的编号格式为：项目名（拼音首字母）-年份-流水号。

（二）董事会决议的编号格式为：DSHJY-年份-流水号。

（三）合同编号格式为：项目名-HT-流水号。

（四）周报编号格式为：ZB-年份-流水号。

（五）会议纪要编号格式为：HYJY-年份-流水号。

（六）光盘的编号格式为：GP-流水号°

（七）绝密文件的编号格式为：JM-年份-流水号。

（A）其他未尽档案编号格式依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺

序分成若干层次和类别编制。

七、档案借阅

（一）凡需使用档案者，须填写《文件借阅、复制记录》，依据调阅权限和

档案密级，经有关主管签批后方能调阅。

（二）案卷一般在档案室阅看，未立卷的文件、资料可外借。外借的须办理

登记手续。

（三）借阅期不得超过茂个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（四）借阅档案应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽

取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及

时报告部门经理。

（五）调离或离职人员，必须清理并移交档案文件后，方可办理相关手续；

（六）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经部门经理批准后方可借阅，

且不得带离档案室，其抄摘内容也须部门经理同意且审核后方能带出。

八、档案保管

（一）档案材料的保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸，因工

作需要派往外地学习、培训、考察或参加会议的，归属公司需保存材料，应立即

交档案室归档管理。

（二）档案室应设置在具有干燥、防潮、防盗、防火房内，有条件应配置除

湿和空调系统，温度和湿度应控制在14（—162和45%—60%范围内。

（三）配置相应的档案储存柜，编写标志清楚，严禁堆放其他物品，加强对

电源线路检查管理，按规定配置灭火器材。

（四）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠、防高温、

防强光等工作，门窗应结实牢固。

（五）对照片、胶片、磁带、光盘、磁盘等特殊载体的档案必须配备特制的

设备进行管理。

（六）定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符；对破损

档案及时进行修补和复制”

（七）各类文件材料一般归档一式一份；重要的和利用频繁的文件材料可

归档一式两份（正、副本）或适当增加其归档份数。

九、档案鉴定和销毁

（一）根据国家档案法有关规定，编制档案保管期限。根据不同种类将档

案保管期限分为永久、长期（16—50年）、短期（15年以内）三种。介于两种保

管期限的，保管期限从长。

（二）确定公司档案保管期限的原则

1、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价

值的档案，列为永久保管；

2、凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的

文件材料，列为长期保管；

3、凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，歹!为短期保管。

（三）档案保管期限由各部门兼职文书人员根据上述原则确定，并须经部门

负责人批准，在文件首页上方空白处加盖相应保管期限识别章。

（四）日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应按制作档案要求编

制检索划分保管类型。

（五）库存档案鉴定每年至少进行一次，由公司主管领导同部门经理及技术

人员组成，对要销毁的档案材料提出意见，进行签字。

（六）对巳失效的档案认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。办理销

毁手续，经总经理批准方能销毁。销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。

十、电子档案管理系统

（一）电子档案管理系统由综合管理部负责建制，并指定系统管理人员负责

维护，供公司各部门使用。

（二）电子档案管理系统的建设、维护、运行原则应遵循本制度的相关规

定。

十一、附则

本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第八章保密管理制度

为保护公司利益，保证生产经营顺利进行，保持商业秘密，特制定本制度。

一、密级划分及限制场所

（一）密级划分

1、绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。

2、机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。

3、秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。

4、内部密料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。

5、公开资料：公开有助于公司利益。

（二）限制进入场所禁止非直接主管及非岗位人员进入。

1、运行部中心控制室

2、财务、运行部经理室

3、总经理办公室

4、档案室、财务部凭证库

二、保密管理

（一）实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保国家和公司秘密不被泄

露。

（二）资料室为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得入内；室内

一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动。

（三）对保密资料须专匚登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。

（四）传阅保密费料由资料管理人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩

大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。

（五）保密资料严格按领导批准的份数打印或印刷，不得擅自多印多留，不

得私自复制。草稿和复印件视同原件管理。打印过程形成的废页、废件及时用碎

纸机进行销毁。

（六）绝密件由资料管理人员另行打印、复印，不得与无关人员接触。

（七）传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得中途办理其它无关事

项，密件不得携入不利于保密的场所。

（八）外出工作须携带保密资料时，要经公司领导批准.出国工作携带保密

资料的，除经公司领导批准外，须政府审批的，交由政府有关部门审批。

（九）做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方，严格

控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，检查有无遗留材料、笔记本。

（十）注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无俣密措施的电话、传

真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。

（十一）严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请批准

手续和登记手续。

（十二）对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或

损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。

（十三）公司保证员工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。

三、保密纪律

（一）不该说的话不要说；不该问的事不要问；不该看的文不要看；不该写

的事不要写。

（二）不得擅自携带密件外出。

（三）不得在公共场合谈论公司秘密。

（四）不得在私人通信中涉及公司秘密。

（五）不在不利于保密的地方放置密件。

（六）不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项。

（七）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻立害。

（A）客人问及公司秘密，应予以拒绝、避谈。

四、综合管理部定期对保密工作进行检查，发现问题及时解决。对违反公司

保密纪律的人要追究当事人责任，并按公司处罚条例进行处罚。

五、附则

本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第九章劳保用品管理制度

为了保障员工在生产、建设过程中的人身安全和身体健康，本着保证需要、

合理发放、加强管理、杜绝浪费的原则，特制订木制度.

一、享受范围

本公司员工可按不同的工种享受相应的劳保用品；临时工享受部分劳保用

品。

二、发放标准与对象

（一）劳保用品的发放根据本公司各工种岗位的实际需要进行分配。新进员

工待确定工种后（包括现场实习），即按本工种劳保用品的标准发放；从事一专多

能兼做多种作业的人员应按其主要工种发放；特殊需要临时用的物品可按有关手

续临时借用。

（二）具体分配原则如下：

1、共同用品：指所有正式人员都可分配。包括：安全帽、厂服、毛巾、洗

衣粉、肥皂、防暑用品等。

2、特殊用品：指按不同的工种，为达到保护的目的，有关人员必须配备的

物品。包括：手套、口罩等。

3、公用物品：指某些特殊工种在特殊情况下必须配用的物品，但不需每人

都配，可以共同使用。包括：试电笔、手电筒、带有近电报警器的安全帽、面罩、

橡皮绝缘手套、披肩帽等。

三、使用期限

（一）共同用品

1、消耗性物品，见发放标准。

2、安全帽：根据安鉴使用期限和岗位，公司统一以旧换新。

3、厂服（包括春秋装、夏装、冬装）：生产部门人员原则上2年一次。如遇

特殊情况经总经理批准可以旧换新。

（二）特殊用品：除棉纱手套、口罩等易损品每月发放外其他物品使用期限

一般都应在2年以上，特殊情况以旧换新。

四、发放手续

按照发放标准和发放期限，由生产主管部门负责按时做出生产人员计划，综

合管理部负责按时做出行政人员计划，经总经理审批后采购并保管。劳保物品发

放时，以部门为单位统一领用。如属临时借用，借用人员应到生产运行部或行政

人事部办理借用手续，填写申请单，经部门领导、总经理审批后发放，并按时收

回。

五、说明

（一）员工工种调动后，发放标准发生变化，则按调动日期作为发放起始点,

对以前已使用过但新工种不应领取的劳保用品，则可按使用期限计算分别处理:

使用期限超过一半的不再回收；不到一半的生产人员的退交包产运行部保存，行

政人员的退交行政人事部保存。

（二）员工领用的劳保用品一经发放，丢失、损坏不予补发。如必须使用的

由员工自己按价购买。

（三）员工为挽救公司财产、排除故障或各种事故，使劳保用品损坏不能使

用时，也可办理手续后补发。使用期限从补发日重新计算。

（四）因休产假、病事假等各种原因脱离原岗位工作满三个月者，停发劳保

用品，直至重新开始工作。

（五）国家劳动部有关文件明确指出：职工人员防护用品不是改善生活的福

利待遇，不能归职工个人所有。为此除易耗品外，其他劳保用品一律以旧换新。

（六）劳保用品的发放要严格按照《劳保用品发放标准》。

六、附则

（一）本规定经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第十章接待管理办法

一、总则

（一）为进一步规范公司对外接待工作，提升公司公共关系水平，加强企

业文化建设，塑造良好的企业形象，确保圆满完成各项接待任务，特制定本办法。

（二）本办法适用于公司及各部门因公产生的各项接待工作，主要指针对

各级政府部门、上级领导及各类业务活动的接待工作，以及社会各界参观考察性

质的接待。

（三）接待活动必须围绕公司业务发展需要，本着热情周到、礼貌待人、

厉行节约的原则，选择合理的接待方式和接待内容。

二、接待类别与特点

接待分类。按照接待事由与来宾分成如下三类：

（一）A类接待：适用于重大活动、重大仪式和重要会议，主要针对高级

别政府领导、四川能投、光大集团和光大国际管理层领导及其他重要贵宾；

（二）B类接待：适用于较重大的参观考察和检查指导工作，主要针对较

高级别政府领导、重要项目商务考察团、光大国际、四川能投领导及其它较重要

贵宾；

（三）C类接待：适用亍一般性的接待工作，主要针对：

1、国内外地方政府代表团；

2、光大集团、光大国际、四川能投、四川光大系统内各单位的领导；

3、专家学者、国内外同行、社会民众、学生团体、各级媒体新闻工作者等。

三、接待工作流程

（一）函文批办。重大接待工作需办理函文批办，经总经理审批后，批办

至综合管理部及相关部门进行接待工作的跟进落实；

（二）筹备接待工作。由综合管理部主办并与对方联系，确认来宾信息，

确定接待类别，制定接待计划和分工安排，并反馈给来访对接人员；

（三）开展落实接待工作。由综合管理部负责接待具体工作，其他相关部

门配合。对于A、B类接待，需与相关配合部门至少提前一天进行沟通，必要时

印发接待计划至相关人员，做好接待安排工作。

1、接待工作。综合管理部负责落实迎送客车俩和司机，并提前通知相关工

作人员来宾抵达时间；

2、会议洽谈。综合管理部负责准备会议室，包括会议资料、电子欢迎牌、

席卡等，并做好相关茶水、设备服务工作。会议正式洽谈前向来宾发放宣传资料,

观看公司宣传片；

3、食宿安排。对于安排宴请的接待，综合管理部根据接待类别和标准，提

前预定宴请酒店，并提前通知陪同领导和接待人员。对于安排住宿的接待，行政

人事部提前预定下榻酒店，安排接送司机，重要客人提前代为办理房卡和入住手

续；

4、送别工作。来宾离开时，综合管理部应根据需要提前协助安排订购车票

（机票），确定送客车辆.对于安排游览计划的接待，综合管理部安排接送车俩、

司机，并由公司领导安排专人全程陪同；

5、完成接待登记和总结工作。综合管理部应做好日常接待登记，整理相关

接待资料（日程安排、汇报材料、重要讲话、新闻报道资料、照片等），定期总

结接待经验，不断提升接待水平。

四、接待标准

（一）迎接标准。在来宾到达公司前五分钟，A、B类接待通知领导及相关

工作人员相迎；C类接待通知相关工作人员相迎，拍照（摄像）人员就位，并全

程跟进。

（二）住宿标准。由公司承担住宿费用的，按照接待类别和相关要求，在

相应级别的酒店安排住宿；由来访单位承担住宿费用的，根据对方要求安排住宿。

上述住宿一般在既定协议酒店安排。

（三）宴请标准。

1、原则安排在公司餐厅用餐，需在外宴请的，由行政人事部安排预定事宜;

2、在公司餐厅用餐的，衣照餐厅既定标准执行；

3、在外宴请的，按照接待类别，预订相应级别既定协议酒店；遇有特殊情

况，另行预订；宴请时烟酒公司自带，由接待人员办理领用手续；

4、系统内各单位员工来公司参加培训、参观及业务联系等活动，原则上安

排在员工餐厅用餐，由相关接待人员办理餐券。

（四）游览陪同标准。接待部门根据实际情况及来宾要求酌情安排游览活

动，陪同安排应提前与对方沟通清楚，并列入接待计划中。

（五）礼品赠送标准。接待来宾统一赠送宣传册，其他礼品经总经理批准

后赠送。

五、接待礼仪与准则

第十一条接待礼仪。接待人员应着装整洁，大方得体，在接待过程中时刻

面带微笑，神态专注热情，交谈中尊重对方，举止谦逊有礼；接待人员应掌握基

本公共礼仪规范，具备必要的应变能力和表达能力。

第十二条会议室礼仪。会议期间所有人员手机调成静音状态，不要频繁进

出会议室，进出时要轻手开关门；会议期间倒茶，将茶杯移至来宾身后或在一边

蓄水，避免挡住来宾观看视频或座谈交流的视线，递茶时需提醒来宾，避免洒在

来宾身上」

第十三条宴请礼仪。邀清来宾入席就坐后，需有职位相当的领导就坐于来

宾一侧。对于宴请少数民族、国外宾客时，在尊重宾客的宗教信仰、风俗习惯和

礼节的前提下，安排好宴请活动。

六、参观、游览注意事项

第十四条严守公司秘密。接待人员在陪同来宾参观、游览期间，严守公司

秘密，未经请示同意，不得擅自向对方提供公司任何内部文件、资料，禁止随意

拍照。

第十五条注意安全。参观、游览期间，应遵守相关安全规定，按规定路线

参观，对于违反规定的来宾，应立即制止并礼貌的解释原因0

七、附则

本办法经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第十一章礼品管理办法

一、总则

（一）为加强公司在经营活动中的礼品管理，树立良好的公司形象和风气,

充分发挥礼品在对外业务交往中的作用，减少开支，避免浪费，特制定本办法。

（二）本办法所称礼品指：经公司总经理批准，由综合管理部或有关部门

直接批量购置或定制的专门用于业务交往，以公司名义向有关单位或有关人员赠

发送的纪念物品。

（三）公司的礼品管理工作由综合管理部负责，综合管理部应指定专人负

责此项工作。

二、礼品的购置或定制

（一）礼品的购置或定制要根据公司对外开展业务工作的需要，由相关部

门提出，经公司总经理批准后，由综合管理部统一采购和定制。

（二）礼品经公司总经理批准后，综合管理部礼品管理员应当遵循“货比

三家，质优价廉”的原则办理，最大限度地提高资金的使用效率。

（三）礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要体现公司的特点和地方特色;

送给来访及与外国客人的礼物交流时，还要能体现中国的特色，礼品与公司的定

位及企业文化相符合，加强并提升公司的对外形象。

三、礼品的保管和领用

（一）原则上各类礼品均由行政人事部礼品管理员进行保管。

（二）礼品管理员在礼品入库前应按要求验货，认真检查质量并清点数量，

同时填制公司礼品入库清单。

（三）礼品管理员要定期对礼品进行清点，年底时要进行一次全面盘点，并

将盘点情况报告行政人事部负责人，在礼品数量不足时应向行政人事部负责人报

告，及时提出购买/制作补充礼品的需求。

（四）礼品入库、出库应如数登记，出库应注明领用人、领用用途、数量和

金额等。

（五）礼品的领取和发送必须履行审批手续，由经办人提出礼品领用申请，

注明领用人、领用用途、领用数量，经部门负责人审核，并总经理批准后，由综

合管理部礼品管理员将礼品送交申请人。

（六）申请人领取礼品后因故未送出的礼品，应及时退回综合管理部，进行

重新登记。

四、组织纪律

公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与宾客，不容许任何个人私自占有

或转赠他人：如有发生,将视金额大小给予当事人经济或纪律处分。

五、附则

本办法经公司总经理审定后实施，其修改程序亦同。

第十二章信息化管理制度

一、总则

为了充分发挥信息化在公司日常经营管理中的作用，提高公